文/秦皇島市第一醫(yī)院 張雙麗

財務(wù)電子檔案管理有效提升了檔案信息管理效率與質(zhì)量，降低了檔案管理成本，且能夠為企業(yè)決策等提供更充分的數(shù)據(jù)支撐，有利于驅(qū)動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展[1]。但現(xiàn)階段，部分企業(yè)財務(wù)電子檔案管理工作仍存在一定問題，難以充分發(fā)揮財務(wù)檔案信息作用及價值。

一、財務(wù)工作綠色發(fā)展視域下財務(wù)電子檔案管理的重要性

基于綠色發(fā)展理念的不斷深入和信息化的飛速發(fā)展，以電子檔案管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已成為財務(wù)工作綠色發(fā)展的重要方向和趨勢[2]。結(jié)合財務(wù)檔案管理實踐分析，總結(jié)財務(wù)電子檔案管理的重要性，主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一，踐行環(huán)保理念。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理手段需要大量的紙張、文件夾、柜子等物品，極大地增加了環(huán)境負擔。而電子檔案管理不僅可以節(jié)省大量的紙張資源，減少對自然環(huán)境的損害，還能減少碳排放，實現(xiàn)綠色環(huán)保；第二，提高管理效率。電子檔案管理具有極高的效率，可以實現(xiàn)對大量文件的快速檢索、分類和整理，提高文件處理的速度和精度，進而提高財務(wù)工作效率；第三，提升職責的清晰性。電子檔案管理具有極高的效率，可以實現(xiàn)對大量文件的快速檢索、分類和整理，提高文件處理的速度和精度，進而提高財務(wù)工作效率；第四，提高檔案信息查詢的便利性。電子檔案管理可以實現(xiàn)全文檢索、模糊查詢等多種查詢方式，便于用戶快速查找所需信息[3]。避免了人為造成的錯誤、遺漏、遺失等現(xiàn)象，提高了財務(wù)核算的精度和可靠性；第五，降低管理成本。電子檔案管理可以有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中的大量物流、管理、存儲、借閱等方面造成的成本開支，同時能有效遏制文化、文物損失等因素，有效節(jié)約了管理成本。

二、財務(wù)工作綠色發(fā)展視域下財務(wù)電子檔案管理存在的不足

（一）檔案歸檔管理不足。檔案歸檔是指對企業(yè)或機構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的各種文件、資料、記錄等進行分類、整理、存儲和管理的過程。其目的是方便查閱和管理，保障企業(yè)和機構(gòu)正常的經(jīng)營管理和決策需要。雖然財務(wù)電子檔案電子化管理已經(jīng)成為財務(wù)工作綠色發(fā)展的趨勢，具備高效、低成本、高可靠性等優(yōu)點，但是在實際應(yīng)用中，檔案歸檔管理仍存在不足。首先，部分企業(yè)的財務(wù)電子檔案管理部門在收到新的檔案資料后，沒有及時進行整理和歸檔，導致檔案無序，難以查找，影響工作效率。其次，企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)量較大，檔案資料不斷增長，企業(yè)需要不斷增加存儲空間，但部分企業(yè)未及時更新存儲設(shè)備，導致存儲空間不足，無法有效存儲和歸檔檔案。同時，在財務(wù)電子檔案歸檔管理過程中，部分工作人員所采用的歸檔標準不統(tǒng)一，導致檔案歸檔不規(guī)范[4]。甚至部分企業(yè)在財務(wù)電子檔案歸檔管理中，未嚴格實施全管理措施，造成檔案信息泄露或丟失，不利于財務(wù)電子檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。

（二）檔案使用管理不足。檔案使用管理是指對檔案資料的使用進行規(guī)范管理，以保障企業(yè)或機構(gòu)的工作秩序，保證檔案資料的保密性、可用性和完整性。企業(yè)在財務(wù)電子檔案使用管理過程中，需要保證檔案使用具有規(guī)范性、保密性、可追溯性，并制定應(yīng)急響應(yīng)管理策略，以推進財務(wù)電子檔案使用管理的高質(zhì)量發(fā)展。但在具體實踐中，部分企業(yè)未建立完善的檔案使用規(guī)范，如使用統(tǒng)一的代碼、名稱等，難以對檔案進行有效管理和查閱[5]。同時，財務(wù)電子檔案通常包含敏感的商業(yè)和金融數(shù)據(jù)，泄漏或遭受惡意攻擊的風險較高。部分企業(yè)忽視了財務(wù)電子檔案使用安全管理的重要性，導致企業(yè)的財務(wù)資料信息不全，甚至被篡改，造成重大經(jīng)濟損失。另外，部分企業(yè)財務(wù)電子檔案的備份策略不完善，如備份頻率不夠、備份方式不符合要求等，同時未對敏感信息加以保密，甚至部分工作人員在不當情況下泄漏檔案信息，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

（三）檔案管理制度不完善。檔案管理制度是針對企業(yè)或機構(gòu)檔案的收集、整理、保管、利用等工作進行規(guī)范的制度。制定完善的檔案管理制度能夠使企業(yè)或機構(gòu)更好地管理檔案，保證檔案資料的完整性、可用性和保密性，在提升檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供助力[6]。尤其是在財務(wù)工作綠色發(fā)展背景下，財務(wù)電子檔案管理制度的完善性直接影響了檔案信息使用實效。結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展來看，部分企業(yè)的財務(wù)監(jiān)督管理制度尚不完善，且檔案管理制度混亂，使財務(wù)工作的隨意性較大，導致檔案被放錯位置，甚至丟失；檔案編號無法統(tǒng)一識別，增加了檔案查找和整理的難度，甚至出現(xiàn)涉密檔案管理不善，泄露等信息安全問題。

三、財務(wù)工作綠色發(fā)展視域下財務(wù)電子檔案管理策略

（一）提升檔案管理力度。提升檔案管理力度是解決檔案歸檔管理不足，充分發(fā)揮財務(wù)電子檔案作用及價值的基礎(chǔ)與前提。提升財務(wù)電子檔案管理力度，可以提高檔案安全性，減少檔案丟失、損壞等情況的發(fā)生，從而保證公司財務(wù)和其他敏感信息的安全；可以加快查詢速度，確保工作人員與信息使用者在統(tǒng)一的行為規(guī)范下進行信息查詢，提升檔案數(shù)據(jù)的查找、匯總、歸檔等工作的精準性與時效性；可以增強檔案的共享性，使不同部門和公司之間分享相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計報告更加的方便、快速、準確，并減少重復工作的出現(xiàn)，達到了共享的目的。為有效提升財務(wù)電子檔案管理力度，企業(yè)應(yīng)做到以下幾點：第一，采用先進的檔案管理信息技術(shù)。采用云計算、人工智能等最新技術(shù)來實現(xiàn)財務(wù)電子檔案管理，更快捷地提取、共享和更新財務(wù)數(shù)據(jù)信息。在實際發(fā)展中，財務(wù)電子檔案管理人員可以積極應(yīng)用智能化識別技術(shù)，如OCR 技術(shù)、視頻識別等，可以高效快速地識別檔案中文字、圖片、視頻等多格式文檔，將其自動轉(zhuǎn)化為可搜索、可編輯或自動歸檔的格式，讓工作得到進一步的加強。應(yīng)用智能化查詢分析工具可以有效地對檔案中的信息進行搜索、分析和歸納，讓管理者能夠更快速地找到所需信息，并進行管理和決策，提高工作效率和決策水平[7]；第二，加強電子檔案信息歸類的規(guī)范性管理。首先，進行完整的財務(wù)電子檔案的歸類和整理，按照業(yè)務(wù)的分類、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容進行上傳和存儲。其次，制定電子檔案的統(tǒng)一命名規(guī)則，避免出現(xiàn)命名不規(guī)范的現(xiàn)象。例如使用良好的文件名命名規(guī)范，文件名要有清晰的規(guī)范和含義，以保證后期的查找和管理。最后，為了更好地利用電子檔案的信息，可以使用關(guān)鍵字標簽來幫助分類，盡量使用通用的關(guān)鍵字，保證關(guān)鍵字的唯一性和準確性，便于日后搜索和匯總；第三，提高人員培訓管理力度。首先，建立財務(wù)電子檔案管理人員培訓機制，包括在職培訓、外出培訓、網(wǎng)絡(luò)培訓等，持續(xù)地提高財務(wù)電子檔案管理人員的專業(yè)知識、技能和素質(zhì)，使其具備較強的財務(wù)電子檔案管理理論基礎(chǔ)和實踐能力。其次，從不同的職能角度出發(fā)，制定財務(wù)電子檔案管理人員的崗位培訓計劃，根據(jù)工作內(nèi)容和要求，設(shè)計培訓課程和內(nèi)容。再次，制定財務(wù)電子檔案管理人員的績效考核機制，定期考核工作成果和業(yè)績，對考核結(jié)果進行獎懲，并根據(jù)考核結(jié)果，開展針對性的培訓和提高工作能力，使財務(wù)電子檔案管理人員樹立客戶意識，強化工作品質(zhì)和效率[8]。最后，對財務(wù)電子檔案管理人員進行安全保密培訓和工作流程管理，強化安全保密意識，做好財務(wù)電子檔案的信息收集、存儲、傳輸和處理，確保財務(wù)電子檔案管理的合規(guī)性和安全性。

（二）建立風險防護體系。建立風險防護體系是保障財務(wù)電子檔案管理安全的重要措施，對發(fā)揮財務(wù)電子檔案作用、驅(qū)動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有積極作用。檔案資料屬于重要的企業(yè)信息資產(chǎn)之一，其安全至關(guān)重要。建立檔案管理風險防護體系，能夠有效預防和控制各種安全風險，去除安全隱患，保障檔案資料的安全性，并可以從基礎(chǔ)層面上保證檔案資料的完整性和可持續(xù)性[9]。通過檔案資料的品質(zhì)控制、環(huán)境保護等方法，確保檔案得到長期保存和不斷傳承。同時，建立檔案管理風險防護體系，可以提高服務(wù)質(zhì)量和水平，為用戶提供更加滿意和專業(yè)的檔案服務(wù)，增強檔案管理的社會、文化和科技價值。為有效建立財務(wù)電子檔案防護體系，企業(yè)應(yīng)做到以下幾點：第一，制定檔案管理風險評估計劃。通過對檔案管理過程中存在的風險進行評估，確定可能產(chǎn)生的潛在風險、風險的影響范圍、造成損失的可能性和風險等級等，建立應(yīng)對風險的預警機制；第二，優(yōu)化檔案分類、存儲和處理方式。首先，在檔案分類、存儲和處理過程中，根據(jù)不同的需求和類型，對檔案進行分類、管理和處理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。其次，建立檔案檢索和查詢系統(tǒng)，對檔案查詢和使用進行標準化管理，并且可追溯查詢?nèi)藛T、查閱人員和查閱時間等記錄，提高檔案利用效率，加強檔案安全管理；第三，加強信息安全技術(shù)防范。不同的檔案具有不同的保密等級和權(quán)限要求，在進行檔案存儲和處理時，需根據(jù)檔案內(nèi)容和權(quán)限要求，合理控制查閱權(quán)限，通過設(shè)置密碼、加密、備份、日志記錄等技術(shù)手段，加強檔案管理的信息安全防范能力，確保檔案信息的保密性和安全性[10]；第四，推進財務(wù)電子檔案部門規(guī)范化建設(shè)。檔案管理部門應(yīng)當按照標準化操作流程開展工作，建立健全的工作制度，完善各項工作流程和細節(jié)，增強工作條理性和規(guī)范性。

（三）完善檔案管理制度。完善檔案管理制度是提升財務(wù)電子檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，是保證財務(wù)電子檔案管理規(guī)范化的重要手段。建立完善的檔案管理制度，可使檔案管理規(guī)范化、流程化，從而提高檔案管理的質(zhì)量與效率。檔案管理制度不僅包含了檔案管理工作的流程，還包含了檔案管理的保密和安全方面的規(guī)定。制定檔案管理制度，明確檔案的保密標準、安全措施及人員的操作規(guī)范，有利于提高檔案的保密和安全性，避免檔案泄露或遭受不法侵害[11]。為有效完善財務(wù)電子檔案管理制度，企業(yè)應(yīng)做到以下幾點：第一，按照國家法律法規(guī)、地方政策、管理要求等，在企事業(yè)單位內(nèi)部制定規(guī)章制度，明確職責、權(quán)利、義務(wù)，明確管理流程、規(guī)范操作流程，確保既有檔案管理的體系又有檔案管理的細則；第二，根據(jù)企業(yè)的實際情況，確定檔案管理組織的結(jié)構(gòu)和職責，在組織層面上保證檔案管理的運行和達成預期的管理目標。同時，建立檔案安全保衛(wèi)制度、加強檔案安全防范，設(shè)立、實施檔案進門衛(wèi)勤、設(shè)防、鎖押等安全措施，防范各種安全事故；第三，建立檔案的流程管理制度體系，明確各個環(huán)節(jié)的職責、程序、標準等，規(guī)范檔案管理的流程，為檔案管理提供科學、高效和精細的管理模式。在制定檔案流程管理制度之前，需要先明確檔案管理中的各個環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、建檔、歸檔、檢索、借閱和銷毀等[12]。同時對檔案管理流程實時更新和控制，完善和優(yōu)化管理流程，提升檔案管理效率和質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，財務(wù)電子檔案管理工作是財務(wù)工作綠色發(fā)展的重要內(nèi)容，對企業(yè)的高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展起到重要作用。但在實際發(fā)展中，部分企業(yè)的財務(wù)電子檔案管理仍存在管理不足等問題，不利于財務(wù)電子檔案管理工作的高質(zhì)量開展，甚至會出現(xiàn)信息泄露，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。對此，企業(yè)財務(wù)電子檔案管理人員應(yīng)結(jié)合具體檔案類型、企業(yè)發(fā)展需求等，持續(xù)提升檔案管理力度，并通過完善管理制度等方式，提升財務(wù)電子檔案管理實效。