孫利凱
(作者單位:中國動物衛(wèi)生與流行病學中心)
近年來,預算管理一體化系統(tǒng)被應用于事業(yè)單位財務管理領(lǐng)域,成為推動財務管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵工具。預算作為事業(yè)單位財政收支的平衡手段,具有對財政稅收業(yè)務進行管控的重要功能。相較于傳統(tǒng)的財務管理辦法,預算管理一體化系統(tǒng)集預算編制、計劃與采購、決策與實施、財政收支以及績效控制于一體,實現(xiàn)了對預算管理全過程的動態(tài)管理與控制。這種系統(tǒng)化的管理方式為事業(yè)單位財務管理機制的推進和管理能力的提升提供了積極意義。
有利于提高財務管理效率。預算管理一體化系統(tǒng)能夠?qū)㈩A算編制、執(zhí)行、監(jiān)控和評估等環(huán)節(jié)整合在一個系統(tǒng)中,實現(xiàn)信息的實時共享和流程的自動化。這樣可以大大簡化財務管理流程,減少人力資源投入,提高工作效率。
有利于實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)的準確性和及時性。傳統(tǒng)的手工操作容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯誤和延遲的問題,導致財務數(shù)據(jù)不準確和時效性不高。預算管理一體化系統(tǒng)通過自動化數(shù)據(jù)采集和處理,確保了財務數(shù)據(jù)的準確性和及時性,提供準確的財務信息支持決策。
有利于增強預算編制和執(zhí)行的監(jiān)控能力。預算管理一體化系統(tǒng)提供了實時的預算編制和執(zhí)行監(jiān)控功能,可以對預算執(zhí)行情況進行全面監(jiān)控和分析。通過對預算執(zhí)行情況的監(jiān)控,可以及時發(fā)現(xiàn)問題和風險,采取相應的措施進行調(diào)整和優(yōu)化,確保預算的有效執(zhí)行。
有利于優(yōu)化資源配置和提高預算分配效率。預算管理一體化系統(tǒng)提供了對資源的全面管理和分配,可以更加科學地進行資源配置和預算分配。通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析和模擬,可以找到最優(yōu)的資源配置方案,提高資源利用效率,實現(xiàn)成本的最小化和效益的最大化[1]。
有利于提高決策的科學性和精細化水平。預算管理一體化系統(tǒng)提供了豐富的數(shù)據(jù)分析和決策支持功能,可以通過數(shù)據(jù)的挖掘和分析,為決策者提供科學的依據(jù)。同時,系統(tǒng)的自動化和標準化操作可以確保決策的精細化和一致性,提高決策的質(zhì)量和效果。
有利于加強內(nèi)部控制和風險管理。預算管理一體化系統(tǒng)可以建立完善的內(nèi)部控制機制和風險管理體系。通過系統(tǒng)的權(quán)限設置、審批流程和風險預警功能,可以有效地防范和控制財務風險,提高事業(yè)單位的運行安全性和穩(wěn)定性。
總之,事業(yè)單位實施預算管理一體化系統(tǒng)具有重要意義,可以提升財務管理的效率和質(zhì)量,優(yōu)化資源配置和預算分配,提高決策的科學性和精細化水平,加強內(nèi)部控制和風險管理。通過系統(tǒng)的支持和協(xié)助,事業(yè)單位能夠更好地應對財務管理的挑戰(zhàn),實現(xiàn)財務管理的轉(zhuǎn)型。
部分事業(yè)單位在預算編制過程中,更加注重財務方面的考慮,而忽視了對其他業(yè)務層面的預算需求。這導致預算制定的過程缺乏全面性,無法充分反映各個業(yè)務部門的實際需求,影響了預算管理的綜合性和協(xié)同性。而在預算執(zhí)行時,常常局限于財務部門的工作范圍,其他部門對預算的執(zhí)行缺乏全員參與感和責任感。這導致預算執(zhí)行過程中信息不暢通、溝通不順暢,影響了預算的實施效果和財務目標的實現(xiàn)。
一方面,由于缺乏完善的預算管理制度,部分事業(yè)單位在預算執(zhí)行過程中頻繁調(diào)整預算,并且資金執(zhí)行較為緩慢,導致資金的使用效率不高,影響了事業(yè)單位的正常運營。另一方面,由于預算管理制度不完善,部分事業(yè)單位也難以適應預算管理一體化的新要求。預算管理一體化要求事業(yè)單位將預算管理與其他業(yè)務系統(tǒng)有機結(jié)合,但由于現(xiàn)有制度的限制,部分事業(yè)單位難以充分發(fā)揮預算管理一體化系統(tǒng)的優(yōu)勢。
傳統(tǒng)的預算管理流程中,流程環(huán)節(jié)常常煩瑣且重復。例如,預算編制過程中需要多次數(shù)據(jù)收集和核對,導致工作效率低下和信息重復錄入,增加了工作負擔和出錯的可能性。而部分事業(yè)單位在預算管理中,缺乏詳細的流程規(guī)范和標準操作程序。預算編制、執(zhí)行、監(jiān)控和評估等環(huán)節(jié)的流程安排和操作步驟不夠清晰明確,導致工作流程不暢,容易出現(xiàn)信息傳遞和溝通的問題[2]。
事業(yè)單位財務人員是預算管理的主要執(zhí)行者和參與者,他們的綜合素養(yǎng)直接影響著預算管理的水平和質(zhì)量。然而,目前一些事業(yè)單位的財務人員對預算管理一體化方面的綜合能力有待增強,需要提高對預算管理一體化系統(tǒng)的掌握和運用水平,提高自身預算意識、服務意識、責任意識和創(chuàng)新意識,進而促進預算管理一體化的有效開展。
事業(yè)單位預算管理需要依托于一個高效、智能、安全的信息化平臺,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、流程協(xié)同、監(jiān)督評價等功能。然而,目前一些事業(yè)單位在建設和使用一體化平臺方面存在功能不足的問題,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:一是平臺建設不夠完善,沒有覆蓋預算管理的全過程和全要素,沒有實現(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的對接和集成;二是平臺使用不夠規(guī)范,沒有制定和執(zhí)行統(tǒng)一的標準和規(guī)則,沒有保障數(shù)據(jù)的準確性和完整性;三是平臺維護不夠及時,沒有及時更新和升級平臺的軟硬件,沒有及時處理和解決平臺的故障和問題;四是平臺應用不夠深入,沒有充分利用平臺的分析和決策功能,沒有充分發(fā)揮平臺的優(yōu)化和改進作用。這些問題影響了一體化平臺在預算管理中發(fā)揮更大的效果和效益。
通過完善系統(tǒng)規(guī)劃與建設,事業(yè)單位可以建立功能完善、性能穩(wěn)定、操作便捷的預算管理一體化系統(tǒng),為財務管理的轉(zhuǎn)型提供堅實的基礎(chǔ)。一是要與各部門協(xié)作確定預算管理一體化系統(tǒng)的目標和功能需求。明確系統(tǒng)的主要目標,如提高預算編制效率、優(yōu)化資金執(zhí)行流程、提升預算與績效管理的一體化水平等。同時,了解各部門對系統(tǒng)的具體需求,確保系統(tǒng)能夠滿足各部門的工作要求。二是要根據(jù)系統(tǒng)目標和需求,制定詳細的系統(tǒng)設計方案??紤]系統(tǒng)的架構(gòu)、功能模塊、數(shù)據(jù)流程和用戶界面等方面的要求。確保系統(tǒng)能夠整合各個業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù),并提供用戶友好的界面和操作體驗。三是根據(jù)系統(tǒng)設計方案,選擇適合的系統(tǒng)平臺和技術(shù)。考慮系統(tǒng)的可擴展性、安全性、穩(wěn)定性和易用性等方面的因素。與IT 部門或?qū)I(yè)供應商合作,評估不同系統(tǒng)平臺和技術(shù)的優(yōu)缺點,選擇最適合事業(yè)單位的方案。四是在系統(tǒng)規(guī)劃的基礎(chǔ)上,進行系統(tǒng)的構(gòu)建和實施,包括數(shù)據(jù)庫的建設、系統(tǒng)模塊的開發(fā)、數(shù)據(jù)接口的設計和開發(fā)等工作。確保系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有財務管理系統(tǒng)和其他關(guān)鍵業(yè)務系統(tǒng)的無縫集成,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動傳遞和共享。五是在系統(tǒng)構(gòu)建和實施完成后,進行系統(tǒng)的測試和優(yōu)化。進行功能測試、性能測試和安全測試,確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。根據(jù)測試結(jié)果,對系統(tǒng)進行優(yōu)化和調(diào)整,以提高系統(tǒng)的效率和用戶體驗。在系統(tǒng)規(guī)劃與建設過程中,需要與各部門進行緊密合作,確保系統(tǒng)能夠滿足各部門的需求。同時,要充分考慮系統(tǒng)的可擴展性和穩(wěn)定性,以便將來系統(tǒng)升級和擴展。此外,還需確保系統(tǒng)的安全性,采取必要的安全措施,保護系統(tǒng)中的敏感信息[3]。
通過優(yōu)化預算管理流程和建立標準化管理規(guī)范,事業(yè)單位能夠提高工作效率、減少錯誤和風險,并實現(xiàn)預算管理的精確性和高效性,為財務管理提供更好的支持和保障,推動事業(yè)單位財務管理轉(zhuǎn)型的順利進行。首先,要對現(xiàn)有的預算管理流程進行梳理和分析。了解每個環(huán)節(jié)的具體操作步驟、信息流動情況以及涉及的部門和人員。通過分析,找出流程中存在的煩瑣、重復或低效的環(huán)節(jié)?;谑崂砗头治龅慕Y(jié)果,設計優(yōu)化后的預算管理流程。簡化流程環(huán)節(jié),消除重復的工作和信息傳遞,提高流程的效率和準確性。確保流程清晰明確,各個環(huán)節(jié)的職責和權(quán)限得以明確。其次,要針對優(yōu)化后的流程,制定相應的操作標準和規(guī)范。明確每個環(huán)節(jié)的具體操作要求和流程規(guī)范,包括數(shù)據(jù)的收集、審核、審批和報表生成等。確保每個人員都能按照標準化的流程進行工作,提高工作的準確性和一致性。借助預算管理一體化系統(tǒng)的功能,引入自動化工具和技術(shù)支持,實現(xiàn)流程的自動化處理和信息的實時共享。例如,通過系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動采集和傳遞,減少手工操作和數(shù)據(jù)錄入的錯誤。最后,要建立流程的監(jiān)控和評估機制,通過預算管理一體化系統(tǒng)提供的功能進行流程的實時監(jiān)控和評估。及時發(fā)現(xiàn)和解決流程中的問題和瓶頸,確保流程的順暢運行和不斷改進。此外,在優(yōu)化預算管理流程和建立標準化管理規(guī)范過程中,需要充分溝通和協(xié)作,與相關(guān)部門和人員共同參與。確保每個環(huán)節(jié)的職責和權(quán)限得到明確,并建立相應的溝通機制。同時,要根據(jù)實際情況進行流程的調(diào)整和改進,不斷優(yōu)化流程并適應變化的需求。
通過建立動態(tài)管理機制和加強各部門之間的交流合作,事業(yè)單位能夠提升工作的協(xié)同性和效率,加強跨部門的溝通和協(xié)作,實現(xiàn)預算管理的科學性和高效性。這將推動事業(yè)單位財務管理轉(zhuǎn)型的順利進行,并提升整體財務管理水平。首先,應建立跨部門溝通機制,如定期召開會議、成立工作組或建立協(xié)作平臺等。通過定期溝通和交流,不同部門之間可以分享信息、了解需求、解決問題,并提高工作的協(xié)同性和效率。其次,要確保預算管理一體化系統(tǒng)中各個業(yè)務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和信息交流。通過系統(tǒng)的接口和數(shù)據(jù)集成功能,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動傳遞和共享,減少人工操作和信息傳遞的錯誤[4]。鼓勵各部門之間共享經(jīng)驗和最佳實踐,促進相互學習和提高。通過確立明確的工作流程和責任分工,明確各個部門在預算管理過程中的職責和權(quán)限。每個部門應清楚自己的工作任務和目標,并與其他部門協(xié)作配合,形成高效的工作流程。最后,要建立反饋機制,定期收集各部門對預算管理一體化系統(tǒng)的意見和建議。根據(jù)反饋信息,及時進行系統(tǒng)的改進和優(yōu)化,以適應不斷變化的業(yè)務需求和管理要求。此外,在建立動態(tài)管理機制和加強各部門之間交流合作過程中,需要注意確保信息的準確性和保密性。同時,要鼓勵積極的溝通和協(xié)作氛圍,促進團隊合作和共同成長。
通過完善績效管理與評估機制,加強預算管理一體化人才隊伍建設,事業(yè)單位能夠更好地激發(fā)人才的潛力和創(chuàng)造力,提高預算管理的效能和質(zhì)量。同時,能夠培養(yǎng)一支專業(yè)化、高效運作的人才隊伍,為事業(yè)單位的財務管理轉(zhuǎn)型和發(fā)展提供堅實的人力支持。一方面,應根據(jù)事業(yè)單位的戰(zhàn)略目標和預算管理要求,制定明確的績效指標和目標??冃е笜藨w各個關(guān)鍵領(lǐng)域,如預算編制準確性、資金執(zhí)行效率、績效評估結(jié)果等,確保績效指標與事業(yè)單位的整體目標相一致。制定合理的績效指標有助于明確工作重點和目標,幫助人才隊伍明確工作方向,推動預算管理工作的落實和優(yōu)化[5]。另一方面,要建立科學的績效考核體系,包括定期進行績效評估和考核,確保各部門和個人的績效得到全面評估??己诉^程應客觀、公正、透明,充分考慮業(yè)績、質(zhì)量、效率、創(chuàng)新等方面的績效表現(xiàn)。通過績效考核,可以及時發(fā)現(xiàn)問題和不足,為進一步優(yōu)化預算管理提供改進方向。同時,要為預算管理一體化人才隊伍提供培訓和發(fā)展機會,提高其專業(yè)知識和技能。培訓內(nèi)容可以包括預算管理理論、系統(tǒng)操作和分析技巧等。此外,為人才隊伍提供廣闊的發(fā)展空間和晉升機會,激勵其積極進取和專業(yè)成長。通過激勵機制,可以吸引更多優(yōu)秀的人才加入預算管理一體化隊伍,形成合力,推動預算管理工作不斷優(yōu)化。
預算管理一體化系統(tǒng)的引入和實施是事業(yè)單位財務管理轉(zhuǎn)型的重要路徑,能夠提高財務管理的效能和質(zhì)量,推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。通過不斷優(yōu)化和改進,預算管理一體化系統(tǒng)將為事業(yè)單位的財務管理提供更大的支持,適應不斷變化的管理需求和挑戰(zhàn)。