李思南

新媒體環(huán)境下，檔案資源信息整合迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，新興技術(shù)的出現(xiàn)有利于進(jìn)一步推動(dòng)檔案資源信息整合與服務(wù)模式的創(chuàng)新?，F(xiàn)通過(guò)對(duì)新媒體環(huán)境下檔案資源信息整合的必要性進(jìn)行分析，梳理當(dāng)前檔案資源信息整合過(guò)程中存在的目標(biāo)不明確、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)字化程度低、檔案管理人員信息素養(yǎng)不高等問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，需要從明確目標(biāo)、制定標(biāo)準(zhǔn)、打造平臺(tái)與提升人員信息素養(yǎng)四個(gè)方面入手，探索出檔案資源信息整合的創(chuàng)新對(duì)策，以期不斷提高檔案資源信息整合的效率與質(zhì)量。

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳于2021年印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型與智能升級(jí)。面對(duì)媒體多樣化的發(fā)展環(huán)境，檔案資源信息整合工作迫切需要?jiǎng)?chuàng)新，以提高工作質(zhì)量與服務(wù)水平。而如何在新媒體環(huán)境下進(jìn)一步對(duì)檔案資源信息整合進(jìn)行創(chuàng)新是當(dāng)前需要解決的重要課題。

新媒體環(huán)境下檔案資源信息整合的必要性

社會(huì)信息化建設(shè)的客觀要求

檔案資源涉及社會(huì)生活的方方面面，如教育資源、財(cái)政資源、人才與技術(shù)資源等。檔案資源的形成與社會(huì)生產(chǎn)力之間存在密切關(guān)系，對(duì)社會(huì)發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。新媒體環(huán)境下，將各種先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案資源信息整合工作中是當(dāng)下檔案工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。新媒體環(huán)境下的檔案資源信息整合就是利用各種先進(jìn)的信息技術(shù)將社會(huì)各個(gè)層面的檔案資源從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并對(duì)原有檔案資源進(jìn)行整合、更新與擴(kuò)展，確保檔案資源的全面性、完整性、及時(shí)性與準(zhǔn)確性。在新媒體環(huán)境下進(jìn)行檔案資源信息整合有利于保障社會(huì)檔案信息的完整性與有效性，有利于促進(jìn)社會(huì)資源的開(kāi)發(fā)與利用。

檔案資源數(shù)字化的必然要求

隨著新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案資源的傳播范圍不斷擴(kuò)大。新媒體環(huán)境下，檔案資源呈現(xiàn)出海量化、多樣化與復(fù)雜化的特征，在原有紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上出現(xiàn)了電子檔案。然而在檔案資源數(shù)字化發(fā)展的過(guò)程中，檔案資源的數(shù)量快速增加，只有通過(guò)檔案資源信息整合，才能將數(shù)量龐大、形式復(fù)雜的檔案資源進(jìn)行分類(lèi)管理，以確保各種檔案資源按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)。

提高檔案管理與服務(wù)質(zhì)量的必然選擇

在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作人員主要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集與整理，導(dǎo)致檔案資源的安全性不高，檔案查找也存在較大難度。尤其是跨區(qū)域檔案查找，往往需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與人力。而新媒體環(huán)境下，各種信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給檔案管理與服務(wù)工作帶來(lái)了較大改變，促使檔案管理工作朝著數(shù)字化方向發(fā)展，檔案資源的整合更加便利與高效。這一變化不僅加快了檔案資源的傳播速度，還降低了檔案查找的難度，使檔案資源查找不受時(shí)空限制，檔案工作人員可以對(duì)各種檔案資源進(jìn)行快速整合和處理。

當(dāng)前檔案資源信息整合面臨的困境

檔案資源信息整合的目標(biāo)不明確

新媒體環(huán)境下，檔案資源的形式更加復(fù)雜、數(shù)量更加龐大，檔案工作人員需要制定明確的檔案資源信息整合目標(biāo)，才能對(duì)檔案資源進(jìn)行分類(lèi)整理，避免出現(xiàn)檔案資源重復(fù)、錯(cuò)漏等問(wèn)題，最終影響檔案資源的完整性與準(zhǔn)確性。然而，在實(shí)際工作中，由于檔案資源過(guò)于復(fù)雜，在對(duì)其進(jìn)行整合時(shí)缺乏清晰的分類(lèi)與整理標(biāo)準(zhǔn)以及明確的整合目標(biāo)，導(dǎo)致檔案資源整合工作無(wú)法達(dá)到理想的效果。

檔案資源信息整合標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

當(dāng)前，檔案資源信息整合工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，影響了整合工作的進(jìn)度。究其原因，主要是相關(guān)機(jī)構(gòu)與管理人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案資源信息整合的重要性與必要性，沒(méi)有形成一套完整的檔案資源信息整合標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致整合工作缺乏依據(jù)，最終影響檔案資源信息整合的效率與質(zhì)量。同時(shí)，檔案資源信息的存儲(chǔ)、硬件設(shè)施、資源處理接口等也缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案資源信息整合工作無(wú)法順利開(kāi)展，整合效果不佳。

檔案資源信息整合的數(shù)字化程度低

一方面，當(dāng)前大多數(shù)檔案資源信息整合仍采取傳統(tǒng)的工作模式，沒(méi)有對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，導(dǎo)致檔案資源信息整合需要耗費(fèi)大量人力、物力，工作效率低下，且容易出現(xiàn)遺漏與錯(cuò)誤。另一方面，檔案資源信息整合工作對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用不足，同時(shí)檔案資源信息整合的安全性不高。當(dāng)前，大多數(shù)檔案部門(mén)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中還未完善配套設(shè)備，也缺乏先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)的支持，導(dǎo)致檔案資源信息整合的數(shù)字化程度低。同時(shí)，在檔案資源信息整合的過(guò)程中，工作人員缺乏安全意識(shí)，容易出現(xiàn)檔案資源相關(guān)數(shù)據(jù)丟失或泄露等問(wèn)題。

檔案資源整合人員的信息素養(yǎng)不高

當(dāng)前，檔案工作人員普遍存在信息素養(yǎng)不高的問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能力不足。由于接觸數(shù)字化技術(shù)的時(shí)間比較短，檔案工作人員未能熟練地掌握數(shù)字化設(shè)備與軟件的使用方法，導(dǎo)致其工作效率低，且容易出現(xiàn)失誤。第二，檔案工作人員的數(shù)據(jù)管理意識(shí)薄弱。檔案工作人員對(duì)檔案資源的數(shù)據(jù)管理重視程度不高，容易導(dǎo)致檔案資源信息整合過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂與遺漏等問(wèn)題。

新媒體環(huán)境下檔案資源信息整合的創(chuàng)新對(duì)策

明確檔案資源信息整合的目標(biāo)

針對(duì)當(dāng)前檔案資源信息整合目標(biāo)不明確的問(wèn)題，檔案部門(mén)需要根據(jù)具體情況，明確檔案資源信息整合的目標(biāo)。

第一，明確檔案資源信息整合的細(xì)節(jié)。檔案資源信息整合的細(xì)節(jié)主要包含基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)與公共服務(wù)等內(nèi)容?；A(chǔ)設(shè)施主要包括檔案資源信息整合的相關(guān)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)資源等；數(shù)據(jù)主要包括與檔案資源信息整合相關(guān)的數(shù)據(jù)信息；業(yè)務(wù)主要包括檔案資源信息整合工作人員的分工；公共服務(wù)主要是為用戶(hù)提供檔案服務(wù)的接口。

第二，提升檔案資源信息的獲取率。新媒體環(huán)境下，各種數(shù)據(jù)信息得以快速傳播，數(shù)據(jù)信息的獲取更為便捷、快速。在此背景下，檔案機(jī)構(gòu)要建立全面且系統(tǒng)的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，以不斷提高檔案資源的獲取率。

第三，保障檔案資源信息整合的安全性與可信度。新媒體環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息呈爆炸式增長(zhǎng)，各類(lèi)虛假信息層出不窮，數(shù)據(jù)信息存在較大的安全隱患。對(duì)此，檔案資源信息整合工作要重視數(shù)據(jù)信息的安全性與可信度，利用數(shù)據(jù)信息安全技術(shù)保障檔案資源的可靠性。

第四，促進(jìn)檔案資源信息的互通與共享。新媒體環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息的碎片化程度較高，在整合檔案資源信息的過(guò)程中，需要對(duì)各種形式、內(nèi)容的檔案資源信息進(jìn)行有效整合與分類(lèi)，并確保檔案資源信息可以互通與共享。對(duì)此，檔案部門(mén)需要建立開(kāi)放式的檔案資源信息整合平臺(tái)，鼓勵(lì)各部門(mén)與機(jī)構(gòu)共享檔案資源信息，并利用新媒體技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等打破信息孤島現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的互通與共享。

制定科學(xué)的檔案資源信息整合標(biāo)準(zhǔn)

新媒體環(huán)境下，檔案資源信息整合具有復(fù)雜性的特點(diǎn)，檔案部門(mén)應(yīng)綜合考慮多方面的因素，制定具有嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性、規(guī)范性與實(shí)用性的標(biāo)準(zhǔn)。

第一，制定檔案資源信息整合標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。新媒體環(huán)境下，檔案資源信息十分豐富，對(duì)其進(jìn)行整合需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展工作，以便為檔案檢索提供便利。例如，明確檔案信息整合的流程、質(zhì)量要求、格式、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)等，確保整合后的檔案資源信息具有規(guī)范性，方便檔案資源的查詢(xún)、利用與共享。

第二，制定檔案資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。新媒體環(huán)境下，檔案部門(mén)需要制定相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，檔案部門(mén)需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的基本屬性、結(jié)構(gòu)、文件格式、安全性、跨平臺(tái)數(shù)據(jù)兼容性等進(jìn)行統(tǒng)一，確保用戶(hù)可以通過(guò)檔案資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)快速獲取相關(guān)信息。

以數(shù)字技術(shù)搭建檔案資源信息整合平臺(tái)

新媒體環(huán)境下，檔案部門(mén)還應(yīng)充分利用數(shù)字技術(shù)搭建檔案資源信息整合平臺(tái)，輔助工作人員完成包括檔案資源信息的接收、著錄、整理、銷(xiāo)毀等全周期的工作。對(duì)此，檔案部門(mén)需要做好平臺(tái)的架構(gòu)設(shè)計(jì)，利用新媒體技術(shù)、數(shù)字技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)等開(kāi)發(fā)檔案資源信息在線預(yù)覽、文檔轉(zhuǎn)化、圖片轉(zhuǎn)化、掃描識(shí)別、音視頻轉(zhuǎn)換、跨平臺(tái)傳輸共享等各項(xiàng)功能，確保檔案資源信息整合工作更加高效。檔案資源信息整合平臺(tái)應(yīng)分為公共平臺(tái)、業(yè)務(wù)平臺(tái)、支撐系統(tǒng)三個(gè)方面，具體如下圖所示。

提高檔案資源信息整合人員的信息素養(yǎng)

第一，檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人員要重視檔案資源信息整合人員的培訓(xùn)。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案資源信息整合正朝著數(shù)字化方向發(fā)展，檔案資源信息整合人員需要掌握相關(guān)數(shù)字化技術(shù)，以更好地完成相關(guān)工作，積極推進(jìn)檔案資源信息整合的數(shù)字化進(jìn)程。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)在資金與基礎(chǔ)設(shè)施等方面加大投入力度，設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)資金用于檔案資源信息整合人員的信息素養(yǎng)培訓(xùn)中，同時(shí)定期或不定期組織各種信息素養(yǎng)培訓(xùn)活動(dòng)，提高各部門(mén)工作人員的檔案資源信息整合能力與綜合信息素養(yǎng)。

第二，開(kāi)展多元化的培訓(xùn)活動(dòng)。檔案部門(mén)可以邀請(qǐng)上級(jí)檔案部門(mén)的工作人員或高校的專(zhuān)業(yè)人才為現(xiàn)有檔案工作人員開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，如講座、一對(duì)一培訓(xùn)、線上培訓(xùn)等，幫助檔案工作人員熟練掌握各種數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)軟件的操作方法。此外，還要加強(qiáng)對(duì)工作人員信息道德的培訓(xùn)。檔案資源信息整合人員需要嚴(yán)格遵守信息道德規(guī)范，尊重知識(shí)產(chǎn)權(quán)，保護(hù)信息安全，避免檔案資源信息被泄露或篡改。在每次培訓(xùn)結(jié)束后，檔案部門(mén)可以采取考核上崗制度，對(duì)每次參與培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，只有通過(guò)考核的工作人員才能正式上崗工作。

第三，建立激勵(lì)機(jī)制。建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制可以有效調(diào)動(dòng)檔案資源信息整合人員的工作積極性與創(chuàng)新性，鼓勵(lì)他們自主學(xué)習(xí)新知識(shí)與新技能，不斷提升自身的信息素養(yǎng)。針對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的人員，檔案部門(mén)可以給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，例如，將工作人員的表現(xiàn)與評(píng)職稱(chēng)、績(jī)效、工資等掛鉤。

總之，新媒體環(huán)境下，做好檔案資源信息整合工作不僅是社會(huì)信息化建設(shè)的客觀要求，還是檔案資源數(shù)字化、提升檔案管理與服務(wù)的必然要求。通過(guò)梳理當(dāng)前檔案資源信息整合中存在的整合目標(biāo)不明確、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)字化程度低、人員信息素養(yǎng)不高等問(wèn)題，本文提出了相應(yīng)的解決方案，以期提高新媒體環(huán)境下檔案資源信息整合的效率與質(zhì)量，促使檔案資源信息整合工作邁上新臺(tái)階。

（作者單位：大慶油田檔案館）