摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代社會不可或缺的一部分。檔案管理信息化是指通過計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)等手段，對檔案信息展開采集、處理、存儲、檢索和傳播的一種管理模式。然而，在檔案管理信息化的過程中，安全和保密問題日益凸顯，給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，對檔案管理信息化的安全與保密研究具有重要的現(xiàn)實意義?；诖耍恼略跈n案管理信息化的安全與保密研究背景的基礎(chǔ)上，從多維度提出檔案管理信息化的安全與保密方案，以期促進檔案管理信息化工作順利開展。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；安全與保密方案

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、檔案管理信息化的安全與保密研究背景

1.社會研究背景

首先，是檔案管理信息化的普及和發(fā)展。隨著計算機技術(shù)的普及和應(yīng)用，越來越多的企事業(yè)單位、政府部門和社會組織開始采用信息化檔案管理系統(tǒng)，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。信息化檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理，方便用戶隨時隨地查詢和使用檔案信息。然而，隨著信息化檔案管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，檔案安全與保密問題日益突出；其次，是信息安全威脅的增加。在信息化時代，信息安全威脅呈現(xiàn)出多樣化、復(fù)雜化和隱蔽性的特點。黑客攻擊、病毒傳播、惡意軟件以及數(shù)據(jù)泄露等信息安全事件層出不窮，給檔案管理信息化帶來了嚴重的安全隱患。特別是對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，一旦被泄露，將造成無法挽回的損失；最后，是法律法規(guī)要求。為保障國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的安全，各國政府都制定了一系列關(guān)于信息安全和保密的法律法規(guī)。例如，我國實施了《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規(guī)，對信息安全和保密工作提出了明確的要求。因此，檔案管理信息化必須嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案的安全與保密。

2.問題研究背景

首先，系統(tǒng)安全問題。信息化檔案管理系統(tǒng)本身可能存在安全漏洞，容易受到黑客攻擊和病毒感染。此外，系統(tǒng)管理員的技術(shù)水平和安全意識也直接影響到系統(tǒng)的安全性。因此，加強系統(tǒng)安全防護，增強系統(tǒng)管理員的安全意識和技術(shù)水平是確保檔案安全與保密的重要措施；其次，數(shù)據(jù)安全問題。數(shù)據(jù)是檔案管理信息化的核心資源，數(shù)據(jù)安全直接關(guān)系到檔案的安全與保密。數(shù)據(jù)安全問題主要包括數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)篡改和數(shù)據(jù)丟失等。為了確保數(shù)據(jù)安全，需要采取有效的數(shù)據(jù)加密、備份和恢復(fù)等技術(shù)手段，并加強對數(shù)據(jù)的訪問控制和管理；最后，用戶安全問題。用戶是信息化檔案管理系統(tǒng)的主要使用者，用戶的安全意識和操作行為直接影響到檔案的安全與保密。因此，加強用戶安全教育和培訓(xùn)，增強用戶的安全意識和操作技能是確保檔案管理信息化安全與保密的重要途徑。

二、檔案管理信息化的安全與保密方案

1.高效性方案

檔案管理信息化安全與保密的高效性方案為企業(yè)提供了一種全新的檔案管理方式，有助于提高企業(yè)的工作效率和管理水平，降低檔案管理成本，提升企業(yè)競爭力。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理信息化將在企業(yè)管理中發(fā)揮越來越重要的作用。

（1）提高檔案信息的采集效率。檔案管理信息化通過采用先進的數(shù)據(jù)采集技術(shù)，如掃描、識別等，可以快速、準確地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，大幅提高了檔案信息的采集效率。同時，信息化檔案管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)多種數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換，方便企業(yè)開展數(shù)據(jù)的整合和共享。

（2）優(yōu)化檔案信息的存儲結(jié)構(gòu)。信息化檔案管理系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可以實現(xiàn)檔案信息的結(jié)構(gòu)化、標準化存儲，有利于提高檔案信息的檢索速度和準確性。此外，系統(tǒng)還可以實現(xiàn)檔案信息的自動分類、歸檔和索引，方便用戶快速找到所需信息。

（3）提高檔案信息的檢索效率。信息化檔案管理系統(tǒng)采用全文檢索技術(shù)，可以實現(xiàn)對檔案信息的高效檢索。用戶只需輸入關(guān)鍵詞，系統(tǒng)即可快速返回相關(guān)結(jié)果，大幅縮短了檢索時間。同時，系統(tǒng)還支持多條件組合檢索，滿足用戶多樣化的檢索需求。

（4）促進檔案信息的共享與利用。信息化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案信息的遠程訪問和共享，方便企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息交流和協(xié)作。此外，系統(tǒng)還可以實現(xiàn)檔案信息的多層次、多角度展示，幫助用戶全面了解檔案信息的價值。

2.準確性方案

（1）數(shù)據(jù)采集的準確性。在檔案管理信息化中數(shù)據(jù)采集是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。準確、完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)采集是保證檔案信息質(zhì)量的關(guān)鍵。通過采用先進的數(shù)據(jù)采集設(shè)備設(shè)施和技術(shù)，如掃描儀、數(shù)碼照相機等，可以有效提高數(shù)據(jù)采集的準確性。同時，通過對數(shù)據(jù)采集人員的培訓(xùn)和管理，確保數(shù)據(jù)采集過程中的操作規(guī)范和準確性。

（2）數(shù)據(jù)整理的準確性。數(shù)據(jù)整理是檔案管理信息化的重要環(huán)節(jié)，包括對采集到的數(shù)據(jù)開展分類、編碼和歸檔等工作。在數(shù)據(jù)整理過程中，需要遵循一定的規(guī)范和標準，如《檔案分類法》《檔案編碼規(guī)則》等，以確保數(shù)據(jù)整理的準確性。此外，通過采用先進的數(shù)據(jù)整理軟件，如電子檔案管理系統(tǒng)，可以提高數(shù)據(jù)整理的效率和準確性。

（3）數(shù)據(jù)存儲的準確性。數(shù)據(jù)存儲是檔案管理信息化的核心環(huán)節(jié)，涉及數(shù)據(jù)的保存和備份。在數(shù)據(jù)存儲過程中，需要選擇合適的存儲介質(zhì)和存儲方式，如硬盤、光盤和云存儲等，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時，需要定期檢查和維護存儲的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。

（4）數(shù)據(jù)檢索的準確性。數(shù)據(jù)檢索是信息化檔案管理的重要功能，涉及用戶對檔案信息的查詢和利用。在數(shù)據(jù)檢索過程中，需要建立完善的檢索系統(tǒng)和檢索策略，如關(guān)鍵詞檢索、分類檢索和全文檢索等，以提高數(shù)據(jù)檢索的準確性和效率。此外，通過對檢索結(jié)果的分析和評價，可以不斷優(yōu)化檢索系統(tǒng)和檢索策略，進一步提高數(shù)據(jù)檢索的準確性。

3.安全性

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代企事業(yè)單位、政府部門和各類社會組織不可或缺的重要組成部分。檔案管理信息化是指通過計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案信息開展采集、處理、存儲、檢索、利用和傳播的一種管理模式。在這種模式下，檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到了極大提高，同時，也帶來了一系列的安全性問題。檔案管理信息化的安全性主要表現(xiàn)在明確信息安全責(zé)任、運用信息安全技術(shù)、培養(yǎng)信息安全意識和開展信息安全審計等方面。在檔案管理信息化工作中，各級檔案管理部門和檔案管理人員要充分認識到信息安全的重要性，切實加強信息安全管理，確保檔案信息的安全。

（1）信息安全風(fēng)險的分類。檔案管理信息化過程中，檔案信息的存儲、傳輸和處理都是基于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得檔案信息面臨著來自網(wǎng)絡(luò)的各種安全威脅。例如，黑客攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)崩潰等，都可能導(dǎo)致檔案信息的丟失、被篡改或者破壞，給檔案管理工作帶來嚴重的損失。因此，必須讓各級檔案管理部門和檔案管理人員充分了解具體的信息安全風(fēng)險，確保檔案管理信息化的安全性與保密性。

（2）明確信息安全責(zé)任。在檔案管理信息化中，信息安全責(zé)任是非常明確的。各級檔案管理部門和管理人員都要嚴格遵守國家有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，切實履行好信息安全管理的職責(zé)。同時，檔案管理部門還要建立健全信息安全管理制度，加強對檔案信息安全工作的監(jiān)督和檢查，確保檔案信息的安全。

（3）運用信息安全技術(shù)。為保障檔案管理信息化的安全性，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用是必不可少的。例如，通過加密技術(shù)對檔案信息加密存儲，可以有效防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改；通過防火墻技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)展開防護，可以有效抵御外部網(wǎng)絡(luò)攻擊；通過備份技術(shù)對檔案信息定期備份，可以有效防止因系統(tǒng)故障等原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)丟失。

（4）培養(yǎng)信息安全意識。在檔案管理信息化中，檔案管理人員的信息安全意識是非常重要的。只有具備高度的信息安全意識，才能在日常工作中時刻保持警惕，及時發(fā)現(xiàn)和防范各種信息安全風(fēng)險。因此，檔案管理部門要加強對檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，增強他們的信息安全意識和技能水平。

4.便捷性方案

檔案管理信息化是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對企業(yè)的各類檔案展開采集、整理、存儲、檢索、利用和保護，從而實現(xiàn)檔案管理的高效、便捷和安全。

（1）提高檔案管理效率。信息化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對檔案的快速檢索和查詢，大幅提高了檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要人工開展檔案的分類、編號和歸檔等工作，耗時耗力，且容易出現(xiàn)遺漏和錯誤。而信息化檔案管理系統(tǒng)可以自動完成這些工作，節(jié)省了大量的人力和時間成本。

（2）實現(xiàn)檔案資源共享。信息化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化共享，使得企業(yè)內(nèi)外部人員可以隨時隨地訪問和使用檔案資源，不僅可以提高工作效率，還可以避免因檔案資源的重復(fù)建設(shè)和浪費而產(chǎn)生的經(jīng)濟損失。

（3）保障檔案信息安全。信息化檔案管理系統(tǒng)采用先進的加密技術(shù)和安全防護措施，確保檔案信息的安全。傳統(tǒng)的檔案管理方式容易受到火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害的影響，同時，也容易遭受人為破壞和盜竊。而信息化檔案管理系統(tǒng)可以通過備份、恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全和完整。

（4）便于檔案的長期保存和利用。信息化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對檔案的長期保存和有效利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到褪色、破損和潮濕等因素的影響，導(dǎo)致檔案的保存期限有限。而信息化檔案管理系統(tǒng)可以數(shù)字化處理檔案，實現(xiàn)對檔案的長期保存和無損利用。

5.可追溯性方案

在信息化檔案管理安全與保密系統(tǒng)中，可追溯性是其核心作用之一，它對于提高檔案管理效率、保障檔案信息安全以及維護企業(yè)利益具有重要意義。

（1）數(shù)據(jù)來源可追溯。信息化檔案管理安全與保密系統(tǒng)可以記錄檔案信息的采集、整理、歸檔等全過程，確保檔案信息的來源可靠、準確無誤。通過對檔案信息的全流程管理，可以追溯到檔案的原始狀態(tài)，為檔案的真實性和完整性提供有力保障。

（2）數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)可追溯。信息化檔案管理安全與保密系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和共享，確保檔案信息在企業(yè)各部門之間的順暢流轉(zhuǎn)。同時，系統(tǒng)可以記錄檔案信息的流轉(zhuǎn)過程，包括流轉(zhuǎn)時間、流轉(zhuǎn)人員以及流轉(zhuǎn)目的等信息，實現(xiàn)檔案信息的全程追溯。

（3）數(shù)據(jù)操作可追溯。信息化檔案管理安全與保密系統(tǒng)可以實現(xiàn)對檔案信息的操作權(quán)限控制，確保只有授權(quán)人員才能對檔案信息展開查看、修改和刪除等操作。系統(tǒng)會記錄操作人員的基本信息和操作行為，以便在出現(xiàn)問題時追溯和追責(zé)。

（4）數(shù)據(jù)安全可追溯。信息化檔案管理安全與保密系統(tǒng)可以實現(xiàn)對檔案信息的安全保護，防止未經(jīng)授權(quán)的人員對檔案信息展開非法訪問、篡改和泄露等行為。系統(tǒng)會記錄安全事件的發(fā)生時間、發(fā)生地點和涉及人員等信息，以便安全事件的追溯和處理。

6.可持續(xù)性方案

檔案管理信息化是指通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化的管理，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。企業(yè)要實現(xiàn)檔案管理信息化順利開展，需要關(guān)注信息資源的可持續(xù)利用、信息技術(shù)創(chuàng)新的可持續(xù)推動、信息安全的可持續(xù)保障、信息資源共享的可持續(xù)推進和信息服務(wù)的可持續(xù)優(yōu)化等方面，不斷優(yōu)化和完善檔案管理工作。

（1）信息資源的可持續(xù)利用。信息化檔案管理安全與保密的核心是實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，從而使得檔案信息能夠長期保存、易于檢索和共享。這種數(shù)字化的檔案信息資源具有很高的可持續(xù)利用價值，可以為企業(yè)提供持續(xù)的知識支持和決策依據(jù)。同時，數(shù)字化的檔案信息還可以通過網(wǎng)絡(luò)展開遠程訪問，方便企業(yè)員工隨時隨地獲取所需信息，提高工作效率。

（2）信息技術(shù)創(chuàng)新的可持續(xù)推動。信息化檔案安全與保密管理的發(fā)展離不開信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新。隨著信息技術(shù)的不斷進步，新的技術(shù)手段和方法不斷涌現(xiàn)，為檔案管理信息化提供了更多的可能性。例如，云計算、大數(shù)據(jù)以及人工智能等新興技術(shù)的應(yīng)用，可以為檔案管理安全與保密工作帶來更高的效率和更好的服務(wù)質(zhì)量。因此，企業(yè)需要關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展動態(tài)，及時引入新技術(shù)，以保持檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)創(chuàng)新。

（3）信息安全的可持續(xù)保障。信息安全與保密是檔案管理信息化的重要保障。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息安全問題日益突出，企業(yè)需要建立健全信息安全管理體系，確保檔案信息的安全，包括加強信息安全意識培訓(xùn)，增強員工的信息安全防范意識；建立完善的信息安全制度，規(guī)范信息操作行為；采用先進的信息安全技術(shù)，提高信息安全防護能力等。

三、結(jié)論

綜上所述，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代社會的重要特征。在各個領(lǐng)域，信息技術(shù)的應(yīng)用都取得了顯著的成果，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。然而，信息化的發(fā)展也帶來了一系列的問題，尤其是在檔案安全與保密管理方面。檔案是國家機關(guān)、企事業(yè)單位和個人在工作、生產(chǎn)和生活中形成的具有保存價值的各種文字、圖表和圖像等資料的總稱。檔案安全與保密管理是保障國家安全、社會穩(wěn)定和公民權(quán)益的重要手段。因此，研究信息化檔案安全與保密管理具有重要的現(xiàn)實意義。

參考文獻：

[1]郭婷婷，曹宏芳，賈寬波.檔案保密管理與信息安全保護策略的研究與實踐[J]. 建筑工程與設(shè)計，2023，2（9）.

[2]劉 青，戚九龍.淺析我國檔案管理與信息化發(fā)展的現(xiàn)狀與思考[J].檔案記憶，2023（10）：61-63.

[3]石麗靜.信息化視閾下檔案管理工作存在問題及改進措施研討[J].蘭臺內(nèi)外，2023（29）：7-9.

[4]丁艷波.大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新思路[J].國際公關(guān)，2023（19）：146-148.

[5]陶 榮.檔案信息安全保密系統(tǒng)V1.0.重慶市，重慶宏嶺工程咨詢有限公司，2022-06-30.

[6]謝春霞.淺談數(shù)字信息化時代數(shù)字檔案與保密工作[J].云南檔案，2020（12）：42-43+49.

[7]王建英，齊永真.加強檔案管理安全保密以及信息化檔案管理的思考[J].電腦知識與技術(shù)，2019，15（15）：56-57+65.

（作者單位：商丘醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校）

作者簡介：張楠（1989—）女，漢族，河南永城人，碩士研究生，講師，研究方向：檔案管理。