盛平梅

摘 要：文章從縣級(jí)計(jì)劃生育檔案管理工作角度出發(fā)，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，站在新形勢的角度，對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作展開全方位的深入思考。首先，從理論與實(shí)踐融合的角度對(duì)計(jì)劃生育檔案管理實(shí)踐的要點(diǎn)展開思考和總結(jié)，在管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和規(guī)范化等方面思考和延伸；其次，從政策制定、提高整體領(lǐng)域管理水平、服務(wù)質(zhì)量以及工作效率體系建設(shè)等方面開展更加系統(tǒng)全面的歸納總結(jié)；最后，針對(duì)新形勢下的新要求提出完善計(jì)劃生育檔案管理工作思路的關(guān)鍵措施，希望能夠從加強(qiáng)檔案管理的頂層設(shè)計(jì)、強(qiáng)化信息化建設(shè)和優(yōu)化檔案管理流程等方面為廣大行業(yè)工作者帶來參考和幫助，在社會(huì)發(fā)展中與時(shí)俱進(jìn)，努力跟上新形勢、新目標(biāo)需要，實(shí)現(xiàn)一整套適合計(jì)劃生育檔案管理工作的新思路。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育；檔案管理；新思路；計(jì)劃生育協(xié)會(huì)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

作為我國一項(xiàng)重要的國策，計(jì)劃生育不僅對(duì)億萬家庭的幸福起到了直接的影響作用，還是國家繁榮與昌盛、長治與久安的重要措施，在日新月異的人口控制調(diào)整工作中，更是發(fā)揮了不可替代的指導(dǎo)作用。作為基層計(jì)劃生育管理機(jī)構(gòu)，縣計(jì)劃生育協(xié)會(huì)在貫徹和落實(shí)政策、全心全意解決群眾在實(shí)際生活中所遇到的一些“疑難雜癥”發(fā)揮著重要作用。其中，計(jì)劃生育檔案管理工作對(duì)有針對(duì)性地提高管理水平、延伸現(xiàn)有工作效果和維護(hù)群眾基本權(quán)益更是起到了至關(guān)重要的作用。一方面，縣計(jì)劃生育協(xié)會(huì)作為基層組織，承擔(dān)著大量繁重的日常工作，包括宣傳教育、技術(shù)服務(wù)、政策落實(shí)和監(jiān)督管理等，成為助力檔案管理工作的“金鑰匙”，不僅涉及生育許可到避孕節(jié)育措施的實(shí)施，還囊括了優(yōu)生優(yōu)育咨詢和指導(dǎo)等項(xiàng)目。因此，在與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展中，檔案管理工作質(zhì)量也將會(huì)直接影響整個(gè)計(jì)生領(lǐng)域的工作水平。另一方面，新形勢下的社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步，還為計(jì)生檔案管理工作提供了諸多挑戰(zhàn)。計(jì)生工作者以及管理團(tuán)隊(duì)不僅要跟上信息技術(shù)發(fā)展水平，在用好、用活數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化體系中，還要充分結(jié)合實(shí)際打造個(gè)性化的數(shù)字化檔案庫體系架構(gòu)，在全方位、多角度、全操作中擁有檔案信息的快速查找，真正提高現(xiàn)有基層檔案管理工作效率，從更加精細(xì)化和個(gè)性化的角度滿足群眾的需求和期望，為人們帶來精準(zhǔn)的社會(huì)服務(wù)體驗(yàn)。

一、計(jì)生檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展作用

1.為貫徹政策提供依據(jù)

通過對(duì)大量的計(jì)劃生育檔案信息整理和分析，廣大基層工作者要以理論為基礎(chǔ)，全面挖掘計(jì)生檔案工作中的各種問題，并結(jié)合人民群眾實(shí)際訴求打造更加系統(tǒng)、有效和便于執(zhí)行的政策。特別是在全新的檔案信息整合中，一方面，要對(duì)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)展開細(xì)化分析，特別是對(duì)一些特定群體或地區(qū)的生育意愿、生育水平、避孕節(jié)育措施實(shí)施情況等方面深入了解；另一方面，則是要從實(shí)踐應(yīng)用中更好地利用這些數(shù)據(jù)和信息，最大程度上為省、市、縣一級(jí)的決策者制定更加符合實(shí)際情況和滿足群眾需求的政策提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)依據(jù)。

2.提高整體工作管理水平

通過數(shù)字化計(jì)劃生育檔案庫以及智能檔案軟件應(yīng)用，在全面實(shí)現(xiàn)檔案信息的快捷查詢中，從智能化、數(shù)字化與信息化管理中，有針對(duì)性地減少一些不必要的人力成本，從全面提高現(xiàn)有計(jì)劃生育檔案管理工作效能中，營造各種信息資源的交流和共享。對(duì)于基層計(jì)生檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)來說，應(yīng)該能夠在有針對(duì)性的整合中拉近各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)之間的協(xié)作溝通，并在不斷創(chuàng)新的信息技術(shù)中有系統(tǒng)、有效率、有計(jì)劃地完成計(jì)生檔案信息多級(jí)互動(dòng)和共享，讓不同部門、不同機(jī)構(gòu)可以最大限度地上發(fā)揮自身優(yōu)勢，為提高整個(gè)計(jì)生檔案管理水平獻(xiàn)出一份力。

3.為群眾提供更好的服務(wù)

新形勢下，構(gòu)建計(jì)生檔案管理體系，還要不斷創(chuàng)新思維體系，從與時(shí)俱進(jìn)的角度對(duì)相關(guān)信息資源展開科學(xué)整理和分析，不斷深入分析、記錄和剖析人民群眾的基礎(chǔ)需求和迫切期望，在精準(zhǔn)的個(gè)性化體系服務(wù)構(gòu)建中不斷發(fā)揮檔案管理的作用。例如，針對(duì)不同群體生育需求，在制定相關(guān)生育水平時(shí)就要調(diào)查分析相關(guān)的計(jì)劃生育檔案數(shù)據(jù)，并以個(gè)性化的生育指導(dǎo)為其提供更多的服務(wù)支持，通過信息技術(shù)的應(yīng)用更好地實(shí)現(xiàn)與群眾的互動(dòng)交流，從“我為群眾辦實(shí)事”的角度來提高整體服務(wù)質(zhì)量和群眾滿意度。例如，可以通過數(shù)字化檔案庫的建設(shè)和使用，借助云數(shù)據(jù)和觸摸屏幕的方式為群眾提供更加便捷的查詢和服務(wù)渠道，不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

二、現(xiàn)有計(jì)劃生育檔案管理中存在的不足

1.缺乏完善制度

目前在計(jì)劃生育檔案管理工作中，還存在有管理制度不夠健全與完善的問題，對(duì)計(jì)劃生育檔案的管理和應(yīng)用流程沒有開展規(guī)范化管理，檔案管理工作的隨意性比較大，容易出現(xiàn)一系列的檔案管理問題，影響到計(jì)劃生育檔案價(jià)值的發(fā)揮。此外，在現(xiàn)有計(jì)生檔案管理工作中，并沒有嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制度，部分計(jì)生檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，在檔案管理工作中的公共積極性不足，也沒有遵循相關(guān)制度規(guī)范約束自身的檔案管理問題，計(jì)生檔案管理水平難以得到有效提升，這也是目前計(jì)生檔案管理工作所面臨的重要問題。

2.檔案管理人員素質(zhì)不足

在新形勢下開展計(jì)生檔案管理工作，所面臨的檔案管理問題也朝著復(fù)雜化的趨勢發(fā)展。再加上現(xiàn)有檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理人員的綜合能力提出了更高的要求。但是目前我國很多部分的計(jì)生檔案管理隊(duì)伍還存在人員老化嚴(yán)重以及專業(yè)技能欠缺的問題，無法熟練應(yīng)用一些先進(jìn)管理技術(shù)與管理經(jīng)驗(yàn)開展檔案管理工作，計(jì)生檔案管理質(zhì)量無法得到保障。比如部分檔案管理人員的信息化素養(yǎng)不足，無法熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作。再加上相關(guān)單位對(duì)檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)工作的重視力度不足，也不注重優(yōu)秀人才的引進(jìn)，在沒有完善人員管理與培訓(xùn)制度下，難以形成一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，影響計(jì)生檔案管理工作的開展效果。

三、新形勢下計(jì)劃生育檔案管理工作的新思路研究

1.計(jì)生檔案新思路推進(jìn)要點(diǎn)

（1）管理的標(biāo)準(zhǔn)化

在計(jì)生檔案工作推進(jìn)過程中，一是要從制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系來開展全方位、高效率的工作。在實(shí)踐的過程中不僅要從制定統(tǒng)一的分類、整理、保存等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范入手，還要確保檔案管理工作始終遵循科學(xué)、合理和規(guī)范原則，對(duì)檔案借閱、轉(zhuǎn)移和銷毀等環(huán)節(jié)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，從把控關(guān)鍵要點(diǎn)的過程中確保各項(xiàng)工作流程清晰、有序，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化目標(biāo)。在實(shí)踐應(yīng)用中，為了能夠突出檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，還要從關(guān)注檔案工作計(jì)劃性和前瞻性入手，從制訂年度工作計(jì)劃、半年度工作計(jì)劃方面實(shí)施長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，確保每一名從業(yè)者都能夠明確檔案管理工作的目標(biāo)和方向，保證計(jì)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長效、有序推進(jìn)。

（2）管理的信息化

在信息科技與AI技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，我國的計(jì)生檔案管理工作更要努力從傳統(tǒng)工作模式中掙脫出來，借助智能化、數(shù)字化技術(shù)，打造屬于本領(lǐng)域的工作要點(diǎn)。一方面，要建立數(shù)字化檔案庫、科學(xué)運(yùn)用各種檔案軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速統(tǒng)計(jì)與分析，力爭在“數(shù)秒”中更好地提升現(xiàn)有工作質(zhì)量；另一方面，要建立更加便于識(shí)別的數(shù)字檔案庫，開始掃描復(fù)印、拍照傳統(tǒng)計(jì)生檔案中重要的紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在這種細(xì)化管理的作用下，不僅能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保管，還可以從實(shí)踐輸出，擁有更加立體的服務(wù)體系。發(fā)揮數(shù)字化檔案庫信息檢索優(yōu)勢，結(jié)合用戶提出的關(guān)鍵詞、主題、時(shí)間和用戶名等信息展開搜索，讓廣大查詢者都可以迅速獲取所需資源。同時(shí)，使用各種專業(yè)檔案管理軟件更好地展示檔案信息智能化錄入、整理、分類、查詢和統(tǒng)計(jì)等操作優(yōu)勢，讓更多的人感受計(jì)劃生育檔案管理工作信息化和智能化的發(fā)展優(yōu)勢。

（3）管理的規(guī)范化

為了確保計(jì)生檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，在應(yīng)用中還要對(duì)相關(guān)檔案審核流程開展科學(xué)的管理與規(guī)范處理，特別是在各類計(jì)生檔案信息管理過程中，要嚴(yán)格審核校對(duì)，以此來保證計(jì)生信息的翔實(shí)、可靠。同時(shí)，從提升檔案從業(yè)人員專業(yè)素養(yǎng)角度，打造有針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)模式，包括計(jì)生檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、人機(jī)操作技能創(chuàng)新以及網(wǎng)絡(luò)信息安全等內(nèi)容，有針對(duì)性地調(diào)整、完善培訓(xùn)模式，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的體系構(gòu)建。

2.新形勢下計(jì)生檔案管理新思路研究

（1）加強(qiáng)計(jì)生檔案管理頂層設(shè)計(jì)

首先，在加強(qiáng)檔案管理頂層設(shè)計(jì)的過程中，縣計(jì)劃生育協(xié)會(huì)一定要從實(shí)際出發(fā)不斷完善更加科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)，從充分考慮計(jì)劃生育政策的實(shí)施情況、人口結(jié)構(gòu)的變化以及社會(huì)發(fā)展的需求等因素的同時(shí)，還應(yīng)深度研究相關(guān)政策文件和調(diào)研工作、了解當(dāng)前的政策導(dǎo)向和發(fā)展趨勢，不斷結(jié)合實(shí)際訴求打造適合實(shí)際管理的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋檔案管理不同內(nèi)容角度，做好差異化的系統(tǒng)延伸，以更加科學(xué)、系統(tǒng)、有效的模式確保整個(gè)計(jì)生檔案管理工作有條不紊地推進(jìn)；其次，在開展檔案管理頂層設(shè)計(jì)過程中還要明確不同工作崗位的職責(zé)差異化目標(biāo)。特別是對(duì)于縣計(jì)劃生育協(xié)會(huì)而言更是要結(jié)合自身工作特點(diǎn)，明確具體的工作職責(zé)。例如，可以通過設(shè)立專門的檔案管理崗位，完善計(jì)生檔案的收集、整理和存儲(chǔ)工作；還要發(fā)揮專業(yè)信息化建設(shè)部門的優(yōu)勢，確?？梢詫?shí)時(shí)維護(hù)計(jì)生檔案管理信息化系統(tǒng)，不斷提高計(jì)劃生育檔案管理工作的專業(yè)化和高效化。此外，還需要加強(qiáng)計(jì)生檔案部門與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，通過積極與計(jì)劃生育協(xié)會(huì)、衛(wèi)生健康部門、政府相關(guān)部門之間的溝通，加強(qiáng)信息共享和協(xié)同工作、形成合力，共同推進(jìn)檔案管理工作。例如，可以建立檔案管理工作的聯(lián)席會(huì)議制度，每季度召開主題研討會(huì)議，研究解決檔案管理工作中的問題和難題；最后，還要以標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的檔案管理平臺(tái)為依托，完善相關(guān)的管理模式、流程以及制度，確保計(jì)生檔案管理工作規(guī)范化、程序化開展。此外，還應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，要從提高檔案管理工作效率、質(zhì)量入手，一定要通過“請進(jìn)來、走出去”的方式，引進(jìn)更新信息技術(shù)，從打造電子化檔案系統(tǒng)、完善云數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及智能化檢索體系中，實(shí)現(xiàn)整體工作效能的提升，全力為計(jì)劃生育檔案管理工作提供有力支撐，在保障人口和計(jì)劃生育政策落實(shí)中推動(dòng)社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步。

（2）加強(qiáng)信息化建設(shè)和優(yōu)化檔案管理流程

首先，縣計(jì)劃生育協(xié)會(huì)要積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件以及相關(guān)數(shù)字化技術(shù)手段，在更加便捷的操作界面和強(qiáng)大的功能中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和分析。一方面，要結(jié)合計(jì)劃生育檔案的應(yīng)用特點(diǎn)來建立電子化檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化存儲(chǔ)管理，節(jié)約存儲(chǔ)空間，并安全管理，體現(xiàn)出在個(gè)性化的服務(wù)支持下計(jì)生檔案工作的特點(diǎn)；另一方面，要從工作實(shí)際需要入手，優(yōu)化檔案管理流程，如要通過數(shù)字化檔案庫的建設(shè)和使用為群眾提供更加便捷的查詢和服務(wù)渠道，引導(dǎo)并鼓勵(lì)群眾通過線上平臺(tái)查詢檔案信息，避免多次到現(xiàn)場辦理業(yè)務(wù)，減少群眾辦事的煩瑣程度，提高整體的服務(wù)效率和滿意度。同時(shí)，數(shù)字化檔案庫的構(gòu)建還要從不斷提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)分析出發(fā)，在統(tǒng)計(jì)功能的作用下幫助協(xié)會(huì)更好地了解人口信息和計(jì)劃生育情況，為決策提供科學(xué)依據(jù)。

其次，為了保障信息安全，縣計(jì)劃生育協(xié)會(huì)還要從網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作入手，采取一系列必要措施來保護(hù)計(jì)生檔案信息的安全。例如，可以加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻的設(shè)置來限制非授權(quán)人員的訪問，還可以根據(jù)實(shí)際需要，從加強(qiáng)系統(tǒng)軟件安全更新和升級(jí)角度，隨時(shí)修補(bǔ)系統(tǒng)中所存在的各種漏洞。

最后，還要定期組織員工的網(wǎng)絡(luò)安全教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的安全意識(shí)和應(yīng)對(duì)能力，有效防止檔案信息被泄露和攻擊等問題的發(fā)生，最大限度地上保護(hù)計(jì)劃生育檔案信息的安全，更好地適應(yīng)新形勢的要求。

（3）提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心

一是強(qiáng)調(diào)領(lǐng)域?qū)ｍ?xiàng)培訓(xùn)。根據(jù)計(jì)生檔案管理工作從業(yè)水平和綜合素養(yǎng)要求有針對(duì)性地的開展培訓(xùn)。首先，通過開展檔案管理理論知識(shí)和實(shí)踐操作培訓(xùn)，讓每名工作人員都能夠深度理解和掌握計(jì)生檔案管理工作體系構(gòu)建，以檔案管理基本原理、檔案分類與歸檔方法、電子檔案管理技術(shù)等課程為基礎(chǔ)，在開展有針對(duì)性的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，不斷提高其學(xué)習(xí)能力，以此來保證每一位從業(yè)者都能夠在瞬息萬變的檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)個(gè)人綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平的提高。另外，還要結(jié)合培訓(xùn)內(nèi)容展開有針對(duì)性的討論，根據(jù)實(shí)際工作需要構(gòu)建不同主題、不同內(nèi)容的學(xué)習(xí)討論群，在分享中實(shí)現(xiàn)專業(yè)能力的提升。

二是要加強(qiáng)從業(yè)者的職業(yè)道德教育。培養(yǎng)計(jì)劃生育檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神至關(guān)重要，不僅要組織有針對(duì)性的職業(yè)道德教育培訓(xùn)活動(dòng)，以此為契機(jī)加強(qiáng)相關(guān)從業(yè)者的職業(yè)操守學(xué)習(xí)。此外，在日常的職業(yè)道德操守培訓(xùn)中，還要從關(guān)注檔案管理工作重要性、檔案工作人員的職責(zé)和義務(wù)以及保密、誠信原則等方面入手，全心全意為人民服務(wù)，使更多的計(jì)生檔案管理人員在學(xué)習(xí)中樹立正確的職業(yè)觀念和服務(wù)理念，增強(qiáng)計(jì)生檔案管理人員的使命感。

三是要結(jié)合實(shí)際工作需要，建立健全相關(guān)的工作考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制。激勵(lì)廣大一線計(jì)劃生育檔案管理人員能夠有目標(biāo)、有措施，提高其專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心。例如，可通過每年舉辦一次的評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)模式，以民主投票等方式來考核，還可以從工作創(chuàng)新、“我為群眾辦實(shí)事”“技術(shù)比武練兵賽”等活動(dòng)中，為員工晉升提供機(jī)會(huì)，在全體工作人員范圍內(nèi)打造一種“比學(xué)趕幫超”的競爭氛圍。同時(shí)，各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)還要結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作中表現(xiàn)突出的人員給予物質(zhì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于一些頑固、落后、不思進(jìn)取的工作人員，主管領(lǐng)導(dǎo)也要及時(shí)談話提醒，幫助其尋找、解決工作中所存在的問題與不足之處，并提供良好的工作環(huán)境和工作待遇，使其充分發(fā)揮自身能力和工作潛力。

四、總結(jié)

綜上所述，新形勢下的計(jì)生檔案管理一定要在發(fā)展中創(chuàng)新，以此來適應(yīng)時(shí)代的需要。特別是對(duì)于縣計(jì)劃生育協(xié)會(huì)而言，更是要從多方面入手，在加強(qiáng)檔案頂層設(shè)計(jì)、強(qiáng)化信息化建設(shè)、優(yōu)化檔案管理流程等方面下功夫，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，以不斷提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心為前提，加強(qiáng)相關(guān)部門的合作與交流，共同推動(dòng)計(jì)劃生育檔案管理工作創(chuàng)新開展，為計(jì)生領(lǐng)域發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：日照市莒縣計(jì)劃生育協(xié)會(huì)）