文/中海油研究總院有限責任公司 王迪 侯明雨 楊建欽 秦儉

檔案管理工作的開展能夠更好地幫助企業(yè)對檔案進行優(yōu)化和調(diào)整，提高企業(yè)檔案管理效率，更好提升企業(yè)的工作質(zhì)量水平，提升企業(yè)的核心市場競爭力。因此，企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)自身有著至關重要的作用。時至今日，企業(yè)應該能更好地面對新時代的全新發(fā)展形勢，對企業(yè)檔案管理工作進行一定的提升轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型工作已經(jīng)成為數(shù)字化時代背景下的一種必然趨勢，在這一背景下，企業(yè)要盡快完成檔案管理轉(zhuǎn)型工作，結合數(shù)字化發(fā)展的潮流，優(yōu)化檔案管理體系，促進檔案管理轉(zhuǎn)型[1]。

一、數(shù)字化時代下企業(yè)檔案管理信息化建設的重要性

（一）能夠順應時代發(fā)展新要求。隨著信息化時代的到來，各項信息技術不斷創(chuàng)新，信息化時代下的行業(yè)變化也日新月異。在這一背景下，企業(yè)檔案管理工作的開展也漸漸向著無紙化的辦公形式轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案管理工作的信息化建設程度逐漸加強。在現(xiàn)有形勢下進行企業(yè)檔案管理工作的信息化建設有著較為重要的價值和實際意義。站在企業(yè)角度進行分析，企業(yè)檔案管理工作，主要含義是企業(yè)在進行生產(chǎn)經(jīng)營以及管理活動開展的過程中，管理工作中所形成的文件資料。這些文件資料往往具有較高的價值，并且形式各不相同、樣式繁多。近年來，我國社會向著智能化和信息化的方向改變，大數(shù)據(jù)、云計算等技術得到了更多行業(yè)的青睞，現(xiàn)有時代下的企業(yè)信息化建設工作得到了良好發(fā)展。近幾年，我國國家檔案局也舉辦了檔案信息化建設工作的有關專題講座，如“區(qū)塊鏈技術發(fā)展趨勢及在檔案存證方面的應用”，此類專題講座指出，需要嚴格抓住現(xiàn)有時代下的前沿科學技術，對其進行良好積極的使用，讓新一代的信息技術推動檔案信息化建設工作的良好發(fā)展，有效幫助信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型工作的完成，更好地為現(xiàn)有經(jīng)濟社會事業(yè)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務。在全國檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃中，也有相關內(nèi)容明確指出要加快實現(xiàn)以檔案信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型工作。

（二）有效提升企業(yè)核心競爭力。對于企業(yè)來說，信息化工作建設涉及較多的數(shù)據(jù)。這些企業(yè)數(shù)據(jù)是企業(yè)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，可以在未來為企業(yè)帶來較為可觀的經(jīng)濟效益。因此，務必要引起企業(yè)的重視和關注，良好保存企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)。通過對企業(yè)檔案信息化管理工作進行分析，可以發(fā)現(xiàn)數(shù)字化檔案是企業(yè)發(fā)展中的一個重要部分，能提升企業(yè)的核心競爭力。因此，企業(yè)應該充分利用大數(shù)據(jù)、云計算技術等進行數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)自身帶來更多的價值。另外，加強企業(yè)檔案信息化建設工作，也能夠更好地讓企業(yè)檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術平臺進行有效融合，使人工檔案管理中的一些不足與弊端得到改善或彌補，更好地實現(xiàn)自動化生產(chǎn)作業(yè)，節(jié)約企業(yè)以及工作人員的時間和精力，使檔案管理工作中的有關操作更加便捷、省力。企業(yè)對自身的檔案信息資源進行有效使用和高效開發(fā)，能更好地提升檔案的信息管理質(zhì)量水平和效率，讓企業(yè)自身的管理和發(fā)展思路得到擴展，進一步推進企業(yè)的高效發(fā)展，使企業(yè)在進行戰(zhàn)略決策工作時，能夠更加省時、高效地制定精準的決策，讓企業(yè)能夠發(fā)展壯大，讓企業(yè)發(fā)展和運行的需求得到充分滿足。

二、數(shù)字化時代下企業(yè)檔案管理工作的不足

（一）標準化程度不夠。1.企業(yè)對檔案管理工作的重視度仍需提升。數(shù)字時代，相關企業(yè)并沒有充分意識到信息化在檔案管理中的作用，在企業(yè)檔案管理工作中仍有部分缺點或問題需要改正與解決。由于相關企業(yè)在進行檔案管理工作時并沒有意識到信息化技術應用的重要性，在進行企業(yè)檔案管理工作時依舊采用原有的管理方式進行檔案管理，信息化建設的思想意識較為淡薄，不夠深刻，沒有做到與時俱進。由此導致了企業(yè)在開展檔案管理信息化建設工作時耗費了大量的人力、物理、財力，對企業(yè)的檔案管理工作帶來嚴重影響。2.缺少統(tǒng)一全面的規(guī)范與標準。新時代背景下的檔案管理工作對企業(yè)自身的發(fā)展提出了較高要求，為了更好地推進企業(yè)檔案管理工作向著科學、合理、規(guī)范的方向發(fā)展，需要企業(yè)結合自身檔案管理體系，并借助信息技術對檔案管理工作進行調(diào)整和優(yōu)化，使企業(yè)檔案管理能夠更好地適應當前的市場變化形式，也讓檔案管理工作更加符合我國的政策內(nèi)容。但大多數(shù)企業(yè)在進行檔案管理時，所制定和使用的制度完善性較差，不能對企業(yè)檔案管理工作進行有效統(tǒng)一，使企業(yè)檔案管理缺乏嚴格的管理標準和謹慎的管理流程，導致檔案管理工作中的一些細節(jié)工作內(nèi)容得不到有效落實、執(zhí)行和開展，沒有對整體工作進行系統(tǒng)全面地規(guī)劃，導致檔案制度體系沒有全面、完整地形成。

（二）檔案管理工作配置不夠全面。大多數(shù)企業(yè)并沒有意識到檔案管理工作的重要性，導致檔案管理工作配置不夠全面，使檔案工作管理項目難以得到充足的資金扶持，也得不到應有的重視。企業(yè)內(nèi)部對于檔案管理工作所需要用到的硬件設備、設施等，不能夠及時進行更新及維護，沒有及時更新相關工作軟件或系統(tǒng)，設備的運行效率得不到提升，使檔案管理信息化受到影響。

（三）檔案管理工作專業(yè)化水平不足。在企業(yè)開展檔案管理工作時，仍然存在專業(yè)化程度不夠等問題，部分企業(yè)的檔案管理人才儲備不夠充足，在開展檔案管理工作時，所運用的工作理念、工作思想較為守舊，不夠創(chuàng)新。同時，由于相關企業(yè)并未對檔案管理工作人員進行專業(yè)的檔案管理工作培訓，導致檔案管理工作人員的專業(yè)水平不足，在進行檔案管理工作時不能夠充分發(fā)揮自身作用。另外，大多數(shù)的管理工作人員在進行檔案管理工作時不能夠做到與時俱進，缺乏創(chuàng)新意識，也沒有更好地發(fā)揮自身的工作職責，責任意識水平較低，在進行檔案管理工作時不能夠熟練掌握各種信息化的管理軟件。

三、數(shù)字化時代下推動企業(yè)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的對策

（一）提升管理人員的思想意識水平。首先，企業(yè)應該切實加強管理人員對于檔案管理信息化轉(zhuǎn)型工作的重視程度，通過數(shù)字化信息與技術的使用，讓企業(yè)檔案的信息管理完整性更強，讓企業(yè)在進行信息傳遞的過程中搶先一步，讓企業(yè)能夠更好地為市場經(jīng)濟的發(fā)展獻出自己的力量。因此，企業(yè)需要加強檔案管理人員對檔案管理信息化轉(zhuǎn)型以及數(shù)字化建設的重視程度[2]。企業(yè)領導層不應一味地追求企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展，需要更好地將檔案管理工作與企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展相結合，使之形成一個更加全面系統(tǒng)的檔案管理工作模式，以此構建數(shù)字化檔案管理模式。其次，企業(yè)在加強數(shù)字化檔案管理的同時應該注重提升專業(yè)管理人員的素質(zhì)水平，可以定期邀請專家團隊進入企業(yè)內(nèi)部，為有關工作人員進行針對性的教育培訓工作。通過員工與專家的交流與學習，能夠使其更好地應對檔案管理工作中可能出現(xiàn)的問題，也可以讓員工及時向?qū)＜疫M行請教和提問，解答自身疑惑，以此確保后期的檔案管理工作能夠朝著數(shù)字化、信息化的方向順利發(fā)展。企業(yè)作為檔案信息管理工作的組織者，在進行檔案管理工作時應要求相關管理人員對檔案管理工作內(nèi)容進行深入學習、思考與探索，通過加強頂層設計工作來優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作。不管是對于企業(yè)的管理者還是基層人員來說，都應該提高對檔案工作的重視程度，讓企業(yè)檔案管理部門充分意識到檔案管理工作的重要性，借助數(shù)字化管理方式，加強企業(yè)檔案管理部門的自身職能水平，更好地讓部門內(nèi)部的工作人員意識到檔案管理部門的重要性。最后，企業(yè)還需要結合目前檔案信息管理工作開展的現(xiàn)狀，制定科學有效的檔案管理體系來促進檔案信息管理的可持續(xù)發(fā)展，以此調(diào)整和優(yōu)化檔案數(shù)字化管理資源，促進企業(yè)檔案管理部門與其他部門的協(xié)同發(fā)展、共同配合，匯集成同一股力量，向著一個目標前進。

（二）加強企業(yè)檔案管理工作的標準與規(guī)范程度。首先，企業(yè)需要針對性地完善檔案管理工作的有關體系制度，應該以近年來我國頒布的相關政策文件為指導，如《企業(yè)數(shù)字檔案館建設指南》《機關檔案管理規(guī)定》等。從現(xiàn)有情況來看，企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)逐漸開展起來，傳統(tǒng)的檔案管理工作漸漸被取代。在我國的“十四五”規(guī)劃工作中，檔案管理也是一項重要的工作內(nèi)容，企業(yè)應該盡快落實和開展信息化建設的渠道探索和模式研究，更好地幫助企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，并借助相關的檔案管理文件來對企業(yè)的檔案信息管理進行規(guī)范管理。結合企業(yè)自身的發(fā)展、經(jīng)營特征和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標，探索出融合性更高、包容性更強的檔案管理體系標準，讓企業(yè)在今后開展檔案管理工作時，能良好實現(xiàn)信息化的轉(zhuǎn)型與突破，讓企業(yè)的檔案管理工作有對應的制度和章法可以遵循與依靠。其次，企業(yè)應該進一步提高對自身業(yè)務流程的規(guī)范管理。在進行信息完善和收集工作時，企業(yè)應該嚴格要求內(nèi)部的各個部門都能有效、充分地使用企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)。根據(jù)企業(yè)所制定的有關標準以及規(guī)范內(nèi)容，進行檔案信息錄入、編研等工作，不再被動地進行采集，而是更加主動地進行數(shù)據(jù)或信息挖掘，讓企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作具有的生命力更強，也能夠為企業(yè)的發(fā)展帶來更多的新興活力。企業(yè)檔案信息化管理涉及數(shù)據(jù)備份、存儲、刪減等工作，其工作流程也要進一步進行優(yōu)化，開展和落實集中化管理工作，將企業(yè)檔案的有關數(shù)據(jù)內(nèi)容等分類進行整理、掃描入檔，讓檔案管理有關工作流程和細節(jié)內(nèi)容得到明確梳理，進一步保障檔案管理系統(tǒng)的安全。將目錄以及電子圖像等副本文件進行充分整理，對檔案現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行盤點，讓企業(yè)擁有更加可靠的依據(jù)來開展數(shù)字資產(chǎn)等有關工作。借助現(xiàn)有數(shù)字化平臺，開展更加高效精準的數(shù)據(jù)檢測、清理等工作，保證數(shù)據(jù)整理工作質(zhì)量，為后期檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作打下堅實基礎。最后，企業(yè)也應該進一步提升檔案的應用效率，在企業(yè)內(nèi)部定期進行檢查更新等工作，使檔案信息具有的精準程度更高，科學性更強。在調(diào)取、借閱檔案的過程中也應該更好地按照制度和標準規(guī)范步驟進行相關工作，讓檔案管理工作自身具有更高的服務水平。在進行檔案管理工作時也要不斷地探索和開發(fā)新功能，加強對企業(yè)檔案信息資源的深層次開發(fā)挖掘，搭建企業(yè)云計算技術相關的信息網(wǎng)站，更好地實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息共享。

（三）提高配套設施完善程度，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才。在企業(yè)內(nèi)部應該進一步完善硬件設施水平以及配備工作，成立對應的檔案管理部門，制定相應的采購機制，及時進行檔案信息的配套設施采購以及相應硬件的更新，如計算機，掃描儀等。在軟件方面也要定期進行優(yōu)化、更新與維護工作，將信息安全系統(tǒng)、檔案快速檢索軟件等進行升級、優(yōu)化。讓企業(yè)需要的軟硬件設施一應俱全，加強檔案管理信息化建設工作的轉(zhuǎn)型與落實。企業(yè)也要注重檔案安全保障體系的建立和使用。例如，通過使用防火墻、殺毒軟件、漏洞檢測等信息化技術來加強檔案信息資源的安全性、可靠性和保密性。同時，企業(yè)也要更好地培養(yǎng)和引進更多優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的檔案管理人才[3]。當前時代，企業(yè)在進行檔案信息管理工作時應該對企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有員工進行更好的教育培訓，構建一支高素質(zhì)、高水平的數(shù)字化檔案管理人才團隊，建立科學有效的人才激勵制度，借助精神激勵與物質(zhì)激勵的方式提高檔案管理人員的工作熱情和工作積極性，讓員工不斷地學習新知識、新內(nèi)容，提升自身水平。并且，應鼓勵和組織檔案管理人才在原有檔案管理工作水平的基礎上做好理論應用研究，學習和探索檔案學專業(yè)的理論內(nèi)容，研究與理論知識相關的應用與技術等，加強對區(qū)塊鏈技術、數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案管理工作中應用的探索，以此將相關工作人員所掌握的檔案管理理論知識進行合理運用，推動檔案管理的程序化和智能化的發(fā)展。

四、結語

綜上所述，數(shù)字化時代下，企業(yè)開展檔案管理轉(zhuǎn)型工作是其發(fā)展的必經(jīng)之路。在檔案管理工作中制定科學有效的企業(yè)檔案管理工作制度，能提升核心競爭力，為企業(yè)謀求一個良好發(fā)展。對于企業(yè)來說，檔案管理工作已成為數(shù)字化時代下的一種必然趨勢。因此，企業(yè)應該勇敢面對各項挑戰(zhàn)，提升管理模式，在進行檔案信息化建設工作時實現(xiàn)現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理。