許文娜 肖利紅

（北京航天自動控制研究所，北京，100071）

引言

單位的制度、標(biāo)準(zhǔn)體系很完善，為什么還總出各種質(zhì)量問題？經(jīng)常開展各級各類培訓(xùn)教育，獎懲分明力度也很大，為什么還時常出現(xiàn)不按規(guī)矩辦事的低層次問題？為此，管理者也在思考，制度、標(biāo)準(zhǔn)再好，如果缺少有效方法承接到實際工作中，勢必會造成與文字的標(biāo)準(zhǔn)/制度與其執(zhí)行的兩張皮。這個有效的承接方法是什么呢？

當(dāng)各級領(lǐng)導(dǎo)跟出問題的員工進(jìn)行交流，他們也會抱怨：單位雖然有制度、有標(biāo)準(zhǔn)、有培訓(xùn)，但是他們還是不十分清楚海量的文件里哪些與其相關(guān)？在執(zhí)行的時候具體涉及到哪些并不是十分清晰。

航天是復(fù)雜的系統(tǒng)工程，航天各系統(tǒng)和分系統(tǒng)需要跨學(xué)科集成、跨行業(yè)協(xié)作、多專業(yè)融合。因為系統(tǒng)龐大，涉及的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范非常多。急需找到一種方法，把不同崗位涉及到的各級各類規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范推送到不同的員工桌面，特別是針對不同的業(yè)務(wù)活動過程中需要執(zhí)行哪些規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，需要找到一種方法精準(zhǔn)地識別并融入到具體的業(yè)務(wù)活動中[1]。

為了解決上述問題、規(guī)范業(yè)務(wù)活動、提高工作效率，我們結(jié)合流程體系建設(shè)和構(gòu)建，研究了將流程與標(biāo)準(zhǔn)融合的知識推送策略，實現(xiàn)基于流程面向崗位的標(biāo)準(zhǔn)精準(zhǔn)推送。為了實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)精準(zhǔn)推送，主要從流程構(gòu)建、管理要素識別與建模、管理要素與流程關(guān)聯(lián)、流程和標(biāo)準(zhǔn)驗證評審、流程與標(biāo)準(zhǔn)推送、標(biāo)準(zhǔn)更新管理幾個方面開展工作。

1 流程構(gòu)建

1.1 設(shè)計流程架構(gòu)，形成流程清單

首先，組織全業(yè)務(wù)的流程架構(gòu)設(shè)計和流程清單梳理。流程架構(gòu)設(shè)計基于組織的戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)價值鏈，參考行業(yè)模型，設(shè)計本組織的一級流程架構(gòu)。按照業(yè)務(wù)場景和PDCA（計劃—執(zhí)行—檢查—處理）方法分解為二級和三級流程架構(gòu)，并進(jìn)一步細(xì)化為末級流程，即四級流程，如圖1所示。

圖1 流程架構(gòu)及流程清單

在完成流程架構(gòu)設(shè)計后，形成流程清單。后續(xù)基于流程清單中的末級流程（即L4 級），在流程管理工具中開展末級流程的詳細(xì)建模和檢查，進(jìn)行管理要素的建模和關(guān)聯(lián)，完成端到端流程的串接。

1.2 流程草圖設(shè)計與建模

2 管理要素識別與建模

在流程架構(gòu)構(gòu)建的過程中，同步開展與流程相關(guān)的管理要素的收集、梳理和建模。對標(biāo)PEMM（流程和企業(yè)成熟度模型），識別出流程相關(guān)的管理要素，包括：組織、職責(zé)、角色、風(fēng)控、績效、制度、標(biāo)準(zhǔn)、記錄、系統(tǒng)、法律法規(guī)、術(shù)語、事件、活動等。其中，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)推送工作涉及到的管理要素有流程活動、事件、組織、角色、制度、標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)，主要完成組織和角色識別與建模、標(biāo)準(zhǔn)識別與建模。

2.1 組織和角色識別與建模

收集并梳理企業(yè)現(xiàn)有的組織機構(gòu)、崗位說明書、員工崗位表，識別制度和標(biāo)準(zhǔn)中已有的崗位、角色及相應(yīng)的職責(zé)，分別完成上述部門、部門職責(zé)、崗位、崗位職責(zé)、人員、角色的初步建模。建模完成后，對崗位與人員、角色與崗位進(jìn)行匹配，一個員工只能匹配一個崗位，一個崗位可以關(guān)聯(lián)多個角色。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)識別與建模

為實現(xiàn)全面覆蓋組織業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)識別與承接，確保標(biāo)準(zhǔn)識別準(zhǔn)確且承接版本正確有效，需全面開展標(biāo)準(zhǔn)識別與建模。為實現(xiàn)文件體系的全覆蓋，除標(biāo)準(zhǔn)外，也按照分類分別對制度和法律法規(guī)開展建模，制度和法律法規(guī)的建模與標(biāo)準(zhǔn)建?；鞠嗤?。標(biāo)準(zhǔn)識別與建模如下。

a）外部標(biāo)準(zhǔn)識別和承接

標(biāo)準(zhǔn)涉及到國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，有些外部標(biāo)準(zhǔn)可以直接實施，有些需轉(zhuǎn)化為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。為確保標(biāo)準(zhǔn)的落地，設(shè)計了外部標(biāo)準(zhǔn)識別和承接表，系統(tǒng)性識別需強制執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，將其承接至流程。承接示意圖如圖2 所示。

圖2 外部標(biāo)準(zhǔn)識別和承接

b）基于流程開展標(biāo)準(zhǔn)識別

在標(biāo)準(zhǔn)體系表的標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，結(jié)合流程及流程活動的梳理，對標(biāo)準(zhǔn)清單進(jìn)行進(jìn)一步的識別和補充，結(jié)合下述線索開展識別和補全。

①東北四省區(qū)節(jié)水增糧行動項目水資源論證工作堅定地貫徹執(zhí)行最嚴(yán)格水資源管理制度，保障項目建設(shè)和布局與區(qū)域水資源承載能力相適應(yīng)，合理利用水資源，提高了水資源利用效率和效益，確保節(jié)水增糧增效，成效顯著。

1）組織級標(biāo)準(zhǔn)體系表，指導(dǎo)全面性；

2）組織級標(biāo)準(zhǔn)崗位實施目錄清單，指導(dǎo)有效性；

3）航天型號產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化大綱與質(zhì)保大綱，指導(dǎo)規(guī)范性；

4）航天型號產(chǎn)品設(shè)計與試驗規(guī)范，指導(dǎo)正確性；

5）航天型號產(chǎn)品六性大綱與任務(wù)書，指導(dǎo)方向性；

6）科室級作業(yè)指導(dǎo)書，指導(dǎo)落地性。

c）標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)化建模

在前期標(biāo)準(zhǔn)梳理與識別的基礎(chǔ)上，對標(biāo)準(zhǔn)開展建模工作。首先將前期識別的標(biāo)準(zhǔn)按照架構(gòu)建立標(biāo)準(zhǔn)分類目錄，然后對標(biāo)準(zhǔn)目錄下的標(biāo)準(zhǔn)實施建模，標(biāo)準(zhǔn)建模內(nèi)容如下。

1）基本信息：文號、版本號、發(fā)布日期、實施日期、歸口部門、責(zé)任崗位、文件狀態(tài)、編制、審核、審批、標(biāo)準(zhǔn)層級等；

2）標(biāo)準(zhǔn)正文：有按照章節(jié)條款拆分創(chuàng)建和全文上傳2 種形式；同時對標(biāo)準(zhǔn)中涉及的一些管理要素進(jìn)行拆分，標(biāo)準(zhǔn)查看時采取鏈接的形式展現(xiàn)。管理要素的拆分包括：組織、角色、崗位、引用文件、記錄（表證單書）和流程。

標(biāo)準(zhǔn)中拆分出的管理要素先在其他要素下完成建模后，再在本標(biāo)準(zhǔn)中與管理要素采取鏈接的形式進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

建模的標(biāo)準(zhǔn)包括識別出的所有管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。由于部分技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)拆分后會出現(xiàn)歧義，因此對于標(biāo)準(zhǔn)正文拆分定義了一個基本原則：如果標(biāo)準(zhǔn)的全文按條款拆分后出現(xiàn)歧義，則將該項標(biāo)準(zhǔn)按照全文進(jìn)行建模，不對條款進(jìn)行結(jié)構(gòu)化拆分；如果拆分后不會出現(xiàn)歧義，則對標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容按照條款進(jìn)行拆分后結(jié)構(gòu)化建模。

3 管理要素與流程關(guān)聯(lián)

流程為各項管理要素的承接中樞，各項管理要素均與流程或流程活動進(jìn)行關(guān)聯(lián)。圖3 為與流程或流程活動關(guān)聯(lián)的各項管理要素示意。

圖3 管理要素與流程關(guān)聯(lián)

3.1 設(shè)置流程所有者

對不同層級的流程（流程域、流程、流程活動）均設(shè)置所有者，所有者與角色崗位關(guān)聯(lián)。這一步的關(guān)聯(lián)為后續(xù)的推送提供基礎(chǔ)，在標(biāo)準(zhǔn)推送時，基于這里關(guān)聯(lián)的流程所有者實現(xiàn)不同層級的標(biāo)準(zhǔn)推送。包括：該流程域所有標(biāo)準(zhǔn)、該流程及流程活動下的標(biāo)準(zhǔn)、該流程活動關(guān)聯(lián)的標(biāo)準(zhǔn)或條款。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)與流程關(guān)聯(lián)

對于建模完備的末級流程，將識別出的標(biāo)準(zhǔn)與流程和流程活動進(jìn)行匹配，通過流程和流程活動落實標(biāo)準(zhǔn)要求。

對于流程和流程活動涉及到的需執(zhí)行和參考的標(biāo)準(zhǔn)，采取不同的關(guān)聯(lián)策略。對于整個末級流程，關(guān)聯(lián)的是本流程所有涉及到的內(nèi)外部標(biāo)準(zhǔn)，要確保引用全面。對于末級流程中的流程活動，關(guān)聯(lián)標(biāo)準(zhǔn)時可以引用標(biāo)準(zhǔn)或者拆分后的標(biāo)準(zhǔn)條款，關(guān)聯(lián)的原則是只關(guān)聯(lián)執(zhí)行本流程活動所依據(jù)的最近的標(biāo)準(zhǔn)及拆分建模后的條款。關(guān)聯(lián)時優(yōu)先級順序如下：有組織內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)，則只關(guān)聯(lián)組織內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)及條款；無組織內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，則關(guān)聯(lián)上級標(biāo)準(zhǔn)及條款；無上級標(biāo)準(zhǔn)，則關(guān)聯(lián)行業(yè)級及以上的標(biāo)準(zhǔn)及條款。需要指出，少數(shù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是無法按照條款關(guān)聯(lián)的，否則會帶來理解、執(zhí)行錯誤，因此可以不按照條款引用，而是進(jìn)行整個標(biāo)準(zhǔn)關(guān)聯(lián)。

3.3 角色、標(biāo)準(zhǔn)與流程關(guān)聯(lián)示例

“某產(chǎn)品任務(wù)書編制流程”如圖4 所示。以第3 步流程活動“確定某產(chǎn)品接口要求”為例，結(jié)合此流程活動的特點，識別出的標(biāo)準(zhǔn)為《控制系統(tǒng)硬件產(chǎn)品電氣接口 第3 部分：捷聯(lián)慣組》《控制系統(tǒng)硬件產(chǎn)品電氣接口 第4 部分：慣性平臺》。整個“某產(chǎn)品任務(wù)書編制流程”識別出的流程活動、所有者和引用標(biāo)準(zhǔn)如圖5 所示。

圖4 某產(chǎn)品任務(wù)書編制流程

圖5 “某產(chǎn)品任務(wù)書編制流程”及關(guān)聯(lián)管理要素

4 流程和標(biāo)準(zhǔn)驗證、推送和更新管理

4.1 流程和標(biāo)準(zhǔn)驗證評審

從流程應(yīng)用角度針對流程、流程活動、流程所有者、引用標(biāo)準(zhǔn)等管理要素進(jìn)行審視，對部分流程組織開展仿真驗證，并組織業(yè)務(wù)專家進(jìn)行審查、評審優(yōu)化。流程發(fā)布前開展審批工作。

4.2 流程與標(biāo)準(zhǔn)推送

通過流程管理工具實現(xiàn)流程與標(biāo)準(zhǔn)面向不同組織和崗位的發(fā)布。面向員工可實現(xiàn)崗位視圖和角色視圖的發(fā)布，每一個崗位可看到本崗位需執(zhí)行的所有流程及在流程和流程活動中引用和執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)條款；面向組織可實現(xiàn)組織視圖和部門視圖的發(fā)布，可以從多維度、多視角查看管理體系及相關(guān)信息。推送界面如圖6 所示。

圖6 流程管理平臺流程與標(biāo)準(zhǔn)推送界面

4.3 標(biāo)準(zhǔn)更新管理

標(biāo)準(zhǔn)更新需完善管理機制、明確管理人員。并由相關(guān)管理人員通過定期查詢，與提供法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的機構(gòu)聯(lián)系，獲取法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和其他要求的更新內(nèi)容[2]。

當(dāng)獲悉標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)關(guān)聯(lián)的流程或管理要素發(fā)生變化時，平臺提示相關(guān)人員及時確認(rèn)更新，確認(rèn)后標(biāo)準(zhǔn)自動更新并更新推送。

5 總結(jié)與展望

結(jié)合流程體系建設(shè)，航天企業(yè)采用基于流程面向崗位的標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)條款的關(guān)聯(lián)與建設(shè)方法。實踐表明，對于組織和崗位可以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)精準(zhǔn)推送。另外，標(biāo)準(zhǔn)是不斷變化的，以往標(biāo)準(zhǔn)變化時，往往員工無法及時獲悉標(biāo)準(zhǔn)的變化。通過上述方法，實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)與流程、崗位的建模和關(guān)聯(lián)。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變更時，其變更情況將自動推送至員工界面，員工崗位界面查看到的是更新過的標(biāo)準(zhǔn)。這對于數(shù)字化條件下的標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)條款的使用具有參考意義。后續(xù)將開展標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的分析及與流程其他管理要素的匹配，將流程落地到精益設(shè)計平臺中，實現(xiàn)技術(shù)和管理標(biāo)準(zhǔn)在設(shè)計平臺中的精準(zhǔn)推送。