趙曉苗

東方電氣集團(tuán)東方汽輪機(jī)有限公司 四川 德陽(yáng) 618000

引言

時(shí)代的發(fā)展衍生出很多新技術(shù)、新工藝等，尤其是信息化技術(shù)的出現(xiàn)，以及在我們的生活、工作等方面的廣泛運(yùn)用，推動(dòng)了企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展，企業(yè)能夠具有市場(chǎng)中競(jìng)爭(zhēng)力與信息化建設(shè)有著密切的關(guān)聯(lián)性。只有科學(xué)建設(shè)信息化，才能讓企業(yè)工作流程簡(jiǎn)單化，便捷化，減輕工作人員的工作壓力，保證工作效率的同時(shí)，讓每項(xiàng)工作更有質(zhì)量化。很多企業(yè)為了能夠有效建設(shè)信息化工作，會(huì)構(gòu)建協(xié)同辦公系統(tǒng)OA。協(xié)同辦公系統(tǒng)OA就是通過(guò)數(shù)字化工作流，在減少人力、物力、時(shí)間的前提下，讓企業(yè)實(shí)行智慧辦公效能。

1 協(xié)同辦公概述

1.1 協(xié)同辦公定義與特點(diǎn)

協(xié)同辦公是指通過(guò)信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)、團(tuán)隊(duì)或個(gè)人之間的協(xié)作和溝通，共同完成工作任務(wù)的一種方式。它強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作、信息共享和效率提升，能夠有效地促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)與配合。

協(xié)同辦公具有以下特點(diǎn)[1]：

實(shí)時(shí)性：協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠及時(shí)傳遞和更新工作內(nèi)容，使得團(tuán)隊(duì)成員可以隨時(shí)了解最新進(jìn)展。

多樣性：協(xié)同辦公支持多種形式的溝通和合作方式，例如即時(shí)通訊、在線(xiàn)會(huì)議、共享文檔等。

跨地域性：通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接，協(xié)同辦公不受地理位置限制，使得分布在不同地區(qū)的團(tuán)隊(duì)能夠方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程協(xié)作。

可追溯性：協(xié)同辦公系統(tǒng)記錄了工作過(guò)程中的各種操作和交流信息，方便后續(xù)查閱和追溯。

1.2 協(xié)同辦公發(fā)展歷程

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，在線(xiàn)協(xié)同辦公逐漸成為企業(yè)管理中必不可少的一部分。協(xié)同辦公的發(fā)展歷程可以分為以下幾個(gè)階段[2]：

第一階段：電子郵件和文件共享。

早期的協(xié)同辦公主要依靠電子郵件進(jìn)行溝通和文件傳遞，雖然能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，但效率較低。

第二階段：即時(shí)通訊和在線(xiàn)會(huì)議。

隨著即時(shí)通信工具（如QQ、MSN等）的出現(xiàn)，團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通更加方便快捷。同時(shí)，在線(xiàn)會(huì)議工具也開(kāi)始普及，實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程會(huì)議的可能。

第三階段：協(xié)同辦公平臺(tái)。

為了進(jìn)一步提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率，協(xié)同辦公平臺(tái)應(yīng)運(yùn)而生。這些平臺(tái)集成了多種功能模塊，包括任務(wù)管理、文檔管理、日程安排等，大大提高了團(tuán)隊(duì)的協(xié)作效率。

1.3 協(xié)同辦公系統(tǒng)分類(lèi)與功能

根據(jù)不同的功能需求和使用場(chǎng)景，協(xié)同辦公系統(tǒng)可以分為以下幾類(lèi)：

任務(wù)管理類(lèi)：主要用于任務(wù)分配、進(jìn)度跟蹤和反饋收集等工作流程管理。

文檔管理類(lèi)：提供文檔上傳、共享、版本控制和權(quán)限管理等功能，方便團(tuán)隊(duì)成員之間共享和編輯文檔。

日程管理類(lèi)：用于安排和共享個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的日程安排，提醒重要事件和會(huì)議等。

即時(shí)通信類(lèi)：支持實(shí)時(shí)的文字、語(yǔ)音和視頻通訊，方便團(tuán)隊(duì)成員之間的實(shí)時(shí)交流。

在線(xiàn)會(huì)議類(lèi)：提供遠(yuǎn)程會(huì)議功能，包括視頻會(huì)議、屏幕共享、白板演示等。

數(shù)據(jù)分析類(lèi)：通過(guò)對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，幫助企業(yè)管理者做出決策。

以上分類(lèi)僅為常見(jiàn)的幾種類(lèi)型，不同企業(yè)根據(jù)自身需求可能會(huì)有更多定制化的協(xié)同辦公系統(tǒng)。

2 OA系統(tǒng)概述

2.1 OA系統(tǒng)定義與特點(diǎn)

OA（Office Automation）系統(tǒng)是一種基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以提高辦公效率和管理水平為目標(biāo)，集成了各種辦公工具和應(yīng)用軟件的信息化管理系統(tǒng)[3]。它通過(guò)自動(dòng)化處理文檔流轉(zhuǎn)、信息傳遞、任務(wù)協(xié)調(diào)等工作流程，實(shí)現(xiàn)了辦公過(guò)程的電子化和自動(dòng)化。

OA系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)：

綜合性：OA系統(tǒng)集成了多個(gè)模塊和功能，涵蓋了企業(yè)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容。

可擴(kuò)展性：根據(jù)企業(yè)需求，可以靈活地添加新的功能模塊或進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)。

安全性：OA系統(tǒng)通過(guò)權(quán)限管理和數(shù)據(jù)加密等措施，保障信息的安全和機(jī)密性。

易用性：OA系統(tǒng)通常具有友好的用戶(hù)界面和操作流程，方便員工快速上手使用。

2.2 OA系統(tǒng)發(fā)展歷程

OA系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段：

第一階段：辦公自動(dòng)化。

早期的OA系統(tǒng)主要關(guān)注文檔處理、電子郵件和日程安排等基本辦公功能，以提高辦公效率為主要目標(biāo)。

第二階段：流程管理。

隨著企業(yè)內(nèi)部流程復(fù)雜度的增加，OA系統(tǒng)開(kāi)始引入工作流技術(shù)。通過(guò)定義、優(yōu)化和監(jiān)控工作流程，實(shí)現(xiàn)任務(wù)分配、審批流轉(zhuǎn)等過(guò)程的自動(dòng)化。

第三階段：協(xié)同辦公。

隨著協(xié)同辦公理念的興起，OA系統(tǒng)逐漸演變?yōu)橹С謭F(tuán)隊(duì)協(xié)作和信息共享的平臺(tái)。它集成了更多協(xié)同辦公工具，如在線(xiàn)會(huì)議、即時(shí)通訊等。

2.3 OA系統(tǒng)主要模塊介紹

一個(gè)完整的OA系統(tǒng)通常包含以下幾個(gè)核心模塊：

人事管理模塊：用于管理員工檔案、薪資福利、考勤請(qǐng)假等人事相關(guān)信息。

文檔管理模塊：提供文檔上傳、共享、版本控制和權(quán)限管理等功能，方便團(tuán)隊(duì)成員之間的文檔協(xié)作。

流程管理模塊：通過(guò)定義工作流程，實(shí)現(xiàn)任務(wù)分配、審批流轉(zhuǎn)和報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能。

日程安排模塊：用于安排和共享個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的日程安排，提醒重要事件和會(huì)議等。

通知公告模塊：發(fā)布企業(yè)內(nèi)部通知和公告，方便及時(shí)傳達(dá)重要信息。

統(tǒng)計(jì)分析模塊：對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，幫助企業(yè)管理者做出決策。

以上僅為常見(jiàn)的幾個(gè)模塊，根據(jù)企業(yè)需求可能會(huì)有更多定制化的功能模塊。

3 OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)中的應(yīng)用

在企業(yè)信息化建設(shè)中，OA系統(tǒng)的應(yīng)用主要可以歸類(lèi)為以下3個(gè)方面：

3.1 提高工作效率

自動(dòng)化處理日常辦公任務(wù)：OA系統(tǒng)能夠自動(dòng)化處理各類(lèi)日常辦公任務(wù)，如請(qǐng)假、報(bào)銷(xiāo)、調(diào)休等流程。員工只需通過(guò)OA系統(tǒng)提交相關(guān)申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行審批流程，并提供實(shí)時(shí)的審批狀態(tài)和跟蹤記錄，大大簡(jiǎn)化了手寫(xiě)申請(qǐng)和審批的煩瑣過(guò)程。

集成辦公工具：OA系統(tǒng)還可以集成電子郵件、日程管理、文件共享等功能，方便員工進(jìn)行協(xié)同辦公和信息交流。員工可以通過(guò)OA系統(tǒng)快速查找和共享文件，安排會(huì)議和約定任務(wù)，提高了團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的協(xié)作效率。

信息查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)分析：OA系統(tǒng)可以集成企業(yè)內(nèi)部各種數(shù)據(jù)源，提供全面的信息查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析功能。員工可以通過(guò)OA系統(tǒng)快速獲取所需的數(shù)據(jù)和報(bào)表，支持決策制定和業(yè)務(wù)分析。

3.2 優(yōu)化流程管理

流程規(guī)范與優(yōu)化：OA系統(tǒng)能夠根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況設(shè)計(jì)和定制各類(lèi)流程模板，并通過(guò)自動(dòng)化方式進(jìn)行流程管理和監(jiān)控。例如采購(gòu)流程、合同審批流程等，都可以在OA系統(tǒng)中進(jìn)行管理。系統(tǒng)會(huì)按照規(guī)定的程序進(jìn)行流程處理，并提供實(shí)時(shí)的審批狀態(tài)和跟蹤記錄，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都按照規(guī)定的流程進(jìn)行。

提高審批效率：通過(guò)OA系統(tǒng)，審批人員可以快速查看待辦事項(xiàng)、審批申請(qǐng)，并進(jìn)行快速審批。系統(tǒng)還支持自動(dòng)化的流程通知和催辦功能，提醒相關(guān)人員及時(shí)處理任務(wù)，減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)審批所需的時(shí)間和溝通成本。

3.3 加強(qiáng)溝通協(xié)作

統(tǒng)一溝通平臺(tái)：OA系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部提供了一個(gè)統(tǒng)一的溝通平臺(tái)，打破了時(shí)間和空間的限制。員工可以通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行即時(shí)通信、在線(xiàn)會(huì)議、共享文檔等協(xié)作活動(dòng)，方便不同部門(mén)、不同地點(diǎn)之間的信息交流與合作。

任務(wù)分配與跟蹤：OA系統(tǒng)支持任務(wù)分配和工作進(jìn)度跟蹤功能。管理者可以將任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)成員，并通過(guò)系統(tǒng)監(jiān)督工作進(jìn)展情況。同時(shí)，員工也能夠清晰了解自己所負(fù)責(zé)的任務(wù)，并及時(shí)匯報(bào)進(jìn)度和問(wèn)題，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)調(diào)與合作。

綜上所述，OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)中的應(yīng)用主要包括提高工作效率、優(yōu)化流程管理和加強(qiáng)溝通協(xié)作3個(gè)方面。通過(guò)自動(dòng)化處理日常辦公任務(wù)、集成辦公工具和提供信息查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)分析功能，OA系統(tǒng)能夠提高員工的工作效率。通過(guò)規(guī)范流程、提高審批效率和優(yōu)化流程管理，OA系統(tǒng)能夠改善企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)流程，并提供實(shí)時(shí)的審批狀態(tài)和跟蹤記錄。通過(guò)統(tǒng)一溝通平臺(tái)、任務(wù)分配與跟蹤功能，OA系統(tǒng)能夠促進(jìn)團(tuán)隊(duì)間的溝通與協(xié)作。因此，在當(dāng)今信息化快速發(fā)展的環(huán)境下，OA系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)不可或缺的一部分。

4 OA系統(tǒng)應(yīng)用中的問(wèn)題與挑戰(zhàn)

在OA系統(tǒng)應(yīng)用中，存在以下3個(gè)問(wèn)題與挑戰(zhàn)：

4.1 安全與隱私問(wèn)題

4.1.1 數(shù)據(jù)安全：OA系統(tǒng)涉及大量的企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)，如員工信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。因此，確保數(shù)據(jù)的安全性是一個(gè)重要的問(wèn)題。需要采取措施來(lái)防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露，如加密通信、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限管理等。

4.1.2 系統(tǒng)安全：OA系統(tǒng)本身也需要具備一定的安全性能，以防止惡意攻擊和網(wǎng)絡(luò)入侵。這包括對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和修復(fù)、建立網(wǎng)絡(luò)防火墻等措施。

4.2 技術(shù)支持與培訓(xùn)難題

4.2.1 技術(shù)支持：企業(yè)在使用OA系統(tǒng)時(shí)可能會(huì)遇到各種技術(shù)問(wèn)題，例如系統(tǒng)故障、功能異常等。因此，提供及時(shí)有效的技術(shù)支持是至關(guān)重要的。企業(yè)需要與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，并確保能夠獲得及時(shí)響應(yīng)和解決方案。

4.2.2 培訓(xùn)問(wèn)題：由于OA系統(tǒng)涉及多個(gè)部門(mén)和員工群體，他們對(duì)于新系統(tǒng)的接受度和使用能力可能存在差異。因此，在引入OA系統(tǒng)之前，組織需要進(jìn)行充分的培訓(xùn)和溝通工作，以提高員工對(duì)系統(tǒng)的理解和接受度。此外，還需要提供持續(xù)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，以幫助員工熟練掌握系統(tǒng)的使用技巧。

4.3 組織變革與員工接受度：

4.3.1 組織變革：OA系統(tǒng)的引入意味著企業(yè)內(nèi)部流程和工作方式的改變。這可能涉及組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、角色職責(zé)的重新定義等方面。因此，企業(yè)需要進(jìn)行全面的變革管理，包括制定變革策略、明確溝通渠道、建立反饋機(jī)制等，以確保組織能夠順利適應(yīng)新系統(tǒng)帶來(lái)的變化。

4.3.2 員工接受度：?jiǎn)T工對(duì)于新系統(tǒng)的接受度是成功實(shí)施OA系統(tǒng)的關(guān)鍵因素之一。有些員工可能對(duì)于新技術(shù)抱有抵觸心理或者缺乏信心。因此，企業(yè)需要通過(guò)積極宣傳、激勵(lì)措施等方式來(lái)增強(qiáng)員工對(duì)于新系統(tǒng)的認(rèn)同感和積極性。同時(shí)，也要充分聽(tīng)取員工意見(jiàn)和反饋，及時(shí)解決問(wèn)題和改進(jìn)系統(tǒng)。

綜上所述，在OA系統(tǒng)應(yīng)用中存在安全與隱私問(wèn)題、技術(shù)支持與培訓(xùn)難題以及組織變革與員工接受度等3個(gè)方面的問(wèn)題與挑戰(zhàn)。企業(yè)在應(yīng)用OA系統(tǒng)時(shí)需要重視這些問(wèn)題，并采取相應(yīng)的措施來(lái)解決和克服，以確保OA系統(tǒng)能夠順利實(shí)施并發(fā)揮最大的效益。

5 OA系統(tǒng)應(yīng)用的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

5.1 移動(dòng)化和云端化趨勢(shì)

隨著移動(dòng)設(shè)備的普及和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，OA系統(tǒng)將趨向于移動(dòng)化和云端化。移動(dòng)化指的是用戶(hù)可以通過(guò)手機(jī)、平板等移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)隨地訪(fǎng)問(wèn)OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工作的便捷性和高效性。云端化則是將OA系統(tǒng)部署在云服務(wù)器上，用戶(hù)無(wú)須安裝煩瑣的軟件，只需通過(guò)瀏覽器即可訪(fǎng)問(wèn)系統(tǒng)，大大降低了維護(hù)成本，并提供了更好的擴(kuò)展性和靈活性。

5.2 人工智能和大數(shù)據(jù)分析的應(yīng)用

人工智能和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)在OA系統(tǒng)中將得到廣泛應(yīng)用。人工智能可以通過(guò)自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)為用戶(hù)提供智能助手功能，例如自動(dòng)回復(fù)郵件、日程管理、文件搜索等。同時(shí)，利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，幫助企業(yè)做出更準(zhǔn)確的決策，并優(yōu)化流程和資源配置。

5.3 智能化辦公場(chǎng)景的構(gòu)建

未來(lái)OA系統(tǒng)將更加注重構(gòu)建智能化辦公場(chǎng)景。例如，在會(huì)議管理方面，OA系統(tǒng)可以自動(dòng)識(shí)別會(huì)議議題、參會(huì)人員等信息，并根據(jù)參會(huì)人員的日程安排自動(dòng)調(diào)整會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。在文件管理方面，OA系統(tǒng)可以通過(guò)文檔智能分類(lèi)、版本控制等功能提高文件管理效率。同時(shí)，OA系統(tǒng)還可以與其他智能硬件設(shè)備如智能音箱、智能辦公桌等進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)更便捷的辦公體驗(yàn)。

總結(jié)起來(lái)，未來(lái)OA系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)包括移動(dòng)化和云端化、人工智能和大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用以及智能化辦公場(chǎng)景的構(gòu)建。這些趨勢(shì)將使得OA系統(tǒng)更加靈活、高效，并為企業(yè)提供更好的工作體驗(yàn)和決策支持。

6 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)中協(xié)同辦公系統(tǒng)OA的應(yīng)用進(jìn)行探討和分析，得出以下結(jié)論：

OA系統(tǒng)在提高工作效率、優(yōu)化流程管理和加強(qiáng)溝通協(xié)作方面具有顯著優(yōu)勢(shì)。它能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享、任務(wù)分配、協(xié)同編輯等功能，提高工作效率和響應(yīng)速度。同時(shí)，OA系統(tǒng)還能夠規(guī)范流程管理，實(shí)現(xiàn)流程的可視化和監(jiān)控，提升流程執(zhí)行效率并改善管理水平。

另外，OA系統(tǒng)為企業(yè)溝通協(xié)作提供了良好的平臺(tái)，通過(guò)即時(shí)通訊、文檔共享、在線(xiàn)會(huì)議等功能促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作和整體工作效能。然而，在應(yīng)用過(guò)程中也存在一些問(wèn)題與挑戰(zhàn)，如安全與隱私問(wèn)題、技術(shù)支持與培訓(xùn)難題以及組織變革與員工接受度等。

未來(lái)，OA系統(tǒng)將更加移動(dòng)化和云端化，借助移動(dòng)設(shè)備和云平臺(tái)進(jìn)行協(xié)同辦公，并結(jié)合人工智能和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)構(gòu)建智能化辦公場(chǎng)景，為企業(yè)的協(xié)同辦公提供更多可能性。

綜上所述，OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用，并為企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力支持。保證企業(yè)工作更有效率，提升工作質(zhì)量的同時(shí)，讓企業(yè)能夠在市場(chǎng)中占有一席之地。