摘 要：隨著社會的發(fā)展和科技的進步，信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用逐漸成為關注的焦點。文章通過對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的分析，深入探討了傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題，并詳細闡述了信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的作用。重點介紹了電子化檔案管理系統(tǒng)、云存儲與備份以及移動化檔案管理等應用方式，并提出了輔助策略與措施，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設提供了理論支持和實踐指導。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化技術；云存儲；移動化

引言

傳統(tǒng)的檔案管理模式在紙質檔案管理方面存在著信息檢索效率低、易損壞丟失等問題，給事業(yè)單位的日常運行和管理帶來了一系列挑戰(zhàn)。隨著信息技術的飛速發(fā)展，電子化、云存儲和移動化等新興技術逐漸成熟，為事業(yè)單位檔案管理提供了全新的解決方案。通過引入現(xiàn)代化信息技術，事業(yè)單位檔案管理有望擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，提高管理效率、加強信息安全以及實現(xiàn)檔案共享與協(xié)同工作，從而更好地適應社會發(fā)展的需要。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.事業(yè)單位檔案管理的特點

事業(yè)單位檔案管理具有其獨特的特點，這些特點直接影響著檔案管理工作的開展和效果。事業(yè)單位檔案管理面臨多領域、多層級的復雜性。由于事業(yè)單位通常涉及多個部門和業(yè)務領域，其檔案信息涵蓋了各種類型的文件和數(shù)據(jù)，包括財務、人事等方面的檔案，多樣性使得檔案管理工作需要處理不同性質和用途的文件，要求管理系統(tǒng)具備高度的靈活性和綜合性。事業(yè)單位檔案管理注重隱私性和安全性。事業(yè)單位往往會處理敏感性極高的信息，對檔案信息的安全性要求極高，要求檔案管理系統(tǒng)具備高效的權限控制和安全機制。另外，事業(yè)單位檔案管理具備長期性和延續(xù)性。一些檔案數(shù)據(jù)需要長期保存，可能會伴隨機構的運行而持續(xù)積累，要求檔案管理系統(tǒng)能夠有效應對大容量、長周期的檔案信息管理，確保信息的完整性和可追溯性。總體而言，事業(yè)單位檔案管理的特點在于其復雜性、隱私性和長期性，對檔案管理系統(tǒng)的設計和應用提出了更高層次的要求。

2.傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題

傳統(tǒng)的檔案管理模式在新時代面臨著一系列問題，這些問題直接影響著事業(yè)單位檔案管理的效率和質量。傳統(tǒng)的文件存儲方式通常采用紙質檔案，難以適應大量信息和多領域的管理需求。紙質檔案占用大量空間，不便于檢索和利用，限制了檔案信息的高效管理，而且紙質檔案管理容易受到自然災害、火災等意外事件的影響，檔案信息的安全性難以得到有效保障。與此同時，傳統(tǒng)的手工管理方式效率較低，文件檢索和整理需要耗費大量時間和人力，與當今追求高效率的管理理念存在矛盾。此外，由于一些工作人員年齡偏大，缺乏先進的檔案管理觀念以及先進的信息化管理手段，導致檔案管理的局限性，無法充分利用現(xiàn)代信息技術帶來的便利和高效性。

二、信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的作用

1.提高管理效率與工作質量

信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的首要作用之一是顯著提高管理效率和工作質量。通過引入先進的電子化檔案管理系統(tǒng)，事業(yè)單位能夠更加高效地組織、存儲和檢索檔案信息。不僅消除了傳統(tǒng)紙質檔案管理中煩瑣的手工操作，還大大減少了人力成本。電子化檔案管理系統(tǒng)具有便捷的檢索功能，使檔案管理人員能夠在短時間內獲取所需信息，從而加速了決策過程和工作執(zhí)行效率。此外，系統(tǒng)的自動化功能還有助于減少人為錯誤，提高了工作的精確性和質量。

2.強化檔案信息安全保護

在新形勢下，信息安全成為事業(yè)單位檔案管理亟須解決的問題。信息技術通過引入多層次的安全措施，強化了檔案信息的安全保護。電子化檔案管理系統(tǒng)具備訪問權限控制、加密傳輸?shù)裙δ?，有效防范了非法獲取和篡改檔案信息的風險。同時，云存儲技術的應用為檔案信息提供了安全可靠的備份手段，防范了因災害或人為因素導致的信息丟失風險。通過信息技術，事業(yè)單位能夠建立起完善的信息安全體系，確保檔案信息的機密性和完整性。

3.實現(xiàn)檔案共享與協(xié)同工作

信息技術為事業(yè)單位檔案管理帶來了檔案共享與協(xié)同工作的新模式。通過建立云存儲系統(tǒng)，不同部門間的檔案信息能夠實現(xiàn)快速、便捷的共享，避免了傳統(tǒng)紙質檔案需要通過復制或傳遞的煩瑣流程。同時，電子化檔案管理系統(tǒng)支持多用戶同時協(xié)同操作，促進了跨部門之間的信息交流與合作。這種協(xié)同工作模式有效提高了各部門之間的協(xié)同效率，有助于更加快速、靈活地應對各類工作挑戰(zhàn)。信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的作用不僅在于提高管理效率和工作質量，還表現(xiàn)在強化檔案信息安全保護和實現(xiàn)檔案共享與協(xié)同工作方面。這些優(yōu)勢為事業(yè)單位提供了更為先進和可持續(xù)的檔案管理手段，有助于適應新形勢下復雜多變的工作環(huán)境。

三、信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用

1.落實檔案管理制度

（1）加強對相關人員培訓的重視，樹立正確的檔案管理觀念

為了更好地應用信息技術，事業(yè)單位需要根據(jù)《檔案法》的相關規(guī)定，制定健全的檔案管理制度。同時，加強對相關人員的培訓，以確保他們具備正確的檔案管理觀念和必要的專業(yè)技能。培訓不僅僅是為了傳授知識，更是為了培養(yǎng)正確的工作態(tài)度和管理意識。培訓的目標是讓每位工作人員能夠在信息化背景下勝任日常工作，提高整體檔案管理水平。

（2）將應用現(xiàn)代信息技術納入制度，規(guī)范檔案管理人員的工作

檔案管理制度應當及時跟進信息技術的發(fā)展，將現(xiàn)代信息技術的應用納入規(guī)范之中，為檔案管理人員提供明確的工作指引。制度內容應涵蓋檔案數(shù)字化轉型、數(shù)據(jù)庫管理與檢索等方面的要求，以確保信息技術在檔案管理中的有效應用。通過制度的形式，可以規(guī)范信息技術的使用流程、數(shù)據(jù)管理規(guī)范和信息安全要求。制度應當明確不同層級檔案管理人員的責任和權限，確保信息技術在檔案管理中的合理運用。同時，制度也應強調信息技術的可持續(xù)性，要求檔案管理人員不斷學習和更新信息技術知識，以適應科技的不斷進步。只有通過健全的檔案管理制度，事業(yè)單位才能更好地推動信息技術在檔案管理中的深入應用。

2.電子化檔案管理系統(tǒng)

（1）檔案數(shù)字化轉型

在新形勢下，事業(yè)單位檔案管理亟須通過信息技術革新，其中，檔案數(shù)字化轉型是一項關鍵舉措。通過采用電子化檔案管理系統(tǒng)，事業(yè)單位能夠將傳統(tǒng)的紙質檔案數(shù)字化，實現(xiàn)信息的電子存儲和管理。這一轉型不僅有助于解決傳統(tǒng)紙質檔案管理模式存在的空間浪費、檢索效率低等問題，更為重要的是提高了信息的可持續(xù)性和安全性。檔案數(shù)字化不僅簡化了存儲流程，還為事業(yè)單位提供了更靈活、高效的檔案管理手段，使得檔案信息可以更迅速、準確地被獲取和利用。電子化檔案管理系統(tǒng)的實施帶來了信息處理的全新思路。數(shù)字化的檔案可以開展更精細的分類和標記，使得事業(yè)單位能夠更加靈活地根據(jù)需求開展信息檢索。同時，數(shù)字檔案的備份與恢復變得更加簡便，有效應對信息丟失或損壞的風險。這種數(shù)字化轉型，不僅為事業(yè)單位提供了更為安全、高效的信息管理手段，也為其在信息化時代更好地適應多變環(huán)境奠定了堅實基礎。

（2）數(shù)據(jù)庫管理與檢索

電子化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫管理是實現(xiàn)高效檔案管理的核心。通過建立結構化的檔案數(shù)據(jù)庫，事業(yè)單位能夠更系統(tǒng)地組織檔案信息，建立清晰的分類和標簽，有力解決了傳統(tǒng)檔案管理中信息分散、難以查找的問題。數(shù)據(jù)庫管理不僅提高了信息的整合性和一致性，還支持多種檢索方式，包括關鍵詞檢索、時間范圍檢索等，極大地提高了檔案信息的檢索效率。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的建立，為事業(yè)單位提供了便捷的檔案查詢工具，節(jié)省了時間和人力成本，使得管理人員能夠更專注于核心業(yè)務。通過數(shù)字化轉型和數(shù)據(jù)庫管理與檢索的雙管齊下，電子化檔案管理系統(tǒng)為事業(yè)單位檔案管理帶來了實實在在的效益。這一應用不僅提升了工作效率，也為信息安全、共享與協(xié)同工作奠定了堅實基礎，符合新形勢下事業(yè)單位檔案管理的要求，助力其更好地適應信息化時代的挑戰(zhàn)。

3.云存儲與備份

（1）安全性與可靠性的提升

云存儲和備份作為信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的關鍵應用，為檔案信息的安全性與可靠性提供了全新的保障機制。事業(yè)單位通過將檔案數(shù)據(jù)存儲于云平臺，不僅實現(xiàn)了信息的集中管理，更有效規(guī)避了傳統(tǒng)的本地存儲方式可能面臨的風險，如自然災害、硬件故障等。云存儲平臺通常具備高級的數(shù)據(jù)加密和權限控制機制，有效保障了檔案信息的保密性，防范了未經(jīng)授權的訪問。與傳統(tǒng)備份方式相比，云備份的實施極大地提升了數(shù)據(jù)的可靠性。自動化的備份機制保障了檔案信息的定期備份，避免了人為疏忽導致的數(shù)據(jù)丟失。即便在意外情況下，云備份系統(tǒng)也能夠提供迅速的數(shù)據(jù)還原，確保了檔案信息的持續(xù)可用性。這種安全性與可靠性的提升，為事業(yè)單位檔案管理帶來了更高的數(shù)據(jù)保護水平，有力地維護了信息資產(chǎn)的完整性。

（2）實現(xiàn)檔案的共享與遠程訪問

云存儲不僅提升了安全性與可靠性，也為事業(yè)單位檔案管理的協(xié)同與共享帶來了前所未有的便利。通過云平臺，不同部門、地點的工作人員能夠實現(xiàn)實時的檔案共享與協(xié)同工作。這種共享機制打破了傳統(tǒng)檔案管理中信息壁壘的限制，促進了跨部門、跨地域之間的信息流通。特別是在遠程辦公的背景下，云存儲為工作人員提供了隨時隨地訪問檔案信息的便利，大幅提高了工作的靈活性和效率。通過實現(xiàn)檔案的共享與遠程訪問，云存儲為事業(yè)單位打破了地域和時間的限制，促使檔案信息能夠更廣泛地應用于組織的各個方面。這一應用不僅提高了工作的協(xié)同性，也為事業(yè)單位在信息時代更好地應對多樣化工作模式和業(yè)務需求提供了有力支持。

4.移動化檔案管理

（1）移動終端設備設施的應用

在信息技術的推動下，移動化檔案管理成為事業(yè)單位提高工作靈活性和效率的關鍵組成部分。通過充分利用移動終端設備設施，事業(yè)單位檔案管理得以拓展至更廣泛的工作場景。移動終端設備設施，如智能手機和平板電腦，為工作人員提供了隨時隨地訪問檔案信息的便利，使檔案管理擺脫了傳統(tǒng)辦公場所的限制。移動終端設備設施的應用不僅是對檔案信息的簡單展示，還通過專業(yè)的應用軟件，實現(xiàn)了對檔案的實時管理和處理。工作人員可以通過移動設備設施方便地查詢、更新和編輯檔案信息，提高了工作的實時性和響應速度。這種靈活性不僅適應了事業(yè)單位工作的多樣性，還推動了檔案管理從被動服務到主動參與業(yè)務決策的轉變。

（2）實時數(shù)據(jù)更新與采集

移動化檔案管理通過實時數(shù)據(jù)更新與采集，進一步強化了事業(yè)單位檔案信息的準確性和完整性。傳統(tǒng)檔案管理常常受限于固定的檔案管理點，更新和采集信息需要花費較多時間。而通過移動終端設備設施，工作人員能夠實時記錄和更新檔案信息，確保信息的及時性和準確性。實時數(shù)據(jù)更新與采集也為檔案管理提供了更多的數(shù)據(jù)來源。通過移動設備設施采集到的實時數(shù)據(jù)，事業(yè)單位能夠更好地了解檔案使用情況、管理效果等信息，為更科學的決策提供支持。這種數(shù)據(jù)的及時性和全面性，有助于事業(yè)單位更好地適應外部環(huán)境的變化，提高檔案管理的前瞻性和智能化水平。

四、輔助策略與措施

1.定期更新信息技術和設備設施

定期更新信息技術和設備設施是確保信息技術在事業(yè)單位檔案管理中持續(xù)發(fā)揮作用的重要保障。隨著科技的飛速發(fā)展，信息技術和設備設施的更新?lián)Q代速度較快，因此，事業(yè)單位應該制訂科學、合理的更新計劃，不僅包括硬件設備設施的更新，還包括軟件系統(tǒng)的升級和優(yōu)化。通過定期更新，事業(yè)單位能夠獲得更先進、更高效的信息化工具，提高檔案管理的技術水平，更好地適應信息技術的發(fā)展趨勢。

2.加強人員培訓與引進專業(yè)人才

信息技術在檔案管理中的應用需要有專業(yè)、熟練的人才來保障其正常運行。因此，加強人員培訓與引進專業(yè)人才是事業(yè)單位檔案管理的關鍵一環(huán)。培訓應覆蓋從基礎的信息技術應用到檔案管理的專業(yè)知識，使工作人員能夠熟練掌握新的信息化工具和系統(tǒng)。同時，對于高層管理人員還需要培養(yǎng)對信息技術發(fā)展趨勢的洞察力，以更好地指導和決策檔案管理工作。引進專業(yè)人才則是為了彌補內部人員在某些專業(yè)領域的不足。專業(yè)人才具有更深入的專業(yè)知識和經(jīng)驗，能夠為事業(yè)單位提供更有針對性的檔案管理解決方案。通過合理配置內外部人才資源，事業(yè)單位能夠更好地應對信息技術發(fā)展帶來的新挑戰(zhàn)，確保檔案管理的高效運行。

3.制定健全的信息安全政策

在信息技術廣泛應用的背景下，信息安全問題成為事業(yè)單位檔案管理不可忽視的方面。為此，制定健全的信息安全政策勢在必行，包括建立完善的信息安全管理體系、規(guī)范檔案信息的訪問權限和傳輸渠道、加強對系統(tǒng)漏洞和攻擊的防范等方面。一個健全的信息安全政策應該是全員參與、全面覆蓋的。通過培訓，使每位工作人員都具備基本的信息安全意識和技能。建立監(jiān)測和應急響應機制，能夠及時發(fā)現(xiàn)并應對潛在的安全風險。只有在信息安全得到切實保障的前提下，事業(yè)單位檔案管理才能更加穩(wěn)健、可靠地運行。

五、結語

新形勢下，信息技術在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮著不可忽視的作用。通過落實檔案管理制度、引入電子化檔案管理系統(tǒng)、云存儲與備份和移動化檔案管理等信息技術手段，事業(yè)單位能夠提高管理效率、加強檔案信息安全保護，并實現(xiàn)檔案的共享與協(xié)同工作。為了確保信息技術的順利應用，采取了一系列輔助策略與措施，包括定期更新信息技術和設備設施、加強人員培訓與引進專業(yè)人才、制定健全的信息安全政策，將有助于提高事業(yè)單位檔案管理水平，使其更好地適應信息化時代的發(fā)展需求。

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（作者單位：黃河水利委員會黃河檔案館）

作者簡介：劉靜（1973—），女，漢族，河南虞城人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。