文/濟(jì)南市濟(jì)陽區(qū)委組織部干部人事檔案服務(wù)中心 呂秀秀

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的迭代更新，合理運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)把紙質(zhì)檔案信息錄入為數(shù)字信息已成為當(dāng)今檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。充分發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)對干部人事檔案工作管理作用，以數(shù)字化為干部人事檔案工作賦能，使干部人事檔案工作成為事業(yè)單位前進(jìn)道路上強(qiáng)有力的催化劑，推進(jìn)事業(yè)單位快速發(fā)展。

一、干部人事檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

（一）干部人事檔案數(shù)字化的含義與內(nèi)容。1.干部人事檔案數(shù)字化的含義。干部人事檔案數(shù)字化有狹義和廣義兩種理解，其中，狹義的干部人事檔案數(shù)字化，是指通過一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的干部人事檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別處理的信息過程[1]。廣義的干部人事檔案數(shù)字化，是指通過借助數(shù)字化信息技術(shù)將儲(chǔ)存在紙質(zhì)檔案信息、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)存在，成為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的信息，并加以存儲(chǔ)、組織、檢索、維護(hù)的過程。2.干部人事檔案數(shù)字化的內(nèi)容。干部人事檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要包括宏觀管理層（環(huán)境構(gòu)建）和微觀操作層（資源建設(shè)）兩個(gè)層面[2]。第一層面為宏觀管理層，簡而言之，是為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造適宜的工作環(huán)境、提供全面的保障的工作。其中包括理順管理體制機(jī)制，健全法規(guī)政策，制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，培養(yǎng)人才等內(nèi)容。第二層面為微觀操作層，即合理利用數(shù)字化信息技術(shù)滿足干部人事檔案工作的需要，以提升干部人事檔案工作的管理效率和服務(wù)水平。其主要包括資源創(chuàng)建、資源管理、資源服務(wù)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與管理等。

（二）干部人事檔案數(shù)字化的意義。1.有利于推動(dòng)干部人事檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2021 年印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出：到2025 年，信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型[3]。這就為在數(shù)字化大背景下開展干部人事檔案工作明確了要求和方向。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，單位的檔案數(shù)據(jù)信息量堪稱卷帙浩繁，單純地通過庫房收藏檔案的方式已無法滿足時(shí)代的需求。因此要充分利用數(shù)字技術(shù)精心設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，不但可實(shí)現(xiàn)許多管理過程的自動(dòng)化，還可以減少手動(dòng)勞動(dòng)，加快工作進(jìn)程，簡化干部人事檔案管理工作內(nèi)容，提升檔案管理工作效率，更好地推動(dòng)干部人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。2.有利于提升檔案工作的綜合服務(wù)水平。干部人事檔案部門承載的不僅是為組織部門提拔晉升考察干部服務(wù)，還要為各部門干部人事工作者提供所需的干部信息。檔案查閱工作中，在電腦上檢索檔案所需要的信息比在庫房回轉(zhuǎn)柜中尋找查閱紙質(zhì)檔案更加方便、快捷。檔案數(shù)字化不僅提高了查閱檔案信息效率，也大大提高了查閱檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率。這種優(yōu)勢在大規(guī)模、綜合性的查閱工作中體現(xiàn)得更加明顯。檔案信息數(shù)據(jù)庫可以一次輸入，多次輸出，也可以多方面檢查檔案信息，這樣很大程度地為組織人事部門提供所需要的信息，進(jìn)而提升干部檔案服務(wù)效率和服務(wù)水平。3.有利于實(shí)時(shí)更新干部成長經(jīng)歷。干部人事檔案是選拔任用干部的重要參考依據(jù)。在數(shù)字信息技術(shù)條件下，數(shù)字化帶來了數(shù)據(jù)化，大量的數(shù)據(jù)能發(fā)揮“量變引起質(zhì)變”的強(qiáng)力作用，更好地呈現(xiàn)內(nèi)容[4]。新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已無法滿足綜合、立體地展現(xiàn)干部成長變化的要求。同時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可視性差，很難達(dá)到綜合考察干部的目的，也不能直觀呈現(xiàn)干部“德、能、勤、績”等方面的成長軌跡。將干部檔案實(shí)現(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化之后，檔案內(nèi)容就能更加全面、生動(dòng)地呈現(xiàn)干部的風(fēng)貌，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)更新干部的各項(xiàng)動(dòng)態(tài)，根據(jù)收錄的干部經(jīng)歷與基本資料，得出干部的精準(zhǔn)“畫像”，更加直觀地展現(xiàn)干部的個(gè)人才能與實(shí)績，為干部人才隊(duì)伍建設(shè)提供強(qiáng)有力的理論支撐，為后續(xù)選任干部工作質(zhì)量和效率上發(fā)揮重要作用。4.有利于確保干部人事檔案的安全性和完整性。傳統(tǒng)的事業(yè)單位干部人事檔案都是紙質(zhì)保存管理的，每一次的查詢，翻閱都存在損壞原始檔案的風(fēng)險(xiǎn)。在檔案借閱、轉(zhuǎn)遞過程中也存在丟失、篡改相關(guān)信息，泄露干部信息的風(fēng)險(xiǎn)。干部人事檔案經(jīng)過數(shù)字化之后，利用者可以在電腦上查閱干部信息，從而減少了對原件的損害，檔案中的信息也不會(huì)被輕易抹去，同時(shí)可最大限度地降低信息外露風(fēng)險(xiǎn)，更好地保護(hù)干部人事檔案的信息安全。另外，原始紙質(zhì)檔案的壽命也是有限的，字跡會(huì)消退，圖片會(huì)模糊，將干部人事檔案利用數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，選擇得當(dāng)?shù)母袷?，可?shí)現(xiàn)檔案信息永久保存，同時(shí)也能實(shí)現(xiàn)對原始檔案的保護(hù)。

二、數(shù)字化在干部人事檔案工作中取得的實(shí)效

《“十四五”山東省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，以檔案科技為支撐，積極推進(jìn)信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化[5]，這為當(dāng)?shù)氐母刹咳耸聶n案管理工作提出了新的工作目標(biāo)和要求。以濟(jì)南市濟(jì)陽區(qū)委組織部干部人事檔案服務(wù)中心為例，該單位深入貫徹落實(shí)相關(guān)政策法規(guī)要求，充分發(fā)揮數(shù)字信息化技術(shù)優(yōu)勢，在提升干部檔案管理、跟蹤干部實(shí)況、人才隊(duì)伍建設(shè)等多方面取得了實(shí)實(shí)在在的成效。

（一）在干部人事檔案管理中見實(shí)效。智能化設(shè)備是智能檔案庫房建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。該單位投資500 萬元建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作室，包括數(shù)字化干部人事檔案集中管理平臺(tái)、干部信息全員庫、智能化實(shí)體檔案庫、數(shù)字化干部檔案庫。從檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施入手，融合檔案管理、智能存儲(chǔ)、數(shù)字掃描、電子查閱、智能控制等功能于一體，配置智能檔案柜、可視化監(jiān)控、安全門禁、干部人事檔案審核查詢管理等系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案存取自動(dòng)上下架、實(shí)時(shí)自動(dòng)盤點(diǎn)、24 小時(shí)移動(dòng)端安全監(jiān)控、庫房環(huán)境監(jiān)測、檔案在線查詢審批等，截至目前已完成8000 余卷、150萬份干部檔案的數(shù)字化，在職干部數(shù)字化檔案全覆蓋。利用“一臺(tái)三庫”很好地實(shí)現(xiàn)了干部檔案由庫房管理向數(shù)字庫管理轉(zhuǎn)變。

（二）在動(dòng)態(tài)跟蹤干部實(shí)況中見實(shí)效。通過有效利用干部人事檔案數(shù)字化能夠準(zhǔn)確跟蹤干部成長發(fā)展的整個(gè)過程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成長中的問題，不斷創(chuàng)新干部人事檔案管理[6]。該單位立足市“云組工”平臺(tái)、本地?cái)?shù)字化干部人事檔案集中管理平臺(tái)和領(lǐng)導(dǎo)干部管理綜合信息系統(tǒng)為一體，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源整合應(yīng)用，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理干部現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)情況。具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，結(jié)合PAD 移動(dòng)數(shù)據(jù)終端，依托領(lǐng)導(dǎo)干部管理綜合信息系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)“1+N”集成查詢，推進(jìn)干部數(shù)據(jù)信息分類管理、綜合呈現(xiàn)、移動(dòng)查詢。第二，協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)數(shù)據(jù)收集機(jī)制，結(jié)合干部考察調(diào)研、年度綜合考核，及時(shí)補(bǔ)充完善干部信息檔案。第三，利用本地?cái)?shù)字化干部人事檔案集中管理平臺(tái)和領(lǐng)導(dǎo)干部管理綜合信息系統(tǒng)提供全面數(shù)據(jù)保障，2022年以來，該單位累計(jì)更新完善各類干部信息5000 余條，為服務(wù)干部管理提供全面數(shù)據(jù)保障。

（三）在干部人才隊(duì)伍建設(shè)中見實(shí)效。干部人事檔案管理不單單是管理工作，同時(shí)也在服務(wù)干部人才隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮著獨(dú)特的作用。干部人事檔案數(shù)字化可以盤活數(shù)據(jù)資源，實(shí)時(shí)調(diào)閱干部工作實(shí)績、考核評價(jià)、獎(jiǎng)懲等信息，通過大數(shù)據(jù)比對，設(shè)置信息查詢、名冊篩選等數(shù)據(jù)處理功能，利用各類柱狀圖、表格等直觀展現(xiàn)，可提高決策過程的量化分析水平50%以上，從而更加直觀立體化識(shí)別干部人才個(gè)人表現(xiàn)、能力水平。2022 年，該單位對提拔、進(jìn)一步使用和晉升職級的380 名干部人才進(jìn)行了精準(zhǔn)“畫像”。通過利用數(shù)字化技術(shù)，為分析研判干部人才隊(duì)伍建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)而提升了為人才隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)的水平。

三、開展數(shù)字化工作中應(yīng)注意的問題

在當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢下，借助數(shù)字化信息技術(shù)，濟(jì)陽區(qū)事業(yè)單位干部人事檔案工作已取得了實(shí)實(shí)在在的成效，但干部人事檔案數(shù)字化工作相較于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展有一定的遲延，同時(shí)也存在一些問題，需要高度重視。

（一）不斷更新檔案工作管理制度。管理制度是工作的依據(jù)和保障。干部人事檔案工作管理制度是檔案數(shù)字化管理工作的依據(jù)，是檔案安全和檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的保證。合理的管理制度可以簡化管理過程，提高管理效率。結(jié)合中央和地方的相關(guān)制度要求，綜合單位實(shí)際情況，以及紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案所存在的差異性，不斷健全完善適用于檔案管理的工作制度。找準(zhǔn)傳統(tǒng)和現(xiàn)代化工作方式的結(jié)合點(diǎn)，制定涵蓋檔案的收集、整理、審核、查借閱、轉(zhuǎn)遞移交、利用等環(huán)節(jié)融入人事檔案管理工作全流程的制度體系。借助健全與時(shí)代相適應(yīng)的檔案管理體系，明確檔案管理的職責(zé)與工作分工，使干部人事檔案管理數(shù)字化工作持續(xù)有章可循。

（二）加強(qiáng)干部人事檔案信息安全措施。在推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程中，隨之增加干部人事檔案工作安全方面的“出風(fēng)口”。因此要堵住“出風(fēng)口”，確保干部人事檔案信息的安全，建立增強(qiáng)干部人事檔案信息安全措施是關(guān)鍵。首先，確保庫房環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施安全，排除不適宜的條件，為避免發(fā)生檔案信息損壞或者丟失，要及時(shí)做好備份工作，并按期檢查干部檔案數(shù)據(jù)庫。其次，健全干部人事檔案數(shù)字化工作的安全規(guī)章制度，做到依法做事，按規(guī)辦事，保證干部人事數(shù)字化檔案信息規(guī)范管理。再次，注重強(qiáng)化管檔人員的信息安全意識(shí)，樹立正確認(rèn)知，提升業(yè)務(wù)技能，提高自身綜合素質(zhì)，從而減少安全事故發(fā)生的可能性。最后，強(qiáng)化技術(shù)設(shè)備利用安全性，根據(jù)信息的涉密程度，實(shí)行分級保護(hù)，嚴(yán)格確定查閱范圍和修改權(quán)限，對所用儀器設(shè)備進(jìn)行安全性檢測和維護(hù)，保證檔案信息安全。

（三）培養(yǎng)打造高質(zhì)量專業(yè)人才隊(duì)伍。人才是事業(yè)單位發(fā)展的第一要素，干部人事檔案工作的發(fā)展離不開一支專業(yè)化人才隊(duì)伍。第一，牢固樹立正確的政績觀。在全國上下全力推動(dòng)經(jīng)濟(jì)回穩(wěn)的關(guān)鍵時(shí)期，檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)并掌握檔案相關(guān)的法律法規(guī)，牢固樹立正確的政治意識(shí)和業(yè)績觀，不斷提高政治覺悟，提升自身政治素養(yǎng)。第二，加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。培養(yǎng)引進(jìn)精通檔案、數(shù)字信息技術(shù)專業(yè)的管理型人才，不斷完善檔案工作人員專業(yè)化隊(duì)伍。定期組織管檔人員參加上級部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請檔案管理以及數(shù)字化技術(shù)相關(guān)的專家來單位講座，為管檔人員進(jìn)行針對性培訓(xùn)充電賦能。第三，加強(qiáng)管檔人員職業(yè)素養(yǎng)。增強(qiáng)管檔人員紀(jì)律意識(shí)、規(guī)矩意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，壓實(shí)責(zé)任，堅(jiān)持原則，守住底線，為更好地完成檔案工作貢獻(xiàn)力量。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全規(guī)范管理。隨著社會(huì)的發(fā)展，數(shù)字化外包服務(wù)成為事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化工作的重要組成部分。數(shù)字化外包服務(wù)能有效地優(yōu)化配置干部人事檔案管理部門的各項(xiàng)資源，提高人事檔案管理的工作效率，但同時(shí)也不可避免地存在干部人事檔案信息泄露或遺失的風(fēng)險(xiǎn)，對此，需要采取有針對性的預(yù)防措施。在項(xiàng)目實(shí)施前，要從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等相關(guān)資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審查。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，檢查外包公司的檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行情況。要指派單位專門人員參與檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作，確保干部人事檔案的安全性和信息的保密性。

（五）保障提升檔案信息利用價(jià)值。促進(jìn)干部人事檔案信息充分利用，提升干部人事檔案利用價(jià)值是干部人事檔案數(shù)字化工作的根本追求。首先，要把好數(shù)字化檔案利用程序關(guān)口。嚴(yán)格把控人事檔案借用手續(xù)，履行審批手續(xù)；不斷完善人事檔案借用制度，定期開展人事檔案工作紀(jì)律培訓(xùn)，確保干部人事數(shù)字化檔案利用的安全性。其次，明確服務(wù)方向，樹立服務(wù)意識(shí)。干部人事檔案服務(wù)中心提供綜合性強(qiáng)、全方位的信息服務(wù)，因此在進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，以組織人事部門的需求為導(dǎo)向，以服務(wù)干部人才為本，分析方方面面的需求，把檔案數(shù)字化做好做精。最后，強(qiáng)化數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，建設(shè)具有穩(wěn)定安全、大容量數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，是數(shù)字化檔案利用的重要前提。

四、結(jié)語

全面提升干部人事檔案事業(yè)的發(fā)展，關(guān)鍵在人；不斷完善干部人事檔案工作制度體系，扎實(shí)推進(jìn)干部人事檔案工作發(fā)展，基礎(chǔ)在規(guī)。干部人事檔案管理工作要找準(zhǔn)數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)人事檔案管理的結(jié)合點(diǎn)，提高干部人事檔案管理效率，采用規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化“三化一體”的工作方式，努力奉行新時(shí)代干部人事檔案數(shù)字信息化發(fā)展道路，為促進(jìn)事業(yè)單位高質(zhì)量、高水平發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。