摘 要：文章強(qiáng)調(diào)了當(dāng)前推動檔案管理工作優(yōu)化升級的重要性，并分析了在檔案管理工作中檔案資料歸納及利用的問題。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合陜西省檔案館的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出了一系列在檔案管理工作中檔案資料的歸納與利用優(yōu)化策略，包括引進(jìn)信息技術(shù)開展現(xiàn)代化的檔案資料管理工作、加強(qiáng)基層檔案管理人員的計(jì)算機(jī)基本技能培訓(xùn)、著力推行檔案管理的制度化發(fā)展、定期組織開展省直單位檔案集中整理工作、結(jié)合檔案資料與編研推動檔案服務(wù)升級等策略，以期推動檔案資料歸納與利用質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：檔案室；檔案管理；檔案歸納；檔案利用

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、推動檔案管理工作優(yōu)化升級的重要性分析

隨著我國檔案資源增長迅速且利用頻繁，檔案管理部門因此產(chǎn)生了繁重的工作壓力，傳統(tǒng)的檔案管理辦法工作內(nèi)容雜、工作量大，當(dāng)前的檔案工作模式已不適宜繼續(xù)使用。檔案資料的重要性隨著社會經(jīng)濟(jì)及科技的不斷發(fā)展顯得越發(fā)重要，如何正確管理檔案資料成為當(dāng)前我國檔案行業(yè)最重要的研究方向。傳統(tǒng)的檔案管理辦法嚴(yán)重影響了我國各行業(yè)的發(fā)展，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是當(dāng)前相關(guān)部門需要重視的，檔案室也由最初簡單的檔案存放，變?yōu)楫?dāng)前開展檔案資料管理的“基地”，促進(jìn)我國檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)?，F(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)，關(guān)系我國社會經(jīng)濟(jì)，是當(dāng)前檔案行業(yè)發(fā)展的重要目標(biāo)。

二、檔案資料歸納及利用的問題分析

1.資料數(shù)量巨大，整理歸納難度大，查找難度大

隨著我國社會的不斷發(fā)展，檔案資料的數(shù)量也在不斷增長當(dāng)前我國各行業(yè)的重要檔案資料內(nèi)容無法估計(jì)，檔案管理的工作壓力巨大。由于受檔案室本身面積影響，檔案內(nèi)容需要位置轉(zhuǎn)換，因此，很容易引起檔案資料的丟失，且在后期整理過程中，難度會進(jìn)一步加大。在日常的檔案資料管理中，由于檔案資料數(shù)量巨大，在多數(shù)情況下，檔案管理工作人員無法及時(shí)顧及所有的檔案資料，導(dǎo)致部分檔案資料沒有得到妥善保存，出現(xiàn)丟失、損毀的情況。并且，傳統(tǒng)檔案管理模式在需要查找檔案資料時(shí)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，嚴(yán)重影響工作的總體進(jìn)度，不利于單位的總體發(fā)展。

2.工作人員整體素質(zhì)較低

檔案資料管理工作內(nèi)容極為枯燥，許多檔案管理工作人員被繁重的工作壓力忙昏了頭，導(dǎo)致檔案管理不夠細(xì)致，存在資料整理、歸納不完善，查找困難的現(xiàn)象，甚至還出現(xiàn)了因管理不完善造成的檔案資料丟失的問題，這些工作漏洞或失誤甚至?xí){到單位的總體發(fā)展，不利于我國社會的進(jìn)一步發(fā)展。

三、檔案資料的歸納與利用優(yōu)化策略探究

當(dāng)前，我國檔案管理行業(yè)發(fā)展較慢。不論是企業(yè)還是政府部門的發(fā)展，都離不開檔案資料的助力，傳統(tǒng)的檔案資料管理辦法已經(jīng)無法滿足當(dāng)前快節(jié)奏的工作需求，現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)迫在眉睫。但在現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)過程中，面臨的問題并不少，由于現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)缺乏正確的引導(dǎo)，以至于發(fā)展過程中浪費(fèi)了不少的時(shí)間及精力，且收效甚微。所以，在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)前，要確定所面對的難題，并及時(shí)解決相關(guān)問題，以加快現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)的步伐。

1.引進(jìn)信息技術(shù)開展現(xiàn)代化的檔案資料管理工作

信息技術(shù)已在各行業(yè)被廣泛應(yīng)用，促進(jìn)了各行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠提高檔案管理的工作效率。通過信息技術(shù)的引進(jìn)，將檔案資料內(nèi)容完成數(shù)字化上傳，再通過互聯(lián)網(wǎng)對資料內(nèi)容實(shí)施管理，不僅能夠減少檔案管理工作人員的工作壓力，還大幅提高了檔案資料的使用頻率，并對防止紙質(zhì)檔案資料的丟失有巨大作用。在信息技術(shù)發(fā)展飛快地今天，檔案資料管理與信息技術(shù)相結(jié)合已經(jīng)成為必然，是促進(jìn)各行業(yè)發(fā)展的重要舉措，同時(shí)也影響著社會的整體發(fā)展。

檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理工作效能、順應(yīng)數(shù)字時(shí)代發(fā)展的必然要求。在實(shí)踐中，檔案館可以結(jié)合現(xiàn)實(shí)工作需求落實(shí)對檔案信息化管理平臺的搭建與應(yīng)用，加快推進(jìn)檔案電子化管理，及時(shí)錄入電子檔案，不斷提高檔案管理信息化水平。在實(shí)踐中，檔案館應(yīng)當(dāng)在硬件方面配備先進(jìn)、智能的設(shè)備設(shè)施，庫房配備智能型的密集架、機(jī)械抓手、恒溫恒濕裝置以及全方位視頻監(jiān)控等設(shè)備設(shè)施。在軟件方面，開發(fā)檔案信息化管理平臺，建立覆蓋全部館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化，以滿足館內(nèi)資源的查詢和利用工作，從而為檔案管理信息化工作提供強(qiáng)有力的支持。

另外，在檔案管理信息化建設(shè)期間，需要著重把握安全管理信息化。不斷強(qiáng)化檔案云端信息的安全防護(hù)，按照網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)2.0標(biāo)準(zhǔn)，不定期使用專業(yè)設(shè)備對檔案信息化管理平臺的檔案模塊開展網(wǎng)絡(luò)安全滲透測試、信息安全攻防演練，建立健全常態(tài)、長效通報(bào)預(yù)警和快速響應(yīng)工作機(jī)制，多方位保障檔案信息安全。在后續(xù)的工作實(shí)踐中，檔案館應(yīng)當(dāng)以檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)及局域網(wǎng)建設(shè)為重點(diǎn)，打造高標(biāo)準(zhǔn)、獨(dú)立以及專業(yè)的計(jì)算機(jī)室，完善軟硬件設(shè)備設(shè)施，科學(xué)研究國產(chǎn)軟件替代化工作，確保相關(guān)系統(tǒng)安全可靠。同時(shí)，加強(qiáng)檔案信息化專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，重點(diǎn)從檔案信息化掃描、管理系統(tǒng)操作、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及檔案精準(zhǔn)分類等方面對檔案館工作人員開展科學(xué)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，為來館查閱檔案人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變，為服務(wù)和支撐地方數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會以及數(shù)字政府提供保障。

2.加強(qiáng)基層檔案管理人員的計(jì)算機(jī)基本技能培訓(xùn)

結(jié)合前文分析能夠明確知道，當(dāng)前信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合已經(jīng)成為必然，因此，針對信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合措施，需要對檔案工作人員尤其是基層工作人員的計(jì)算機(jī)基本技能展開培訓(xùn)。由于檔案資料管理基層工作人員的日常工作基本為整理、收集及查找資料，缺少接觸計(jì)算機(jī)的機(jī)會，在信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合后，這部分對計(jì)算機(jī)完全不了解的員工在工作中會發(fā)生更多問題，對檔案管理工作更加不利。所以，在信息技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合前，相關(guān)部門應(yīng)針對檔案管理人員的計(jì)算機(jī)基本技能開展培訓(xùn)，確保其能夠正確地完成線上檔案資料管理工作。在培訓(xùn)中，應(yīng)當(dāng)著重圍繞以下幾方面內(nèi)容：電子文件歸檔與管理、數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案工作對接服務(wù)政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型、國家示范數(shù)字檔案室創(chuàng)建經(jīng)驗(yàn)介紹、地方檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作方案、地方檔案信息化工作實(shí)施方案的解讀、檔案科技與信息化建設(shè)以及檔案信息化安全與保密管理。培訓(xùn)應(yīng)結(jié)合地方信息化發(fā)展情況和檔案工作實(shí)際，以更新知識和提高檔案信息化管理能力為目標(biāo)，普及檔案管理信息化工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中各類相關(guān)人員的檔案意識，提高其實(shí)際操作能力。

同時(shí)，在面向基層檔案管理人員開展專題培訓(xùn)期間，還應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)講解地方檔案信息化建設(shè)的攻堅(jiān)行動方案、檔案數(shù)字化掃描加工、電子檔案資源庫建設(shè)和檔案管理利用服務(wù)平臺等相關(guān)知識，并對如何開展重特大檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)展開專題研討。計(jì)算機(jī)基本技能專題培訓(xùn)既是落實(shí)地方檔案信息化攻堅(jiān)行動方案的一項(xiàng)重要舉措，也是一次政策解讀，為檔案館開展檔案信息化工作提供了業(yè)務(wù)指導(dǎo)，更為加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作打下了理論基礎(chǔ)。在后續(xù)的發(fā)展中，還要實(shí)時(shí)跟進(jìn)檔案館的檔案數(shù)字化工作進(jìn)程，確保按時(shí)、高質(zhì)量完成檔案信息化建設(shè)任務(wù)。

3.著力推行檔案管理制度化開展

第一，健全分類歸檔制度。結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，檔案館應(yīng)在做好檔案資料管理工作的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案種類以及工作的實(shí)際情況，將現(xiàn)有檔案材料及時(shí)清理和規(guī)范管理，并建立編號，分類造冊，及時(shí)入檔。

第二，健全檔案管理制度。全面加強(qiáng)檔案管理，落實(shí)重要檔案閉環(huán)管理要求，建立完善的檔案查閱與借閱制度、檔案轉(zhuǎn)移接收制度等管理細(xì)則，不斷細(xì)化現(xiàn)行檔案管理制度對檔案轉(zhuǎn)遞和日常管理的硬性要求，切實(shí)防范檔案丟失、損毀以及偽造涂改等風(fēng)險(xiǎn)隱患。

第三，健全檔案檢查制度。把檔案的日常監(jiān)管納入基層檔案館考核工作的整體安排，與基層檔案館重點(diǎn)任務(wù)督查工作同步開展。可以通過信息化手段、視頻連線方式不定期抽查檔案館建設(shè)情況，每年年底對基層檔案館達(dá)標(biāo)建設(shè)情況考核評價(jià)。

第三，健全檔案清點(diǎn)制度。為加強(qiáng)館藏資料規(guī)范化管理，充分發(fā)揮館藏資料價(jià)值，應(yīng)當(dāng)定期組織開展館藏資料整理工作。在整理過程中，檔案館應(yīng)當(dāng)以規(guī)范化管理、便于利用為目的，嚴(yán)格按照圖書資料分類方法要求，對歷史遺留、未編號的老舊圖書、匯編資料、雜志和報(bào)紙以及近幾年接收的資料分類、排序、編號、排列和上架。同時(shí)，為方便管理利用，還要及時(shí)對圖書、報(bào)刊的排架做調(diào)整，為新的檔案資料預(yù)備足夠的空間。

4.定期組織開展省直單位檔案集中整理工作

為加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，確保文件材料收集齊全完整，提高歸檔質(zhì)量水平，省檔案館應(yīng)當(dāng)定期組織開展省直單位年度檔案集中整理工作。為做好檔案集中的整理工作，省檔案館應(yīng)當(dāng)提前下發(fā)工作通知，要求未完成本年度歸檔工作的單位積極報(bào)名，根據(jù)本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表收集文件材料，確保材料齊全完整。

同時(shí)，要求各省直單位檔案人員將本年度檔案帶到省檔案館集中整理，并由省檔案館業(yè)務(wù)骨干對省直單位檔案人員開展檔案整理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確檔案整理流程，發(fā)放《文書檔案整理方法》明白紙，確保檔案人員對相關(guān)事項(xiàng)應(yīng)知應(yīng)會。集中整理期間，省檔案館業(yè)務(wù)科工作人員必須全程跟進(jìn)、主動服務(wù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，手把手指導(dǎo)分類、編號、編目，全力搞好指導(dǎo)服務(wù)工作，確保歸檔文件質(zhì)量。通過檔案集中整理，相關(guān)工作人員能夠進(jìn)一步掌握檔案整理的業(yè)務(wù)流程，有效提升歸檔文件的整理質(zhì)量。在后續(xù)的工作實(shí)踐中，省檔案館應(yīng)當(dāng)繼續(xù)加強(qiáng)對省直單位年度歸檔工作的指導(dǎo)，不定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力，夯實(shí)省直單位檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，也為省檔案館檔案資料歸納與整理工作的優(yōu)化提供有力支持。

5.結(jié)合檔案資料與編研推動檔案服務(wù)升級

現(xiàn)階段，地方檔案館應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，強(qiáng)化服務(wù)意識，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，優(yōu)化服務(wù)方式，不斷提高檔案信息資源開放利用的水平，為社會各界提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)和編研成果。

首先，應(yīng)當(dāng)加速推動檔案館現(xiàn)有館藏存量文書檔案數(shù)字化率達(dá)到100%，依托檔案文件的數(shù)字化成果，提高檔案查詢利用工作效率，節(jié)省來訪群眾的等待時(shí)間；其次，利用某信公眾號以圖文介紹、小視頻等方式，對館藏檔案查詢范圍、線下查詢方式、線上平臺鏈接和檔案文化等開展宣傳講解，方便公眾查閱利用檔案；再次，全面接入“全國檔案查詢利用服務(wù)平臺”，充分利用“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，為公眾提供跨區(qū)域、跨層級的檔案查詢利用服務(wù)，滿足查閱利用工作新需求；最后，設(shè)定并踐行“第一時(shí)間制、首查責(zé)任制”等工作要求，與來訪群眾深入溝通交流，積極主動提供查檔線索，更新查檔指南、便民指引以及文明創(chuàng)建等標(biāo)識，添置電腦顯示雙屏、寄存儲物柜以及老花鏡等物品，不斷優(yōu)化政務(wù)服務(wù)軟硬件環(huán)境，提升群眾辦事的體驗(yàn)感和滿意度。

同時(shí)，地方檔案館還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步深入挖掘館藏資源，精心推出地方基本概況、地方政府工作報(bào)告匯編、檔案利用效益選編等多樣性的編研資料，分別詳細(xì)介紹地方的歷史沿革、地域文化、資源環(huán)境等市情市貌。全方位、多視角展現(xiàn)長時(shí)間以來地方在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會建設(shè)等多方面的生動實(shí)踐，用生動、翔實(shí)的文字回顧總結(jié)地方檔案資源開發(fā)利用成果。需要注意的是，在檔案編研期間，必須切實(shí)堅(jiān)持“注重實(shí)際，貼近現(xiàn)實(shí)，立足實(shí)用，講求實(shí)效”的選題原則，以此保證編研成果具有一定的地方特色和史料價(jià)值。在后續(xù)的工作中，地方檔案館還應(yīng)當(dāng)持續(xù)提高檔案資源利用服務(wù)水平，深入挖掘館藏檔案優(yōu)質(zhì)資源，編研出版檔案文化精品，打造具有地方特色的檔案文化盛宴。

四、總結(jié)

綜上所述，在當(dāng)前的檔案館工作中，需要切實(shí)落實(shí)對檔案管理策略、手段的更新，更好應(yīng)對檔案館在現(xiàn)階段面對的工作新要求與挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)管理工作與時(shí)俱進(jìn)。在實(shí)踐中，通過引進(jìn)信息技術(shù)開展現(xiàn)代化的檔案資料管理工作、加強(qiáng)基層檔案管理人員的計(jì)算機(jī)基本技能培訓(xùn)、著力推行檔案管理的制度化發(fā)展、定期組織開展省直單位檔案集中整理工作、結(jié)合檔案資料與編研推動檔案服務(wù)升級等策略，提升了檔案資料歸納與利用質(zhì)量，推動了檔案館工作的升級。

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（作者單位：漢濱區(qū)檔案史志館）

作者簡介：鄺小麗（1982—），女，漢族，陜西安康人，本科，中級，研究方向：檔案管理。