文/中核四川環(huán)保工程有限責(zé)任公司 李小兵

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱(chēng)固投項(xiàng)目）是指一個(gè)或一系列有內(nèi)在聯(lián)系的單項(xiàng)工程的固定資產(chǎn)投資活動(dòng)。固投項(xiàng)目檔案是指從項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、招投標(biāo)、合同、設(shè)計(jì)、勘察、實(shí)施、審計(jì)、驗(yàn)收、運(yùn)行等建設(shè)實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存利用價(jià)值的，經(jīng)過(guò)歸檔程序完成歸檔的各種載體的項(xiàng)目文件資料，它是項(xiàng)目管理當(dāng)中最重要的信息資源。固投項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目管理的重要部分，貫穿于項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施全過(guò)程，是做好項(xiàng)目管理工作中最為重要的一環(huán)。

一、掌握固投項(xiàng)目檔案過(guò)程管理的流程

固投項(xiàng)目檔案管理在遵循一般建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的同時(shí)，在項(xiàng)目文件資料的收集、分類(lèi)、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、利用有其特殊性，比如項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)等立項(xiàng)、評(píng)估審查文件、項(xiàng)目周期調(diào)整、設(shè)備調(diào)整、建設(shè)內(nèi)容調(diào)整等調(diào)整變更的報(bào)批文件、投資計(jì)劃文件、項(xiàng)目管理、黨建聯(lián)建等。固投項(xiàng)目的檔案管理人員，必須了解項(xiàng)目的立項(xiàng)、招投標(biāo)、項(xiàng)目管理、施工、監(jiān)理等過(guò)程，了解固投項(xiàng)目文件材料產(chǎn)生的特點(diǎn)，提升檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平，把有保存價(jià)值的項(xiàng)目文件資料全部接收、整理、歸檔，這是做好固投項(xiàng)目檔案工作的基礎(chǔ)[1]。

二、熟悉項(xiàng)目檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

要做好固投項(xiàng)目檔案的管理工作必須熟悉并掌握相關(guān)項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（一）國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。固投項(xiàng)目檔案人員必須熟悉并掌握《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》的內(nèi)容，掌握項(xiàng)目文件材料收集歸檔范圍及保管期限，最大限度地收集項(xiàng)目文件材料，真正做到“應(yīng)收盡收”。

在對(duì)收集到項(xiàng)目文件材料進(jìn)行整理時(shí)，按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）的要求，編制文件頁(yè)碼、卷內(nèi)目錄、案卷封面、填寫(xiě)備考表等規(guī)范格式，保證項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量。

（二）建設(shè)單位制定的管理制度。項(xiàng)目建設(shè)單位在固投項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，必須在貫徹落實(shí)國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及項(xiàng)目管理制度的同時(shí)，結(jié)合固投項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施的實(shí)際情況，編制合適的項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則、管理程序，明確項(xiàng)目實(shí)施相關(guān)單位（部門(mén)）的管理職責(zé)、控制措施、歸檔范圍等，做好項(xiàng)目文件材料產(chǎn)生、接收、管理、歸檔等工作[2]。

三、提高項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施單位人員的檔案意識(shí)

（一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案意識(shí)。固投項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的真實(shí)的原始項(xiàng)目文件資料，它準(zhǔn)確反映和記錄項(xiàng)目的實(shí)際情況，是項(xiàng)目審計(jì)、驗(yàn)收、運(yùn)行、維護(hù)、更新改造等工作的重要原始憑據(jù)。

國(guó)家檔案局頒布實(shí)施的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》明確規(guī)定“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分”。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的建設(shè)單位、設(shè)計(jì)、勘察、總包、分包、監(jiān)理等單位的領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案意識(shí)，高度重視項(xiàng)目檔案工作。在項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程中設(shè)置相應(yīng)機(jī)構(gòu)、配齊合適的檔案人員，保證檔案業(yè)務(wù)工作正常開(kāi)展的相關(guān)費(fèi)用，將項(xiàng)目文件材料的移交、歸檔工作納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，在固投項(xiàng)目參與的各方齊抓共管，盡職履責(zé)，才能真正做好固投項(xiàng)目檔案工作[3]。

（二）相關(guān)技術(shù)人員要提高檔案意識(shí)。參與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施的單位和人員很多，包括建設(shè)單位現(xiàn)場(chǎng)代表、設(shè)計(jì)單位代表、施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)理工程師、質(zhì)量檢查員等，他們直接形成項(xiàng)目文件的內(nèi)容、數(shù)據(jù)、技術(shù)核定、技術(shù)變更、隱蔽驗(yàn)收等原始記錄，是項(xiàng)目文件資料形成、簽署的主體，他們的檔案意識(shí)直接影響到項(xiàng)目施工文件、監(jiān)理文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和有效性。所以，項(xiàng)目相關(guān)技術(shù)人員必須提高檔案意識(shí)，將符合歸檔要求的項(xiàng)目文件材料移交給檔案人員，這是保證項(xiàng)目竣工檔案完整、準(zhǔn)確和有效的關(guān)鍵。

（三）相關(guān)專(zhuān)、兼職檔案人員要提高檔案意識(shí)。要做好固投項(xiàng)目檔案工作，提高專(zhuān)、兼職檔案人員的檔案意識(shí)非常必要，只有檔案人員的檔案意識(shí)提高了，才能發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性，才能在平時(shí)工作中向項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施單位的相關(guān)人員宣傳項(xiàng)目檔案的重要性，項(xiàng)目參與實(shí)施的專(zhuān)、兼職檔案人員才能自覺(jué)地發(fā)揮檔案人員專(zhuān)業(yè)水平按照規(guī)范做好項(xiàng)目文件資料的產(chǎn)生、移交、分類(lèi)和歸檔工作[4]。

四、加強(qiáng)檔案人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目各參與建設(shè)實(shí)施專(zhuān)兼職檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力直接影響到項(xiàng)目文件資料的產(chǎn)生、收集、組卷工作，還影響到項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，最終影響到固投項(xiàng)目竣工檔案的整體質(zhì)量。所以必須采取各種措施努力提高專(zhuān)、兼職檔案人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。

（一）加強(qiáng)理論培訓(xùn)。要求檔案人員做好檔案管理工作，必須對(duì)檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)的理論知識(shí)培訓(xùn)，包括什么是文件？什么是檔案？什么是項(xiàng)目檔案？哪些項(xiàng)目文件資料要求歸檔？按照什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)歸檔？如何做好項(xiàng)目檔案管理工作等，所以不管是建設(shè)、總包、分包、監(jiān)理等單位都必須對(duì)專(zhuān)、兼職檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，這是提高專(zhuān)、兼職檔案人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平的首要條件[5]。

（二）參與項(xiàng)目實(shí)施。項(xiàng)目檔案管理人員不是坐在辦公室被動(dòng)等著別人來(lái)移交項(xiàng)目文件材料，而應(yīng)該是主動(dòng)參與到項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施全過(guò)程中去，了解項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)展情況，掌握項(xiàng)目立項(xiàng)、評(píng)估、批復(fù)、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同簽署、建筑施工、設(shè)備安裝、分部驗(yàn)收、監(jiān)理執(zhí)行、交工驗(yàn)收、結(jié)算審計(jì)、單項(xiàng)驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收等項(xiàng)目實(shí)施每個(gè)階段應(yīng)產(chǎn)生的文件材料是否齊全和完整，是否為最終有效的文件、是否符合歸檔要求，是否移交歸檔，都要做到心中有數(shù)。

1.參加項(xiàng)目會(huì)議。項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)積極參加項(xiàng)目評(píng)審、技術(shù)交底、合同談判、現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)工、設(shè)備開(kāi)箱、分部驗(yàn)收、交工驗(yàn)收等各種工程、監(jiān)理會(huì)議，對(duì)項(xiàng)目文件材料的形成、審查、移交、歸檔等事項(xiàng)進(jìn)行明確要求，包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、文件資料的整理規(guī)則、項(xiàng)目文件的簽署、項(xiàng)目資料移交文件的表格等，真正把傳統(tǒng)的檔案“末端管理”主動(dòng)提到“前端控制”中去，只有這樣才能保證檔案人員接收到符合歸檔要求的項(xiàng)目文件材料[6]。2.做好過(guò)程的監(jiān)督指導(dǎo)。作為建設(shè)單位的檔案管理人員，應(yīng)在做好項(xiàng)目檔案管理工作的同時(shí)，及時(shí)組織對(duì)相關(guān)總包、分包各施工、監(jiān)理等單位的相關(guān)人員進(jìn)行檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，主要針對(duì)項(xiàng)目文件資料的產(chǎn)生歸檔范圍、項(xiàng)目文件資料價(jià)值的鑒定、審查、整理、組卷等具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不定期對(duì)相關(guān)單位的項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要求立即整改并予以考核，其目的就是為了保證項(xiàng)目文件材料的形成與項(xiàng)目實(shí)施同步，項(xiàng)目文件材料的管理符合相關(guān)要求，保證所接收到的項(xiàng)目文件真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。3.做好項(xiàng)目竣工文件資料的審查。項(xiàng)目竣工文件資料是由反映項(xiàng)目施工監(jiān)理過(guò)程和項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程的竣工資料、竣工圖和監(jiān)理資料組成。項(xiàng)目竣工文件資料是項(xiàng)目檔案中占比數(shù)量最多、情況最復(fù)雜、最容易出現(xiàn)問(wèn)題的部分。保證項(xiàng)目竣工資料、竣工圖、監(jiān)理資料的齊全、完整、規(guī)范，是做好固投項(xiàng)目檔案工作的基礎(chǔ)。

項(xiàng)目建設(shè)施工單位在項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施結(jié)束并進(jìn)行交工驗(yàn)收后，其專(zhuān)、兼職檔案人員按照項(xiàng)目檔案歸檔范圍對(duì)各子項(xiàng)全部文件材料進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、組卷、歸檔，按照要求制作完整的竣工資料和竣工圖，經(jīng)過(guò)自檢合格后交監(jiān)理單位進(jìn)行審查。監(jiān)理單位著重對(duì)竣工資料、竣工圖的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、有效性以及與監(jiān)理資料的一致性（主要是資料中開(kāi)竣工時(shí)間、項(xiàng)目各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和建設(shè)實(shí)施內(nèi)容是否一致，下同）進(jìn)行審查，并出具書(shū)面的竣工資料審查報(bào)告。項(xiàng)目竣工資料、竣工圖經(jīng)監(jiān)理審查并完成整改后再提交建設(shè)單位項(xiàng)目管理部門(mén)進(jìn)行審查。

建設(shè)單位項(xiàng)目管理技術(shù)人員對(duì)施工單位的竣工資料（含設(shè)備資料、竣工圖）與監(jiān)理資料一并進(jìn)行審查，著重對(duì)資料是否真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效，是否反映項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程，竣工圖是否圖物相符，真實(shí)反映竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況，設(shè)備臺(tái)（套）數(shù)是否與批復(fù)一致，竣工資料與監(jiān)理資料是否一致等情況進(jìn)行審查，經(jīng)審查合格后出具書(shū)面審查報(bào)告。

建設(shè)單位檔案部門(mén)對(duì)施工單位提交竣工資料（含設(shè)備資料、竣工圖）與監(jiān)理單位的監(jiān)理資料進(jìn)行最終審查，檔案部門(mén)著重審查項(xiàng)目文件材料分類(lèi)是否準(zhǔn)確、組卷是否合理、整理是否規(guī)范、目錄是否齊全等進(jìn)行審查。項(xiàng)目竣工文件只有經(jīng)審查并完成整改符合歸檔要求后方可辦理移交和接收手續(xù)。

通過(guò)這些審查程序后接收到符合歸檔要求的竣工文件，才能保證固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，從而從整體上保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和安全。

（三）做好項(xiàng)目文件的歸檔。項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施內(nèi)容全部完成后，在項(xiàng)目的工程質(zhì)量、環(huán)境保護(hù)、職業(yè)安全、職業(yè)衛(wèi)生、決算審計(jì)、消防等各單項(xiàng)取得相關(guān)主管部門(mén)的驗(yàn)收批復(fù)文件后，建設(shè)單位檔案部門(mén)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖、項(xiàng)目管理、施工資料、監(jiān)理資料、工藝設(shè)備資料、工程科研資料、試生產(chǎn)、財(cái)務(wù)決算、竣工驗(yàn)收資料等全部文件資料進(jìn)行分類(lèi)、鑒定、組卷、歸檔，并編制規(guī)范的案卷目錄、全引目錄等，最終形成齊全、系統(tǒng)、規(guī)范的項(xiàng)目檔案。

五、做好項(xiàng)目檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收

按照國(guó)家的相關(guān)要求，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前必須完成的條件之一，所以項(xiàng)目主管部門(mén)和建設(shè)單位必須認(rèn)真做好項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收的各項(xiàng)迎檢工作。

固投項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程的文件資料完成整理和歸檔后，必須組織設(shè)計(jì)、勘察、總包、分包、監(jiān)理等相關(guān)參建單位和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自檢，并完成問(wèn)題的整改確認(rèn)達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)后，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前三個(gè)月前向項(xiàng)目主管部門(mén)報(bào)送檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告文件及項(xiàng)目檔案目錄等文件材料。

在項(xiàng)目驗(yàn)收主管部門(mén)對(duì)固投項(xiàng)目檔案完成專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收后，建設(shè)單位須對(duì)檔案驗(yàn)收組提出的整改意見(jiàn)全部落實(shí)整改，再將檔案整改情況報(bào)告上報(bào)項(xiàng)目主管部門(mén)，最終獲得主管部門(mén)的檔案驗(yàn)收意見(jiàn)，項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作才算真正結(jié)束。

六、注重固投項(xiàng)目檔案的保管和利用

企業(yè)檔案是國(guó)家檔案的一部分，是企業(yè)生存、發(fā)展的重要信息資源、是企業(yè)的寶貴財(cái)富。項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，同時(shí)也是項(xiàng)目主管部門(mén)對(duì)固投項(xiàng)目進(jìn)行檢查、評(píng)估、審計(jì)、各單項(xiàng)驗(yàn)收、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以及項(xiàng)目后評(píng)價(jià)的重要內(nèi)容和依據(jù)。建設(shè)單位檔案部門(mén)保管檔案的庫(kù)房日常安全管理、溫濕度管理、檔案裝具等必須符合國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采取各種人防、技防等有效措施，做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的安全管理工作。

保管項(xiàng)目檔案的目的是充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案的價(jià)值，最大限度地提供利用。檔案管理部門(mén)應(yīng)做好項(xiàng)目檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，編制項(xiàng)目檔案全引目錄、案卷目錄、文件匯編等檢索工具，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施的實(shí)際情況，積極提供項(xiàng)目檔案，滿足企業(yè)管理各項(xiàng)工作查檔的需要。

七、做好固投項(xiàng)目檔案的保密工作

部分固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目涉密項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案中有大量的涉密文件，有的涉密級(jí)別較高，作為項(xiàng)目檔案管理人員，必須按照保密工作相關(guān)要求提高警惕，在項(xiàng)目檔案的審查、接收、保管、借閱、復(fù)制、歸檔等工作中的各項(xiàng)保密工作，保證固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案中國(guó)家秘密和檔案實(shí)體的安全。

八、結(jié)語(yǔ)

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性、保密性、服務(wù)性于一體的基礎(chǔ)支持保障工作，由于固投項(xiàng)目建設(shè)的特殊性，同時(shí)也是一項(xiàng)漫長(zhǎng)、復(fù)雜、煩瑣的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，要做好固投項(xiàng)目檔案的全過(guò)程管理工作，就要求我們專(zhuān)兼職檔案人員熟悉標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、提升管理能力、增強(qiáng)檔案意識(shí)、鉆研專(zhuān)業(yè)技術(shù)，從而整體提高單位的項(xiàng)目檔案管理水平，從根本上做好檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，及時(shí)提供檔案利用，最大限度為企業(yè)各項(xiàng)工作提供支持服務(wù)。