范恩風

本溪鋼鐵（集團）建設(shè)有限責任公司礦山實業(yè)分公司

隨著鞍鋼集團與本鋼集團合并重組的融合，鞍鋼集團與本鋼集團不斷加大企業(yè)管理力度，互補性增強，特別是鞍鋼集團作為央企，高度重視企業(yè)檔案管理，本鋼集團在原有不斷加強和改進企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)上，也在不斷吸取鞍鋼集團企業(yè)檔案管理嚴格細致的經(jīng)驗，改進和加強本鋼集團的企業(yè)檔案管理。筆者長期從事本鋼集團建筑施工企業(yè)檔案管理，依據(jù)學習和掌握的檔案管理理論知識和建筑施工企業(yè)檔案管理的實踐，參考鞍鋼集團檔案管理的有關(guān)規(guī)定和經(jīng)驗，試圖探討加強本鋼集團企業(yè)檔案管理的途徑，特別是研究本鋼集團建筑施工企業(yè)加大檔案管理力度的有效措施。

一、高度重視檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高

筆者在長期的建筑施工企業(yè)檔案管理工作中深刻體會到，建筑施工企業(yè)的檔案管理人員要自強不息，要努力提高企業(yè)檔案管理水平。其中提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與提高企業(yè)檔案管理水平是密不可分的，是相輔相成、相互促進提高的關(guān)系。

檔案管理是一門學科，企業(yè)的檔案管理人員必須掌握檔案管理理論知識，對檔案管理的理論懵懵懂懂，是非不清，就不可能做好企業(yè)的檔案管理。特別是建筑施工企業(yè)，其具有施工地點分散、人員及施工機械設(shè)備流動性大等特點，更需要建筑施工企業(yè)的檔案管理工作人員愛崗敬業(yè)，在檔案的收集、保管、利用、保護以及檔案信息化建設(shè)等方面進行理論研究和應(yīng)用。特別是在世界經(jīng)濟一體化的背景下，本鋼所屬的建筑施工企業(yè)檔案管理人員更要與時俱進，學習和借鑒國外先進的檔案管理經(jīng)驗，發(fā)力提高企業(yè)檔案管理水平。

二、抓好企業(yè)檔案的收集

建筑施工企業(yè)施工地點分散，人員、施工周轉(zhuǎn)料具、施工機械設(shè)備等流動性大，會給建筑施工企業(yè)的檔案收集帶來很大的困難。

（一）深入施工現(xiàn)場收集檔案

多年來，本鋼建筑施工企業(yè)檔案管理工作人員每天都在辦公室等待各基層單位的兼職檔案管理人員報送檔案材料，企業(yè)專職檔案管理人員坐等接收。企業(yè)某些專職檔案人員在機關(guān)辦公室“一杯茶，一支煙，一張報紙看一天”，沒有工作可干。這是一個弊端，需要調(diào)整和改進，補短板。建筑施工企業(yè)專職檔案管理人員要深入施工現(xiàn)場，跟蹤收集工程檔案等資料，只有到生產(chǎn)一線才能改進檔案資源較貧乏的局面。企業(yè)檔案的收集要按照法律、法規(guī)的規(guī)定，把分散在建筑施工企業(yè)各基層單位或各職能部門的檔案文件及時收集或接收。檔案收集工作是整個建筑施工企業(yè)檔案管理工作的初始工作，意義重大，必須引起企業(yè)高管和企業(yè)檔案管理人員的高度重視。應(yīng)當澄清的是，認真抓好建筑施工企業(yè)檔案的收集工作，是貫徹《中華人民共和國檔案法》的重要工作內(nèi)容，也是貫徹落實檔案統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和具體措施，是積累企業(yè)檔案資源的最基本保證?？梢栽囅耄喝绻ㄖ┕て髽I(yè)檔案收集工作抓得不實，檔案收集得不完整，勢必將直接影響到檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管以及檔案的統(tǒng)計、檔案信息的利用等等。 對建筑施工企業(yè)而言，企業(yè)檔案管理人員要離開辦公室，主動走進基層，及時全面地收集檔案。

（二）動態(tài)研究檔案管理問題

建立企業(yè)檔案收集管理規(guī)定，其目的就是規(guī)范企業(yè)檔案收集工作標準化、程序化。本溪鋼鐵（集團）建設(shè)有限責任公司礦山實業(yè)分公司高度重視企業(yè)檔案的收集工作，企業(yè)組建了企業(yè)檔案管理工作領(lǐng)導小組，企業(yè)經(jīng)營經(jīng)理擔任企業(yè)檔案管理工作領(lǐng)導小組組長，各有關(guān)職能科室的科長、主任任組員，定期或不定期地依據(jù)企業(yè)檔案收集出現(xiàn)的問題，適時組織有關(guān)部門和有關(guān)人員，特別是企業(yè)專兼職檔案工作人員參加研究分析會、研討會，分析企業(yè)在檔案收集工作中存在的問題。既擺問題，查找不足，又總結(jié)企業(yè)在檔案收集過程中的成功經(jīng)驗，查找問題，提出措施努力改進，規(guī)范企業(yè)的檔案收集工作。

三、重視企業(yè)檔案的保管

企業(yè)應(yīng)重視企業(yè)檔案的保管工作，企業(yè)的檔案保管工作要在受控之中，要根據(jù)檔案的類型和狀況，對其進行入庫存放、庫房管理及采取安全防護措施。檔案保管工作的目的是維護檔案的完整與安全，盡量避免和減少因自然因素和人為因素給檔案帶來的損害，延長檔案的壽命，為檔案工作奠定物質(zhì)基礎(chǔ)[1]。建筑施工企業(yè)在企業(yè)檔案的保管過程中，要注意企業(yè)檔案在利用過程中的保管，特別是對工程技術(shù)檔案而言，檔案在調(diào)卷、查閱、還卷的過程中，往往會對檔案造成磨損及損壞，因此需要制定有效的檔案保護制度，用制度來規(guī)范借閱人員的行為，促使他們愛護檔案，有效地保護檔案，促使工程技術(shù)等檔案在施工過程中有效地發(fā)揮作用。本溪鋼鐵（集團）建設(shè)有限責任公司礦山實業(yè)分公司建立了企業(yè)檔案使用登記和交接制度，明確規(guī)定了檔案出入庫時對調(diào)卷、還卷及交接等環(huán)節(jié)進行登記、簽收的手續(xù)，并要求嚴格執(zhí)行，同時，本溪鋼鐵（集團）建設(shè)有限責任公司礦山實業(yè)分公司建立了《企業(yè)檔案利用規(guī)范規(guī)定》，規(guī)定中對企業(yè)檔案利用行為進行了嚴格的規(guī)范，嚴禁在借閱的檔案上勾畫、涂抹，嚴禁未經(jīng)過有關(guān)批準擅自將企業(yè)檔案帶離規(guī)定的使用現(xiàn)場，未經(jīng)允許不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印，對損壞檔案的行為都有嚴格的懲罰規(guī)定。

（一）企業(yè)檔案庫房人員進入檔案庫房規(guī)定

加強企業(yè)檔案庫房管控，就要建立檔案庫房人員進入制度，對進出檔案庫房的人員、時間、方式，都要有明確的制度規(guī)定。一般說來，檔案庫房只有企業(yè)檔案工作人員可以進出，未經(jīng)批準的人員不允許進入企業(yè)檔案庫房，非工作時間，不允許企業(yè)檔案人員進入檔案庫房。企業(yè)檔案室內(nèi)無人，要關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門。

（二）企業(yè)檔案室防控措施要求

為了使企業(yè)檔案庫房安全使用，要著力加強企業(yè)檔案庫房的安全防控。一是防火。要防止電火和人為火災(zāi)。要求電工仔細地檢查企業(yè)檔案庫房的電燈照明和其他電器設(shè)備的線路，確保企業(yè)檔案庫房不能因為線路發(fā)生火災(zāi)。企業(yè)檔案庫房內(nèi)不允許吸煙，違者必究，必罰。必須從嚴管控，堅決杜絕企業(yè)檔案庫房火災(zāi)的發(fā)生。二是防水。水火不留情，企業(yè)檔案庫房內(nèi)原則上不能有水龍頭，要遠離水源，要注意防洪，確保企業(yè)檔案庫房不受水災(zāi)影響。三是防潮、防霉。企業(yè)檔案庫房要通風、防濕、防潮。文件紙張受潮就會損壞，防潮和防霉緊緊相連，檔案潮濕就要變霉，要保持企業(yè)檔案庫房清潔衛(wèi)生。嚴格控制檔案室溫度，經(jīng)常檢查，防患于未然。四是防蟲。要抓好檔案庫房封閉性管理，要營造不利蟲子生存的環(huán)境。加強企業(yè)檔案庫房的檢疫，要利用驅(qū)蟲藥物加強企業(yè)檔案庫房防蟲。五是防盜。要對企業(yè)檔案庫房的門窗進行加固，要安裝防盜報警器，不斷強化企業(yè)檔案庫房安全管控。

（三）企業(yè)檔案庫房突發(fā)事件管控

所謂突發(fā)事件是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急處置措施以應(yīng)對的事件。主要包括：針對潛在的災(zāi)害風險，如水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊、地震、爆炸等編制檔案應(yīng)急搶救預(yù)案，在對永久保存的檔案實行分級保管的基礎(chǔ)上優(yōu)先搶救珍貴檔案。通過模擬演習提高和加強檔案人員的應(yīng)急搶救能力。對珍貴檔案建立安全副本并實行異地保管，可在意外發(fā)生時避免遭受損毀。國際檔案界對于檔案的應(yīng)急管理給予了高度關(guān)注，國際檔案理事會于1997 年編制發(fā)布了《檔案災(zāi)難預(yù)防及應(yīng)對指南》，全面地闡述了災(zāi)害預(yù)防和應(yīng)對所涉及的各不同方面內(nèi)容。此外，美國、加拿大、澳大利亞等國的檔案部門也制定了較為詳細的檔案災(zāi)害預(yù)防和應(yīng)急管理策略[2]。我國國家檔案局于2008 年10 月發(fā)布了《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》。該《管理辦法》規(guī)定，突發(fā)事件應(yīng)急處置工作應(yīng)貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導、分級負責、及時反應(yīng)、果斷決策、合作互助的原則。各級檔案行政管理部門、各級國家檔案館、中央和國家機關(guān)檔案部門應(yīng)建立嚴格的突發(fā)事件防范和應(yīng)急處置責任制，制定相關(guān)工作預(yù)案，切實履行各自職責，保證突發(fā)事件應(yīng)急處置工作有序進行。突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)向有關(guān)主管機關(guān)和上級檔案行政管理部門備案。應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容包括：

一是編制和實施預(yù)案的有關(guān)危機情況和背景。

二是應(yīng)急處置工作的目標、要求和具體措施。

三是應(yīng)急指揮機構(gòu)的建立及其人員組成，應(yīng)急處置工作隊伍的數(shù)量、分工、聯(lián)絡(luò)方式、職能及調(diào)用方案。

四是有關(guān)協(xié)調(diào)機構(gòu)、咨詢機構(gòu)及能夠提供援助的機構(gòu)、人員及其聯(lián)系方式。

五是搶救檔案的順序及其具體位置、庫房常用及備用鑰匙、重要檢索工具的位置和管理人員。

六是檔案庫房所在建筑供水、供電開關(guān)及檔案庫區(qū)、重點部位的位置等。

七是有關(guān)主管機關(guān)和上級檔案行政管理部門報告的聯(lián)系方式。

八是其他預(yù)防突發(fā)事件、救災(zāi)應(yīng)注意事項。

四、抓好檔案信息化建設(shè)

企業(yè)檔案管理信息化是指以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案信息資源社會共享為目標的動態(tài)發(fā)展過程，在具體組織實施檔案信息化建設(shè)的過程中，需要注意加強對若干策略的設(shè)計與研究。首先，要建立企業(yè)檔案信息管理制度。數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展促進了數(shù)字檔案信息的發(fā)展，數(shù)字檔案信息是檔案信息化建設(shè)的重要資源基礎(chǔ)。數(shù)字檔案信息一般有兩個來源：一是伴隨管理進程而形成的電子文件與電子檔案；二是對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。為此，數(shù)字檔案信息采集建設(shè)就圍繞上述兩個方面展開。針對電子文件與電子檔案的管理標準化，國家檔案局、建設(shè)部、國家科委、國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局等部門先后發(fā)布了4 個有關(guān)CAD 電子文件的管理標準及《電子文件歸檔及管理規(guī)范》，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等作了指導性規(guī)定：“應(yīng)明確歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。”與此相關(guān)，目前我國還制定了《革命歷史檔案資料目錄軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式》（DA/T17.5-1995）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）等近十個國家級行業(yè)標準。但在電子文件管理規(guī)范所提出的標準化目標上還存在標準和政策配套建設(shè)上的缺陷，如缺少與之配套的元數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)存儲格式標準、術(shù)語標準、電子文件保管期限表等，因此，檔案信息管理制度標準的制定仍需加強。其次，檔案信息管理軟件要標準化。標準化主要體現(xiàn)在應(yīng)用軟件的通用性和統(tǒng)一性兩個方面。軟件的標準化與規(guī)范性要求是絕對的，而軟件的統(tǒng)一性和通用性要求則是相對的。從總體上看，數(shù)量眾多、質(zhì)量不齊、格式互異是目前我國檔案信息管理軟件的基本特點。從集約化和規(guī)范效應(yīng)以及檔案信息共享的要求出發(fā)，檔案信息管理軟件最終還是要求逐步趨于規(guī)范。最后，建設(shè)相關(guān)的術(shù)語標準、資源的標識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對象數(shù)據(jù)格式等標準。技術(shù)標準規(guī)范包括電子文件、檔案數(shù)據(jù)存儲壓縮格式數(shù)據(jù)交換標準規(guī)范、數(shù)據(jù)加水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標準等?？傊?，全面加強建筑施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，是一項加強和推進企業(yè)檔案管理實現(xiàn)科學化的重要工作內(nèi)容，需要認真探究，并在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗，填充完善和改進。