翁彬鑫

（福州市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院集團(tuán)有限公司，福建 福州 350000）

工程建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)和施工過程中，由于涉及到的內(nèi)容較多、工期較長、投入的資金巨大，所以工程建設(shè)項(xiàng)目施工過程管理非常復(fù)雜，想要進(jìn)一步提升工程建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量，就必須要重視工程管理水平和強(qiáng)化管理力度，而合同作為建設(shè)項(xiàng)目組織的重要紐帶，強(qiáng)化合同管理力度直接關(guān)系到整個(gè)項(xiàng)目的管理水平。現(xiàn)階段，隨著我國建筑行業(yè)的飛速發(fā)展，建設(shè)工程項(xiàng)目越來越多，項(xiàng)目規(guī)模也越來越大，但是由于工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中會(huì)受到諸多因素的影響，進(jìn)而造成項(xiàng)目施工造價(jià)、進(jìn)度和安全質(zhì)量都會(huì)受到較大的影響。因此，工程建設(shè)單位必須要結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)落實(shí)好合同管理工作?？茖W(xué)健全的管理機(jī)制對于合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都必須有應(yīng)對措施，這樣才能夠充分的體現(xiàn)出合同管理的價(jià)值和合理性[1]。同時(shí)科學(xué)有效的合同管理也直接關(guān)系到工程質(zhì)量和進(jìn)度，可以為項(xiàng)目投資控制、施工索賠等提供科學(xué)規(guī)范的依據(jù)。因此，研究合同管理在工程建設(shè)管理中的重要性有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 工程建設(shè)管理中合同管理存在的問題

為了進(jìn)一步體現(xiàn)合同管理對工程建設(shè)管理的重要性，本文以具體的案例來深入分析。

案例介紹：該案例為某國有大型建筑施工企業(yè)（以下簡稱A 公司），A 公司具有建筑工程、市政工程施工總承包等多項(xiàng)國家一級資質(zhì)以及市政公路、隧道工程專業(yè)承包等多項(xiàng)二級資質(zhì)。A 工程組織結(jié)構(gòu)主要是實(shí)施董事會(huì)決策制，公司所有的重大戰(zhàn)略規(guī)劃均需要董事長召開董事會(huì)來集中商議。2019 年10 月份，A公司承接了一項(xiàng)工程，該項(xiàng)目估算總投資人民幣約18 248.68 萬元，建安費(fèi)用10 006.20 萬元。項(xiàng)目占地面積16.09 hm2，計(jì)劃新建建筑總面積17 474 m2，其中，地上建筑12 886 m2，地下車庫3 908 m2，人防工程680 m2。配套建設(shè)公用動(dòng)力設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)及信息化管理系統(tǒng)、道路、圍墻、停車位、綠化景觀、外管外線等室外工程。該項(xiàng)目管理模式由董事會(huì)全面負(fù)責(zé)，建設(shè)項(xiàng)目施工按照總價(jià)承包制、設(shè)計(jì)咨詢制和工程監(jiān)理制進(jìn)行。但是在具體的建設(shè)過程中，A 公司過于重視該項(xiàng)目施工、項(xiàng)目質(zhì)量、工程投資和進(jìn)度等問題，在項(xiàng)目整體管理戰(zhàn)略中不重視合同管理，甚至對于合同管理事項(xiàng)既沒有成立專門的部門，施工現(xiàn)場也沒有專門的管理人員，以至于項(xiàng)目合同管理出現(xiàn)了諸多問題。

1.1 建設(shè)項(xiàng)目標(biāo)前評審不夠充分

（1）任何建設(shè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)規(guī)劃、用地等都必須在得到政府審批之后才可以施行，由于相關(guān)規(guī)劃、建設(shè)等許可證的報(bào)建流程相對繁瑣，所以一些開發(fā)商為了盡快落實(shí)項(xiàng)目進(jìn)度與施工單位協(xié)商之后會(huì)出現(xiàn)“先施工再補(bǔ)證”的情況，而為了迎合這些開發(fā)商，A 公司在特殊情況下也會(huì)答應(yīng)開發(fā)商按照上面的錯(cuò)誤流程進(jìn)行施工，一旦工程建設(shè)過程中開發(fā)商報(bào)建失敗、設(shè)計(jì)圖紙審核不達(dá)標(biāo)，必然會(huì)對項(xiàng)目建設(shè)產(chǎn)生巨大的損失。

（2）A 公司對于招標(biāo)公司履約能力的審查也不夠完善。案例中，A 公司所承建的項(xiàng)目在2020 年下半年出現(xiàn)了施工停滯，誘因是在招投標(biāo)中沒有對招標(biāo)公司近期業(yè)績、財(cái)務(wù)狀況以及相應(yīng)的履約能力進(jìn)行充分調(diào)研，施工過程中開發(fā)商現(xiàn)金流出現(xiàn)問題，進(jìn)而導(dǎo)致施工停滯。盡管之后有其他開發(fā)商接盤該項(xiàng)目，但是停滯期仍舊造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

1.2 施工合同管理制度不夠完善

A 公司工程建設(shè)合同管理工作是由合同管理小組來完成的，小組下設(shè)4 個(gè)部分，分別是市場營銷組、成本控制組、技術(shù)組和法務(wù)組，具體如圖1 所示。

圖1 A 公司合同管理小組構(gòu)成及其工作內(nèi)容

從圖1 可以看出，A 公司有專門負(fù)責(zé)合同管理的部門，項(xiàng)目合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)也有各自對應(yīng)的小組來負(fù)責(zé)，合同管理難度大幅度降低。但是A 公司在合同管理制度規(guī)定中只是確定了各個(gè)部門在進(jìn)行合同管理中所需要承擔(dān)的角色定位，但是各部門之間的工作銜接沒有明確的規(guī)定，所以合同管理工作中，各部門職能劃分不夠完善、相互之間的工作銜接不到位。所以很容易導(dǎo)致各個(gè)部門只會(huì)認(rèn)真負(fù)責(zé)各自的工作，部門間的動(dòng)態(tài)銜接存在較大問題，進(jìn)而導(dǎo)致合同管理效能降低[2]。例如，該案例中的項(xiàng)目施工過程中，A 公司某個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在進(jìn)行階段性項(xiàng)目結(jié)算的過程中，以個(gè)人的名義直接和轉(zhuǎn)包方辦理了結(jié)算，并且還以個(gè)人名義預(yù)定了項(xiàng)目款的支付時(shí)間，由于該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也是工程負(fù)責(zé)人，所以帶有個(gè)人簽名的結(jié)算文件也是具有法律效力的。而在結(jié)算的時(shí)候發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和轉(zhuǎn)包方簽訂的工程量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出實(shí)際的工程量，而轉(zhuǎn)包方則要求嚴(yán)格按照該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽訂的結(jié)算憑證進(jìn)行結(jié)算，最終A 公司不得不按照該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和轉(zhuǎn)包方辦理的結(jié)算要求支付了更多的工程價(jià)款。

因此，從這個(gè)案例來看，A 公司本身就存在合同管理制度不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，在簽訂項(xiàng)目施工合同的過程中，必須在合同中約定好項(xiàng)目結(jié)算的方式。

1.3 缺乏項(xiàng)目合同索賠意識(shí)

合同索賠是合同管理的重要環(huán)節(jié)，索賠的處理過程就是在執(zhí)行合同的過程。當(dāng)然索賠事項(xiàng)成立需要一定的條件，具體如圖2 所示。

圖2 項(xiàng)目合同索賠事項(xiàng)成立條件

當(dāng)然可以索賠的費(fèi)用也有嚴(yán)格的規(guī)定，這里以直接費(fèi)用為例，包括了人工費(fèi)、材料費(fèi)、機(jī)械使用費(fèi)為例，具體包含的內(nèi)容如圖3 所示。

圖3 合同管理中可索賠的直接費(fèi)用內(nèi)容

可以說合同索賠直接關(guān)系到項(xiàng)目建設(shè)單位和施工單位的共同利益。而該項(xiàng)目中，A 公司作為該項(xiàng)目的施工單位，缺乏項(xiàng)目合同索賠意識(shí)，并且公司管理人員并不重視合同索賠，并未將索賠管理納入到合同管理中，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）項(xiàng)目合同簽訂過程中，并未針對合同開票條款、程序及相關(guān)事項(xiàng)達(dá)成一致協(xié)議，對于包括項(xiàng)目賬單在內(nèi)的需要開票的特定事件缺少明確的記錄。需要索賠的項(xiàng)目信息、賬單數(shù)額簽訂合同期限不清晰[3]。

（2）由于A 公司在該項(xiàng)目合同管理過程中對于所涉及到的索賠事件缺少敏感度，所以在合同條款履行中相關(guān)證據(jù)、材料保存不夠重視，很多證據(jù)資料都不具法律效力。

（3）由于缺乏合同索賠意識(shí)，在施工過程中對于需要索賠的事件內(nèi)容不知道如何索賠，甚至對索賠流程不清晰。甚至一些情況下為了趕工期、避免不必要的麻煩會(huì)放棄項(xiàng)目索賠，嚴(yán)重影響自身利益。

2 強(qiáng)化合同管理在工程建筑管理中的策略

2.1 嚴(yán)格落實(shí)合同簽訂制度修訂和優(yōu)化工作

針對施工合同簽訂過程中A 公司出現(xiàn)的前期評審工作不完善的問題，要進(jìn)一步嚴(yán)格落實(shí)招標(biāo)企業(yè)資質(zhì)審查制度。在項(xiàng)目招標(biāo)之前必須對招標(biāo)企業(yè)近期項(xiàng)目業(yè)績、財(cái)務(wù)情況以及相應(yīng)的履約能力進(jìn)行充分調(diào)研審查，具體包含了招標(biāo)企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照信息、資質(zhì)等級證書情況、財(cái)務(wù)指標(biāo)狀況、生產(chǎn)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)情況等，全面落實(shí)好招標(biāo)方資質(zhì)審查工作后才可以開展投標(biāo)工作[4]。在招投標(biāo)過程中，一旦發(fā)現(xiàn)招標(biāo)方的資格存在問題，必須及時(shí)地進(jìn)行核查。利用公司的信息公示系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)對招標(biāo)方的資格進(jìn)行嚴(yán)格審查，并將最終的審查文件作為投標(biāo)決策依據(jù)進(jìn)行保存，對于一些大型項(xiàng)目甚至要實(shí)地的考察招標(biāo)方的經(jīng)營情況，嚴(yán)格落實(shí)好合同簽訂前的評審工作。

2.2 進(jìn)一步完善項(xiàng)目合同管理制度

文章案例中，該項(xiàng)目施工中所有的管理制度均來自于A 公司，而公司的管理制度和施工工藝工法基本上每個(gè)月都會(huì)有所更新，所以從合同管理的角度來講，根據(jù)公司的制度變更進(jìn)度及時(shí)地更新項(xiàng)目合同管理制度，同時(shí)要結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目內(nèi)部管控措施。例如，在案例項(xiàng)目建設(shè)過程中，由于之前鋼筋材料市場價(jià)格總是高低不定，所以A 公司為了解決項(xiàng)目造價(jià)的問題，對于鋼筋材料的采購按照“固定單價(jià)”招標(biāo)的方式進(jìn)行。隨后的施工過程中發(fā)現(xiàn)這種方式無法滿足項(xiàng)目進(jìn)度要求，鋼筋材料經(jīng)常性出現(xiàn)跟不上施工進(jìn)度的情況，以至于延誤項(xiàng)目進(jìn)度。為此，A 公司項(xiàng)目管理人員對合同制度作出調(diào)整，進(jìn)一步完善供應(yīng)商目錄，改變單一供貨機(jī)制，在保證鋼筋等大宗物資質(zhì)量的前提下，避免出現(xiàn)材料進(jìn)場跟不上進(jìn)度的情況。

由此可見，完善合同管理制度直接關(guān)系到項(xiàng)目施工進(jìn)度和造價(jià)，所以合同管理工作規(guī)范性至關(guān)重要[5]。對于項(xiàng)目管理企業(yè)來講，要從合同簽訂的全過程著手，制定科學(xué)嚴(yán)格、充分可行、細(xì)致完善的合同管理制度，為各個(gè)階段合同管理工作提供科學(xué)指導(dǎo)。有了完善的合同管理制度，即便是合同管理人員或施工人員存在工作失誤、經(jīng)驗(yàn)缺失的問題，也可以在合同管理制度的指導(dǎo)下及時(shí)的糾正失誤，確保項(xiàng)目如期、高質(zhì)量完工[6]。

2.3 重視項(xiàng)目索賠合同管理

為了科學(xué)制度化的規(guī)避項(xiàng)目索賠產(chǎn)生的影響，合同索賠管理要注意以下幾點(diǎn)：

（1）索賠時(shí)效性。案例中的項(xiàng)目由于沒有重視索賠時(shí)效，所以在后期合同管理人員才提出建議在后續(xù)的合同中設(shè)置索賠時(shí)限的問題。所以針對不同的項(xiàng)目應(yīng)該設(shè)置一定的索賠時(shí)限，例如在造成索賠事件后的2 周內(nèi)，要求項(xiàng)目承包商提出索賠書面報(bào)告，并在報(bào)告出具的3 周內(nèi)提交索賠相關(guān)材料，并在合同內(nèi)注明“超期索賠失效”的字目。

（2）確保索賠資料完整性。案例中的項(xiàng)目施工過程中，曾出現(xiàn)過由于事先口頭承諾沒有保留索賠證據(jù)材料，最終導(dǎo)致A 公司索賠困難的情況。因此合同管理中，索賠資料完整性至關(guān)重要，不僅需要書面合同和相關(guān)附件，項(xiàng)目招標(biāo)文件、工程施工圖紙、技術(shù)數(shù)據(jù)、項(xiàng)目預(yù)算和決算、數(shù)據(jù)清單、項(xiàng)目紀(jì)要、項(xiàng)目合同、說明等所有與項(xiàng)目以及索賠內(nèi)容相關(guān)的各種簽證表格都需要完善，并確保資料的完整性。

3 結(jié)語

總而言之，合同管理對于工程項(xiàng)目建設(shè)管理質(zhì)量和成效至關(guān)重要，工程項(xiàng)目單位以及各個(gè)參與方要善于從以往的項(xiàng)目中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)一步明確合同管理中的各類問題，從項(xiàng)目建設(shè)前、建設(shè)中、竣工后各個(gè)環(huán)節(jié)著手落實(shí)好合同管理工作，嚴(yán)格按照動(dòng)態(tài)化管理、全程化管理、系統(tǒng)化管理的原則進(jìn)行合同管理，在充分利用合同管理提高項(xiàng)目質(zhì)量的同時(shí)，更不能被合同管理漏洞所“牽連”，全方位提高合同管理水平，為后續(xù)的工程項(xiàng)目合同管理工作提供更有效的幫助。