摘 要：隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理的精細(xì)化、智能化程度不斷提升，2021年，國(guó)家衛(wèi)健委發(fā)布《醫(yī)院智慧管理分級(jí)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)體系（試行）》，為各級(jí)醫(yī)院智慧管理建設(shè)搭建了科學(xué)系統(tǒng)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)體系，文章通過分析評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)體系對(duì)醫(yī)院干部人事檔案管理工作的要求，探討在智慧醫(yī)院建設(shè)背景下，人事檔案管理面臨的主要問題，并提出提升管理水平的有效途徑。

關(guān)鍵詞：智慧醫(yī)院；智慧管理；干部人事檔案；檔案管理

智慧管理作為“三位一體”智慧醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分，2021年，國(guó)家衛(wèi)健委發(fā)布《醫(yī)院智慧管理分級(jí)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)體系（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)體系》），進(jìn)一步落實(shí)和細(xì)化了智慧醫(yī)院管理建設(shè)的具體要求，由此，各級(jí)醫(yī)院推進(jìn)智慧醫(yī)院管理建設(shè)工作有了體系化、科學(xué)化、規(guī)范化和可執(zhí)行的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，給干部人事檔案管理工作帶來了新的要求和改變。

一、干部人事檔案管理的工作要求

《標(biāo)準(zhǔn)體系》中針對(duì)醫(yī)院人力資源智慧管理分級(jí)評(píng)估的內(nèi)容包含：人力資源規(guī)劃、人事管理、人員考核與薪酬管理3個(gè)部分，人事檔案管理業(yè)務(wù)本身屬于人事管理模塊。同時(shí)，作為人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來源，人事檔案管理對(duì)于醫(yī)療護(hù)理管理、財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理、設(shè)備設(shè)施管理、藥品耗材管理、運(yùn)營(yíng)管理、運(yùn)行保障管理、教學(xué)科研管理和辦公管理等其他醫(yī)院智慧管理模塊同樣具有較大影響。為推動(dòng)醫(yī)院管理智慧化全面發(fā)展，建立醫(yī)院智慧管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高級(jí)業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)與管理決策支持功能，《標(biāo)準(zhǔn)體系》對(duì)人事檔案管理工作提出了更新、更高的要求。

1.轉(zhuǎn)變檔案信息收集形式

《標(biāo)準(zhǔn)體系》要求人事部門以信息化的手段記錄和管理人員的個(gè)人信息，信息內(nèi)容不僅包含人力部門職能范圍內(nèi)應(yīng)掌握的人員檔案、專技資格、合同和培訓(xùn)等信息，還包括通過信息系統(tǒng)獲取人員的臨床工作、科研成果及教育情況等信息。智慧管理要求人事部門能夠應(yīng)用信息技術(shù)全面收集人員信息，不僅要能夠通過信息技術(shù)收集傳統(tǒng)檔案，還需要通過信息系統(tǒng)收集各類電子檔案，檔案信息收集形式發(fā)生了質(zhì)的改變。

智慧管理背景下的人事檔案信息收集手段更先進(jìn)、信息種類更豐富、信息量級(jí)更龐大，推動(dòng)了人事檔案信息收集形式整體發(fā)生轉(zhuǎn)變。不同于傳統(tǒng)手工管理檔案的收集形式，以信息技術(shù)收集、錄入檔案信息，更加便捷高效，以信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)為載體，信息存儲(chǔ)量大，收集到的檔案信息也更加全面、完整。

2.增強(qiáng)檔案信息處理能力

《標(biāo)準(zhǔn)體系》要求人事部門能夠通過信息化手段維護(hù)和管理人事檔案信息，為院內(nèi)提供統(tǒng)一的人力資源管理基礎(chǔ)字典，實(shí)現(xiàn)全院人員信息的唯一標(biāo)識(shí)，建設(shè)人員檔案校驗(yàn)知識(shí)庫(kù)，自動(dòng)檢測(cè)數(shù)據(jù)是否存在邏輯錯(cuò)誤。這要求人事檔案管理部門在檔案信息整理的過程中，能夠?qū)⑹占降臋n案信息，按照信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)處理，錄入檔案信息時(shí)應(yīng)當(dāng)以人員信息有效的唯一標(biāo)識(shí)，如員工工號(hào)、身份證號(hào)等為索引，避免檔案信息“張冠李戴”，錄入信息要與系統(tǒng)內(nèi)各類別、條目一一對(duì)應(yīng)，以保障人力資源管理基礎(chǔ)字典準(zhǔn)確規(guī)范，在人員信息變更或經(jīng)信息系統(tǒng)檢測(cè)存在邏輯錯(cuò)誤時(shí)，要基于人事檔案內(nèi)容及時(shí)、準(zhǔn)確地更新或修正。

人員信息作為重要的基礎(chǔ)信息，其準(zhǔn)確性和完整性對(duì)于醫(yī)院各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的智慧管理建設(shè)至關(guān)重要，而人員信息來源于人事檔案，人事檔案管理部門需要不斷提升檔案信息的處理能力，精準(zhǔn)匹配相關(guān)信息字段，確保全院各業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)人員信息準(zhǔn)確、真實(shí)和統(tǒng)一。

3.擴(kuò)大檔案信息共享范圍

《標(biāo)準(zhǔn)體系》要求人員信息能夠在人事部門內(nèi)部共享，如在人力資源規(guī)劃管理中及時(shí)變更組織機(jī)構(gòu)、崗位設(shè)置和人員編制信息。在人員考核和薪酬管理中，實(shí)現(xiàn)薪酬和福利與人員崗位、級(jí)別、工齡等信息聯(lián)動(dòng)計(jì)算。同時(shí)，《標(biāo)準(zhǔn)體系》還要求人員信息能夠通過唯一標(biāo)識(shí)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)賬號(hào)關(guān)聯(lián)，在醫(yī)療、教學(xué)、科研、安全保衛(wèi)和協(xié)同辦公等其他管理系統(tǒng)內(nèi)共享，如在醫(yī)療準(zhǔn)入管理中，調(diào)取醫(yī)務(wù)人員信息，管理醫(yī)務(wù)人員的崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)權(quán)限；在教學(xué)管理中，匹配醫(yī)務(wù)人員教學(xué)任務(wù)，做好課程安排、導(dǎo)師遴選、教學(xué)工作評(píng)估及人員繼續(xù)教育等工作；在科研管理中，對(duì)接人員學(xué)歷、職稱等信息，開展課題申報(bào)、立項(xiàng)審批和學(xué)術(shù)活動(dòng)等科研事務(wù)的辦理和審批工作；在安全保衛(wèi)管理中，根據(jù)人員信息實(shí)時(shí)調(diào)整醫(yī)院內(nèi)各區(qū)域門禁權(quán)限，人員離職后同步取消門禁授權(quán)；在協(xié)同辦公管理中，依據(jù)人員不同職權(quán)分級(jí)設(shè)置公文流轉(zhuǎn)、行政審批等事務(wù)的辦公權(quán)限。

在智慧管理背景下，人事檔案管理部門需要積極主動(dòng)地面向檔案利用者，根據(jù)業(yè)務(wù)工作的需要，規(guī)范、有序地?cái)U(kuò)大檔案信息的共享范圍。同時(shí)，也要做好檔案信息的安全維護(hù)工作，對(duì)于涉密和涉及個(gè)人隱私的檔案信息應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照工作權(quán)限開放共享。

4.提高檔案信息利用水平

《標(biāo)準(zhǔn)體系》對(duì)人事檔案信息利用工作的要求，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，人事部門能夠通過信息系統(tǒng)簡(jiǎn)化人事管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，提升管理水平，如人事管理系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)調(diào)取人員信息，支持院內(nèi)人員在線辦理個(gè)人事務(wù)，包括個(gè)人信息瀏覽、入職申請(qǐng)和工資證明打印等；第二，人事部門能夠通過信息系統(tǒng)，利用人事檔案信息對(duì)復(fù)雜性的管理問題展開分析、評(píng)估和規(guī)劃，如基于人員信息的變化，預(yù)測(cè)和規(guī)劃崗位編制、人力資源需求及人力成本；第三，其他管理部門能夠利用共享的人員信息，實(shí)施智慧管理模塊功能升級(jí)，如醫(yī)療護(hù)理管理系統(tǒng)能夠根據(jù)人員信息變化，科學(xué)管控人員崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)權(quán)限，并支持醫(yī)務(wù)人員通過信息系統(tǒng)申請(qǐng)、查詢個(gè)人職責(zé)信息，包括處方權(quán)、特殊檢查、手術(shù)操作和專業(yè)護(hù)理等方面的業(yè)務(wù)權(quán)限；在科研管理系統(tǒng)中，實(shí)時(shí)生成人員科研情況，并展開人員科研能力對(duì)比及科研產(chǎn)出分析。

智慧管理對(duì)人事檔案的開發(fā)利用提出了更高要求，意味著在智慧醫(yī)院時(shí)代，人事檔案管理不再是簡(jiǎn)單的收集、整理、歸檔、查找，而是要以開發(fā)優(yōu)質(zhì)人力資源為導(dǎo)向，以服務(wù)人才、培養(yǎng)人才以及不斷完善人才發(fā)展體制機(jī)制為落腳點(diǎn)，通過信息技術(shù)與數(shù)據(jù)分析，為醫(yī)院人力資源開發(fā)和人才發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃提供有效的決策依據(jù)。

二、干部人事檔案智慧管理的主要問題

2014年，國(guó)家發(fā)改委、工信部、財(cái)政部等八部門發(fā)布《關(guān)于促進(jìn)智慧城市健康發(fā)展的指導(dǎo)意見》，首次提出了智慧醫(yī)院建設(shè)的概念。此后，國(guó)家各部委就電子病歷、預(yù)約診療和醫(yī)療付費(fèi)等方面，對(duì)智慧醫(yī)療建設(shè)提出了標(biāo)準(zhǔn)和要求。隨著智慧醫(yī)院建設(shè)體系不斷完善，逐步形成了智慧醫(yī)療、智慧服務(wù)以及智慧管理“三位一體”發(fā)展布局，2019年，國(guó)家衛(wèi)健委發(fā)布《關(guān)于印發(fā)醫(yī)院智慧服務(wù)分級(jí)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)體系（試行）的通知》，智慧醫(yī)療與智慧服務(wù)均具備較為完善的理論支撐和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。相較于前兩者，智慧管理的標(biāo)準(zhǔn)體系落地較晚，直到2021年，國(guó)家衛(wèi)健委才發(fā)布《醫(yī)院智慧管理分級(jí)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)體系（試行）》，醫(yī)院智慧管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)較少，人事檔案管理作為智慧管理的模塊之一，也存在一些亟待解決的問題。

1.智慧管理頂層設(shè)計(jì)缺失

一方面，智慧管理標(biāo)準(zhǔn)體系發(fā)布時(shí)間較晚，各級(jí)醫(yī)院在引入信息技術(shù)提升醫(yī)院管理水平時(shí)，缺少可依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)體系，內(nèi)設(shè)管理部門常?！案髯詾檎保荒茚槍?duì)本部門個(gè)別業(yè)務(wù)開發(fā)信息化管理工具，人事檔案管理部門亦是如此，如使用人事檔案信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，以方便使用計(jì)算機(jī)查閱檔案信息；使用干部任免審批表生成器制作干部任免審批表，以保證表格制式規(guī)范統(tǒng)一等。雖然這些信息化工具為人事檔案日常管理工作提供了便利，但當(dāng)醫(yī)院管理上升到全面推進(jìn)智慧化的階段時(shí)，由于各個(gè)信息系統(tǒng)形制不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)集中提取和互聯(lián)存在阻礙，融合發(fā)展的難度較大。

另一方面，大部分醫(yī)院在實(shí)際推進(jìn)智慧管理的過程中，缺少統(tǒng)籌布局，各個(gè)管理模塊智慧化發(fā)展不均衡，管理者多偏重于醫(yī)療護(hù)理智慧化建設(shè)，或是后勤運(yùn)維和設(shè)備設(shè)施耗能的系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)人事檔案管理不夠重視，很多醫(yī)院仍然沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，人事檔案的智慧化管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他管理模塊。管理者沒有意識(shí)到，人員信息作為智慧管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，信息數(shù)據(jù)不完善、變動(dòng)更新不及時(shí)和數(shù)據(jù)調(diào)配不合理都將對(duì)整個(gè)醫(yī)院的智慧管理系統(tǒng)造成不良后果。

2.人事檔案管理信息化水平落后

提升人事檔案管理信息化水平，是實(shí)現(xiàn)人事檔案智慧管理的基礎(chǔ)條件和重要抓手。目前，各級(jí)醫(yī)院的人事檔案信息化工作仍有較大提升空間。一方面，人事檔案數(shù)字化程度較低。由于檔案材料多由傳統(tǒng)紙質(zhì)材料構(gòu)成，大部分醫(yī)院僅僅將人事檔案裝訂成冊(cè)，歸檔入庫(kù)，沒有對(duì)紙質(zhì)人事檔案實(shí)施數(shù)字化整理。利用者也只能通過電話咨詢、現(xiàn)場(chǎng)查閱的方式開展檔案利用工作，傳統(tǒng)查詢、借閱模式受到時(shí)間與空間上的約束，耗時(shí)耗力。

另一方面，人事檔案管理系統(tǒng)的協(xié)同辦公功能較差。目前，人事管理系統(tǒng)主要用于協(xié)助人員填報(bào)考核材料、職稱晉升申報(bào)和查詢個(gè)人信息等人事基礎(chǔ)事務(wù)，與醫(yī)療管理、科教管理、績(jī)效管理及運(yùn)維保障等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)間協(xié)同性不足。其他業(yè)務(wù)部門無法及時(shí)調(diào)用最新的人員信息，在利用人員信息開展工作時(shí)，仍要通過人事部門展開人工核對(duì)。信息系統(tǒng)被“束之高閣”，在醫(yī)院整體智慧管理中發(fā)揮的作用十分有限。

3.管理團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)素養(yǎng)有待提升

一是傳統(tǒng)的檔案管理人員多為兼職，缺少專業(yè)的檔案管理學(xué)科背景，未經(jīng)過系統(tǒng)性、規(guī)范化的專業(yè)學(xué)習(xí)以及信息業(yè)務(wù)的能力培養(yǎng)，缺乏檔案管理整體思維，對(duì)創(chuàng)新的檔案管理模式接受度較低，這部分管理人員雖然累積了較為豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但在面對(duì)檔案管理信息化、智慧化改革時(shí)，往往固步不前，偏向于依賴傳統(tǒng)模式，使得信息化工具在人事檔案管理工作中的效用大打折扣。二是人事檔案管理團(tuán)隊(duì)學(xué)科背景較為單一，缺少檔案管理+信息技術(shù)的復(fù)合型管理人才，雖然檔案管理的專業(yè)課程中不乏電子檔案管理、信息系統(tǒng)管理等相關(guān)內(nèi)容，但信息技術(shù)更迭日新月異，在不斷加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，也要注重吸納中高端信息技術(shù)人才，提升管理團(tuán)隊(duì)的整體業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

三、干部人事檔案智慧管理的提升途徑

醫(yī)院智慧管理建設(shè)是推動(dòng)衛(wèi)生健康事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、完成“十四五”全民健康信息化目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)“健康中國(guó)”戰(zhàn)略的必經(jīng)之路，人事檔案智慧管理作為醫(yī)院智慧管理的重要組成部分，同樣面臨著發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1.落實(shí)智慧管理一體化頂層設(shè)計(jì)

醫(yī)院智慧管理建設(shè)的最終目標(biāo)是通過建立智慧管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高級(jí)業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)與管理決策支持，智慧管理體系包含醫(yī)院管理方方面面的內(nèi)容，智慧管理模塊之間相互關(guān)聯(lián)，而依據(jù)人事檔案而形成的人員信息，無疑是串聯(lián)各個(gè)智慧管理模塊的基礎(chǔ)，如果人員信息以及由人員信息組成的組織架構(gòu)出現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，引發(fā)各個(gè)智慧模塊信息調(diào)用錯(cuò)誤，整個(gè)智慧管理系統(tǒng)也將“漏洞百出”。

做好智慧管理一體化頂層設(shè)計(jì)，不讓智慧管理成為“智慧孤島”，應(yīng)該以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為基礎(chǔ)推動(dòng)智慧管理運(yùn)營(yíng)模式，使得各個(gè)智慧管理模塊之間信息精準(zhǔn)傳遞、系統(tǒng)互聯(lián)互通、運(yùn)行高效便捷。醫(yī)院管理層在智慧管理建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)中，對(duì)涉及智慧管理的各個(gè)方面有清楚的認(rèn)識(shí)，要樹立正向的人事檔案管理觀念，把人事檔案管理作為醫(yī)院智慧管理的重要組成部分，加大對(duì)人事檔案智慧管理建設(shè)的資金與人力成本投入，成立專項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組指導(dǎo)人事檔案智慧管理工作開展，制定有關(guān)政策、制度，支持人事檔案管理模式的創(chuàng)新與升級(jí)。

2.提高人事檔案智慧化管理水平

信息技術(shù)運(yùn)用是實(shí)現(xiàn)智慧管理的保障基礎(chǔ)，信息技術(shù)與醫(yī)院管理融合是推進(jìn)醫(yī)院智慧管理的重要抓手，管理信息化水平與管理智慧化程度呈緊密的正向關(guān)聯(lián)，人事檔案管理也是如此。第一，要推進(jìn)人事檔案數(shù)字化進(jìn)程。實(shí)現(xiàn)人事檔案全面數(shù)字化，為人力資源管理提供全面、準(zhǔn)確的人員數(shù)據(jù)支持，以線上瀏覽替代傳統(tǒng)紙質(zhì)查閱，提升檔案信息查詢利用效率，并建設(shè)面向用戶的人力資源管理系統(tǒng)，優(yōu)化人員查詢個(gè)人信息、開具在職證明、考核考評(píng)和晉升申報(bào)等辦理個(gè)人事務(wù)的線上辦理流程。第二，要充分開發(fā)人事檔案資源。通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事管理信息系統(tǒng)的人員崗位編制規(guī)劃、薪酬管理及績(jī)效考核、人力成本及招聘規(guī)劃、人員科研成果及教育信息評(píng)估等數(shù)據(jù)分析功能，可利用云計(jì)算與大數(shù)據(jù)繪畫人才畫像，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略和學(xué)科定位，為人才分級(jí)分類制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為基礎(chǔ)人才設(shè)計(jì)職業(yè)成長(zhǎng)路徑，為高層次人才定制專屬培養(yǎng)方案，為各學(xué)科發(fā)展提供高質(zhì)量的人才保障。第三，要積極搭建協(xié)同工作平臺(tái)。設(shè)計(jì)信息接口，以標(biāo)準(zhǔn)化制式集成各業(yè)務(wù)部門現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人力資源管理系統(tǒng)與院內(nèi)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息的共享互通，以此推進(jìn)信息化技術(shù)與醫(yī)院智慧管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)高質(zhì)量融合，讓人事檔案管理在醫(yī)院智慧管理體系建設(shè)中發(fā)揮最大作用。

3.提升管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)素養(yǎng)

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不再符合醫(yī)院智慧管理的要求，人事部門應(yīng)當(dāng)著力提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，特別要著重培養(yǎng)管理人員在信息系統(tǒng)應(yīng)用、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等方面的能力，在檔案管理人員繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程中，適當(dāng)提高信息技術(shù)內(nèi)容的比例，逐步提升現(xiàn)有檔案管理團(tuán)隊(duì)的信息素養(yǎng)。靈活用人形式，通過簽署項(xiàng)目協(xié)議等形式，聘請(qǐng)專業(yè)信息技術(shù)人才或信息技術(shù)公司團(tuán)隊(duì)，作為推進(jìn)人事檔案智慧管理的技術(shù)顧問，以改善檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏中高端信息技術(shù)人才的現(xiàn)狀。后續(xù)招聘新員工和引進(jìn)人才時(shí)，注重招錄具有計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字信息等相關(guān)專業(yè)背景的管理人才，引培并舉，逐步提升人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體專業(yè)素養(yǎng)，打造一支同時(shí)具備檔案管理專業(yè)水平與信息技術(shù)應(yīng)用能力的復(fù)合型人事檔案管理隊(duì)伍。

四、結(jié)語

醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)肩負(fù)著保衛(wèi)人民健康的重大使命，為了適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，更好地滿足人民群眾的健康需求，醫(yī)院管理精細(xì)化、智能化程度不斷提升，醫(yī)院智慧管理建設(shè)勢(shì)在必行，干部人事檔案管理作為醫(yī)院智慧管理的重要內(nèi)容，同樣面臨著變革與挑戰(zhàn)，各級(jí)醫(yī)院及其干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極響應(yīng)國(guó)家政策號(hào)召，推動(dòng)干部人事檔案管理創(chuàng)新升級(jí)，為支持智慧醫(yī)院建設(shè)，推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，實(shí)現(xiàn)健康中國(guó)戰(zhàn)略貢獻(xiàn)力量。

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（作者單位：福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：黃心怡（1993—），女，漢族，福建福州人，碩士研究生，助理館員，研究方向：人力資源管理、干部人事檔案管理。