摘 要：醫(yī)院檔案管理工作是通過對醫(yī)院內(nèi)部產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)資料展開整合應用，為醫(yī)院各項工作活動提供詳盡的數(shù)據(jù)參考。目前，在醫(yī)院開展檔案管理工作的過程中還存在著一定的不足之處，亟須加以改進。文章針對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀展開研究，分析了思想意識、制度和基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施等方面的問題，并提出了相應的解決對策，以期形成更加完善的醫(yī)院檔案管理模式，進一步促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案管理對于醫(yī)院的發(fā)展至關(guān)重要，作為對各類信息資料展開儲存、分類、歸納管理的重要工作，在醫(yī)院改革發(fā)展進程中起到重要的影響作用。因此，為促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，應當高度重視檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，從多個角度分析檔案管理工作中存在的問題，進一步強化檔案規(guī)范化管理，全面提升檔案管理工作的有效性，充分發(fā)揮檔案資料的應用價值，有助于醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

一、檔案管理對于醫(yī)院的重要性

當前，我國為醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作制定了眾多配套的管理制度，并頒布了相應的優(yōu)惠政策，不斷推進醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)和發(fā)展。在這一過程中，醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)增加了服務(wù)類型，以充分適應社會服務(wù)需要，促使醫(yī)院檔案信息不斷增加，大量的檔案數(shù)據(jù)導致醫(yī)院檔案管理工作面臨著一定的難題。開展檔案管理工作，便于為醫(yī)院發(fā)展提供科學的管理決策參考。進入數(shù)字化時代，數(shù)據(jù)成為重要的資源，通過檔案管理，對其中具有較高應用價值的數(shù)據(jù)加以整合，便于為醫(yī)院的各項工作提供支撐，有助于醫(yī)院整體醫(yī)療質(zhì)量的提升。同時，在眾多的醫(yī)院檔案資料中蘊藏著為醫(yī)學研究提供參考的重要內(nèi)容。開展檔案管理工作，除了能夠給醫(yī)務(wù)人員提供幫助之外，還能夠為醫(yī)院的科研事業(yè)積累經(jīng)驗，提高醫(yī)院整體的工作水平。因此，對于新時期醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)來講開展檔案管理工作至關(guān)重要，應當高度關(guān)注這一工作的實施。

二、醫(yī)院檔案分類

1.文字檔案

醫(yī)院檔案復雜，文字檔案則是醫(yī)院日常活動中生成的文字記錄等，以紙質(zhì)版方案加以保存的方式，通常形成了各種報刊以及雜志等。在文字檔案中包含了醫(yī)院各項管理條例、各類服務(wù)活動跟蹤記錄以及改革進程的相關(guān)文件等內(nèi)容。且醫(yī)院包括科研技術(shù)等方法面的成果也將以文字檔案方式加以備份記錄，文字檔案的覆蓋面相對較廣，是醫(yī)院檔案的主要類型。

2.影像檔案

醫(yī)院在開展各類專家研討會議的過程中為更加清晰明確地對會議內(nèi)容加以記錄，大多數(shù)情況下選擇以影像資料的方式全過程記錄，進而所生成的影響資料加以妥善保存之后就成了醫(yī)院重要的影像檔案。醫(yī)院在檔案管理過程中，對影像檔案的重視程度相對較高，這是由于該類型的檔案關(guān)聯(lián)醫(yī)院的重要成就等內(nèi)容，將會對醫(yī)院今后的醫(yī)療技術(shù)升級提供有效參考。

3.數(shù)字檔案

隨著數(shù)字化發(fā)展改革，醫(yī)院檔案管理進入數(shù)字化進程之后，也相應地衍生出了數(shù)字檔案類型。醫(yī)院各項工作產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)均屬于數(shù)字檔案的分類歸屬，同時，在醫(yī)院利用網(wǎng)絡(luò)工作過程中所生成的圖片、視頻以及文章等，為節(jié)約儲存空間，均將實現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，從而不斷累積形成了海量的數(shù)字檔案。數(shù)字檔案傳播速度相對較快，便于隨時取用。

三、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.缺乏專業(yè)的管理意識

綜合我國當前大多數(shù)醫(yī)院開展檔案管理的實際狀況來看，最為突出的就是專業(yè)管理意識匱乏的問題。由于大多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導更加關(guān)注醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量，以打造老百姓滿意的醫(yī)療服務(wù)為基準開展工作，導致對檔案管理的關(guān)注度不足。醫(yī)院領(lǐng)導認為檔案管理的重要性較低，沒有為檔案管理制定合理的工作流程。醫(yī)院長久以來秉持傳統(tǒng)的管理理念，檔案管理人員大多為其他部門兼職人員，其專業(yè)水平不足，對于檔案管理知識和技能了解較少，無法理解檔案管理工作的重要性，也沒有形成正確的檔案管理工作意識，影響了醫(yī)院檔案管理的工作實效。

此外，在兼任檔案管理工作的情況下，工作人員無法專注于檔案管理工作，缺少對檔案管理工作的耐心與責任心，在開展檔案管理時可能會由于專業(yè)能力不足或是疏忽大意等造成檔案丟失、損毀，或是在工作中出現(xiàn)拖延情況，難以及時處理檔案，導致重要的檔案整理不及時，難以充分發(fā)揮檔案資源的作用，影響檔案管理工作實效。

2.管理制度缺失

醫(yī)院造成檔案管理制度缺失的原因多種多樣，包括前文中提到的醫(yī)院領(lǐng)導重視程度不足，導致檔案管理工作長期受到忽視，難以為其建立相適配的管理制度。另外，不夠清晰明確的工作內(nèi)容以及權(quán)責分配，也會造成醫(yī)院檔案管理混亂，難以高效開展檔案管理工作，導致醫(yī)院檔案資料無法充分發(fā)揮有效作用。目前，眾多醫(yī)院開展檔案管理工作時存在過于分散的問題，無法基于整體性的角度開展檔案信息的收集與儲存管理。

由于管理制度的缺失，在實際工作中檔案管理人員無法厘清頭緒，難以對檔案內(nèi)容展開科學、合理的分類，不了解哪些檔案資料是對醫(yī)院具有重要價值的，導致眾多檔案資料內(nèi)容不僅受到忽視，還可能因管理不及時造成信息被泄露或丟失等情況，使醫(yī)院受到重大損失。并且，由于相關(guān)管理制度不完善，使檔案管理工作無法與其他科室之間的業(yè)務(wù)工作相互聯(lián)系，形成了典型的信息孤島，即使完成了檔案整理、分類等基礎(chǔ)工作之后，也無法根據(jù)不同科室業(yè)務(wù)的實際需求對檔案資料加以利用，導致檔案管理喪失了其本質(zhì)作用。

3.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施落后

在醫(yī)院進一步展開現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，實現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備設(shè)施的更新優(yōu)化，以先進的醫(yī)療設(shè)備設(shè)施為患者提供高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)。但是，由于檔案管理工作長久以來不受重視，導致其存在嚴重的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施落后問題。大多數(shù)醫(yī)院仍舊采用傳統(tǒng)的管理辦法，由人工采集、整合檔案資料，并以紙質(zhì)版的檔案加以儲存，將其集中放置于某一房間內(nèi)。進入信息化時代，有的醫(yī)院仍舊沒有為檔案管理工作提供充足的先進技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，檔案管理信息化水平相對較低，無法創(chuàng)建電子檔案管理模式，不僅會影響醫(yī)院檔案管理工作效率，無法及時為醫(yī)院提供重要的參考資料，還可能因為保存不當造成紙質(zhì)檔案的損壞、丟失等。醫(yī)院整體檔案管理的現(xiàn)代化水平相對較差，并未在行政預算中考慮檔案管理現(xiàn)代化的支出，包括設(shè)備設(shè)施投入、用房面積和網(wǎng)絡(luò)化管理等方面均存在著嚴重的不足。

四、醫(yī)院檔案管理優(yōu)化舉措

1.強化檔案管理意識

第一，強化檔案管理意識是醫(yī)院開展檔案管理工作的重要前提，保障醫(yī)院內(nèi)部能夠有序開展檔案管理工作，醫(yī)院領(lǐng)導應重視這一問題。針對檔案管理展開頂層設(shè)計，只有醫(yī)院領(lǐng)導具備檔案管理意識，才能夠?qū)n案管理工作中的不足加以指導，起到有效優(yōu)化的作用。因此，醫(yī)院領(lǐng)導應將檔案管理作為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的重要內(nèi)容，提高檔案管理水平，將其提升到與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同等的重要地位，并從醫(yī)院各項工作建設(shè)的角度同步開展檔案管理工作。第二，醫(yī)院宣傳部門應積極在院內(nèi)開展檔案管理重要性的宣傳工作，通過向各部門積極宣傳實施檔案管理的必要性，促使每一位醫(yī)院職工都能夠提升重視程度，積極配合檔案管理工作。例如，可以檔案管理為主題在醫(yī)院定期召開會議，結(jié)合針對檔案管理所制定的管理條例以及工作文件等，向全體醫(yī)院職工普及檔案管理的重要性，要求全體職工積極配合，提高檔案管理工作效率。第三，在醫(yī)院定期開展有關(guān)檔案管理法律法規(guī)的宣傳學習，以印發(fā)宣傳手冊或組織知識競答活動等方式，借助多元化手段開展全范圍宣傳，促使全體員工都能夠高度重視檔案管理工作，從而讓檔案管理與醫(yī)院的日常工作形成緊密的連接，便于為檔案管理提供工作支撐。第四，針對檔案管理工作人員專業(yè)性不足的問題，醫(yī)院應給予高度重視。醫(yī)院可以通過良好的薪酬待遇，招聘檔案管理專業(yè)人才，吸引眾多優(yōu)秀管理人才加入醫(yī)院檔案管理工作。通過招納更多具有專業(yè)知識的檔案管理人才，便于在醫(yī)院開展系統(tǒng)化的檔案管理工作。同時，為在職的檔案管理工作人員提供更加專業(yè)的學習條件，開展定期培訓，組織檔案管理工作人員開展系統(tǒng)化學習，了解最前沿的檔案管理知識，積極借鑒其他單位的檔案管理工作經(jīng)驗，在充分了解檔案管理相關(guān)法律法規(guī)之后，以更加專業(yè)的視角面對醫(yī)院檔案管理工作。通過醫(yī)院領(lǐng)導提升專業(yè)管理意識，對當前醫(yī)院檔案管理工作當中的不足加以分析，基于多元角度提出科學、合理的解決對策，能夠使醫(yī)院檔案管理工作更加良好的開展。

2.制定完善的管理制度

缺乏統(tǒng)一管理標準，是當前醫(yī)院檔案管理工作中的主要問題，由于未能制定合理的檔案管理制度，使檔案管理無法充分發(fā)揮其有效價值。針對這樣的問題，醫(yī)院需要根據(jù)檔案管理實際情況做出分析，并結(jié)合醫(yī)院今后的戰(zhàn)略發(fā)展需求等制定完善的檔案管理制度，確保檔案管理工作與醫(yī)院內(nèi)部的其他工作之間形成關(guān)聯(lián)，不僅能夠促使各科室及時向檔案管理部門傳遞重要的檔案資料，還能夠使檔案管理部門根據(jù)整理完成的檔案資料向各科室提供信息反饋，幫助各科室順利開展業(yè)務(wù)活動。

作為極具條理性的工作，檔案管理工作內(nèi)容復雜，對管理人員的綜合素質(zhì)要求更加嚴格，因此，開展醫(yī)院檔案管理工作必須建立在規(guī)范的管理規(guī)章制度基礎(chǔ)上，才能夠?qū)n案管理流程加以規(guī)范。通過制定嚴格的管理制度，對檔案歸檔、交接等重要環(huán)節(jié)加以監(jiān)督管控，確保在移交檔案時能夠做好相應的準備工作。例如，醫(yī)院檔案管理人員離職時需要移交檔案，在管理制度中應要求一次性全面清理保管檔案，及時催還借出檔案，若不能夠歸還應查明原因，整理借據(jù)并標注具體情況，并為所需移交的檔案編制報表撰寫交接工作說明。同時，還要求接收人員在交接時仔細查驗檔案，在充分了解前任檔案管理人員的工作情況與內(nèi)容之后，由交接雙方在每一環(huán)節(jié)簽字蓋章確認無誤，順利完成交接。

通過嚴格的檔案管理制度，對每一工作環(huán)節(jié)提出要求，能夠?qū)n案管理工作人員的行為加以約束，促使每一位檔案管理人員都能夠保持認真負責的態(tài)度開展工作，避免在工作中出現(xiàn)推卸責任、敷衍了事等問題。通過制定管理制度，避免過于隨意地開展檔案管理工作，確保檔案管理在醫(yī)院能夠順利開展，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。此外，醫(yī)院應根據(jù)《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，從符合醫(yī)院自身發(fā)展的角度，充分結(jié)合工作實際內(nèi)容，創(chuàng)建完善的管理流程，確保每一工作環(huán)節(jié)有章可循，借助明確的制度約束，打造嚴肅的工作環(huán)境。與此同時，在管理制度中應納入統(tǒng)一化的管理考核機制，對應具體的業(yè)務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)建一致的考核評價工作，激發(fā)員工工作的積極性。

3.打造信息化檔案管理條件

為適應醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展需求，除了滿足醫(yī)院各項醫(yī)療設(shè)施的更新引進之外，還應為醫(yī)院檔案管理打造良好的信息化硬件條件。電子檔案管理模式是在現(xiàn)代化信息技術(shù)廣泛應用之下所形成的全新模式，現(xiàn)階段已經(jīng)逐步普及。因此，醫(yī)院應及時開展電子化檔案管理建設(shè)，為檔案管理工作投入充足的建設(shè)資金，以充分滿足各項信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的投入。

醫(yī)院領(lǐng)導應當與檔案管理部門的專業(yè)人員展開研討，分析實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作所需采購的設(shè)備設(shè)施，列出詳細清單之后，為基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的籌備下?lián)苜Y金，購買先進的信息化管理設(shè)備設(shè)施，以實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理。其中，最為基礎(chǔ)的就是硬件設(shè)備設(shè)施的準備工作，包括在醫(yī)院內(nèi)部創(chuàng)建專屬的檔案管理部門以及資料儲存庫房等。為滿足電子檔案管理工作，應準備充足的計算機等設(shè)備設(shè)施，配備配套的除濕機、空調(diào)等，避免檔案儲存室的溫度過高導致設(shè)備負荷過大而出現(xiàn)故障造成檔案丟失。同時，設(shè)置電子檔案室之后，需要裝置配套的防火、防盜等安保系統(tǒng)，為檔案安全提供保障，并在檔案室內(nèi)外安裝監(jiān)控設(shè)備，及時監(jiān)控檔案室周圍情況，避免可疑人員隨意出入篡改或盜竊檔案資料。

在滿足檔案管理工作信息化的硬件基礎(chǔ)條件之后，為了保障檔案資料安全，需要引進專屬的檔案管理軟件，通過構(gòu)建專屬檔案管理系統(tǒng)，創(chuàng)建便捷的管理程序，為每一位檔案管理人員分別設(shè)置登錄工號以及密碼，實現(xiàn)一人一號保密登錄。借助專用軟件完成檔案管理信息化工作，并配備照相機、打印機、掃描機和計算機等設(shè)備，完成檔案資料的快速輸入。登錄管理系統(tǒng)之后就可以通過檢索關(guān)鍵字即時獲得對應的檔案資料信息，轉(zhuǎn)變了以往傳統(tǒng)檔案管理模式下檢索速度慢、儲存量小的狀況，顯著提高了醫(yī)院檔案管理效率。

同時，結(jié)合醫(yī)院的實際狀況，可以創(chuàng)建局域網(wǎng)管理模式。通過部門聯(lián)網(wǎng)，使檔案管理部門與院內(nèi)其他部門之間形成即時聯(lián)系模式，便于實現(xiàn)檔案資源的快捷交互應用，促進資源共享，充分滿足醫(yī)院科研、醫(yī)療等各方面的使用需求，全面提高醫(yī)院發(fā)展水平。檔案管理人員還可以借助更加先進的信息技術(shù)提升自身工作水平，不斷學習，總結(jié)工作經(jīng)驗，做好檔案的開發(fā)與編研工作，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)精準提取海量檔案中的高價值信息，深入挖掘整理檔案信息，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展要求，編制不同主題的專題檔案，如醫(yī)學信息、醫(yī)療事件等?；谌轿?、多角度的整理，提高檔案管理服務(wù)水平，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展建設(shè)提供助力。

五、結(jié)束語

進入發(fā)展新時期，醫(yī)院逐漸轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理模式，應當重視檔案管理工作的重要性。但目前，醫(yī)院檔案管理工作中還存在缺乏管理意識、管理制度缺失和信息化能力較差等問題，應及時通過采取相應的措施加以解決，開展高質(zhì)量的檔案管理工作，有助于為醫(yī)院綜合發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐，從而實現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

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（作者單位：鞍山市結(jié)核病醫(yī)院）

作者簡介：王軍凱（1987—），男，漢族，沈陽遼中人，本科，館員，研究方向：醫(yī)療機構(gòu)檔案資源建設(shè)。