文/廣西醫(yī)科大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院培訓(xùn)科 李繼宇

高校的檔案管理工作要進(jìn)行全面革新，學(xué)校必須充分運用現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以及計算機儲存技術(shù)手段，使學(xué)校檔案保管管理工作可以跟上社會對信息資料要求的變化，并逐步提高學(xué)校檔案的管理質(zhì)量和檔案信息系統(tǒng)的管理水平。檔案管理部門工作人員技術(shù)水平的提升，不但可以提升高校的教育質(zhì)量，還對學(xué)校進(jìn)行教學(xué)研究、促進(jìn)課程改革方案、提升課堂效果等具有重要意義。因此，高校的檔案管理部門應(yīng)以現(xiàn)代計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，并從社會各界和高校管理人員的實際需要角度加以考量，通過各種業(yè)務(wù)模塊對檔案信息系統(tǒng)加以全方位的研發(fā)與運用，以達(dá)到高校檔案信息系統(tǒng)資源共享的目的。

一、信息時代背景下高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作者專業(yè)程度有限。目前，學(xué)校檔案管理人員老齡化現(xiàn)象明顯，女職工眾多。由于檔案管理者缺乏專業(yè)的理論知識和技術(shù)知識，管理水平明顯不足。高校擴招政策的推行，大大增加了學(xué)校的檔案保管工作量，再加上現(xiàn)代計算機技術(shù)在學(xué)校檔案保管工作中的廣泛運用，進(jìn)一步增加了對檔案保管人員的技術(shù)需求。

（二）對檔案管理工作重視不足。一直以來，學(xué)校檔案管理工作都列在學(xué)校工作的最末位置。學(xué)校管理者和檔案保管員工對資料保存管理工作的不關(guān)注，阻礙了檔案保管業(yè)務(wù)的優(yōu)化提高[1]。研究方法和革新措施的主體意識缺失，嚴(yán)重限制了高校檔案管理工作前進(jìn)的道路。不管是學(xué)校的管理者，或是檔案管理者，都覺得檔案保管工作只是單純地裁剪和裝訂，然而只有保證了檔案資料的安全性才是真正完成了檔案保管工作。

（三）缺乏完善的檔案管理工作體系。檔案管理的規(guī)范系統(tǒng)，是檔案管理服務(wù)的最高標(biāo)準(zhǔn)。很多學(xué)校并不能根據(jù)檔案管理需要形成完整的工作系統(tǒng)，原來的工作系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的檔案管理需要。高校并沒有統(tǒng)一的信息建設(shè)規(guī)范，檔案管理工作過程也不盡相同。

二、信息時代背景下高校檔案管理創(chuàng)新的必要性

（一）迎合信息時代發(fā)展的需求。如今人們對高校檔案資料的需求與日俱增。為滿足這一快速增長的要求，高校檔案保管工作就應(yīng)該與時俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，摒棄傳統(tǒng)、過時的管理理念和工作方法，同時必須以社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢和高校未來的發(fā)展需要為基礎(chǔ)，對檔案保管工作的管理方法、操作方法，及其有關(guān)人員的政治思想等各方面都加以改變，如此才能適應(yīng)信息時代發(fā)展的需要。同時，發(fā)揮學(xué)校檔案資料的作用[2]。

（二）滿足高校檔案管理工作發(fā)展的需要。檔案管理工作要適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，檔案管理人員必須踏出將實物材料轉(zhuǎn)化為虛擬材料的第一步。具體到學(xué)校的實際落實情況，這一步也意味著高校檔案保管工作的主要目標(biāo)、重點工作內(nèi)容和性質(zhì)都要發(fā)生轉(zhuǎn)變，同時也要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案保管工作予以全面支持，并充分運用先進(jìn)的科技手段與方法，努力促進(jìn)學(xué)校自身的不斷成長與進(jìn)步，促進(jìn)學(xué)校檔案保管事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。但由于目前中國大多數(shù)學(xué)校的檔案保管工作仍以人工作業(yè)模式為主，使大量的檔案與資料不能共同使用，也不能適應(yīng)人們對檔案高質(zhì)量的要求。可以看出，中國高校對檔案管理方面的變革與發(fā)展勢在必行。

（三）檔案管理工作發(fā)展的必然性。在高校，電子檔案是一項有著較高價值的信息資料。由于當(dāng)前社會的信息化建設(shè)，在大多學(xué)校中都實現(xiàn)了辦公自動化、資料信息化和數(shù)字化。因此，高校的檔案管理工作也要適時開展信息化建設(shè)與改造。

（四）環(huán)保需要。由于全球環(huán)境保護(hù)意識的提高，而以往的檔案管理方法要花費大量的紙張，因此以往的檔案館收藏方法已經(jīng)開始被現(xiàn)代科技保管方法代替[3]。盡管民眾的環(huán)境保護(hù)意識有所提高，但要將數(shù)以億計的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，這就需要政策的大力支持。

三、信息時代背景下高校檔案管理創(chuàng)新的方法與策略

（一）重視打造專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理隊伍。高校檔案管理信息化首先是人的管理現(xiàn)代性。因此，提升管理者的專業(yè)化素質(zhì)，建設(shè)專業(yè)的管理者隊伍，是高校檔案保存管理工作走向信息化的關(guān)鍵。人的管理現(xiàn)代性主要是個人管理能力的現(xiàn)代性，但科學(xué)的管理意識也是現(xiàn)代企業(yè)管理能力的第一要求。在我們的日常管理工作中，要特別強化對高校管理者的科學(xué)意識培訓(xùn)，以全面深入掌握教育檔案現(xiàn)代化發(fā)展管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則，把現(xiàn)代性發(fā)展科學(xué)管理意識滲透到實際工作中[4]。學(xué)校的檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)班子，要培養(yǎng)先進(jìn)管理意識，利用現(xiàn)代化的信息管理知識和技術(shù)對學(xué)校各項工作進(jìn)行監(jiān)督管理，促進(jìn)職工思想培訓(xùn)并樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識，及時總結(jié)管理經(jīng)驗，構(gòu)建科學(xué)的管理機制，力求為管理者創(chuàng)造可供參考的現(xiàn)代化管理范本。

管理現(xiàn)代化既是管理的現(xiàn)代化，也是科技的現(xiàn)代化，而科技的現(xiàn)代化又必須要有足夠的資金支持方可進(jìn)行。就高校而言，在提高管理能力的同時，還需要進(jìn)一步加大對檔案信息化管理的力度，建立統(tǒng)一的管理機制，并形成全面、有效的管理網(wǎng)絡(luò)信息庫。在此基礎(chǔ)上，高校檔案管理員工通過自主學(xué)習(xí)，努力提高自身管理技能和水平，以滿足現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展需要。如經(jīng)常進(jìn)行先進(jìn)管理和信息技術(shù)方面的專業(yè)培訓(xùn)等。在管理過程中，建立現(xiàn)代評價制度和評價機制，促使管理者保持高度的學(xué)習(xí)熱情和爭高爭先的工作態(tài)勢。在企業(yè)管理條件不斷改善的今天，企業(yè)要常?！白叱鋈ァ薄罢堖M(jìn)來”，更廣泛的進(jìn)行資源共享，經(jīng)驗交流，在互相幫助中，增強與提高管理能力，從而更好地促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（二）完善平臺建設(shè)，建立智能檔案管理系統(tǒng)。檔案信息整合是檔案數(shù)字化的第一步，是進(jìn)一步優(yōu)化文檔數(shù)據(jù)，構(gòu)建智能文檔的重要手段。數(shù)據(jù)整合的基本流程第一步，是對文檔信息實施采集、定位、綜合、優(yōu)化和完成記錄的基本流程。然后，通過完成全量記錄后的標(biāo)簽排序，自定義文塊整理，便于后期保存和閱讀。再通過對自主定義的項目加以配置，提供新增、刪除、查閱、保存、印刷等功能，進(jìn)一步明確單元項目的功能，然后使用Word、WPS、Excel等文字處理軟件把已記錄的文件信息輸入檔案管理程式，從而形成能用文檔保存程式并直接查閱的信息。另外，通過采用附件格式增添文件、照片等信息，可方便瀏覽、上傳和使用。能夠?qū)崿F(xiàn)對文件數(shù)據(jù)的加工和輸出，對文件數(shù)據(jù)的處理則可從列表中選擇詳細(xì)項目，包括各文件和不同形式的圖片文檔，從而實現(xiàn)了編輯和刪除，可以計算分析和處理全量的文件數(shù)據(jù)，同時也可以實現(xiàn)新建、上傳、下發(fā)、印刷、訂閱、典藏等功能。但無疑，文件數(shù)據(jù)集成可以適應(yīng)批量輸入的業(yè)務(wù)需要，從而顯著提升效率。

審核過程規(guī)范嚴(yán)格。在與前期的檔案信息系統(tǒng)集成后，需對檔案內(nèi)容進(jìn)行評估，以審核歸檔的價值。在后期的數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理工作中，所有檔案借閱和銷毀等操作都必須有嚴(yán)格的審批流程。而審批過程就是使用管理系統(tǒng)走一個程序完成一項任務(wù)。但是因為前期采集的數(shù)據(jù)可能出現(xiàn)遺漏、錯誤、重疊等不規(guī)范的數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式，所以需要先將采集到的數(shù)據(jù)輸入審核流程，再利用管理系統(tǒng)以派發(fā)工單的形式發(fā)送至審批人，而審批人也需要根據(jù)檔案管理方式進(jìn)行嚴(yán)格審查，將數(shù)據(jù)加以清查和甄別，然后進(jìn)行審核工作并反饋給審核工單。與自主操作、由數(shù)據(jù)庫產(chǎn)生關(guān)聯(lián)其他數(shù)據(jù)的過程不同，審批過程中必須通過機械化批示完成下一個動作。文檔審查程序分為送審前、審查中、已批準(zhǔn)、檢查后撤銷。由審查人按照觸發(fā)規(guī)則進(jìn)行處理，按照觸發(fā)規(guī)則也就要申請人的啟動請求和撤銷命令來操作系統(tǒng)，分為發(fā)出通知、傳輸數(shù)據(jù)、更改字段、處理回復(fù)等。審核程序可以針對操作名稱、操作環(huán)節(jié)以及審查主體作出規(guī)定，包含審查主體所在單位、審查主體定位等信息，并針對送審文件審批操作的標(biāo)準(zhǔn)化水平，作出分級考核。根據(jù)不同的審核過程，設(shè)定相應(yīng)的審核流程，整體而言，審核過程適用于檔案送審、借閱、保存、銷毀階段，實現(xiàn)檔案的自定義過程審核。審批業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化制定，明晰了高校檔案保存系統(tǒng)各個節(jié)點的管理工作，能快捷、高效地完成檔案管理工作的任務(wù)、滿足檔案管理工作的需求，減少失誤。

信息整合手段方面。在完成的信息分類整合和審批完成后需對數(shù)字化信息資源實現(xiàn)系統(tǒng)的信息管理，以便于后期使用、保護(hù)、再利用、信息資源共享等項目的實施。在檔案管理使用上，對信息集成錄入的全量文件數(shù)據(jù)實現(xiàn)文件名及關(guān)鍵字段查詢，通過利用與信息關(guān)聯(lián)的信息展示方式即可查詢該文檔的詳情信息，可通過簡要瀏覽或點擊打開文檔實現(xiàn)詳細(xì)查詢。除一般的信息查詢以外，可通過對文檔中的相關(guān)數(shù)據(jù)實現(xiàn)條件查詢，如通過光學(xué)圖像識別方法對非結(jié)構(gòu)化的信息數(shù)據(jù)，如JPG，PDF、TIF 等圖像形式的文件，實現(xiàn)智能識別，根據(jù)辨別出的信息實現(xiàn)文本查詢。另外，如網(wǎng)上瀏覽、配置標(biāo)簽、數(shù)據(jù)共享、版本管理等也應(yīng)該在資源共享的管理程序下完成。最后，注意做好數(shù)據(jù)備份，定期檢查存儲介質(zhì)的狀態(tài)，并經(jīng)常對資料加以保護(hù)與更換，做好信息化的數(shù)據(jù)安全性控制工作，以鑄造良好的資源共享信息服務(wù)平臺。

由此可見，通過高校檔案數(shù)字化科技系統(tǒng)建設(shè)將使檔案數(shù)據(jù)庫的信息更為完備，并通過計算機信息技術(shù)可以極大地壓縮人工調(diào)卷的數(shù)據(jù)處理時間長度，查全率、檢查準(zhǔn)確率的提高，不但降低了對原有檔案資料的破壞，更有利于保護(hù)檔案原件，而且還可以進(jìn)一步提高信息化建設(shè)的效益，進(jìn)而帶動了高校檔案信息化管理系統(tǒng)的建立。

（三）加強檔案信息資源建設(shè)。高校的檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)離不開高校檔案信息資源的建立[5]。因此，高校檔案信息資源建立可從如下三個方面入手：一是對現(xiàn)有的檔案資料數(shù)據(jù)加以建立。即對已存儲的檔案資料數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)加以編排、整理，掌握目前的檔案資料總量，建立并健全資源共享項目，以促進(jìn)數(shù)據(jù)的整理和創(chuàng)新，并最終建立科學(xué)的管理機制；二是數(shù)據(jù)資源共享應(yīng)用體系的構(gòu)建。通過大數(shù)據(jù)管理平臺的計算機網(wǎng)絡(luò)改進(jìn)了原來的數(shù)據(jù)保存、讀寫等模塊，并推陳出數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的最新功能，以完成對歸檔數(shù)據(jù)的現(xiàn)代化管理工作；三是建立優(yōu)質(zhì)的資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺。利用大數(shù)據(jù)交換和資源共享進(jìn)行與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的有效互動和銜接，進(jìn)一步優(yōu)化信息資源配置，以促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的可持續(xù)發(fā)展。

高校檔案信息資源共享工程建設(shè)是高校檔案現(xiàn)代化的必然結(jié)果，檔案現(xiàn)代化是對檔案數(shù)據(jù)資料實現(xiàn)電子化管理并進(jìn)行開發(fā)利用，并通過不斷從電腦上記錄讀取、存儲、傳輸數(shù)據(jù)的實現(xiàn)，最后達(dá)到數(shù)據(jù)傳遞的資源共享。檔案資料的高效保管與使用可以極大推進(jìn)信息資料的交換，提高高校檔案管理的工作效率，推動檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前的數(shù)字化社會里，要想真正做好高校的檔案管理事業(yè)，離不開技術(shù)創(chuàng)新。高校要積極主動地改善管理觀念，改革創(chuàng)新，并吸取他人優(yōu)秀的管理方法以完善自身的檔案管理制度，提升學(xué)校相關(guān)管理人員的整體素養(yǎng)，同時學(xué)校要進(jìn)一步加強對軟硬件領(lǐng)域的技術(shù)支持力度，如此才可以使學(xué)校的檔案管理事業(yè)緊跟時代潮流，為越來越多的人提供檔案服務(wù)。積極反思傳統(tǒng)學(xué)校檔案保管工作，并克服傳統(tǒng)管理中的問題，才能促使檔案保管工作適應(yīng)現(xiàn)代高校發(fā)展的需要。