摘要：隨著信息技術的快速發(fā)展，裝備制造企業(yè)正逐步進行數(shù)字化轉型，以提高研發(fā)效率和降低成本。本文從如何利用信息技術工具管理研發(fā)費用、利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術來分析和優(yōu)化、利用云計算和協(xié)同平臺促進協(xié)作和溝通，以及在新環(huán)境下組織機構應該如何適應調整等方面探討了裝備制造企業(yè)在數(shù)字化轉型中的研發(fā)費用管理探索。

關鍵詞：裝備制造企業(yè)；數(shù)字化；研發(fā)費用；管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20243143

在信息技術飛速發(fā)展的時代，裝備制造企業(yè)正積極探索數(shù)字化轉型的道路。數(shù)字化轉型為企業(yè)帶來了巨大的機遇和挑戰(zhàn)，其中之一就是如何有效管理研發(fā)項目及優(yōu)化費用投入。本文將探討裝備制造企業(yè)在數(shù)字化轉型中的研發(fā)費用管理方面的探索，旨在為企業(yè)提供有益的思路和實踐經(jīng)驗。

一、建立集成的研發(fā)管理系統(tǒng)

（一）技術選型與開發(fā)

利用現(xiàn)有的企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)，如果企業(yè)已經(jīng)部署了ERP系統(tǒng)，可以考慮在該系統(tǒng)上進行定制開發(fā)，添加研發(fā)管理模塊，以實現(xiàn)集成化管理。這樣可以充分利用已有的技術平臺和數(shù)據(jù)結構，減少系統(tǒng)接口和數(shù)據(jù)轉換的復雜性。自主開發(fā)系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)的具體需求和要求，也可以自主開發(fā)研發(fā)管理系統(tǒng)。這樣可以更好地滿足企業(yè)的個性化需求，并確保系統(tǒng)按照企業(yè)的規(guī)范和標準進行開發(fā)。在利用系統(tǒng)工具完善項目管理的同時考慮研發(fā)項目預算、執(zhí)行中的各項投入時間節(jié)點及金額，并和相關系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)共享。

選擇適合的項目管理工具，市面上有眾多成熟的項目管理工具，如JIRA、Trello等，這些工具提供了強大的項目管理和團隊協(xié)作功能。企業(yè)可以選擇符合自身需求的項目管理工具，結合研發(fā)管理的特點進行必要的定制和集成。

（二）數(shù)據(jù)整合與共享

為了實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和共享，可以制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，明確各類數(shù)據(jù)的命名規(guī)范、格式和字段等，以確保不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)能夠互通。例如，定義員工信息的字段包含姓名、工號、職位等。在研發(fā)管理系統(tǒng)中提供相應的數(shù)據(jù)接口，使得其他系統(tǒng)可以通過接口獲取需要的數(shù)據(jù)或向系統(tǒng)提交數(shù)據(jù)。這樣能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換和共享。例如，其他系統(tǒng)可以通過接口調用獲取研發(fā)項目的進度信息。建立數(shù)據(jù)同步機制，定期或實時地將各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)進行同步更新，以保持數(shù)據(jù)的一致性。例如，將人力資源系統(tǒng)中的員工信息與研發(fā)管理系統(tǒng)中的員工信息進行同步。對于不同角色和部門的用戶，設置相應的數(shù)據(jù)權限，確保只有具有權限的用戶能夠訪問和操作相關數(shù)據(jù)，這樣能夠保護數(shù)據(jù)的安全性和隱私性。

（三）數(shù)字化系統(tǒng)運行與管理

一旦系統(tǒng)開發(fā)完成，企業(yè)需要進行試運行和系統(tǒng)測試，并對系統(tǒng)進行持續(xù)的運維和管理。建立專門的數(shù)字化工具管理團隊，負責系統(tǒng)的日常維護和更新，確保系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和可靠性。同時，要加強用戶培訓和技術支持，提高員工系統(tǒng)使用效率和滿意度。系統(tǒng)測試和試運行，建立完整的測試方案，對系統(tǒng)進行全面測試，包括功能、性能、安全等多方面檢查，確保系統(tǒng)滿足用戶需求和預期效果。

建立集成的研發(fā)管理系統(tǒng)只是數(shù)字化轉型的一部分，企業(yè)還需要針對該系統(tǒng)的持續(xù)改進和優(yōu)化系統(tǒng)，跟隨技術和管理的發(fā)展。通過分析系統(tǒng)使用情況和用戶反饋，不斷調整和完善系統(tǒng)功能和界面，提高系統(tǒng)的易用性和用戶體驗。同時，及時關注新興技術和行業(yè)最佳實踐，將其應用于系統(tǒng)中，推動研發(fā)管理的創(chuàng)新和提升。例如，引入人工智能、大數(shù)據(jù)分析等技術，提供更智能的數(shù)據(jù)分析和決策支持功能[1]。

為了確保數(shù)據(jù)的機密性和完整性，裝備制造企業(yè)可以采用數(shù)據(jù)加密技術，對敏感數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸。同時，通過訪問控制策略和權限管理，對不同角色的用戶進行權限控制，確保只有合法用戶能夠訪問和處理相關數(shù)據(jù)。此外，還應定期進行網(wǎng)絡安全漏洞掃描和風險評估，及時修補系統(tǒng)中的漏洞，提高網(wǎng)絡安全性。

二、利用大數(shù)據(jù)和人工智能進行研發(fā)項目數(shù)據(jù)的管理、分析和優(yōu)化

企業(yè)需要收集和整合研發(fā)過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)，包括項目的進度、成本、質量等數(shù)據(jù)，以及參與研發(fā)的人員、材料、設備等數(shù)據(jù)。通過建立數(shù)據(jù)倉庫或數(shù)據(jù)湖，將各類數(shù)據(jù)統(tǒng)一存儲和管理，為后續(xù)分析和優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。建立一套完整的數(shù)據(jù)采集和歸檔機制。通過數(shù)據(jù)可視化和交互分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)和規(guī)律，并提供決策支持。引入人工智能等技術，對數(shù)據(jù)進行更深入的分析和預測。例如，利用機器學習技術預測項目進度和成本，提高項目管理效率和精度。

利用大數(shù)據(jù)技術和數(shù)據(jù)挖掘算法對研發(fā)過程中的各類數(shù)據(jù)進行分析和挖掘，探索數(shù)據(jù)之間的關系和規(guī)律?？梢允褂镁垲愃惴āQ策樹算法、神經(jīng)網(wǎng)絡算法等方法，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類、回歸、預測等功能，并能夠快速反應和適應研發(fā)過程中的變化。通過數(shù)據(jù)分析，可以深入了解研發(fā)過程中的強弱項，找出影響研發(fā)效率和成本的主要因素。

根據(jù)數(shù)據(jù)分析和挖掘結果，制定相應的優(yōu)化方案?？梢詢?yōu)化研發(fā)過程中的資源配置、任務分配、溝通協(xié)作等方面，以提高研發(fā)效率和降低研發(fā)成本。例如，優(yōu)化團隊人員組成和職責分工，減少人員閑置和重復勞動；通過項目規(guī)劃和資源管理，實現(xiàn)任務的優(yōu)先級管理和優(yōu)化，確保資源的最優(yōu)利用[2]。

三、通過云計算和協(xié)同平臺促進協(xié)作和溝通

（一）云計算

云計算為企業(yè)提供了靈活、可擴展的計算資源和存儲空間，為研發(fā)項目及費用管理的數(shù)字化轉型提供了強大支持。企業(yè)可以將研發(fā)過程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)和應用程序部署在云端，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中存儲和共享，無需搭建獨立的服務器和基礎設施。通過云計算，研發(fā)人員可以隨時隨地訪問和處理數(shù)據(jù)，提高工作效率和靈活性。

（二）協(xié)同平臺

協(xié)同平臺是指通過軟件工具和技術手段，實現(xiàn)團隊成員之間的協(xié)作和溝通。在研發(fā)費用管理中，協(xié)同平臺可以提供以下功能：協(xié)同平臺可以幫助企業(yè)建立研發(fā)項目的任務和進度管理系統(tǒng)，包括任務分配、優(yōu)先級管理、進度跟蹤等。通過協(xié)同平臺，團隊成員可以清晰了解項目的狀態(tài)和每個人的任務，實現(xiàn)協(xié)同工作。協(xié)同平臺提供了文件共享和版本控制功能，使團隊成員能夠方便地共享、訪問和編輯文檔、設計圖紙等研發(fā)資料。同時，通過版本控制功能，可以追蹤和管理不同版本的文檔，避免信息的錯亂和重復勞動。協(xié)同平臺提供了實時聊天、在線會議等功能，促進團隊成員之間的即時溝通和討論。無論是項目進展的問題、技術交流還是預算調整等重要事項，團隊成員都可以在協(xié)同平臺上進行及時的溝通和協(xié)商，提高決策速度和準確性。協(xié)同平臺可以集成數(shù)據(jù)分析工具和可視化報告展示功能，幫助團隊成員進行數(shù)據(jù)分析和結果呈現(xiàn)。通過協(xié)同平臺，團隊成員可以共享和討論數(shù)據(jù)分析結果，快速形成共識，并為后續(xù)決策和優(yōu)化方案提供支持。

四、傳統(tǒng)項目管理在數(shù)字化轉型中遇到的難題

（一）管理模式及組織架構調整

對于研發(fā)管理組織架構的調整，以下是一些具體的方案和做法：

管理團隊扁平化，通過減少中間高管，將管理決策權限下放到較低等級，加速決策的過程。優(yōu)化審批流程，降低多余階段，提升決策效率。激勵團隊組員敢于承擔責任，快速響應轉變與挑戰(zhàn)。選用迭代開發(fā)的原則和實踐活動，如Scrum、Kanban等，以迭代更新、協(xié)作和快速反應為基礎，推進項目的高效交貨和持續(xù)改善。建立多用途、自主決策的中小型精英團隊，倡導精英團隊成員之間的緊密配合和有效溝通。激勵不同部門之間的交流和信息共享，創(chuàng)建跨部門的合作制度和溝通的方式。建立由不同單位成員組成的項目組，推動不一樣學科背景和技能深度融合，完成項目的整體協(xié)同和高效執(zhí)行。

重塑管理模式、業(yè)務流程和組織架構需要根據(jù)企業(yè)的具體情況進行調整，可以形成主要負責研發(fā)項目管理團隊，PMO團隊負責給予項目風險管理科學方法論、工具適用，統(tǒng)一項目風險管理規(guī)范和程序。PMO團隊為工程項目經(jīng)理和團隊人員給予培訓和指導，幫助其更好地掌握項目風險管理專業(yè)技能。確立每個角色在工程中的職責和責任：明確工程項目經(jīng)理、產(chǎn)品運營、開發(fā)者等人物的職責和管理權限，推動團隊人員之間的協(xié)作和責任擔當。給予團隊人員更多的管理權，引導他們明確提出新點子、尋求新的解決方法。給予團隊自主創(chuàng)新環(huán)境和網(wǎng)絡資源，為其提供靈便的工作空間、專業(yè)設備工具等，激發(fā)其創(chuàng)造性。鼓勵新點子的實踐探索和測試，創(chuàng)建創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新項目孵化平臺，幫助團隊明確提出、驗證和推動項目。

（二）研發(fā)項目數(shù)字化工具的前端功能

提供實時的項目進度、每日任務情況、資源開發(fā)狀況等數(shù)據(jù)，使管理者可以及時掌握項目推進情況。追蹤項目的支出狀況，包含費用預算、成本費、支出等，以便進行預算管理和資金分配。給予團隊人員之間的交流評價反饋方式，包含論壇、留言板留言、在線視頻會議等，以促進項目的協(xié)作和溝通交流。適用每日任務的分配、優(yōu)先級的設定和調節(jié)，保證團隊人員明確責任擔當和優(yōu)先，提高效率。給予團隊文檔管理系統(tǒng)和知識庫系統(tǒng)使用權，以便存放、查找和共享項目有關的文檔和專業(yè)知識。具體選擇什么專用工具可以根據(jù)企業(yè)人才需求和實際情況來確定，比較常見的預研項目數(shù)字化工具有Jira、Trello、Asana等。

五、數(shù)字化工具如何提高研發(fā)費用投入效益

（一）研發(fā)費用的關注點

在研發(fā)項目中，費用投入是一個重要的關注點。企業(yè)需要控制研發(fā)費用，同時也要保證研發(fā)投入的效益。對于研發(fā)費用的管理，應主要關注費用收集和報銷、費用分析和優(yōu)化、費用預算和控制、費用核算和統(tǒng)計、國家扶助政策的申報和管理等方面[3]。

（二）數(shù)字化工具如何促進研發(fā)費用的收集、分析和優(yōu)化

數(shù)字化工具可以幫助企業(yè)更好地管理方法研發(fā)支出，進而提升科研投入的經(jīng)濟效益。應用線上報銷系統(tǒng)，可以方便地遞交花費報銷數(shù)據(jù)，然后進行流程審批。與此同時，系統(tǒng)能夠實時追蹤費用報銷制度狀況，提升步驟效率精確性。應用統(tǒng)計分析工具，能夠對預研項目費用進行分析和比較，找到支出的最佳時期和低潮期，提升研發(fā)費用支出構造，提升費用效益。應用項目管理軟件，能夠進行預研項目的經(jīng)費預算與控制。根據(jù)實時監(jiān)控系統(tǒng)研發(fā)費用支出狀況，及時調整項目計劃，保證研發(fā)支出得到嚴格控制。應用財務會計軟件，能夠對科研項目費用進行核算和統(tǒng)計，包含費用預算、成本與支出等，從而提升研發(fā)支出的公開性與精確性。

（三）數(shù)字化如何適應后續(xù)研發(fā)費用管理以及各項國家扶助政策的申報

數(shù)字化工具幫助企業(yè)盡快適應研發(fā)支出管理與各類我國扶持現(xiàn)行政策的申報規(guī)定。如前所述，內部管理方面，創(chuàng)建線上報銷系統(tǒng)可以便捷報銷遞交，實時追蹤費用報銷狀況，提升步驟效率精確性。創(chuàng)建項目管理軟件，能夠預研項目的經(jīng)費并進行實時控制。此外，創(chuàng)建現(xiàn)行政策可視化工具，幫助相關人員及時掌握現(xiàn)行扶持政策的申報程序和要求?；谪S富完善的內部管理工具，企業(yè)可以準確、全面、及時地收集申報各項扶持政策所要求的數(shù)據(jù)和支持文件，并對口申報，從而提高政策申報的成功率。

（四）數(shù)字化如何降低成本

數(shù)字化工具不僅能夠提高科研投入的經(jīng)濟效益，還可以降低成本費。應用線上報銷系統(tǒng)、項目管理軟件等數(shù)字化工具，能夠降低人工控制成本與人力成本，提升步驟效率精確性。應用云計算和SaaS服務項目，能節(jié)省硬件與軟件成本費，并提高系統(tǒng)的可靠性和安全性。使用統(tǒng)計分析工具、項目管理軟件等數(shù)字化工具，可以優(yōu)化研發(fā)費用支出構造，提升費用效益，減少研發(fā)經(jīng)費。應用線上報銷系統(tǒng)、現(xiàn)行政策可視化工具等數(shù)字化工具，能夠簡化審批流程，降低審核成本與人力成本。

六、結語

數(shù)字化轉型為裝備制造企業(yè)的研發(fā)費用管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。通過建立集成的研發(fā)管理系統(tǒng)、利用大數(shù)據(jù)和人工智能進行分析和優(yōu)化、應用云計算和協(xié)同平臺促進協(xié)作和溝通，以及注重信息安全和知識保護，企業(yè)可以提高研發(fā)效率、降低成本，并推動創(chuàng)新和發(fā)展。

數(shù)字化轉型不僅是技術手段的應用，更需要企業(yè)對管理模式、業(yè)務流程和組織架構進行重塑和創(chuàng)新。裝備制造企業(yè)應積極探索適合自身發(fā)展的數(shù)字化轉型路徑，不斷優(yōu)化研發(fā)費用管理的方式和方法，實現(xiàn)數(shù)字化時代的競爭優(yōu)勢。在實施數(shù)字化轉型過程中，企業(yè)也要注重人才培養(yǎng)和組織文化建設。此外，裝備制造企業(yè)在數(shù)字化轉型的過程中還需要持續(xù)關注行業(yè)趨勢和技術發(fā)展，靈活調整和優(yōu)化戰(zhàn)略，不斷創(chuàng)新和進取，以便在激烈的市場競爭中脫穎而出，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]左健，孫輝.復合出版與傳統(tǒng)出版社數(shù)字化轉型[J].中國出版，2010（8）：44-48.

[2]王紅英.淺談企業(yè)研發(fā)費用管理充分享受稅收優(yōu)惠[J].財經(jīng)界，2010（8）：1.

[3]郜書鍇.全媒體時代我國報業(yè)的數(shù)字化轉型[D].浙江大學，2023.

（作者單位：西門子交通技術（北京）有限公司

鐵科智信軌道設備有限公司）