文/國家電投集團(tuán)寧夏能源鋁業(yè)中衛(wèi)新能源有限公司 溫娜

一、當(dāng)前企業(yè)檔案編研工作面臨的新變化

（一）編研內(nèi)容和推廣渠道從單一轉(zhuǎn)向多元。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，單一的編研內(nèi)容和推廣渠道已經(jīng)不能滿足人們的需求。企業(yè)檔案編研工作也同樣面臨著這一變化。從編研內(nèi)容上看，傳統(tǒng)的編研內(nèi)容主要是純文本和圖片，而當(dāng)前的編研內(nèi)容則向多媒體內(nèi)容和交互性內(nèi)容轉(zhuǎn)變。同時，在虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，企業(yè)檔案的可視化展示成為了可能[1]。通過虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，企業(yè)可進(jìn)行檔案數(shù)字化展示，讓用戶與檔案互動，提高用戶的參與度和閱讀體驗(yàn)。從推廣渠道上看，企業(yè)可通過以“雙微”端為主的社交媒體、短視頻平臺等多種媒介形式推廣檔案編研成果，從而吸引更多的受眾。

（二）編研加工從簡單文圖處理轉(zhuǎn)向依托技術(shù)提質(zhì)增效。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案編研工作主要是基于文本和圖片進(jìn)行加工，且需要大量的人工介入，編研工作整體效率不高，難以保證質(zhì)量[2]。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)檔案編研工作的加工方式發(fā)生了變化。通過使用OCR 技術(shù)能夠快速準(zhǔn)確地識別檔案中的文本，節(jié)省了大量人工處理的時間，極大提高了編研加工效率。同時，利用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)和自然語言處理技術(shù)，可自動提取檔案中的關(guān)鍵信息，并且可以自動進(jìn)行分類和管理，大大提高了編研的質(zhì)量和效率。

（三）編研形式由獨(dú)立編研轉(zhuǎn)向合作編研。以往企業(yè)檔案編研工作通常是由企業(yè)內(nèi)部的檔案主管或?qū)Ｂ毴藛T進(jìn)行獨(dú)立編研。但是，在當(dāng)前的市場競爭中，企業(yè)之間的合作已成為趨勢。在檔案編研工作中，獨(dú)立編研已經(jīng)無法滿足企業(yè)對于檔案編研質(zhì)量和效率的要求。因此，企業(yè)檔案編研形式正在由獨(dú)立編研轉(zhuǎn)向合作編研。企業(yè)可以將各自的優(yōu)勢進(jìn)行整合，通過聯(lián)合編研的方式，共享各自的資源和專業(yè)知識，提高編研質(zhì)量和效率。此外，企業(yè)也可以與相關(guān)機(jī)構(gòu)和專業(yè)人士進(jìn)行合作，共同開展檔案編研工作，從而實(shí)現(xiàn)資源共享、知識共建，為企業(yè)檔案編研工作的開展提供更好的保障。

二、應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對企業(yè)檔案編研工作的意義

（一）提高企業(yè)檔案編研效率。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理主要采用手工操作和文本檢索方式，這種方式容易出現(xiàn)漏檢、重復(fù)檢索、信息獲取不全、處理不準(zhǔn)確、質(zhì)量不高等問題，同時也耗費(fèi)了大量的人力、物力和財力。以國家電投的檔案編研工作為例，其涉及文檔、科檔、實(shí)物檔案以及聲像檔案等多種檔案形式，不僅需要處理大量的文獻(xiàn)資料、圖片、聲音、視頻等多種形式的信息，還需要大量的物理存儲空間，難以進(jìn)行快速的檢索和管理。大數(shù)據(jù)技術(shù)則能通過自動化算法和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，對海量的檔案信息進(jìn)行快速處理、分析，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲，建立數(shù)字檔案庫，并通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對檔案進(jìn)行分類、標(biāo)簽化、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)等操作，實(shí)現(xiàn)自動化的數(shù)據(jù)提取、分析和挖掘，將檔案信息快速整合和歸納，使檔案的存儲和管理更加便捷、高效，對于檔案編研工作效率和準(zhǔn)確性的提升具有顯著作用。

（二）拓寬企業(yè)檔案編研平臺。傳統(tǒng)的檔案管理方式往往局限于紙質(zhì)檔案和電子文檔的收集、整理和保管，信息展示和共享受到了很大的限制[3]。而大數(shù)據(jù)技術(shù)則可以將檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、可視化，為不同需求的用戶提供定制化的服務(wù)。例如，可通過建立企業(yè)檔案數(shù)字展示平臺，將檔案信息以圖片、視頻、文字、音頻等多種形式進(jìn)行展示，提高信息的共享和傳播效率，擴(kuò)大檔案信息的受眾群體。此外，在企業(yè)不斷發(fā)展和擴(kuò)張的背景下，檔案的數(shù)量和種類也會不斷增加，傳統(tǒng)的編研方式可能會出現(xiàn)地域限制和人力短缺的問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)可通過云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)手段將企業(yè)檔案編研平臺拓展到全新的高度，不受時間和空間的限制，進(jìn)行跨地域、跨部門、跨平臺的共享和遠(yuǎn)程協(xié)同編研，實(shí)現(xiàn)多地協(xié)同、異地同步，這不僅可以提高企業(yè)檔案編研的知識管理和業(yè)務(wù)支持能力，還有助于促進(jìn)企業(yè)間的合作和共同發(fā)展。

（三）推動企業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展。數(shù)字化和共享是企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級的重要標(biāo)志，也是企業(yè)檔案編研工作的重要發(fā)展趨勢，而大數(shù)據(jù)技術(shù)則是推動這一轉(zhuǎn)型升級的重要手段[4]。通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立更加完善的檔案管理信息系統(tǒng)和智能化的檔案管理平臺，從而推進(jìn)檔案管理的全面、科學(xué)、規(guī)范化和智能化，加速企業(yè)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。此外，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析和挖掘，能夠更加精確地了解企業(yè)檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，挖掘出數(shù)據(jù)中存在的規(guī)律和趨勢，進(jìn)而為企業(yè)提供更精準(zhǔn)、更多元的服務(wù)，如數(shù)據(jù)分析、業(yè)務(wù)咨詢、技術(shù)支持等，幫助企業(yè)深入挖掘檔案信息背后的價值，從而提高企業(yè)檔案信息利用的效益，更好地為企業(yè)提供參考和決策支持，增強(qiáng)企業(yè)在市場上的競爭力。

三、應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案編研工作面臨的新問題

（一）編研工作內(nèi)容大幅增加。企業(yè)檔案編研工作需要通過對各種資料的收集、整理、篩選、分析和編寫來形成有價值的編研成果。隨著信息時代的到來，信息來源逐漸多元化，企業(yè)檔案編研工作的內(nèi)容和形式也隨之變化。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還有電子檔案、網(wǎng)絡(luò)信息、移動端信息等多種形式的數(shù)據(jù)需要處理。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，當(dāng)前的企業(yè)檔案大多以電子檔案的形式存儲，意味著編研工作者需要更多的技術(shù)支持，相關(guān)人員需要掌握更多的技術(shù)工具來處理這些數(shù)據(jù)，如需要掌握文本識別、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等技術(shù)來提取有價值的信息和資料。此外，電子檔案、網(wǎng)絡(luò)信息等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理難度較大，不同類型的數(shù)據(jù)需要采用不同的處理方式和技術(shù)工具，既要求編研工作者具備更高的專業(yè)知識和技能，也需要編研工作者花費(fèi)更多的時間和精力對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析。例如，國家電投需要分析各企業(yè)用戶的經(jīng)營情況和業(yè)務(wù)需求，以了解企業(yè)用戶的需求，這一過程需要處理大量的數(shù)據(jù)，才能得出有價值的結(jié)論。因此，數(shù)據(jù)來源的增多，為企業(yè)檔案編研工作帶來了很大的挑戰(zhàn)，加重了編研工作的負(fù)擔(dān)。

（二）編研成果展現(xiàn)形式受限。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案編研工作，雖然可以幫助企業(yè)挖掘更多有價值的信息，但這些信息通常是非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，如文本、圖片、視頻等。這些數(shù)據(jù)需要進(jìn)行分析和處理，才能夠轉(zhuǎn)化為有用的知識和信息。然而，在實(shí)際的編研工作中，展現(xiàn)這些知識和信息的形式通常是有限的。傳統(tǒng)的檔案編研成果多為報告、文獻(xiàn)等形式，秉持的是客觀性、學(xué)術(shù)性、系統(tǒng)性的原則，而現(xiàn)代信息傳播模式以碎片化、快節(jié)奏、內(nèi)容簡單化、結(jié)構(gòu)扁平化為主，導(dǎo)致利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行編研成果展示的過程中容易出現(xiàn)斷章取義、標(biāo)題黨等問題，難以直觀、全面地展示完整的編研成果。這就要求檔案工作者具有較高的信息可視化能力，能夠運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，將大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直觀、易于理解的圖表、動畫等形式，以便更好地展示編研成果。

（三）檔案信息安全風(fēng)險增大。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案編研工作，隨之而來的一個問題就是檔案信息安全風(fēng)險的增加。隨著數(shù)據(jù)量和種類的增加，企業(yè)的檔案信息數(shù)量激增，檔案信息的規(guī)模和復(fù)雜度不斷擴(kuò)大，也帶來了新的安全風(fēng)險。大數(shù)據(jù)技術(shù)處理的企業(yè)檔案通常包含商業(yè)機(jī)密、財務(wù)數(shù)據(jù)等機(jī)密信息，如果未能采取必要的安全措施，這些信息可能會被人惡意竊取，導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)生巨大損失。在大數(shù)據(jù)技術(shù)處理企業(yè)檔案的過程中，如果數(shù)據(jù)被篡改，將會對企業(yè)造成不可估量的損失。例如，財務(wù)數(shù)據(jù)被篡改可能導(dǎo)致企業(yè)稅收問題，員工信息被篡改可能會導(dǎo)致人力資源問題。由于企業(yè)檔案數(shù)量龐大，尤其是合同、協(xié)議等重要文件一旦丟失，可能會產(chǎn)生法律問題，將會對企業(yè)的運(yùn)營和管理造成嚴(yán)重影響。

四、應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展企業(yè)檔案編研工作的新路徑

（一）對企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，開展深度檔案編研。在當(dāng)前信息化和數(shù)字化的時代，電力投資及發(fā)電是復(fù)雜的過程，涉及各類信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)若不經(jīng)過整合和分析，很難有效地為企業(yè)檔案編研工作提供支撐。因此，國家電投需進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的信息化建設(shè)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)，利用其高速處理和智能分析能力，將多個來源的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、清洗和分析，形成可供編研工作使用的信息基礎(chǔ)，歸納出全面而準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，協(xié)助企業(yè)進(jìn)行信息挖掘和深入研究，從而更好地理解企業(yè)發(fā)展的歷史、現(xiàn)狀和趨勢，發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律性和關(guān)聯(lián)性，進(jìn)一步為檔案編研工作提供更為全面、準(zhǔn)確的信息。

此外，國家電投還應(yīng)推進(jìn)企業(yè)檔案編研工作主體多元化，整合多部門和多地區(qū)的檔案信息，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對大量的紙質(zhì)文獻(xiàn)和檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，降低檔案保管和檢索的難度和成本，基于數(shù)據(jù)挖掘和分析，完善檔案檢索、利用率監(jiān)控、檔案工作統(tǒng)計、檔案信息可視化等流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化和數(shù)字化。同時完善各部門間檔案信息共享合作機(jī)制，避免重復(fù)勞動，減輕編研工作的負(fù)擔(dān)，并聯(lián)合其他相關(guān)企業(yè)或機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)檔案編研工作的合作與交流。例如，可與行業(yè)協(xié)會或?qū)I(yè)學(xué)會合作，相互學(xué)習(xí)和借鑒對方的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)編研成果的共建共享，提高自身的檔案管理水平和編研能力。

（二）推進(jìn)編研成果體系化，豐富成果展現(xiàn)形式。國家電投在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)推進(jìn)企業(yè)編研工作時，應(yīng)注重將編研成果體系化，以豐富成果展現(xiàn)形式，為企業(yè)決策提供依據(jù)，為部門管理提供信息支持，充分實(shí)現(xiàn)并提高企業(yè)檔案成果的利用價值和效益。第一，構(gòu)建完整的編研成果體系。針對國家電投不同的業(yè)務(wù)部門，制定不同的編研計劃，并針對不同的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集和整理，形成不同的檔案編研成果體系，包括工程檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財務(wù)檔案等不同類型的檔案。構(gòu)建完整的編研成果體系可以為企業(yè)提供全面的檔案信息支持，幫助企業(yè)在發(fā)展中更好地把握歷史。第二，創(chuàng)新多樣化的成果展現(xiàn)形式。企業(yè)檔案編研成果通常以書籍、報告、論文等形式呈現(xiàn)，但這些形式越來越難以滿足讀者的需求。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以借鑒數(shù)字圖書館、數(shù)字檔案館的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，將企業(yè)檔案數(shù)字化，為檔案信息增加地理信息、時間軸、關(guān)系圖等元數(shù)據(jù)，提供多樣化的展現(xiàn)形式。企業(yè)可通過建立數(shù)字化展廳，展示企業(yè)歷史、文化、技術(shù)等方面的發(fā)展歷程和成就，讓更多人了解和認(rèn)識企業(yè)，同時也為企業(yè)品牌的建設(shè)和維護(hù)提供有力支撐。此外，數(shù)字技術(shù)還可通過提供交互式的展示形式，將編研成果通過企業(yè)網(wǎng)站、微信公眾平臺、短視頻平臺等平臺進(jìn)行在線展示，這些形式可增強(qiáng)企業(yè)檔案的可讀性、可視性和可懂性，同時結(jié)合多媒體營銷手段、互動功能等，提高檔案編研成果的用戶體驗(yàn)和互動性。

（三）完善信息安全防護(hù)機(jī)制，守住檔案安全底線。國家電投作為國家能源行業(yè)的重要企業(yè)，承載著國家能源安全的重要責(zé)任。在日常工作中，大量的電力生產(chǎn)、銷售、設(shè)施建設(shè)等數(shù)據(jù)信息需要進(jìn)行記錄和歸檔，同時也涉及大量機(jī)密信息和關(guān)鍵技術(shù)，保護(hù)檔案信息安全至關(guān)重要。首先，需建立完善的信息安全管理體系，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類處理，對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行分類標(biāo)識，建立起相應(yīng)的安全保密制度和檔案信息安全審計機(jī)制，確立檔案管理的責(zé)任人和各級檔案管理機(jī)構(gòu)，明確檔案的分類、歸檔、保管以及密級要求，對檔案信息的存儲、傳輸、使用、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的管理和審計，確保檔案信息的安全性和完整性。其次，建立網(wǎng)絡(luò)隔離和訪問控制機(jī)制，應(yīng)用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等技術(shù)對敏感信息進(jìn)行加密和數(shù)字簽名，保證信息安全性和真實(shí)性，防止外部惡意攻擊和內(nèi)部非授權(quán)訪問，并采用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和監(jiān)控，加強(qiáng)對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的管理和審計，嚴(yán)格控制檔案數(shù)據(jù)的使用和流轉(zhuǎn)，進(jìn)行安全風(fēng)險評估和安全威脅感知，及時發(fā)現(xiàn)和處置異常行為和威脅。對企業(yè)內(nèi)部和外部的人員進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，根據(jù)不同職能、級別、崗位等因素來控制人員對檔案信息的訪問權(quán)限，加強(qiáng)密碼管理和訪問日志記錄，確保檔案信息的可追溯性和安全性。最后，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息的備份災(zāi)備措施，確保檔案信息的備份和恢復(fù)能力。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立檔案信息的備份和恢復(fù)機(jī)制，對檔案信息進(jìn)行分層次備份，采用分布式存儲技術(shù)和云計算技術(shù)，保證檔案信息的可靠性和完整性。同時，建立檔案信息的災(zāi)備機(jī)制，采用異地備份和多層備份技術(shù)，防止檔案信息的意外丟失和災(zāi)害損失。此外，還要加強(qiáng)對內(nèi)部人員的信息安全教育和培訓(xùn)，提高其信息安全意識，加強(qiáng)安全防范意識和技能，防止檔案信息的人為泄露和不當(dāng)使用。

五、結(jié)語

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的資產(chǎn)，是企業(yè)經(jīng)營管理和歷史文化傳承的重要載體，具有不可替代的價值。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案編研工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠提高企業(yè)檔案編研工作的效率，拓寬檔案編研平臺，推動檔案數(shù)字化發(fā)展，但同時也面臨著信息來源多元化和信息安全風(fēng)險加大等問題。作為從事企業(yè)檔案編研工作的管理人員，需要充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)對企業(yè)檔案編研工作的積極作用，積極推動大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案編研工作中的應(yīng)用，加強(qiáng)對信息安全的保護(hù)和管理，確保企業(yè)檔案的安全、可靠、完整。