徐韓平 李靖珺 杜 倩 郭瑜霞 呂晨航
東陽市中醫(yī)院 浙江東陽 322100
中藥飲片(以下簡稱飲片)由于品類、基源、炮制方法、影響價格的因素多,成為批發(fā)、使用單位的品控難點,本研究回顧分析本院2017~2021 年的采購成本與品控情況,通過推行PDCA循環(huán)法,使得成本控制與質量提升取得一定效益,提出與同行探討。
影響飲片質量的主要原因是[1]:①中藥多產地,多基源。②各飲片廠加工參照標準不同,內控、操作細則各有特色。③藥材采購與飲片使用單位的采購、驗收人員專業(yè)水平參差不齊,疏于驗收與質量把控。④未形成自己單位的質控標準,貨隨市場走,特別是中藥材市場價格變動較大時,質量變化起伏較大。⑤采購詢價機制不嚴謹,主觀隨意性大,致質量不穩(wěn)定。⑥缺少對供應商和自身的有效監(jiān)督管理機制,對供應商考核評估、制約不足。因此導致飲片采購、使用中規(guī)格等級等質量因素不穩(wěn)定,影響采購成本與臨床的療效。
經過梳理本單位2015~2017 年的采購數據,分析供貨價格及質量評估,就存在的問題,制定飲片使用標準,增加驗收人員、加強驗收復核,拍照留存資料的監(jiān)管方式改革,對詢價采用逢采必詢、帶樣采購、比價采購、帶樣帶量定制、增刪供應商等組合使用,規(guī)范采購、驗收過程,提升飲片質量,保持飲片穩(wěn)定性,降低百元銷售收入的采購成本,以保持飲片優(yōu)質穩(wěn)定。
3.1 人員與供應商的調整:在2015~2017 年期間,倉庫管理員只有一人,日常倉貯養(yǎng)護收發(fā)貨物兼驗收;采購與驗收在質量把控上脫節(jié),由于工作量大,倉管員驗收貨物的質量及數量流于形式,部分供應商存在一些不良行為,導致因疏于驗收與退貨,少斤缺兩與低限量包裝等常發(fā)生。經分析歸納此3 年各供應商供貨數據,于2018~2020 年先后引進4 家本地生產、批發(fā)企業(yè),2018年4 月調整人員并增加一人,加強庫管與驗收。根據供應商供貨的數量與質量、退貨次數、金額等進行考核,淘汰3家劣勢供應商。
3.2 調整采購詢價模式:2015~2017 年間,采購員對采購量分配缺乏分量依據與考核機制;只有2/3采購量詢價,過程欠規(guī)范。2018年4月開始,詢價采用微信發(fā)詢價單,供應商發(fā)報價文件傳真至單位辦公室,等收齊后由科主任一起參與價格初選,同時繼續(xù)采用帶樣詢價采購:待供應商寄樣品到齊后,由中藥房,分管領導,院監(jiān)人員參與選貨,選中后定3 個月的量,后因憑外包裝上的標簽可判斷樣品歸屬,改為全部倒出裝入統一塑料袋進行編號的雙盲選擇,并增加頻次與品種數,但因市場價格變動較大,供應商難以據報價時的價格持續(xù)供貨,以及工作量大,參與人員專業(yè)水平不齊,未能系統掌握飲片優(yōu)劣判斷依據,效益低而廢棄。改為小帶樣比價采購,即根據詢價情況,價格相近或較大時,由供應商提供樣品,據貨品情況由倉庫,采購3 人討論決定,主任參與,同時圖片留存?zhèn)洳椤?/p>
在調整帶樣詢價時,于2020 年開始嘗試啟用帶樣品帶量定制與逢采必詢組合的方法,確定某品種所用規(guī)格、產地、等級,用上一年用量與供應商帶量與標準進行議價。如山藥,確定用懷山藥,頂切圓片,直徑2.0~3.0cm 規(guī)格,以一年用量進行議價,供應商報底價,供需雙方議價后確定同等條件優(yōu)先,而后每次采購與其他待采飲片一起參與詢價,以確定市場價格變動的靈活性,在保證規(guī)格等級產地炮制方法等固定的同時,采購價明顯降低、質量持續(xù)提升。逢采必詢,至2021 年2 月全部品種詢價競爭,增加內控標準的品種,完善詢價與監(jiān)督記錄。
3.3 確定工作標準:飲片的生產依據是歷版《中華人民共和國藥典》(下簡稱藥典)和2015版《浙江省中藥炮制規(guī)范》。①確定加工方法:對因加工方法不同引起的性狀差異的品種進行固定,如姜半夏、龍骨、生石膏等。②確定產地、品種:因產地、基源品種不同,性狀差異較大的品種,予以固定,如棄用溫山藥,用道地價高的懷山藥,不用關黃柏,用黃柏等。③確定產品規(guī)格等級,如山藥必選直徑在2.0~3.0cm頂切圓片,枸杞子180粒以上規(guī)格,太子參選120粒以上,黃芪直徑在0.8cm以上,蜈蚣15cm等。
3.4 加強監(jiān)管:①倉庫驗收:配備2 個經驗豐富人員,設置校驗復核。產品入庫時,或二選一、小帶樣選擇產品,均由采供人員拍圖留存。②詢價:報價單傳真至單位辦公室,可規(guī)避詢價中的串聯。③選定復核:詢價選定后由科主任審核。
3.5 調整供應商:引入4家省內飲片生產企業(yè)、批發(fā)企業(yè),剔除3家量不大、供貨不及時、退貨率高的企業(yè)。
分析本單位2015~2017 年數據及采購驗收情況,用3 年時間分步采用PDCA 循環(huán)法,收集、統計、分析、PDCA 循環(huán)后,飲片采購的質量與百元銷售收入的采購成本以及質量變化。
4.1 計劃(P):①分析影響質量的因素:多產地,多來源的植物多樣性,加工參照的標準各有特色,驗收、采購人員專業(yè)水平不等,內控標準缺失,采購詢價機制不嚴謹,缺少對自身的有效管理監(jiān)督機制,對供應商考核評估制約不足。②計劃制定:分析可能影響飲片采購質量與成本,對采購驗收進行改革,原先供應商均已供貨多年,已了解本單位的品控,引入三家省內飲片生產企業(yè)與一家批發(fā)企業(yè)參與競爭,執(zhí)行逢采必詢原則,詢價中價格與質量并行,進行比較后確定,取消對本地企業(yè)特殊照顧,對年用量較大的品種,采用帶量定制加詢價采購相結合的采購方式。
4.2 驗收質量(D):①驗收與準備:確定使用飲片的規(guī)格等級、產地、炮制加工工藝、驗收項目、重點關注內容,飲片名稱,規(guī)格等級,配送商、下單數量等各項內容。②現場驗收:在確保飲片質量驗收的前提下,驗收人員仔細核對下單數量與配送數量,對質量規(guī)格等級進行驗收,二人參與。驗收完成后由采購人員拍照留存。當配送數量、質量與計劃不一致,或質量規(guī)格、價物不符時,分析原因,及時反饋并記錄相關項目,如品名,規(guī)格,產地,生產單位,配送單位,質檢報告,合格證明,數量裝量,配送服務質量等內容,并作為供應商的考核依據。
4.3 監(jiān)測(C):采購計劃、詢價發(fā)送、詢價選貨、發(fā)送采購指令、驗收、退貨等各環(huán)節(jié),均有科主任或另外人員予以監(jiān)管,對供應商的采購,退貨,采購成本,供貨及時性,送貨服務情況等均每月監(jiān)測,每季一次對供應商進行評估并反饋供應商,要求提交不足點的分析及整改,對服務質量不高,中標低的低效供應商予以清退。
4.4 改進與標準化(A):如何進一步改進,進入下一個PDCA 循環(huán)的問題,在計劃驗收中反映的問題,結合采購成本與質量,選出優(yōu)質供應商,作為后續(xù)詢價中選擇的參考,對劣勢供應商謹慎選擇,分析詢價和驗收中出現的問題,提出解決方案,總結上一階段實施效果良好的措施,擬成標準化的規(guī)章制度和操作規(guī)程,運用到實際工作中持續(xù)下去。標準化的流程包括:中藥飲片采購制度,中藥飲片比價采購流程,中藥飲片帶樣采購制度與流程,中藥飲片驗收管理制度,中藥飲片儲存(養(yǎng)護)管理制度,中藥飲片供應商飲片質量評估管理細則。
5.1 經濟指標:與推進PDCA 循環(huán)法前相比,在提升飲片規(guī)格等級的同時,每年百元銷售收入的成本明顯下降,從改進前2017 年40.70,依此降為2018 年37.51,2019 年34.6,2020 年31.90,2021 年29.8(3 月1 日零售做價方式改革,取消成本考核),按照年銷售5000 萬計算,與改進前比較,4 年時間累計可以節(jié)省成本約1000萬,經濟價值高。因為政策變化2022 年開始執(zhí)行順加25%的做價后不再考核該項指標。
5.2 質量收益:通過本輪PDCA 循環(huán)法的持續(xù)改善,形成了本單位飲片使用的標準,確定一批飲片的產地、大小規(guī)格、加工、炮制方式,明確原植物來源,①大小規(guī)格:山藥,黨參,黃芪,懷牛膝,白芍(酒,生)羅漢果,蜈蚣,天龍;②異型片,次級片、藥屑等的限量品種:山藥,白術,防風;③產地:山藥,白術(生,炒),枸杞子;④炮制加工方式:白術,當歸,酒白芍,姜半夏(浙),滑石,⑤原植物來源:黃柏,紫草,肉蓯蓉。
在飲片采購驗收過程中,采用逢采必詢,帶量帶樣定制,小帶量比價等方式的詢價組合,擬定自己的飲片使用標準,加強驗收,做好記錄,完善供應商考核評估,采用PDCA循環(huán)法持續(xù)改進,可以有效的降低采購成本,提升、穩(wěn)定飲片質量,保障中藥療效。