文/內(nèi)蒙古自治區(qū)衛(wèi)生健康宣傳教育中心 龐博

一、個(gè)人存檔內(nèi)涵解析

個(gè)人存檔涵蓋了個(gè)體對(duì)工作、生活、學(xué)習(xí)中產(chǎn)生的個(gè)人收藏、實(shí)物記錄、實(shí)物憑證以及電子文件、數(shù)字信息等檔案進(jìn)行記錄、收集、保存、管理、利用、傳播、分享等過程，運(yùn)用個(gè)人知識(shí)體系和外界社會(huì)資源建立個(gè)人檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)過往、現(xiàn)時(shí)、未來的信息傳遞分享和價(jià)值挖掘，為決策提供參考和憑證，是社會(huì)文化資源的重要組成。

二、耗散結(jié)構(gòu)理論簡(jiǎn)述

耗散結(jié)構(gòu)由物理學(xué)家普利高津于1969 年提出，指遠(yuǎn)離平衡的開放系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部各要素（子系統(tǒng)）非線性相互作用，引起隨機(jī)“漲落”。系統(tǒng)持續(xù)與外界交換物質(zhì)、信息、能量，當(dāng)達(dá)到特定閾值時(shí)，量變引起質(zhì)變，由無序狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)闀r(shí)空上或者功能上的有序狀態(tài)[1]。德國(guó)數(shù)學(xué)家魯?shù)婪颉た藙谛匏固岢隽遂氐母拍睿到y(tǒng)狀態(tài)改變，熵值不減少，即熵增原理，供給負(fù)熵流，抵消系統(tǒng)熵增，熵變化可表示為：ds=des+dis。

三、個(gè)人存檔耗散結(jié)構(gòu)研究綜述

隨著數(shù)字技術(shù)的迅猛發(fā)展，個(gè)人存檔受到越來越多學(xué)者的關(guān)注，而耗散結(jié)構(gòu)則提供了一個(gè)新的研究視角。劉風(fēng)坤提出耗散結(jié)構(gòu)對(duì)檔案工作的啟示，檔案工作需要發(fā)展更新、發(fā)揮作用、重視信息反饋[2]。韓李敏對(duì)檔案信息的耗散結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，著重闡明其利用價(jià)值的轉(zhuǎn)移特性[3]。陳全對(duì)檔案系統(tǒng)的耗散結(jié)構(gòu)、時(shí)間因子、數(shù)字建模進(jìn)行了闡釋[4]。陶于鈺等基于耗散結(jié)構(gòu)論述了檔案開放與檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的關(guān)系，提出推動(dòng)檔案開放的對(duì)策[5]。一些學(xué)者對(duì)圖書館信息系統(tǒng)、信息共享空間、競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)信息系統(tǒng)進(jìn)行耗散結(jié)構(gòu)研究，包括理念構(gòu)建、要素分析、建立模型、演化解析等方面。從檔案工作、檔案信息到檔案系統(tǒng)、檔案價(jià)值，從實(shí)質(zhì)性具體事物形成系統(tǒng)工程，有序高效的系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生了價(jià)值，均符合耗散結(jié)構(gòu)和熵理論。個(gè)人存檔是檔案工作和檔案系統(tǒng)的組成部分，相關(guān)理論也具有參考借鑒意義，適用于耗散結(jié)構(gòu)理論進(jìn)行分析。本文對(duì)于個(gè)人存檔的研究，聚焦于微觀層面的具體現(xiàn)象，對(duì)于個(gè)人檔案保護(hù)具有理論指導(dǎo)意義。

四、個(gè)人存檔耗散結(jié)構(gòu)的生成

個(gè)人存檔活動(dòng)的主體是人，作用對(duì)象是個(gè)人的信息、資料、檔案，檢驗(yàn)活動(dòng)是否有效的方法是不斷挖掘其中蘊(yùn)含的價(jià)值，運(yùn)用耗散結(jié)構(gòu)分析思維“輸入”、行為“生產(chǎn)”、價(jià)值“輸出”的現(xiàn)象。

（一）個(gè)人存檔思維意識(shí)的“輸入”。人的思維認(rèn)知活動(dòng)具有自我管理、自我革新、自我完善的主觀能動(dòng)性，是一種自組織的信息系統(tǒng)，同時(shí)也會(huì)不斷吸收借鑒外界信息，用于指導(dǎo)交換利用外界生產(chǎn)生活資料，這也是思維信息交互和運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，可以說具有耗散結(jié)構(gòu)特性。個(gè)人的思維系統(tǒng)多次多向與外部信息交互，多元化多極化信息流在大腦相互作用，新舊思維模式碰撞變異，原本平衡穩(wěn)定的系統(tǒng)變得振蕩，思維要素重新排列組合進(jìn)行“漲落”，到達(dá)臨界點(diǎn)后產(chǎn)生新秩序。

現(xiàn)在我國(guó)社會(huì)主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長(zhǎng)的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾。人們?cè)诒Ｗo(hù)記憶、保存憑證時(shí)，擁有的知識(shí)儲(chǔ)備和能力素質(zhì)與社會(huì)資源的不對(duì)稱性存在矛盾，促使人們?cè)谡碜约旱拇鏅n知識(shí)記憶時(shí)，還需要搜索外部資料，查找參考資料和例證材料，考察實(shí)際的存儲(chǔ)設(shè)施，分析現(xiàn)實(shí)情況，篩選有用信息，補(bǔ)充和更新思維認(rèn)知系統(tǒng)，確定合適的存檔目標(biāo)和內(nèi)容，研究個(gè)人信息資料的有用性和時(shí)間性，根據(jù)社會(huì)和技術(shù)能提供的載體和方式，結(jié)合檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)，以及自身的存檔技能執(zhí)行程度、經(jīng)濟(jì)條件、時(shí)間和精力充裕程度等多種因素綜合考量，選擇適宜的存檔工具，安排有效的實(shí)施行動(dòng)，設(shè)計(jì)合理的檔案管理和保護(hù)規(guī)劃，研究可行的后續(xù)價(jià)值開發(fā)方案，達(dá)到預(yù)期的存檔效果，實(shí)現(xiàn)外界信息的輸入，負(fù)熵流抵消系統(tǒng)熵增，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人存檔思維信息系統(tǒng)的自組織運(yùn)行。

（二）個(gè)人存檔實(shí)踐行為的“生產(chǎn)”。客觀運(yùn)動(dòng)過程中物質(zhì)、信息、能量三個(gè)方面基本存在、同時(shí)作用、相輔相成[6]。個(gè)人存檔實(shí)踐是運(yùn)動(dòng)發(fā)展的客觀存在，有能量（知識(shí)體系和社會(huì)資源）才能獲得信息（檔案資源），而信息需要有物質(zhì)載體（材料和媒介），換言之，個(gè)人會(huì)在存檔思維意識(shí)作用的指導(dǎo)下，尋找有效的材料和媒介保管信息資源。當(dāng)存檔思維意識(shí)系統(tǒng)經(jīng)過“漲落”達(dá)到新秩序時(shí)，意識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐，個(gè)人存檔實(shí)踐行為開始“生產(chǎn)”工作。

由于個(gè)人信息具有數(shù)量龐大、類型繁雜、內(nèi)容分散、難以保護(hù)的特征，存檔方式合適程度、存檔載體風(fēng)險(xiǎn)防控、存檔標(biāo)準(zhǔn)難以把握、個(gè)人記憶留存需求，這都需要圖書館、檔案館等公共機(jī)構(gòu)，互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)等社會(huì)資源的支持。這并不是簡(jiǎn)單的線性問題，需要不斷與外界發(fā)生非線性聯(lián)系、適時(shí)更新知識(shí)、及時(shí)獲取資源，進(jìn)行物質(zhì)、信息、能量的輸入和輸出。個(gè)人存檔是一個(gè)遠(yuǎn)離平衡的開放系統(tǒng)，其過程是收集、整理、創(chuàng)建、保存、檢索、利用、傳遞等子系統(tǒng)構(gòu)成的整體系統(tǒng)，其內(nèi)容則包括主體、檔案資料、服務(wù)機(jī)構(gòu)、媒介、技術(shù)、效果等方面，存在經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化各方面眾多非線性因素共同作用，從外部引入負(fù)熵，降低系統(tǒng)內(nèi)部熵，整體的檔案保護(hù)平均程度與每次具體工作努力程度和預(yù)期存在差值，有“漲落”是經(jīng)常性現(xiàn)象，當(dāng)熵流交換到達(dá)一個(gè)特定閾值時(shí)，推動(dòng)了系統(tǒng)進(jìn)入新狀態(tài)，即形成了“漲落”，導(dǎo)致有序。個(gè)人吸收“輸入”信息，找到存儲(chǔ)和利用的方法及資源，進(jìn)行整理保存“生產(chǎn)”，從混亂走向有序。

（三）個(gè)人檔案價(jià)值的“輸出”。數(shù)字時(shí)代，個(gè)人存檔嚴(yán)重依賴于社會(huì)支持和技術(shù)發(fā)展，是群體存檔的組成部分，當(dāng)個(gè)人存檔的思維融入社會(huì)群體之中，人們接受外在信息，通過大腦加工，輸出思維成果，落實(shí)到存檔實(shí)踐中，意識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐改造客觀世界，充分持續(xù)挖掘“輸出”檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)存檔效果轉(zhuǎn)化。

在信息科學(xué)、檔案學(xué)、知識(shí)管理視角下，個(gè)人存檔具有全過程有序管理的特點(diǎn)，注重個(gè)人信息的保存、重組、再發(fā)現(xiàn)、交流、共享、創(chuàng)新。從前端控制思想看，個(gè)人應(yīng)該確保存檔過程的規(guī)范順利和檔案質(zhì)量，運(yùn)用文件生命周期理論，個(gè)人管理文件檔案從產(chǎn)生到保存、銷毀是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，其中不同階段的文件價(jià)值、保存場(chǎng)地、管理方式、服務(wù)對(duì)象或有所不同，個(gè)人按照文件使用利用程度、憑證價(jià)值、科研學(xué)習(xí)價(jià)值判斷效用強(qiáng)弱，進(jìn)行存檔實(shí)踐，這一過程是可逆的、可重復(fù)、可跳躍、可循環(huán)，體現(xiàn)出存檔思維意識(shí)的“輸入”價(jià)值轉(zhuǎn)化，存檔實(shí)踐行為的“輸出”正向反饋。檔案作為傳承社會(huì)、文化、集體、個(gè)人、基因的記憶載體，發(fā)揮著構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)過去歷史、發(fā)現(xiàn)真相的重要功能，是知識(shí)的存儲(chǔ)器，是知識(shí)咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介，是保存過去、記錄現(xiàn)在、聯(lián)系未來的橋梁[7]。個(gè)人把握檔案與社會(huì)發(fā)展同頻共振，仔細(xì)分析存檔實(shí)踐行為的“生產(chǎn)”狀況，找到引起“生產(chǎn)”“漲落”的閾值，琢磨信息資料的性質(zhì)、特征、意義、前景，進(jìn)行有效分類篩選，增強(qiáng)降熵意識(shí)，在紛繁復(fù)雜的信息大潮中尋找適合的數(shù)字存儲(chǔ)、檢索信息方式，引進(jìn)負(fù)熵，降低個(gè)人存檔過程的熵增，從有利于價(jià)值發(fā)現(xiàn)的角度去完成存檔任務(wù)。

五、基于知識(shí)流的個(gè)人存檔耗散結(jié)構(gòu)的運(yùn)行機(jī)制

個(gè)人存檔工作系統(tǒng)如果想要有效實(shí)現(xiàn)價(jià)值輸出，首先要引入知識(shí)的負(fù)熵，要對(duì)系統(tǒng)的功能和結(jié)構(gòu)進(jìn)行有序化平衡。知識(shí)在社會(huì)各組成部分間流動(dòng)，形成知識(shí)流，在知識(shí)駐點(diǎn)間交流交互，為創(chuàng)造價(jià)值進(jìn)行凝聚、積累、吸收、轉(zhuǎn)化，即知識(shí)有序化過程。知識(shí)流理念體現(xiàn)在個(gè)人將存檔知識(shí)轉(zhuǎn)化運(yùn)用為存檔實(shí)踐的自組織行為。開放是個(gè)人存檔工作的持續(xù)存在與發(fā)展的基礎(chǔ)，非平衡是個(gè)人獲得知識(shí)采取行動(dòng)的動(dòng)力，非線性是個(gè)人開展有序存檔工作的重要機(jī)制，“漲落”是存檔工作突破價(jià)值提煉的觸發(fā)器。個(gè)人檔案的產(chǎn)生是通過非線性化的存檔實(shí)踐實(shí)現(xiàn)的，知識(shí)流即個(gè)人存檔過程中的熵流，通過吸收運(yùn)用知識(shí)轉(zhuǎn)化為檔案產(chǎn)出，在社會(huì)中進(jìn)行交流、傳承、共享實(shí)現(xiàn)價(jià)值。其中，知識(shí)流也隨著思維意識(shí)、實(shí)踐行為、價(jià)值挖掘而變化，知識(shí)內(nèi)化、外流、個(gè)人存檔邊界擴(kuò)展，大多以滿足個(gè)人需要為目標(biāo)。個(gè)人吸收外部知識(shí)，或?qū)€(gè)人自有知識(shí)進(jìn)行再造和轉(zhuǎn)移，對(duì)外部進(jìn)行交換作用做功，這種顯性或隱形的知識(shí)被外部接收，抵消了內(nèi)部不斷增加的熵，削減了知識(shí)位勢(shì)差，形成“漲落”有序。當(dāng)新技術(shù)、新模式、新政策、新應(yīng)用出現(xiàn)，會(huì)引出新需求，個(gè)人存檔的匹配系統(tǒng)資源應(yīng)時(shí)而出，開始了新的有序化過程。

六、基于耗散結(jié)構(gòu)的個(gè)人存檔意識(shí)和行為提升策略

檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是保證個(gè)人培養(yǎng)存檔意識(shí)、積極采取存檔行動(dòng)的目標(biāo)要求。個(gè)人存檔是遠(yuǎn)離平衡的開放系統(tǒng)，對(duì)于個(gè)人、家庭、社會(huì)具有重要意義，涉及多種技術(shù)、工具的使用，迫切需要機(jī)構(gòu)、互聯(lián)網(wǎng)、個(gè)人多方參加，從主體、內(nèi)容、對(duì)象著重推進(jìn)，個(gè)人應(yīng)增強(qiáng)思維認(rèn)知的開放性和包容性的共同融合，推進(jìn)實(shí)踐行為的自主性和適應(yīng)性的協(xié)調(diào)配合，挖掘個(gè)人檔案價(jià)值多元性、目標(biāo)性的相互組合。

（一）增強(qiáng)個(gè)人存檔主體——思維意識(shí)開放性和包容性的共同融合。個(gè)人存檔主體思維意識(shí)的“輸入”是存檔過程的前期階段。增強(qiáng)存檔主體的思維意識(shí)，要從外部環(huán)境和內(nèi)在思想交流活動(dòng)引起熵增，抵消內(nèi)部存檔興趣缺乏、工作無頭緒、主次輕重不分的正熵情況。一是注重開放性。打開思維，讓外界信息在大腦激蕩碰撞。信息資料重視不夠、社會(huì)資源繁多復(fù)雜、安全保障性不高，都會(huì)影響個(gè)人存檔意向。但社會(huì)日益進(jìn)步，人的全面發(fā)展要求個(gè)人充分保留自己的記憶憑證，讓思維放開接受檔案教育熏陶。二是包容并存，把合適的技術(shù)在原有的知識(shí)體系中融會(huì)貫通。從自身保存信息的需求出發(fā)，考慮經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)、收益損耗、傳遞傳承等，結(jié)合機(jī)構(gòu)的持久性、可靠性、系統(tǒng)性，互聯(lián)網(wǎng)的儲(chǔ)存空間大、操作便捷性、貼近生活等特點(diǎn)，充分調(diào)動(dòng)非線性思維，既要掌握管用的老辦法——紙質(zhì)存檔辦法，又要與時(shí)俱進(jìn)，吸收先進(jìn)的新方法——數(shù)字存檔方法，構(gòu)建存檔系統(tǒng)工程思想基礎(chǔ)。

（二）推進(jìn)個(gè)人存檔內(nèi)容——實(shí)踐行為自主性和適應(yīng)性的協(xié)調(diào)配合。個(gè)人存檔內(nèi)容實(shí)踐行為的“生產(chǎn)”是存檔過程的實(shí)施階段。作為產(chǎn)生者，個(gè)人在熟悉檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，首先要明確檔案用途，規(guī)范存檔流程，結(jié)合儲(chǔ)存習(xí)慣，利用技術(shù)平臺(tái)、機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)選擇合適的存檔工具，及時(shí)儲(chǔ)存信息，保證信息完整準(zhǔn)確，事后鑒定篩選，預(yù)測(cè)檔案價(jià)值，分類持續(xù)管理，定期檢測(cè)維護(hù)，提高安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，保護(hù)隱私信息安全。在這一過程中，充分體現(xiàn)個(gè)人的自主性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，耦合存檔系統(tǒng)中的行為子系統(tǒng)與思維、意識(shí)、認(rèn)知、信任、感情等多個(gè)子系統(tǒng)間的關(guān)系，接受檔案知識(shí)的靜態(tài)教育和檔案實(shí)踐的動(dòng)態(tài)培訓(xùn)，提高自身對(duì)新技術(shù)新標(biāo)準(zhǔn)的適應(yīng)性，形成內(nèi)外信息“漲落”有序，正面反饋實(shí)踐行為實(shí)效。

（三）挖掘個(gè)人存檔對(duì)象——檔案價(jià)值目標(biāo)性和多元性的相互組合。個(gè)人存檔對(duì)象的檔案價(jià)值的“輸出”是存檔過程的提升階段。檔案主要作用是保留工作、學(xué)習(xí)、生活等信息，提供參考和憑證，提高延續(xù)個(gè)人實(shí)力，滿足情感需求和寄托。其使用前后的作用和長(zhǎng)期保存的意義，都需要個(gè)人進(jìn)行價(jià)值判斷，對(duì)于有價(jià)值的部分選擇保留，避免冗余，刪除不需要部分。由于社會(huì)對(duì)于個(gè)人檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)不一致，且個(gè)人需要和認(rèn)知不同，對(duì)于檔案價(jià)值在不同階段的認(rèn)識(shí)有所差異。因此，個(gè)人應(yīng)該堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向和多元化思考，以個(gè)人需求為主，考察個(gè)人、家庭、集體、社會(huì)各方面，考量時(shí)代發(fā)展因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值、憑證價(jià)值、參考價(jià)值、記憶價(jià)值、交流價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、傳承價(jià)值，保證個(gè)人信息資源的原始性、可讀性、完整性、兼容性、安全性，從思維意識(shí)“輸入”到實(shí)踐行為的“生產(chǎn)”找到閾值，從檔案資料中找到“顯”和“隱”關(guān)聯(lián)，在“顯”檔案中發(fā)現(xiàn)潛在滲透的“隱”信息，對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充延伸，挖掘檔案價(jià)值進(jìn)入新階段、新狀態(tài)。

七、結(jié)語

個(gè)人存檔系統(tǒng)耗散結(jié)構(gòu)是以個(gè)人需求為導(dǎo)向，人的思維意識(shí)、實(shí)踐行為、挖掘檔案價(jià)值活動(dòng)等子系統(tǒng)非線性共同作用引起“漲落”，產(chǎn)生“1+1＞2”的效果，在外界負(fù)熵形成熵增，達(dá)到閾值，推動(dòng)系統(tǒng)有序化。個(gè)人具有開放的存檔意識(shí)，應(yīng)及時(shí)吸收外界信息資源，合理輸入技術(shù)和工具，有效進(jìn)行自身行為生產(chǎn)，明確存檔目標(biāo)任務(wù)，加大開發(fā)保護(hù)檔案價(jià)值力度，使之形成循環(huán)可持續(xù)的良性系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)。