文/秦皇島市第一醫(yī)院 張佳佳 張孟（通訊作者）

2015 年，國(guó)務(wù)院發(fā)行了《機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的決定》(以下統(tǒng)一簡(jiǎn)稱(chēng)《決定》)，主要就機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的改革問(wèn)題進(jìn)行闡述，建立與企業(yè)相同的基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度，已運(yùn)行了數(shù)十年的“雙軌制”即將結(jié)束?！稕Q定》的印發(fā)，對(duì)我國(guó)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的進(jìn)一步完善和社會(huì)保障體系建設(shè)的全面統(tǒng)籌具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，為構(gòu)建更為公平、更加可持續(xù)發(fā)展的養(yǎng)老保險(xiǎn)體系提供了有力支撐[1]。在不斷推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的進(jìn)程中，人事檔案在為退休人員重新核定退休待遇起著至關(guān)重要的作用，具有良好的社會(huì)效益。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的概況

自20世紀(jì)90年代以來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員所發(fā)放的養(yǎng)老金水平明顯高于企業(yè)單位退休人員，直至現(xiàn)在，這一差距不但沒(méi)有縮小反而越來(lái)越大。本著建立更加公平、公正與可持續(xù)發(fā)展的養(yǎng)老保險(xiǎn)制度，2015 年，國(guó)務(wù)院發(fā)行了《機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的決定》，提出結(jié)束“雙軌制”，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度要與企業(yè)相同。在改革過(guò)程中，為充分考慮過(guò)渡的穩(wěn)定 性，特意將2014 年10 月1 日-2024 年9 月30 日設(shè)立為過(guò)渡期，這段時(shí)間內(nèi)退休人員確定為退休“中人”。在過(guò)渡期內(nèi)退休人員實(shí)行新、老辦法對(duì)比計(jì)算退休待遇標(biāo)準(zhǔn)。

通過(guò)新辦法核算退休待遇時(shí)，視同繳費(fèi)年限起到了至關(guān)重要的作用。對(duì)于視同繳費(fèi)年限的認(rèn)定，人事檔案則是關(guān)鍵點(diǎn)。工作人員需要從人事檔案中確定退休“中人”的身份、工作時(shí)間、工作經(jīng)歷、工作單位性質(zhì)等，再根據(jù)視同繳費(fèi)年限的認(rèn)定原則加以認(rèn)定。人事檔案的有效利用保障了每位退休“中人”的切身利益，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，同時(shí)也為機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革提供了可靠的數(shù)據(jù)支撐。對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度進(jìn)行有效的改革，為我市機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)與企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度建設(shè)起到了良好的統(tǒng)籌推進(jìn)作用，建立了更加公平可持續(xù)的社會(huì)保障制度[2]。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力不足，檔案材料的歸檔缺乏規(guī)范性與創(chuàng)新性。有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位忽略了人事檔案管理人員的重要性，忽略了對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育。以某些醫(yī)院為例，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不夠，大部分為兼職人員或者由于身體原因無(wú)法從事臨床一線(xiàn)的轉(zhuǎn)崗人員，并未接受系統(tǒng)培訓(xùn)，在專(zhuān)業(yè)能力上較為欠缺，在日常檔案管理中缺乏規(guī)范性與創(chuàng)新性。主要體現(xiàn)在：其一，收集檔案較為被動(dòng)，缺乏創(chuàng)新，當(dāng)上級(jí)主管部門(mén)要求或者領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)，緊急收集相關(guān)材料、倉(cāng)促歸檔，導(dǎo)致很多材料無(wú)法一一查證核實(shí)，使得檔案材料的真實(shí)性難以保證；其二，檔案歸檔制度還需要進(jìn)一步規(guī)范、完善，歸檔內(nèi)容有待進(jìn)一步統(tǒng)一、明確，在日常管理中要做到及時(shí)歸檔，對(duì)于個(gè)別不符合歸檔的材料要及時(shí)進(jìn)行處理。

（二）檔案信息不全，部分重要檔案材料未及時(shí)歸入人事檔案，導(dǎo)致辦理退休手續(xù)時(shí)困難重重。有些單位在人員調(diào)入接收檔案時(shí)未嚴(yán)格審查，檔案信息不全卻直接接收存檔，未及時(shí)催索，導(dǎo)致檔案信息不完整。待辦理退休手續(xù)時(shí)發(fā)現(xiàn)缺少關(guān)鍵材料，影響相關(guān)手續(xù)的辦理。最為常見(jiàn)的是職工調(diào)動(dòng)審批表、派遣證等材料缺失，歷經(jīng)二、三十年，再想找回這些重要材料難上加難。個(gè)別地方管理不規(guī)范，應(yīng)入檔材料卻由主管部門(mén)或當(dāng)?shù)貦n案館統(tǒng)一管理，待人員調(diào)出或辦理退休手續(xù)時(shí)需要費(fèi)力找回，難以保證檔案材料的完整性。

（三）人事檔案內(nèi)容前后記載不一致，準(zhǔn)確性差，在辦理退休手續(xù)、核算退休待遇時(shí)造成一定的影響。人事檔案客觀(guān)地記載著一個(gè)人的經(jīng)歷，隨著人的成長(zhǎng)與經(jīng)歷的不斷豐富，人事檔案也在不斷豐富與完善中。由于歷史的原因，身份證上的出生年月與真實(shí)出生年月不一致，導(dǎo)致一本檔案中存在不同的出生年月?，F(xiàn)在，為退休職工辦理退休手續(xù)的時(shí)候，出生日期以檔案中最早記載的日期為準(zhǔn)，由于本人當(dāng)時(shí)填寫(xiě)檔案材料不規(guī)范，直接影響到本人的退休時(shí)間。工作經(jīng)歷前后填寫(xiě)不一致，后取得學(xué)歷的學(xué)籍檔案未及時(shí)移交人事檔案管理部門(mén)，導(dǎo)致個(gè)人檔案三齡、兩歷等記載不全或前后不一致，在很大程度上影響了個(gè)人今后視同繳費(fèi)年限的認(rèn)定及新待遇的核算。

三、改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的策略

（一）創(chuàng)新工作思路，加強(qiáng)人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院人事檔案工作是醫(yī)院管理工作中極為重要的一項(xiàng)組成部分，在醫(yī)院的建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、發(fā)展中發(fā)揮了重要作用[3]。人事檔案管理部門(mén)，以機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休“中人”核算新待遇為契機(jī)，向院領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理的重要性。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視，醫(yī)院人事檔案管理才能上升到一個(gè)新高度。以“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，送出去”的方式，數(shù)次邀請(qǐng)市人事檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)、優(yōu)秀專(zhuān)家，以及各大醫(yī)院從事人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員為本單位人事檔案管理專(zhuān)員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)送檔案管理專(zhuān)員出去進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，帶著問(wèn)題去學(xué)習(xí)，極大地提高了學(xué)習(xí)效率與解決問(wèn)題的能力。另外，也可以招聘檔案專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生從事檔案專(zhuān)項(xiàng)管理，年輕人能夠快速接受新事物，更好地將專(zhuān)業(yè)知識(shí)與信息化相結(jié)合，創(chuàng)新檔案管理新思路。

（二）創(chuàng)新工作機(jī)制，加強(qiáng)人事檔案材料的規(guī)范收集。在人員調(diào)入或者新招聘人員時(shí)，從嚴(yán)把控人事檔案內(nèi)容完整性，按照檔案存檔目錄，逐一落實(shí)檔案材料的完整性。在新接收人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)個(gè)別檔案材料不全，要及時(shí)進(jìn)行催索。人事檔案的管理需要積極朝信息化的方向發(fā)展，構(gòu)筑良好的信息化平臺(tái)，以利于檔案的高效化管理[4]。通過(guò)信息化建設(shè)的不斷完善，對(duì)于不符合歸檔要求的材料及時(shí)進(jìn)行處理，全程監(jiān)管、督促檔案材料的辦理進(jìn)程，極大地提高了醫(yī)院人事檔案管理效率。

（三）創(chuàng)新工作舉措，加強(qiáng)人事檔案管理的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)。在醫(yī)院人事檔案管理中，要充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主動(dòng)性和積極性。檔案管理人員要不定期地在單位召開(kāi)專(zhuān)題講座、培訓(xùn)，及時(shí)向職工介紹人事檔案的重要性，規(guī)范各類(lèi)檔案材料的填寫(xiě)。例如，單位每隔幾年就會(huì)組織全院職工填寫(xiě)《干部履歷表》，在正式填寫(xiě)前不僅向大家詳細(xì)介紹干部履歷表的填寫(xiě)指南，更要向大家介紹其重要性，在辦理房產(chǎn)過(guò)戶(hù)、暫住證等手續(xù)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，與大家切身利益密切相關(guān)。很多職工以前不重視檔案材料的填寫(xiě)，但真到需要的時(shí)候發(fā)現(xiàn)內(nèi)容填寫(xiě)錯(cuò)誤，既要進(jìn)行公證又要反復(fù)開(kāi)具證明，費(fèi)力費(fèi)時(shí)。經(jīng)過(guò)對(duì)全院職工的系統(tǒng)培訓(xùn)，職工們所提交的檔案材料更加規(guī)范，利用效率也更高。

四、人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革中的應(yīng)用

人事檔案主要記錄一個(gè)人的身份、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)活動(dòng)、政治面貌和個(gè)人品德素質(zhì)等，對(duì)一個(gè)人的身份認(rèn)證、個(gè)人轉(zhuǎn)正、申報(bào)職稱(chēng)、工作評(píng)定和待遇核定等方面起著重要的參考作用，伴隨一個(gè)人的一生，具有法律效應(yīng)。通過(guò)重點(diǎn)審核退休人員身份、工作單位性質(zhì)來(lái)確定每位退休“中人”的視同繳費(fèi)時(shí)間，進(jìn)而為核算新的退休待遇提供有效保障。

（一）認(rèn)定階段。對(duì)在審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行歸納匯總，針對(duì)不同情況，妥善處理，最后由秦皇島市人力資源和社會(huì)保障局養(yǎng)老保險(xiǎn)科根據(jù)政策、實(shí)際情況與審核結(jié)果做最終認(rèn)定，不能主觀(guān)臆斷、妄下結(jié)論。最后，將認(rèn)定的《秦皇島市機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員視同繳費(fèi)年限認(rèn)定表》與審核過(guò)程中的補(bǔ)充材料、證明材料一并歸入本人人事檔案，方便今后核算新待遇時(shí)有據(jù)可依，有據(jù)可查。

（二）檢查總結(jié)階段。隨機(jī)抽取一定數(shù)量的人事檔案進(jìn)行重點(diǎn)核查，就抽查情況進(jìn)行認(rèn)真梳理并反饋。匯總整理有關(guān)情況，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與做法，分析探討發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，制定和加強(qiáng)人事檔案管理工作的改進(jìn)措施與意見(jiàn)，形成書(shū)面總結(jié)報(bào)告[5]。

（三）上報(bào)落實(shí)階段。認(rèn)定結(jié)束后，上報(bào)《秦皇島市機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員視同繳費(fèi)年限認(rèn)定表》，并在養(yǎng)老保險(xiǎn)系統(tǒng)做視同繳費(fèi)年月信息變更，核算新的退休待遇。保證認(rèn)定數(shù)據(jù)真實(shí)有效，做到不錯(cuò)調(diào)、不漏調(diào)。截至目前，2014年10月至2021年12月期間退休的260余名職工新待遇已落實(shí)到位，2022年45名退休職工的新待遇核算工作已上報(bào)，即將落實(shí)，切實(shí)保障了每位退休職工的利益。

五、人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革中的社會(huì)效益

通過(guò)對(duì)退休“中人”人事檔案的審核與認(rèn)定，經(jīng)過(guò)實(shí)踐與總結(jié)，形成一套完整的認(rèn)定、審批流程，對(duì)退休“中人”視同繳費(fèi)年限的認(rèn)定水平得到很大的提高，人力資源管理邁上了新臺(tái)階。無(wú)論是對(duì)退休“中人”重新核定退休待遇，還是對(duì)維護(hù)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展都做出了貢獻(xiàn)，創(chuàng)造了巨大的社會(huì)效益。

（一）經(jīng)驗(yàn)分享與交流，保障市內(nèi)其他醫(yī)院視同繳費(fèi)年限認(rèn)定工作的順利進(jìn)行，為其節(jié)省大量探索時(shí)間。本單位作為市內(nèi)唯一一家大型三級(jí)甲等綜合醫(yī)院，退休人數(shù)居全市首位，率先響應(yīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革要求，開(kāi)展視同繳費(fèi)年限的認(rèn)定工作。在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、總結(jié)問(wèn)題，對(duì)于把握不清、認(rèn)定不準(zhǔn)的地方請(qǐng)教核準(zhǔn)部門(mén)進(jìn)行認(rèn)定。在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)重點(diǎn)、難點(diǎn)、關(guān)鍵點(diǎn)做好記錄，結(jié)合國(guó)家、省、市相關(guān)政策與我單位實(shí)際情況，形成文字材料，同時(shí)與市內(nèi)其他四家醫(yī)院進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享與交流，避免大家重復(fù)走彎路、走錯(cuò)路。本單位也從其他單位發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題中找不足、查問(wèn)題，既能避免不必要的錯(cuò)誤，也能保障其他醫(yī)院認(rèn)定工作的順利進(jìn)行，節(jié)省了大量探索時(shí)間。

（二）保證退休“中人”養(yǎng)老待遇水平，平穩(wěn)完成過(guò)渡。2014 年10 月之后退休人員仍按照2014 年9 月工資改革前的待遇享受退休養(yǎng)老金，但是近八年來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員在職期間調(diào)標(biāo)與晉升薪級(jí)所漲工資部分未落實(shí)到老退休待遇中。根據(jù)《機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的決定》，通過(guò)充分利用人事檔案資源，重新核算每位退休“中人”的退休待遇，并進(jìn)行新、老辦法待遇標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比，當(dāng)新待遇標(biāo)準(zhǔn)低于老待遇標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，補(bǔ)齊差額部分；當(dāng)新待遇標(biāo)準(zhǔn)較老待遇標(biāo)準(zhǔn)提高時(shí)，按照一定比例逐年遞增的方式對(duì)超出部分進(jìn)行補(bǔ)發(fā)，其中2014 年10 月1 日-2015 年12 月31 日期間退休的人員，按照超出部分的10%進(jìn)行計(jì)發(fā)，2016 年1 月1日-2016 年12 月31 日期間退休的人員，按照超出部分的20%進(jìn)行計(jì)發(fā)，以此類(lèi)推，直到2024 年1 月1 日-2024年9 月30 日期間退休的人員，按照超出部分的100%計(jì)發(fā)[6]。這樣既保證每位退休“中人”都能夠享受到合理的退休待遇，又能保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革平穩(wěn)過(guò)渡。

（三）為養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革提供有力支撐。合理減少社會(huì)差距、減少機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老與企業(yè)養(yǎng)老之間的落差、有效減輕財(cái)政負(fù)擔(dān)、推進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革、增加人才合理流動(dòng)、減少改革過(guò)程中的阻力、保證退休人員應(yīng)有的待遇水平，這便是機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的意義。通過(guò)有效利用本單位人事檔案資源，為單位退休人員調(diào)整基本養(yǎng)老金與重新計(jì)發(fā)河北省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員基本養(yǎng)老金提供有效數(shù)據(jù)，做出巨大貢獻(xiàn)。

在今后的工作中，為更好地保障養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的平穩(wěn)過(guò)渡及順利進(jìn)行，應(yīng)加強(qiáng)宣傳動(dòng)員工作，有關(guān)部門(mén)可以從以下幾個(gè)方面努力：第一，單位內(nèi)部應(yīng)營(yíng)造良好的宣傳氛圍，加強(qiáng)正確引導(dǎo)。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以通過(guò)講座、座談會(huì)、行政例會(huì)、院周會(huì)等方式來(lái)宣講與探討機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的相關(guān)內(nèi)容。印發(fā)簡(jiǎn)單、明了、生動(dòng)的政策資料、宣傳單，同時(shí)發(fā)布有趣的微信公眾號(hào)，通過(guò)多路徑、多方法的形式，讓工作人員深入學(xué)習(xí)改革的核心內(nèi)容，并在學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)理解，讓單位職工明確知曉，參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)是國(guó)家賦予公民的一項(xiàng)重要權(quán)利。在享有權(quán)利的同時(shí)，積極繳納基本養(yǎng)老保險(xiǎn)也是每位職工應(yīng)盡的義務(wù)。讓大家深刻意識(shí)到養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的改革具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，應(yīng)積極擁護(hù)改革的實(shí)施；第二，各廣大媒體要加強(qiáng)宣傳的力度，正確把握輿論導(dǎo)向。電視新聞、報(bào)紙等媒體應(yīng)加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的宣傳與播放，刊登專(zhuān)題欄目，讓更多國(guó)民了解改革的相關(guān)政策，為改革的順利實(shí)施奠定堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)。