摘 要：信息時(shí)代，現(xiàn)代化的信息手段應(yīng)用到各領(lǐng)域，提高了人們的工作效率，檔案領(lǐng)域也不例外。流動(dòng)人員檔案作為較為特殊、管理起來難度較大的一類檔案，更加應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，開展信息化管理。當(dāng)前，已有許多學(xué)者將流動(dòng)人員人事檔案信息化領(lǐng)域作為研究方向，對(duì)于社會(huì)和個(gè)人都意義重大。文章將歸納眾多學(xué)者的研究成果，結(jié)合筆者的觀點(diǎn)與實(shí)際調(diào)研展開論述。從現(xiàn)狀、挑戰(zhàn)到對(duì)策分別詳細(xì)分析流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的具體可實(shí)施性。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；人事檔案；信息化

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

隨著社會(huì)城市化進(jìn)程不斷加快，新時(shí)代的科技、經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展。在各行各業(yè)對(duì)于人才的需求不斷加大的同時(shí)，自主擇業(yè)不斷開放，人們傾向于去往不同地區(qū)發(fā)展，追求更光明的未來和更好的生活條件。由于高校擴(kuò)招而產(chǎn)生的高校畢業(yè)生比例增大、員工被取消錄用或被開除、人員被私企或社會(huì)組織錄用、自由職業(yè)人員、出國人員等情況的出現(xiàn)使得流動(dòng)人員增多。而人事檔案作為對(duì)于個(gè)人來說最重要的檔案，記載著一個(gè)人的全部經(jīng)歷和學(xué)歷情況、思想政治狀況以及獎(jiǎng)懲記錄。人事檔案是一個(gè)人工作的憑證和生活的依據(jù)，關(guān)系到每個(gè)人的切身利益，具有最真實(shí)、最可靠、最具有憑證和參考價(jià)值的屬性。而以上諸多人員的復(fù)雜流動(dòng)去向使當(dāng)前的檔案管理模式已無法適應(yīng)新時(shí)代的需求，勢(shì)必給傳統(tǒng)、陳舊的流動(dòng)人員人事檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。身處科技時(shí)代與大數(shù)據(jù)背景下，信息化的人事檔案管理模式可以保證流動(dòng)人員的檔案隨著信息更新的同時(shí)合理流動(dòng)，流動(dòng)人員人事檔案信息化可以在現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐下為流動(dòng)人員提供更加便利、優(yōu)越的服務(wù)可能性，更好地保障流動(dòng)人員的合法權(quán)益。

一、數(shù)據(jù)來源

1.流動(dòng)人員人事檔案信息化論文統(tǒng)計(jì)分析

本文通過網(wǎng)絡(luò)檢索的方式，對(duì)權(quán)威網(wǎng)站全盤檢索。包括中國知網(wǎng)CNKI、萬方學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫以及維普期刊全文數(shù)據(jù)庫等幾個(gè)權(quán)威網(wǎng)站，以“流動(dòng)人員人事檔案信息化”作為檢索關(guān)鍵詞精確檢索，合計(jì)檢索出 336篇相關(guān)論文。鎖定檔案學(xué)及博物館領(lǐng)域，限定年限為2018年～2022年最新研究成果，限論文分布數(shù)量如圖1所示，最終篩選33篇高質(zhì)量切合主題的文獻(xiàn)。

2.出版機(jī)構(gòu)與著者統(tǒng)計(jì)

其中，云南大學(xué)、黑龍江大學(xué)、上海大學(xué)、湖北大學(xué)、西南林業(yè)大學(xué)、中國人民大學(xué)、西北大學(xué)、四川農(nóng)業(yè)大學(xué)、北京科技大學(xué)、廣西大學(xué)、鄭州大學(xué)以及華東政法大學(xué)等高校是本學(xué)科領(lǐng)域的核心出版機(jī)構(gòu)，如圖2所示。與此同時(shí)，越來越多的人才服務(wù)中心也將流動(dòng)人員人事檔案信息化作為研究重點(diǎn)，如福建省建筑人才服務(wù)中心、張家口市崇禮區(qū)人力資源管理中心、東豐縣人力資源和社會(huì)服務(wù)中心以及廣州市花都區(qū)人才交流中心等機(jī)構(gòu)也開始順應(yīng)時(shí)代變化，將信息化進(jìn)程應(yīng)用到流動(dòng)人員人事檔案管理中?？梢?，流動(dòng)人員人事檔案信息化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，雖然傳統(tǒng)的管理方式在基層單位理論上可行，但早已不適用于高效、便捷化的管理。

查看相關(guān)文獻(xiàn)的作者分布可以發(fā)現(xiàn)（如圖3所示），中國人民大學(xué)的黃霄羽教授、廣西大學(xué)的胡峰教授、云南大學(xué)的李忠峪教授、華東政法大學(xué)的黃穎教授以及安徽大學(xué)的吳正鵬教授等學(xué)術(shù)人才與眾多人才服務(wù)中心的人員，將流動(dòng)人員人事檔案信息化都作為自己的學(xué)術(shù)理論研究，為流動(dòng)人員人事檔案信息化領(lǐng)域做出了積極的貢獻(xiàn)。

二、研究背景與研究現(xiàn)狀

近年來，我國政治經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，有關(guān)人事檔案管理的制度、政策、模式、環(huán)境以及技術(shù)等方面都發(fā)生了較大的改革。政府將傳統(tǒng)人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒖萍即髷?shù)據(jù)方式來管理政務(wù)，通過辦公軟件自動(dòng)化的普及提高辦事的行動(dòng)效率，也增加了政務(wù)公開性和透明度。隨之而來的信息化時(shí)代也影響著流動(dòng)人員人事檔案管理工作，在一定程度上也為各部門的紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型提出了新要求。

1.國外研究現(xiàn)狀

關(guān)于流動(dòng)人員人事檔案信息化管理方面，我國學(xué)者對(duì)國外的人事檔案管理信息化方面早有研究。徐穎在其論文中提到，諸如美國、瑞士、加拿大和澳大利亞等國家開展的比較早，他們的人事檔案已經(jīng)基本完成了信息化建設(shè)，無論是從內(nèi)容層面的檔案文本，還是從形式的檔案管理模式都已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。尤其是美國的人事檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)特點(diǎn)尤為突出，不僅實(shí)現(xiàn)管理模式的突破與創(chuàng)新，還采用先進(jìn)的縮微技術(shù)存儲(chǔ)檔案信息，實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化，能夠隨時(shí)滿足人們對(duì)人事檔案的查取需求。

2.國內(nèi)研究現(xiàn)狀

近年來，我國政府部門越來越重視流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化建設(shè)。2014年，中共中央組織部、人力資源和社會(huì)保障部等五部門聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作》，通知中明確提出信息化是流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的重要手段和發(fā)展方向。但是，由于種種原因，我國關(guān)于流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的政策還沒有被廣泛落實(shí)。經(jīng)研究眾多專家學(xué)者的論文后，筆者歸納出以下幾點(diǎn)關(guān)于我國流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀。

（1）重視程度不夠，導(dǎo)致人員專業(yè)能力不高

不論是從用人單位還是從政府機(jī)關(guān)來看，我國多數(shù)流動(dòng)人員人事檔案工作存在重視程度不足的現(xiàn)象。某些企業(yè)，尤其是小型私企對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的重視程度更低，在管理理念老舊的情況下，有的工作人員不僅要完成本來的業(yè)務(wù)工作，還要身兼數(shù)職，兼管流動(dòng)人員人事檔案工作。另外，由于對(duì)員工培訓(xùn)不充足，某些員工即使想要負(fù)責(zé)流動(dòng)人員人事檔案管理工作，也不具備相應(yīng)的技術(shù)能力，無法熟練操縱信息化設(shè)備。同時(shí)，依安縣人才服務(wù)中心的周忠生認(rèn)為，目前，以依安縣為例的中小型縣、鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)還沒有對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息化管理重視起來，這在一定程度上會(huì)使人事檔案信息化發(fā)展速度受到限制，使之無法與信息現(xiàn)代化相適應(yīng)，也會(huì)使用人單位難以得到真正的人才。

（2）管理缺乏規(guī)范性

將流動(dòng)人員人事檔案規(guī)范化管理，能夠最大程度地發(fā)揮其作用，實(shí)現(xiàn)資源共享。但是，現(xiàn)階段某些企事業(yè)單位仍然采用原先陳舊的管理方式。部分人員在變更單位或離開工作崗位后其人事檔案往往仍然保留在用人單位，但用人單位不具備信息化管理方式，保留的紙質(zhì)檔案最終會(huì)導(dǎo)致在隨著人員流動(dòng)的過程中丟失或損壞。

（3）管理缺乏時(shí)效性

流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)該伴隨個(gè)人始終，很多人員因?yàn)檎{(diào)動(dòng)情況或者外派無法及時(shí)更新個(gè)人的檔案信息，導(dǎo)致新單位接收不到人事檔案，又給舊單位增加了保管壓力。這些情況也是因?yàn)楦髌笫聵I(yè)單位對(duì)于人事檔案的信息化程度有差異所導(dǎo)致的，很多流動(dòng)人員輾轉(zhuǎn)多地尋找自己的檔案，最終發(fā)現(xiàn)自己的檔案由于沒有及時(shí)更新，還保留在最初的單位，不僅白白浪費(fèi)了時(shí)間，還錯(cuò)過了很多找到工作的機(jī)會(huì)。

三、流動(dòng)人員人事檔案信息化面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案信息過于分散

流動(dòng)人員自身的流動(dòng)性、分散性特點(diǎn)決定了流動(dòng)人員人事檔案也是動(dòng)態(tài)變化的。流動(dòng)人員在流動(dòng)過程中檔案可能會(huì)在收集、整理、保管以及利用的某一環(huán)節(jié)中不知所蹤，最終造成人檔分離的結(jié)果。就算有檔案意識(shí)的人想要轉(zhuǎn)遞交接自己的人事檔案，也會(huì)因?yàn)榭缧袠I(yè)、跨地區(qū)，信息做不到充分共享而增加了轉(zhuǎn)遞檔案的難度。

2.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)不足

基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施是開展流動(dòng)人員檔案信息化工作的基礎(chǔ)條件。目前，高科技的信息化設(shè)備對(duì)于檔案信息化進(jìn)程起著不可忽視的作用，即使具備了高素質(zhì)、創(chuàng)新型人才，沒有設(shè)備上的支持信息化也難以實(shí)現(xiàn)。計(jì)算機(jī)作為最終電子檔案顯示器，掃描儀作為紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為電子檔案的介質(zhì)，打印機(jī)作為提供利用的復(fù)現(xiàn)，都是必不可少的基礎(chǔ)設(shè)備。同時(shí)，管理部門還未出臺(tái)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)地區(qū)的軟硬件設(shè)備設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)不一致，也給信息化進(jìn)程帶來了挑戰(zhàn)。

3.缺乏法律規(guī)范的支持

健全的法律規(guī)范是流動(dòng)人員人事檔案信息化的有力保障。例如，山東省濱州市就業(yè)辦公室的李全喜與河北建筑工程學(xué)院的馬愛芝都認(rèn)為，即使國家制定了相應(yīng)的法律規(guī)范，但由于各地區(qū)的實(shí)際情況與信息化基礎(chǔ)水平不同，所以，各地區(qū)還是有必要制定有針對(duì)性、有目的性、有個(gè)性的法律法規(guī)來幫助本地區(qū)的人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化。但從目前看來，部分地區(qū)沒有相應(yīng)的法律法規(guī)來規(guī)范檔案信息化的安全性、可靠性和真實(shí)性。

四、流動(dòng)人員人事檔案信息化相關(guān)問題的對(duì)策

1.加大資金支持

政府應(yīng)該對(duì)檔案信息化重視起來，在財(cái)政預(yù)算中納入這部分資金，以達(dá)到流動(dòng)人員利用檔案的便利性、企業(yè)需求員工檔案的及時(shí)性、學(xué)校和社會(huì)人才部門對(duì)于檔案管理壓力減小的目的。筆者認(rèn)為，應(yīng)該加大資金對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的投入，各地區(qū)的政府、企業(yè)和用人單位最好使用可以共通適配一體化計(jì)算機(jī)以及掃描儀設(shè)備，從而可以保證信息共享順利，并及時(shí)為流動(dòng)人員隨時(shí)調(diào)取檔案提供便利，還可以及時(shí)溯源，查清個(gè)人檔案流動(dòng)到了哪個(gè)環(huán)節(jié)步驟。此外，加大資金支持還可以應(yīng)用于培養(yǎng)人才方面，政府、企業(yè)等應(yīng)該利用資金開設(shè)人才培訓(xùn)班，避免一人多用，身兼數(shù)職的情況。

2.提高重視程度

只有提高了對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息化的重視，才可以保證相關(guān)機(jī)構(gòu)擁有相應(yīng)的能力實(shí)際操作，從而使檔案不會(huì)過于分散。筆者通過線上調(diào)研政府網(wǎng)站和政府公眾號(hào)發(fā)現(xiàn)，雖然基于全國范圍的流動(dòng)人員人事檔案信息化管理工作的重視程度還不夠充分，但是已經(jīng)有部分地區(qū)非常重視流動(dòng)人員人事檔案信息化工作，并出臺(tái)相應(yīng)的政策支持流動(dòng)人員充分利用自己的人事檔案，使每個(gè)人的檔案都有跡可循。例如，福建省流動(dòng)人員人事檔案公共服務(wù)中心有專門的線上服務(wù)大廳可以提供電子檔案的流動(dòng)和轉(zhuǎn)遞服務(wù)；四川省人才交流中心提供了流動(dòng)人員人事檔案在四川省內(nèi)公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的線上互轉(zhuǎn)辦理流程，包括檔案轉(zhuǎn)出、接收辦理流程等十項(xiàng)具體流程圖；濟(jì)南市也提供了流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)的電話和網(wǎng)址，方便市民辦理。以上地區(qū)的檔案信息化都走在了全國前列，極具學(xué)習(xí)參考價(jià)值。

3.完善法律規(guī)范建設(shè)

流動(dòng)人員人事檔案信息化工作的順利開展依托法律法規(guī)的監(jiān)管，與時(shí)代相適應(yīng)的政策法規(guī)是信息化得以保障的基石。筆者認(rèn)為，身處信息時(shí)代應(yīng)制定關(guān)于安全性的信息化法規(guī)，在適應(yīng)信息化發(fā)展的同時(shí)，保證每個(gè)人的檔案不被泄露，增加大眾對(duì)檔案信息化的信任程度，放心地將自己的檔案流轉(zhuǎn)到大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)中。筆者對(duì)于保證信息化安全方面有三點(diǎn)技術(shù)提議：時(shí)間戳技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、XML封裝技術(shù)。同時(shí)，各個(gè)地方也應(yīng)制定因地制宜的地方性政策法規(guī)以及統(tǒng)一的信息化規(guī)范，從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)到掃描機(jī)掃描程序都應(yīng)有明確的規(guī)范，確保檔案信息化的一致性和可利用性。

五、研究展望

本論文著重討論了流動(dòng)人員人事檔案信息化的管理，偏向于政策、方案方面的研究。關(guān)于紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型道阻且長(zhǎng)，電子文件不只是數(shù)字化電子文件，還包含原生電子檔案。國外的流動(dòng)人員人事檔案都已經(jīng)做到全面電子化、信息化，從錄入開始就是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中實(shí)行，而我國大部分機(jī)構(gòu)還是把紙質(zhì)檔案通過利用計(jì)算機(jī)掃描變成電子檔案的方式實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案的信息化。希望后續(xù)學(xué)者在研究如何提高檔案信息化對(duì)策的同時(shí)，可以將部分精力放在如何使紙質(zhì)的流動(dòng)人員人事檔案變成原生的電子文件這一研究上。

六、結(jié)語

綜上所述，業(yè)內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為在流動(dòng)人口比例增多的社會(huì)背景以及科技快速發(fā)展的背景下，信息化融合發(fā)展，流動(dòng)人員人事檔案信息化應(yīng)成為主流趨勢(shì)。流動(dòng)人員人事檔案信息化不僅有利于政府、企業(yè)的檔案人員提高工作效率，還對(duì)準(zhǔn)確招攬人才意義重大。盡管信息化過程充滿挑戰(zhàn)，但各個(gè)地方也應(yīng)結(jié)合當(dāng)?shù)鼐唧w情況采取積極應(yīng)對(duì)措施，促使流動(dòng)人員的人事檔案能夠科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，以此推動(dòng)社會(huì)進(jìn)一步高效率發(fā)展。

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（作者單位：天津師范大學(xué)）作者簡(jiǎn)介：馬亍侗（2002—），女，漢族，河北石家莊人，本科，研究方向：檔案學(xué)。