作者簡介：蘇曦（1989—），男，漢族，山東鄄城人，碩士研究生，館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。

摘 要：隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理也逐漸向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型。文章分析了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的必要性，明確了事業(yè)單位實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的主要任務(wù)以及檔案數(shù)字化管理所面臨的挑戰(zhàn)，并提出了數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用策略，希望為事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的順利開展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；數(shù)字化應(yīng)用；路徑分析

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

數(shù)字化檔案管理是數(shù)字化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，其利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)等手段，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、處理、檢索和傳輸?shù)炔僮?，不僅增加了存儲空間量，還降低了工作量。隨著事業(yè)單位信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用也越來越廣泛，也是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的必要性

檔案數(shù)字化管理的必要性在于為事業(yè)單位提供了一種更為高效、可持續(xù)和安全的檔案管理方式。首先，紙質(zhì)檔案管理需要大量的物理儲存空間，不僅占用了辦公空間，還增加了租賃和維護(hù)成本。其次，紙質(zhì)檔案容易丟失或損壞，可能導(dǎo)致信息的不完整和不準(zhǔn)確。此外，檢索和共享紙質(zhì)檔案通常需要耗費大量的時間和人力資源，影響了工作效率。

數(shù)字化檔案管理通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子格式，解決了這些問題。首先，數(shù)字化檔案不再需要大規(guī)模的存儲空間，可以輕松保存在電子設(shè)備或云存儲中，降低了存儲成本。其次，可以備份和加密數(shù)字化檔案，提高了信息的安全性和可靠性。此外，數(shù)字化檔案可以通過關(guān)鍵詞檢索和全文搜索迅速定位所需信息，提高了信息的檢索效率，提供了更好的工作條件。最重要的是，數(shù)字化檔案還支持遠(yuǎn)程訪問和在線共享，有助于實現(xiàn)跨部門協(xié)作和信息共享，提高了工作效率和決策質(zhì)量。

二、事業(yè)單位實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的主要任務(wù)

事業(yè)單位要實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，需要完成一系列的主要任務(wù)。首先，建立合理的數(shù)字化檔案管理體系是關(guān)鍵，包括確定檔案的分類、命名規(guī)則、存儲結(jié)構(gòu)和權(quán)限管理，以確保數(shù)字檔案的有序管理和安全訪問；其次，機(jī)構(gòu)需要實行檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，包括掃描紙質(zhì)文件、轉(zhuǎn)化電子文檔格式、建立數(shù)字檔案庫等。這一過程需要高質(zhì)量的數(shù)字化設(shè)備設(shè)施和專業(yè)人員的支持。另外，事業(yè)單位還需要投資信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，以確保數(shù)字檔案的安全性和可用性，包括數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)、安全控制措施、網(wǎng)絡(luò)帶寬等方面的改進(jìn)。同時，制定檔案數(shù)字化管理的政策和流程也至關(guān)重要，包括審批流程、權(quán)限控制、保密措施、定期審計等方面的規(guī)定，以確保數(shù)字檔案合規(guī)管理。另一項關(guān)鍵任務(wù)是培訓(xùn)員工，使其熟悉數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的操作和規(guī)范。員工需要了解如何上傳、檢索、編輯和分享數(shù)字檔案，以確保數(shù)字化檔案系統(tǒng)的有效使用；最后，定期的維護(hù)和更新工作也是必要的，以保持?jǐn)?shù)字檔案系統(tǒng)的性能和安全性，包括清理過期數(shù)據(jù)、更新軟件和硬件設(shè)備設(shè)施，以持續(xù)改進(jìn)數(shù)字檔案管理流程。

三、事業(yè)單位實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理所面臨的挑戰(zhàn)

事業(yè)單位在實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理過程中面臨一系列挑戰(zhàn)。一是數(shù)字化轉(zhuǎn)換的成本問題是一個重要的挑戰(zhàn)。購置高質(zhì)量的數(shù)字化設(shè)備設(shè)施、軟件系統(tǒng)和信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施需要投入大量資金。同時，還需要在掃描、整理、上傳和維護(hù)數(shù)字檔案的工作中投入大量的人力，這些都需要資金的支持；二是數(shù)據(jù)安全和隱私問題。數(shù)字檔案可能包含敏感信息，如個人身份信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等，需要建立強(qiáng)大的安全控制措施，以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、數(shù)據(jù)被泄露或濫用。事業(yè)單位需要制定有效的政策和流程，以確保數(shù)字檔案的保密性和完整性；三是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和互操作性問題。不同的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可能使用不同的文件格式、命名規(guī)則和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式不兼容和數(shù)據(jù)遷移的問題，因此，需要在選擇數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)時考慮互操作性，并制定標(biāo)準(zhǔn)化的文件格式和數(shù)據(jù)交換協(xié)議；四是員工培訓(xùn)和接受新技術(shù)的能力。員工需要適應(yīng)新的數(shù)字化工作流程和工具，這可能需要時間和培訓(xùn)資源，管理團(tuán)隊需要鼓勵員工接受數(shù)字化變革，并提供支持和培訓(xùn)，以確保其能夠有效利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

四、數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用策略

1.制定數(shù)字化檔案管理政策和流程

制定數(shù)字化檔案管理政策和流程是確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)有效運行及其合規(guī)性的基礎(chǔ)步驟，這一策略需要根據(jù)事業(yè)單位的具體需求和情況定制，以滿足組織的要求。在政策中，可以規(guī)定檔案的創(chuàng)建與收集規(guī)定，明確所有新的文件和記錄必須在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中創(chuàng)建或收集，避免紙質(zhì)檔案的增加，促進(jìn)數(shù)字化管理的一致性。同時，必須確立清晰的分類和索引標(biāo)準(zhǔn)，包括標(biāo)準(zhǔn)的文件夾結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)字段和標(biāo)簽，以便將數(shù)字檔案組織和檢索文件命名規(guī)則統(tǒng)一規(guī)定，以確保文件能夠容易被識別和檢索。例如：規(guī)定文件名包括日期、文件類型和關(guān)鍵詞等信息。另外，政策還應(yīng)規(guī)定存儲和保留期限，明確數(shù)字檔案的存儲位置、備份策略和保留期限，有助于防止數(shù)據(jù)丟失和確保合規(guī)性。在權(quán)限控制方面要設(shè)定不同用戶對檔案的訪問和編輯權(quán)限，有助于確保數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護(hù)。此外，政策應(yīng)明確定義數(shù)字檔案的審批流程，包括文件的創(chuàng)建、修改、批準(zhǔn)和歸檔等，以確保檔案的合規(guī)性和可追溯性。同時，建立審計與監(jiān)控機(jī)制，追蹤訪問檔案痕跡，有助于防止濫用和維護(hù)合規(guī)性。還需要強(qiáng)調(diào)員工培訓(xùn)的重要性，確保員工了解政策和流程，并知道如何使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，有助于降低潛在的風(fēng)險，確保數(shù)字檔案的安全和有序管理。

2.選擇合適的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

選擇合適的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)對于事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理至關(guān)重要。這個過程需要綜合考慮多個因素，以確保最佳的系統(tǒng)選擇。第一，必須充分了解本單位的需求和目標(biāo)，包括單位的檔案規(guī)模、類型和復(fù)雜性以及對檔案管理的期望?；谶@些需求，可以制定系統(tǒng)選擇的標(biāo)準(zhǔn)。其中，系統(tǒng)的功能是一個關(guān)鍵方面，需要確定系統(tǒng)是否具有足夠的功能來滿足檔案管理需求，包括文件的創(chuàng)建、編輯、檢索、共享和歸檔等功能，系統(tǒng)還應(yīng)支持多種文件類型，如文本、圖像、音頻和視頻等，以滿足不同類型檔案的管理需求；第二，性能也是重要的考慮因素。系統(tǒng)的性能必須可以應(yīng)對大規(guī)模數(shù)字檔案的處理和存儲需求，確保高效的訪問和檢索速度，也包括系統(tǒng)的可用性和穩(wěn)定性，以確保數(shù)字檔案隨時可訪問；第三，系統(tǒng)的互操作性是另一個關(guān)鍵因素。系統(tǒng)應(yīng)該能夠與其他組織的系統(tǒng)相集成，以促進(jìn)數(shù)據(jù)共享和協(xié)作，對于跨部門、跨機(jī)構(gòu)的項目和信息共享至關(guān)重要；第四，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)必須具備強(qiáng)大的安全控制功能，包括數(shù)據(jù)加密、訪問權(quán)限控制、身份驗證和審計跟蹤，以確保檔案的機(jī)密性和完整性，特別是對于包含敏感信息的檔案，安全性必須放在首位；第五，可擴(kuò)展性也是一個重要的考慮因素。隨著單位的發(fā)展，檔案管理需求可能會不斷變化和擴(kuò)展，選擇系統(tǒng)時需要確保其具有足夠的可擴(kuò)展性，以適應(yīng)未來的需求；第六，資金預(yù)算也是一個關(guān)鍵考慮因素。選擇的系統(tǒng)必須在預(yù)算范圍內(nèi)，并能夠提供良好的性價比。

3.數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)

數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)在數(shù)字化檔案管理中至關(guān)重要，特別是當(dāng)檔案中包含敏感信息時。采取強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)安全措施是保護(hù)檔案安全和合規(guī)性的必要步驟。第一，數(shù)據(jù)加密是關(guān)鍵措施之一，對于存儲在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，采用強(qiáng)加密算法對數(shù)據(jù)加密，確保即使數(shù)據(jù)被非法訪問，也難以被解密，有助于保護(hù)數(shù)據(jù)的機(jī)密性和完整性；第二，訪問控制。系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)定明確的權(quán)限，以限制不同用戶對檔案的訪問和操作權(quán)限，只有授權(quán)的用戶才能訪問特定的檔案，這有助于防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和濫用。此外，多層次的權(quán)限控制可以確保不同級別的用戶具有適當(dāng)?shù)臋?quán)限，以適應(yīng)單位內(nèi)部的不同需求；第三，身份驗證是確保系統(tǒng)安全性的重要手段，確保用戶身份經(jīng)過驗證后才能訪問系統(tǒng)，可以通過用戶名和密碼、雙因素身份驗證、生物識別技術(shù)等方式來實現(xiàn)。強(qiáng)有力的身份驗證可以防止未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問系統(tǒng)；第四，定期備份數(shù)字檔案是防止數(shù)據(jù)丟失的關(guān)鍵步驟，包括本地備份和遠(yuǎn)程備份，以確保即使發(fā)生硬件故障或災(zāi)難，數(shù)據(jù)也能夠恢復(fù)；第五，員工培訓(xùn)也是數(shù)據(jù)安全的一部分，員工需要了解數(shù)據(jù)安全最佳實踐和政策，以確保使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)時不會引發(fā)安全問題。

4.建立有效的數(shù)據(jù)備份策略和災(zāi)難恢復(fù)計劃

建立有效的數(shù)據(jù)備份策略和災(zāi)難恢復(fù)計劃是確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的可用性和數(shù)據(jù)完整性的關(guān)鍵步驟。首先，數(shù)據(jù)備份策略應(yīng)該考慮不同類型的數(shù)據(jù)和其重要性，備份可以包括在本地服務(wù)器上的定期備份和在云存儲中的離線備份，以確保即使出現(xiàn)硬件故障或數(shù)據(jù)丟失，可以快速恢復(fù)數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)還應(yīng)具有版本控制，以便可以回溯到不同時間點的數(shù)據(jù)狀態(tài)；其次，定期的備份是重要的，但同樣重要的是恢復(fù)測試，其有助于提前發(fā)現(xiàn)潛在的問題，確保在需要時能夠順利恢復(fù)數(shù)據(jù)。另外，還應(yīng)制訂災(zāi)難恢復(fù)計劃，計劃中應(yīng)該包括應(yīng)對各種緊急情況的步驟和責(zé)任分配，以確保在災(zāi)難發(fā)生時能夠迅速而有效地恢復(fù)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)，計劃中應(yīng)該考慮不同類型的災(zāi)難，包括自然災(zāi)害、硬件故障及網(wǎng)絡(luò)攻擊等，并規(guī)定緊急聯(lián)系人和協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，以便在發(fā)生緊急情況時可以迅速采取行動；最后，與數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計劃相關(guān)的一項重要措施是數(shù)據(jù)的離線存儲，將備份數(shù)據(jù)存儲在離線媒體中，如磁帶或光盤，可以確保即使網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障或系統(tǒng)受到攻擊，備份數(shù)據(jù)也能夠安全保存，可以防止?jié)撛诘睦账鬈浖艋驍?shù)據(jù)被泄露?？傊?，數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計劃是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵組成部分，確保數(shù)據(jù)的可用性和完整性，策略和計劃需要經(jīng)過定期的審查和更新，以適應(yīng)不斷變化的威脅和需求，從而保障事業(yè)單位數(shù)字檔案的安全性和可持續(xù)性。

5.為人員提供數(shù)字化技術(shù)教育培訓(xùn)

通過教育和培訓(xùn)，可以使檔案管理人員更好地理解和掌握數(shù)字化技術(shù)，從而能夠更好地將這些技術(shù)應(yīng)用到實際工作中。第一，要明確培訓(xùn)的目標(biāo)和內(nèi)容，包括提高員工的數(shù)字化技術(shù)能力、了解數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作等，培訓(xùn)內(nèi)容可以包括計算機(jī)基礎(chǔ)操作、數(shù)字化掃描與識別、數(shù)據(jù)庫管理及信息安全等方面的知識；第二，根據(jù)培訓(xùn)目標(biāo)和內(nèi)容，制訂詳細(xì)的培訓(xùn)計劃，包括培訓(xùn)時間、地點、方式和師資力量等，并確保與實際工作需求緊密結(jié)合；第三，選擇具有豐富數(shù)字化技術(shù)知識和實際操作經(jīng)驗的師資力量，以確保員工能夠獲得高質(zhì)量的教育和培訓(xùn)，可以考慮邀請專業(yè)的數(shù)字化技術(shù)顧問或培訓(xùn)機(jī)構(gòu)來協(xié)助培訓(xùn)；第四，建立有效的培訓(xùn)反饋機(jī)制，以了解員工對培訓(xùn)的滿意度和實際效果，可以通過問卷調(diào)查、個別訪談等方式收集員工的反饋意見和建議，以便對培訓(xùn)計劃不斷改進(jìn)和優(yōu)化；第五，定期對數(shù)字化技術(shù)教育與培訓(xùn)的效果展開評估，并根據(jù)評估結(jié)果實行必要的調(diào)整和改進(jìn)，建議采取定期考核、實際操作檢驗等方式來了解員工的掌握程度和實際應(yīng)用情況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)。

6.探索持續(xù)改進(jìn)與性能監(jiān)測

定期檢查數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的性能，追蹤使用情況，并及時更新和優(yōu)化系統(tǒng)，以確保系統(tǒng)的高效性和可靠性。第一，性能監(jiān)測是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)持續(xù)改進(jìn)的基礎(chǔ)，通過定期檢查系統(tǒng)的性能，可以獲取關(guān)于系統(tǒng)運行狀態(tài)、效率、穩(wěn)定性以及可靠性的信息，不僅有助于判斷系統(tǒng)的當(dāng)前狀態(tài)，還能預(yù)測可能出現(xiàn)的問題，從而提前采取預(yù)防措施；第二，追蹤使用情況可以獲取關(guān)于系統(tǒng)使用頻率、用戶滿意度、系統(tǒng)各功能模塊使用情況等信息，有助于了解用戶的需求和習(xí)慣，以便根據(jù)實際情況優(yōu)化系統(tǒng)。例如，如果發(fā)現(xiàn)某個功能模塊的使用頻率非常高，那么這個模塊就是需要優(yōu)化的重點；第三，基于性能監(jiān)測和使用情況追蹤的結(jié)果，可以識別系統(tǒng)需要改進(jìn)的方面。例如，可能會發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的某些功能響應(yīng)時間過長、系統(tǒng)的某些模塊存在漏洞、某些操作流程過于復(fù)雜等問題。針對這些問題，可以制定相應(yīng)的改進(jìn)措施；第四，基于識別到的改進(jìn)機(jī)會，需要及時對系統(tǒng)更新和優(yōu)化，這可能涉及系統(tǒng)的各個層面，包括但不限于硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和用戶界面等，系統(tǒng)更新和優(yōu)化后，不僅有助于提升系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性，還能提升用戶的使用體驗感；第五，通過持續(xù)改進(jìn)和性能監(jiān)測，可以確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)始終保持高效性和可靠性，對于事業(yè)單位的日常運營至關(guān)重要，因為一個高效、可靠的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以大幅提升事業(yè)單位的工作效率和管理水平?？偟膩碚f，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的持續(xù)改進(jìn)與性能監(jiān)測是一個循環(huán)的過程，需要定期審查、追蹤、識別、更新和優(yōu)化等步驟，只有這樣才能確保系統(tǒng)始終保持最佳狀態(tài)，滿足事業(yè)單位不斷變化的需求。

五、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化檔案管理是事業(yè)單位信息化建設(shè)的重要組成部分，能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)和利用。目前，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理還面臨一系列挑戰(zhàn)，包括數(shù)字化程度、信息安全及人員素質(zhì)等，需要采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，如加強(qiáng)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建立完善的安全保障體系、提高人員素質(zhì)等，以推動事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理順利開展。

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（作者單位：鄄城縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位績效測評中心）