趙余萍

檔案管理是企業(yè)的基礎(chǔ)性工作之一，主要負(fù)責(zé)記錄企業(yè)的發(fā)展歷程、經(jīng)營(yíng)成果和企業(yè)文化等多方面信息，為企業(yè)決策提供重要參考依據(jù)。檔案管理的核心任務(wù)包括收集、整理、保管和利用檔案信息。在收集檔案的過(guò)程中，應(yīng)涵蓋各種形式的檔案資料，如文件、圖片、音頻、視頻等。整理檔案是將收集到的資料進(jìn)行分類、編目和加工，使其更加有序和規(guī)范的過(guò)程。保管檔案則要明確檔案的長(zhǎng)久保存，要采取一系列措施來(lái)避免檔案損壞或遺失。利用檔案信息則是將檔案中的信息用于各種業(yè)務(wù)活動(dòng)和滿足信息使用者的需求。同時(shí)，檔案管理也是企業(yè)形象建設(shè)的一部分，對(duì)于傳承和維護(hù)企業(yè)的歷史和文化價(jià)值具有深遠(yuǎn)意義。

然而，當(dāng)前很多企業(yè)在檔案管理工作中面臨諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題限制了檔案管理積極作用的發(fā)揮。接下來(lái)，我們將從檔案管理的重要性、當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題以及加強(qiáng)檔案管理的措施三個(gè)方面進(jìn)行探討。

檔案管理：

企業(yè)發(fā)展的“記憶之源”與“智慧之庫(kù)”

檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

記錄企業(yè)發(fā)展歷程。檔案詳細(xì)記錄了企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來(lái)，這些業(yè)務(wù)記錄不僅是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要憑證和參考，更是企業(yè)歷史發(fā)展的客觀反映，對(duì)于了解企業(yè)的發(fā)展軌跡、資源分配等起著至關(guān)重要的作用。

提供決策依據(jù)。檔案為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提供決策依據(jù)。通過(guò)分析檔案，工作人員可以對(duì)過(guò)去的工作進(jìn)行總結(jié)，汲取前人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并依據(jù)企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃和管理決策。

提升管理效率。檔案的整理和保存對(duì)于提高企業(yè)的管理效率具有重要意義。例如，項(xiàng)目檔案的整理能夠提升企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)效率，同時(shí)增強(qiáng)項(xiàng)目的盈利能力和管理水平。

保護(hù)合法權(quán)益。檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)合法權(quán)益提供保障。當(dāng)企業(yè)涉及司法訴訟等情況時(shí)，檔案查詢功能顯得尤為重要，它能確保企業(yè)合法權(quán)益不受侵害，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)。檔案是企業(yè)發(fā)展的重要記錄，它展示了企業(yè)精神文化和價(jià)值觀，是企業(yè)文化的重要組成部分。通過(guò)學(xué)習(xí)和了解檔案，員工可以更深入地理解企業(yè)的文化氛圍和價(jià)值觀，從而更好地融入企業(yè)，提高工作效率和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。

因此，檔案管理對(duì)于任何企業(yè)而言都至關(guān)重要。唯科學(xué)規(guī)范地管理企業(yè)檔案，方能充分發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)的發(fā)展和決策提供支撐。

檔案管理存在的問(wèn)題：

企業(yè)發(fā)展的“隱形陷阱”

企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的第一手資料，也是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。然而，在實(shí)際工作當(dāng)中，檔案管理仍面臨諸多問(wèn)題，制約了信息的有效利用。

對(duì)檔案的重視程度不夠，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：檔案室硬件設(shè)施配置不完善，保管條件普遍較差，管理體制落實(shí)不到位，檔案保管不夠規(guī)范，存放混亂無(wú)序，存在較大的遺失風(fēng)險(xiǎn)隱患等。

管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后是當(dāng)前企業(yè)檔案管理面臨的主要問(wèn)題。大部分檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管理要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不夠了解，導(dǎo)致檔案收集意識(shí)淡薄。

檔案管理隊(duì)伍配置不穩(wěn)定，人員經(jīng)常變動(dòng)或兼任其他工作，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性，直接影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展，以至于工作效率低下，管理效果不佳。

檔案電子化程度低。目前，一些人對(duì)檔案電子化的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為傳統(tǒng)檔案管理方式已足夠，無(wú)需進(jìn)行電子化。然而，檔案電子化需要具備相應(yīng)的技術(shù)能力，包括計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的技能。如果缺乏相關(guān)技術(shù)能力，將影響檔案電子化的進(jìn)程。

從細(xì)節(jié)入手加強(qiáng)檔案管理

在現(xiàn)代社會(huì)，人們?cè)絹?lái)越意識(shí)到檔案的價(jià)值，并積極利用檔案來(lái)尋求新的發(fā)展機(jī)會(huì)。檔案保管的核心任務(wù)是確保檔案的安全和保密性，維護(hù)檔案的完整性。

提高對(duì)企業(yè)檔案的重視程度。首先，要深入了解企業(yè)檔案的價(jià)值。檔案中蘊(yùn)含著豐富的歷史信息、文化遺產(chǎn)和科研成果等重要信息，這些信息不僅有助于我們更好地了解過(guò)去，還能為研究歷史、決策制定等提供參考。其次，加強(qiáng)企業(yè)檔案意識(shí)。每個(gè)人都應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，明確自己的檔案應(yīng)如何妥善保存和管理，同時(shí)也要尊重和保護(hù)他人的檔案。再次，建立完善企業(yè)檔案管理制度。只有建立了科學(xué)完善的檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)、歸檔范圍和利用方式，才能確保檔案的完整性和安全性，進(jìn)而提高檔案的利用效率。最后，提高檔案保存技術(shù)。隨著科技的進(jìn)步，數(shù)字化、信息化等現(xiàn)代技術(shù)為檔案保存提供了更多可能性。通過(guò)采用先進(jìn)的檔案保存技術(shù)，可以有效延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間，提高檔案的保存質(zhì)量。

加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)至關(guān)重要，因?yàn)闄n案管理涉及諸多專業(yè)知識(shí)和技能，如文獻(xiàn)分類、存檔、整理、保護(hù)等。為了提升檔案管理人員的專業(yè)水平，我們提出以下建議：第一，明確培訓(xùn)目標(biāo)和內(nèi)容。根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，制定具體的培訓(xùn)目標(biāo)和內(nèi)容。例如，培訓(xùn)可以包括檔案管理的基本概念、檔案管理流程、檔案分類與編碼、檔案存儲(chǔ)與保護(hù)等。第二，制定培訓(xùn)計(jì)劃。根據(jù)已確定的培訓(xùn)目標(biāo)和內(nèi)容，規(guī)劃具體的培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、方式和師資等，并根據(jù)受訓(xùn)人員的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。第三，加強(qiáng)實(shí)踐訓(xùn)練。檔案管理培訓(xùn)不能僅僅停留在理論層面，而應(yīng)加強(qiáng)實(shí)踐訓(xùn)練。通過(guò)組織受訓(xùn)人員實(shí)地參觀檔案館、博物館等場(chǎng)所，或安排實(shí)踐操作課程，讓受訓(xùn)人員親自動(dòng)手操作，提高他們的實(shí)際操作能力。第四，建立培訓(xùn)評(píng)估機(jī)制。為了確保檔案管理培訓(xùn)的有效性和質(zhì)量，應(yīng)建立培訓(xùn)評(píng)估機(jī)制。通過(guò)評(píng)估機(jī)制，可以了解受訓(xùn)人員在培訓(xùn)過(guò)程中的掌握情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，還可及時(shí)改進(jìn)和優(yōu)化培訓(xùn)計(jì)劃和內(nèi)容。

推進(jìn)企業(yè)檔案電子化進(jìn)程。主要的做法有：一是要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案電子化的宣傳和教育，讓更多人了解檔案電子化的重要性和優(yōu)勢(shì)。此外，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)，提高他們的技能水平，確保他們能熟練掌握和應(yīng)用相關(guān)技術(shù)。二是要增加對(duì)檔案電子化的投入，包括人力、物力和財(cái)力等方面。為了加速檔案電子化的進(jìn)程，企業(yè)需要增加相關(guān)設(shè)備和技術(shù)的投入，確保有足夠的資源來(lái)支撐檔案電子化的推進(jìn)。同時(shí)，為了保障檔案電子化的安全性和穩(wěn)定性，企業(yè)還需要建立安全管理體系，通過(guò)完善的安全措施和技術(shù)手段來(lái)確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

對(duì)于企業(yè)和個(gè)人而言，檔案具有重要的歷史價(jià)值和指導(dǎo)意義，它不僅記錄了歷史，也是未來(lái)決策和行動(dòng)的指南。因此，我們必須更加重視企業(yè)檔案管理工作，不斷優(yōu)化和完善管理方法和流程，以確保檔案資源的完整性和安全性。只有充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，才能為企業(yè)和個(gè)人創(chuàng)造更大的收益。