摘 要：醫(yī)院檔案工作細(xì)致、復(fù)雜，檔案中包含醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的具體情況以及大量的資料和文件，具有很高的使用價(jià)值和參考價(jià)值。因此，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念和手段，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。文章以新醫(yī)改為背景，分析當(dāng)前醫(yī)院檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題，重點(diǎn)提出相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化

引言

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)，檔案類型多樣，如文件、圖表、音像和磁盤(pán)等，開(kāi)展檔案規(guī)范化管理，可為醫(yī)院決策提供參考依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。在醫(yī)院管理中，檔案管理越來(lái)越得到重視，對(duì)各環(huán)節(jié)實(shí)施規(guī)范化管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，對(duì)檔案管理方法持續(xù)改進(jìn)，使檔案管理效率與質(zhì)量得到顯著提升，促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、健康發(fā)展。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的意義

隨著醫(yī)院規(guī)模日益擴(kuò)大，醫(yī)院在開(kāi)展管理時(shí)，需將檔案管理放在重要地位。醫(yī)院檔案數(shù)量和類型正隨著醫(yī)院的發(fā)展而不斷增多，如病歷、儀器設(shè)備設(shè)施、人事檔案以及科研活動(dòng)等，這些檔案記錄了醫(yī)院的真實(shí)發(fā)展情況，具有很高的研究與使用價(jià)值。醫(yī)院需對(duì)檔案實(shí)施有效收集與整理，對(duì)不同檔案實(shí)行科學(xué)分類與存儲(chǔ)，才能使檔案得到充分利用，滿足醫(yī)院各項(xiàng)工作需求，促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。因此，新醫(yī)改背景下，對(duì)醫(yī)院檔案開(kāi)展規(guī)范化管理很有必要。

首先，對(duì)檔案開(kāi)展規(guī)范化管理，可進(jìn)一步規(guī)范各項(xiàng)檔案活動(dòng)。醫(yī)院檔案管理人員要嚴(yán)格按照相應(yīng)的制度和要求開(kāi)展檔案管理，確保各項(xiàng)資源得到有效收集與整理，對(duì)其實(shí)行妥善保管，避免檔案資料出現(xiàn)遺失。同時(shí)，還能進(jìn)一步提高檔案的利用率，滿足醫(yī)院的發(fā)展需求；其次，有效保證檔案內(nèi)容安全、可靠。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理工作不夠規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)資料保管不當(dāng)、資料面臨毀損和遺失等問(wèn)題，對(duì)后續(xù)工作造成不利影響。醫(yī)院雖然已引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理，但在實(shí)際操作中還存在許多安全隱患。因此，需加大安全管理力度，開(kāi)展檔案規(guī)范化管理，保證檔案管理人員自覺(jué)規(guī)范行為，增強(qiáng)安全意識(shí)，使檔案信息更加安全，避免出現(xiàn)被泄露。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨的問(wèn)題

1.缺乏完善的檔案管理制度

雖然，大部分醫(yī)院已制定檔案管理制度，對(duì)檔案人員的行為實(shí)行規(guī)范，但隨著醫(yī)院規(guī)模日益擴(kuò)大與服務(wù)項(xiàng)目的增加，醫(yī)院的檔案類型和數(shù)量也不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理制度逐漸無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理的要求，醫(yī)院也并未及時(shí)對(duì)制度實(shí)行更新，導(dǎo)致檔案管理缺乏有效的參考依據(jù)。隨著醫(yī)院的迅速發(fā)展，檔案內(nèi)容日益復(fù)雜，且檔案的重要性越發(fā)凸顯，部分檔案關(guān)乎醫(yī)院的發(fā)展前途，更涉及一系列重要決策的制定。醫(yī)院管理人員可通過(guò)查閱檔案資料了解醫(yī)院的基本情況和重要信息。同時(shí)，醫(yī)務(wù)工作人員每天要為大量的患者提供診療服務(wù)，還要記錄患者的信息，為患者建立檔案，使其信息得到妥善存儲(chǔ)，為診療工作提供參考依據(jù)。醫(yī)務(wù)人員還要將檔案資料及時(shí)交給檔案管理部門(mén)，由檔案管理人員負(fù)責(zé)保管。如果醫(yī)院的管理制度不完善，檔案管理人員未能及時(shí)對(duì)檔案資料實(shí)行分類與整理，一旦后續(xù)工作需要這些資料，就可能會(huì)增加查閱難度，給工作帶來(lái)許多不便。

2.檔案信息化管理水平有待提升

信息化時(shí)代，醫(yī)院管理人員需樹(shù)立完善的信息化管理思想，將檔案管理信息化建設(shè)放在重要地位，熟練運(yùn)用信息技術(shù)處理各種檔案，滿足檔案管理的需求。部分管理人員沒(méi)有信息化觀念，醫(yī)院也并未對(duì)檔案管理信息化建設(shè)加大投入力度，導(dǎo)致信息化建設(shè)未落到實(shí)處。檔案管理信息化建設(shè)與信息技術(shù)運(yùn)用密切相關(guān)，但部分管理人員并未充分意識(shí)到信息技術(shù)應(yīng)用的必要性，而是將信息化建設(shè)視作一項(xiàng)并不重要的工作，在實(shí)際工作中依然采用傳統(tǒng)的工作方法，導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)程緩慢。在實(shí)際工作中，部分管理人員將醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提升作為重點(diǎn)，將注意力放在技術(shù)、設(shè)備設(shè)施引進(jìn)與服務(wù)質(zhì)量的改進(jìn)上，并沒(méi)有結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況開(kāi)展檔案管理，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展速度很慢。

3.檔案管理人員專業(yè)能力不足

目前，部分醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，對(duì)待工作缺乏責(zé)任感，并未樹(shù)立完善的檔案管理意識(shí)，對(duì)待工作比較被動(dòng)，導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理無(wú)法有效開(kāi)展，檔案管理效率比較低。一是部分檔案管理人員缺乏成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，雖然有專業(yè)知識(shí)，但無(wú)法將理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合，且在工作中缺乏學(xué)習(xí)意識(shí)，導(dǎo)致實(shí)踐操作能力較低。部分管理人員認(rèn)為檔案管理無(wú)須專業(yè)技能，影響了檔案管理工作質(zhì)量的提升；二是部分管理人員忽視檔案管理工作，不重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員的思想觀念比較陳舊，缺乏創(chuàng)新意識(shí)和學(xué)習(xí)意識(shí)，在工作中比較被動(dòng)，只是被動(dòng)接受任務(wù)，無(wú)法及時(shí)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，在工作中得過(guò)且過(guò)，影響工作質(zhì)量與工作效率的提升；三是部分檔案管理人員缺乏主動(dòng)工作的意識(shí)，不能充分盡到工作義務(wù)與職責(zé)，無(wú)法主動(dòng)為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供服務(wù)，降低了檔案的利用率。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理途徑

1.制定完善的檔案管理制度

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院要對(duì)當(dāng)前的檔案管理制度實(shí)施改進(jìn)與完善，保證檔案管理工作更加規(guī)范。一是制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案資料得到規(guī)范化存儲(chǔ)與利用。檔案管理人員要堅(jiān)持真實(shí)、公平的原則，接受統(tǒng)一的培訓(xùn)，掌握同一種檔案歸檔方式，確保檔案資料得到妥善收集與存儲(chǔ)；二是引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)一步優(yōu)化管理制度，保證制度內(nèi)容得到有效補(bǔ)充與完善；三是做好事前規(guī)劃，完善工作機(jī)制。結(jié)合國(guó)家檔案局就檔案工作發(fā)布的“十四五”規(guī)劃，制定相應(yīng)的醫(yī)院檔案管理規(guī)劃，明確醫(yī)院檔案管理的任務(wù)與要求。具體來(lái)講，醫(yī)院要結(jié)合一系列規(guī)范性文件，如《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件要求，出臺(tái)醫(yī)院檔案管理規(guī)范等相關(guān)制度，保證檔案管理更加規(guī)范。比如，在制度中明確不同類型檔案資料的基本格式，明確電子檔案的查閱流程與系統(tǒng)操作權(quán)限；四是從制度層面入手，對(duì)檔案資源的立卷歸檔實(shí)行嚴(yán)格把關(guān)，根據(jù)檔案資源的類型，確定其歸檔格式，對(duì)其開(kāi)展統(tǒng)一管理。首先，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《全國(guó)文書(shū)檔案分類編目指南》的要求與醫(yī)院實(shí)際情況，制定檔案分類體系，對(duì)檔案資源的類型實(shí)行合理劃分。其次，結(jié)合檔案的具體類型，對(duì)其實(shí)施針對(duì)性存儲(chǔ)，如將紙質(zhì)檔案放到專門(mén)的檔案柜，做好封裝，或?qū)㈦娮訖n案存儲(chǔ)在服務(wù)器上，保證數(shù)據(jù)安全。最后，明確立卷歸檔的基本格式與流程，使各項(xiàng)材料得到有效收集與歸檔；五是對(duì)各項(xiàng)權(quán)利和職責(zé)實(shí)行明確劃分，確定各部門(mén)的職責(zé)，構(gòu)建完善的管理機(jī)制，成立檔案規(guī)范化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況與檔案管理現(xiàn)狀和問(wèn)題召開(kāi)會(huì)議，統(tǒng)一安排各項(xiàng)工作，提高工作人員的責(zé)任感，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

2.開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)

（1）完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院要積極對(duì)檔案管理開(kāi)展規(guī)范化建設(shè)，才能提高管理效能，滿足各項(xiàng)工作需求。因此，醫(yī)院要加大投入力度，融入信息化管理意識(shí)，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，促進(jìn)檔案管理信息化工作順利開(kāi)展。第一，保證資金充足，制定合理的工作規(guī)劃，結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)檔案管理設(shè)施實(shí)施針對(duì)性投入與完善。一方面，對(duì)檔案室各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施予以完善，購(gòu)置專業(yè)的設(shè)備設(shè)施，滿足檔案管理的需求；另一方面，結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)的要求，購(gòu)置計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的硬件設(shè)備設(shè)施，以及完善的網(wǎng)絡(luò)體系，及時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，確保檔案得到妥善存儲(chǔ)，減少對(duì)空間的占用。此外，醫(yī)院要對(duì)各種新文件實(shí)時(shí)歸檔與更新，滿足后續(xù)檔案查閱需求。第二，將數(shù)字化檔案建設(shè)與醫(yī)院發(fā)展相結(jié)合，建立數(shù)字檔案室，保證檔案資源得到妥善管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量。除了引進(jìn)先進(jìn)的硬件之外，醫(yī)院還要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，加強(qiáng)對(duì)軟件的維護(hù)，定期升級(jí)軟件，使軟件功能更加完善，充分發(fā)揮其作用，確保檔案得到規(guī)范化管理。首先，要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況與檔案管理現(xiàn)狀，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，明確檔案資源歸檔流程等相關(guān)內(nèi)容，確保檔案管理資源得到有效管理，使檔案管理人員能夠開(kāi)展一站式操作，提高工作效率；其次，樹(shù)立大檔案思維，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)展一體化管理，進(jìn)一步完善檔案軟件的功能。為了更好地滿足檔案管理人員的處理與查閱需求，需將檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)相結(jié)合，使資源得到共享，隨時(shí)更新信息，提高工作效率與質(zhì)量。

（2）推動(dòng)醫(yī)院檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的蓬勃發(fā)展，醫(yī)院要積極引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，將其與檔案管理相結(jié)合，促進(jìn)檔案管理邁向數(shù)字化方向。同時(shí)，醫(yī)院要及時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)施轉(zhuǎn)化，不僅減少了對(duì)空間的占用，還可以將其轉(zhuǎn)變成為電子檔案，只需將檔案存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)之中。數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)空間很大，可滿足不同類型檔案的存儲(chǔ)需求，方便檔案管理人員隨時(shí)對(duì)檔案實(shí)行管理。一是結(jié)合檔案的具體類型，設(shè)置專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)。醫(yī)院要根據(jù)自身實(shí)際情況與檔案類型，設(shè)置針對(duì)性的數(shù)據(jù)庫(kù)，醫(yī)院的檔案類型較多，如人事檔案、科研檔案、病歷檔案以及財(cái)務(wù)檔案等，醫(yī)院需對(duì)這些檔案實(shí)行分類，再搭建專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于隨時(shí)對(duì)信息實(shí)施查詢，提高檢索質(zhì)量與效率；二是醫(yī)院要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，保證檔案管理工作得到優(yōu)化，如大數(shù)據(jù)、人工智能以及云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，確保檔案管理工作高效開(kāi)展，提高檔案的利用率。運(yùn)用大數(shù)據(jù)時(shí)，要進(jìn)一步優(yōu)化檔案檢索功能，探索智慧檢索模式，確保檔案編研工作高效開(kāi)展。應(yīng)用人工智能技術(shù)時(shí)，需構(gòu)建專門(mén)的數(shù)字化檔案室，構(gòu)建智慧檔案管理體系。將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與智能檔案架相結(jié)合，確保檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)彼此銜接，方便工作人員隨時(shí)了解紙質(zhì)檔案情況。在檔案管理領(lǐng)域中，還要發(fā)揮云傳輸技術(shù)的作用，確保檔案資源在第一時(shí)間存儲(chǔ)到云端，減少對(duì)硬盤(pán)空間的占用。將云共享技術(shù)與檔案管理相結(jié)合的同時(shí)，與檔案部門(mén)和其他醫(yī)院開(kāi)展合作，實(shí)現(xiàn)資源共享，打通數(shù)據(jù)傳輸渠道，滿足本地醫(yī)療領(lǐng)域的檔案使用需求，提高醫(yī)院檔案的使用價(jià)值；三是加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)數(shù)字檔案開(kāi)展針對(duì)性編研。在數(shù)據(jù)庫(kù)中納入照片、音頻和視頻等檔案形式，對(duì)檔案實(shí)施合理分類，擴(kuò)充數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)范圍，打造豐富的檔案資源管理體系。比如，充分結(jié)合新醫(yī)改的要求，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和信息實(shí)施編輯，制作微視頻，加大宣傳力度，使更多人了解醫(yī)院的發(fā)展情況，提高醫(yī)院的知名度。另外，需結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，編輯合適的檔案內(nèi)容，展現(xiàn)醫(yī)院的成績(jī)，使醫(yī)院具有良好的口碑。

3.加強(qiáng)人才建設(shè)

（1）提高檔案管理人員專業(yè)水平

現(xiàn)代人注重健康，對(duì)醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療環(huán)境都有更嚴(yán)格的要求，醫(yī)院要提高競(jìng)爭(zhēng)力，除了要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量之外，還要加強(qiáng)檔案管理，引進(jìn)優(yōu)質(zhì)人才，提高檔案管理人員的專業(yè)能力。一是結(jié)合“十四五”時(shí)期對(duì)檔案資源管理的要求，進(jìn)一步完善人才培養(yǎng)機(jī)制。加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，引進(jìn)先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)新培訓(xùn)模式，利用微課、PPT等在線資源，鼓勵(lì)檔案管理人員開(kāi)展自主學(xué)習(xí)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握扎實(shí)的技能。還可以舉辦檔案管理技能競(jìng)賽，使檔案管理人員能夠在比賽過(guò)程中掌握更多知識(shí)和技能，提高自身專業(yè)素養(yǎng)；二是對(duì)檔案培訓(xùn)內(nèi)容開(kāi)展創(chuàng)新，確保培訓(xùn)內(nèi)容與時(shí)俱進(jìn)且具有針對(duì)性，滿足檔案管理人員的工作需求。加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)知識(shí)的普及與推廣，使檔案管理人員了解不同技術(shù)的原理和功能，做到熟練使用，確保檔案管理信息化建設(shè)工作落到實(shí)處，進(jìn)一步優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，明確檔案資源編研開(kāi)發(fā)、資源保護(hù)與資源修復(fù)等內(nèi)容，開(kāi)展針對(duì)性培訓(xùn)，使檔案管理人員的能力得到進(jìn)一步提升；三是構(gòu)建專門(mén)的技術(shù)人才培養(yǎng)體系，加強(qiáng)對(duì)技術(shù)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，確保醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作順利展開(kāi)，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展維護(hù)、更新和升級(jí)；四是加強(qiáng)與檔案館等相關(guān)部門(mén)的合作，構(gòu)建完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，使檔案管理工作更加專業(yè)和規(guī)范，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（2）轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作模式

信息化時(shí)代，要促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，除了要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培養(yǎng)之外，還要引導(dǎo)檔案管理人員找到合適的工作方式，提高檔案管理質(zhì)量和效率。一是制定完善的管理制度，對(duì)人才的培養(yǎng)工作實(shí)施優(yōu)化和規(guī)范，保證工作人員能夠嚴(yán)格按照制度的要求開(kāi)展工作，運(yùn)用先進(jìn)的管理理念和管理手段，對(duì)各類檔案實(shí)施高效管理，提高自身管理水平與專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院要結(jié)合現(xiàn)有的規(guī)章制度，制訂相應(yīng)的工作計(jì)劃，在進(jìn)一步優(yōu)化管理體系的同時(shí)，引導(dǎo)管理人員對(duì)管理細(xì)節(jié)實(shí)施優(yōu)化，使其能夠運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理，保證醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)落到實(shí)處；二是檔案管理人員要樹(shù)立主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)各種知識(shí)和技術(shù)，并將所學(xué)知識(shí)與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合。同時(shí)，要針對(duì)醫(yī)院的管理制度提出相應(yīng)的意見(jiàn)和建議，保證管理制度得到進(jìn)一步優(yōu)化，確保制度的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化，為醫(yī)院檔案管理工作提供參考依據(jù)，使檔案管理更加規(guī)范，提高檔案的利用率。

四、結(jié)語(yǔ)

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院開(kāi)展檔案管理時(shí)需要制定完善的規(guī)章制度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)檔案管理模式實(shí)施優(yōu)化，使檔案管理工作更加規(guī)范。同時(shí)，醫(yī)院要以人為本，重視對(duì)人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠明確檔案管理的內(nèi)容，善于運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段開(kāi)展工作，提高檔案的利用率，滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。

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（作者單位：滕州市婦幼保健院）

作者簡(jiǎn)介：朱婭（1982—），女，漢族，山東滕州人，本科，中級(jí)館員，研究方向：檔案管理。