文/江蘇省連云港市贛榆區(qū)城市管理行政執(zhí)法大隊 陳寧波

我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，電子信息化技術(shù)已經(jīng)滲透每個行業(yè)?；诖?，本文對事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的改革措施，以期提高事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量。

一、檔案管理信息化的內(nèi)涵

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，檔案管理工作已逐漸由紙質(zhì)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。檔管工作的數(shù)字化，即將數(shù)字科技應(yīng)用于日常的檔案管理工作，使用一切可以使用的現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行整理、分類、分析、加工、檢索以及利用等一系列工作[1]。檔案信息化能促進(jìn)檔案管理工作便捷發(fā)展，可以將單位的檔案管理水平提升至新高度。檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容主要包括以下幾個方面：

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為了能管理好檔案，單位的基礎(chǔ)硬件工作要做好。在檔案室設(shè)計方面要合理進(jìn)行規(guī)劃，建設(shè)電子閱覽室和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等設(shè)施。

（二）技術(shù)支持。計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在信息管理過程中起著重要作用，在實施檔案管理信息化建設(shè)過程中可以采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來進(jìn)行支持和保障，有效提升工作效率和水平。

（三）專業(yè)人才培養(yǎng)。人力資源非常重要，人才建設(shè)關(guān)系著檔案管理工作的開展，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化管理人才是實現(xiàn)檔案信息化的重點環(huán)節(jié)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員素質(zhì)不高?？傮w而言，目前國內(nèi)部分事業(yè)單位的文件工作人員普遍存在著學(xué)歷較差、缺少相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識與技術(shù)、對信息技術(shù)的了解不夠等問題。因此，管理人員不能完全利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，從而限制了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展[2]。

（二）檔案管理制度不健全。目前，國內(nèi)不少事業(yè)單位存在一個問題，即檔案管理制度不健全，在檔案管理過程中存在著一定的漏洞和缺陷。部分事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性、科學(xué)性，進(jìn)而無法充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢。此外，事業(yè)單位的日常管理工作通常是由一個部門或一個人負(fù)責(zé)檔案管理工作，缺乏有效的溝通和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致檔案資源在不同部門之間分散管理。雖然檔案管理人員對信息化建設(shè)有一定認(rèn)識，但由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度，以及資金投入不足等問題，無法把檔案管理數(shù)字化做好做強(qiáng)，事業(yè)單位亟待建立健全符合自身實際發(fā)展情況的檔案管理制度。

三、事業(yè)單位檔案管理工作信息化的必要性

目前，電子信息化技術(shù)在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也需要借助信息化手段進(jìn)行改革創(chuàng)新。

（一）電子信息化技術(shù)的應(yīng)用有利于檔案管理工作的開展。電子信息化技術(shù)可以快速、便捷地收集和保存檔案，節(jié)省了時間和空間成本，提高了工作效率。近年來，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，促進(jìn)了各行各業(yè)的快速發(fā)展。在日常工作中，要想實現(xiàn)高效的數(shù)字化的檔案管理，必須借助相應(yīng)的專業(yè)系統(tǒng)來進(jìn)行處理[3]。目前，大多數(shù)事業(yè)單位都已實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，在日常工作過程中通過網(wǎng)絡(luò)就可以實現(xiàn)對電子文件的收集和整理。在事業(yè)單位內(nèi)部，如果想要將紙質(zhì)文件歸檔，進(jìn)行及時歸檔管理，需要借助電子信息技術(shù)來實現(xiàn)。

（二）電子信息化技術(shù)可以實現(xiàn)對檔案信息的集中管理。電子信息化技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理工作，可以實現(xiàn)對檔案信息的集中管理，大大降低了檔案信息的存儲成本。對于事業(yè)單位而言，要想實現(xiàn)有效的檔案信息管理，需要對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理。但是，由于工作人員在實際工作中可能會同時處理多項工作任務(wù)，所以很難及時、全面地收集和整理相關(guān)資料。電子信息化技術(shù)可以在統(tǒng)一管理平臺上對檔案信息進(jìn)行集中收集、整理和保存。工作人員只需要使用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和客戶端軟件來完成資料的收集和整理工作，大大減少了檔案管理工作中的重復(fù)勞動。

（三）降低人力、物力、財力成本，保障檔案安全。應(yīng)用電子信息化技術(shù)來進(jìn)行檔案管理工作，可以把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案作為重要的歷史資料來管理，有效降低人力、物力和財力成本，檔案管理工作效率得以快速提升。如果使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放和管理，不但不方便查找和歸檔，而且容易丟失檔案。在事業(yè)單位內(nèi)部，如果出現(xiàn)丟失或者泄露檔案信息的情況，不僅會對單位形象產(chǎn)生不良影響，而且還會增加單位的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。檔案信息具有重要價值，如果在實際工作過程中出現(xiàn)泄露或者被篡改，將會嚴(yán)重影響社會秩序。檔案管理工作中涉及的人員比較多，一旦出現(xiàn)檔案信息泄露或被篡改的情況，將會產(chǎn)生難以估量的損失。加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)不僅可以提高工作效率和質(zhì)量，還能保證數(shù)據(jù)安全。

（四）檔案信息化建設(shè)有利于提高工作人員的素質(zhì)。電子信息化技術(shù)的應(yīng)用不僅僅可以提升相關(guān)人員對檔案的處理速度，對于單位相關(guān)人員的綜合素質(zhì)提升也有很大作用。我國經(jīng)濟(jì)正在飛速發(fā)展，各個行業(yè)之間也出現(xiàn)了激烈的競爭，檔案管理人員只有不斷提升自身綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)時代的發(fā)展要求。

四、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

國內(nèi)的事業(yè)單位在實際工作過程中采取了多種措施對檔案管理進(jìn)行改革和創(chuàng)新。然而，在新時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作還存在一些問題。例如，有些單位即便有好的管理體系，但在實際操作過程中仍采用傳統(tǒng)的人工管理模式對檔案信息資源進(jìn)行收集、整理、歸檔。另外，一些事業(yè)單位雖然在很大程度上利用科技信息化手段對檔案進(jìn)行管理，但是主要管理方式仍為紙質(zhì)化管理模式[4]。這些問題阻礙了檔案管理信息化建設(shè)水平的提升。

（一）檔案管理意識薄弱。新形勢下，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對文件的認(rèn)識，加強(qiáng)對文件的管理，以保證文件資料的真實性與準(zhǔn)確性。但是，目前許多單位還沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，特別是部分領(lǐng)導(dǎo)對文件工作的關(guān)注度不夠高，不能從觀念上給予足夠的重視，從而造成了檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)不高、基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、人員素質(zhì)低下等問題。

在實際工作中，部分事業(yè)單位仍完全采用紙質(zhì)化的形式進(jìn)行檔案管理，這也是當(dāng)前很多事業(yè)單位面臨的一大難題。

（二）信息化建設(shè)水平低。當(dāng)前，部分事業(yè)單位還未充分利用科技信息化手段進(jìn)行檔案管理工作，在實際操作過程中還是采用傳統(tǒng)的手工操作模式，在一定程度上限制了事業(yè)單位檔案管理水平的提升。大部分事業(yè)單位對于檔案信息化建設(shè)并沒有給予足夠的重視，導(dǎo)致一些事業(yè)單位雖然擁有一定規(guī)模的檔案室但是設(shè)備設(shè)施配備不全，缺乏專業(yè)的技術(shù)人員對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和管理。事業(yè)單位在實際開展檔案管理工作中，需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定和制度要求開展工作，但是部分事業(yè)單位并沒有對此引起高度重視，阻礙了檔案管理工作信息化的發(fā)展。

（三）數(shù)字化檔案管理越來越難。一些事業(yè)單位在實際工作中并沒有充分利用檔案管理系統(tǒng)對檔案信息資源進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案信息資源散落在各個部門中，很難形成完整的體系，無法發(fā)揮檔案信息資源的作用。另外，一些事業(yè)單位在實際工作中需要對檔案信息資源進(jìn)行收集和整理，這就容易導(dǎo)致信息的分散、雜亂、重復(fù)，致使一些檔案信息資料不夠完整、準(zhǔn)確。同時，一些事業(yè)單位因為沒有進(jìn)行合理的人力資源配置使得很多工作無法開展，這也阻礙了檔案信息化建設(shè)的順利開展。

（四）檔案管理人員素質(zhì)不高。當(dāng)前，部分事業(yè)單位雖然配備了專業(yè)的文件處理工，其中有些人依然對這份工作不夠重視。另外，一些事業(yè)單位在實際工作中缺乏強(qiáng)力的員工，員工缺乏培訓(xùn)和實踐機(jī)會，很多工作不能處理得盡善盡美，容易出現(xiàn)一些差錯。同時，有一小部分事業(yè)單位在實際工作中并沒有建立完善的培訓(xùn)制度和體系，導(dǎo)致檔案管理人員在實際工作中沒有受到良好的培訓(xùn)，從而嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率的提升[5]。

（五）檔案信息管理存在安全問題。在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，管理人員往往容易忽略檔案文件的安全和完整，檔案里的信息達(dá)不到要求。同時，一些事業(yè)單位在實際工作中并沒有充分利用現(xiàn)代技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行管理，導(dǎo)致大量檔案信息資料散落在各個部門當(dāng)中，難以集中管理。此外，一些事業(yè)單位在實際工作中沒有建立完善的安全管理體系，導(dǎo)致了檔案信息資料被盜或被破壞等現(xiàn)象的出現(xiàn)。部分事業(yè)單位在實際工作中沒有對檔案進(jìn)行及時整理和歸檔，導(dǎo)致大量的資料缺失。

五、事業(yè)單位檔案管理信息化的建議

時代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，各種先進(jìn)技術(shù)層出不窮，檔案管理工作的開展也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，如何在新時代背景下實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作，是國內(nèi)所有事業(yè)單位需要提上日程的一項大事。事業(yè)單位檔案管理工作是一項長期復(fù)雜的工作項目，在實際開展工作過程中需要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)和理念，在此基礎(chǔ)上把檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)好，充分利用科技信息化手段開展檔案管理工作，全面提升本單位的綜合能力[6]。

（一）建立健全制度，檔案管理水平提升迅速。想要實現(xiàn)更好更快的檔案管理，第一步就是要完善制度，把每一個崗位的職責(zé)量化清楚，使得日常檔案管理工作能夠順暢開展。同時，還需要制定完善的考核制度和獎懲制度，通過有效的制度來約束和管理員工，促進(jìn)員工自覺學(xué)習(xí)，提升自我能力，加大培訓(xùn)力度，使其能夠進(jìn)一步提升自身職業(yè)素養(yǎng)，從而提高事業(yè)單位的整體檔案管理工作水平。

（二）重視信息化投入，檔案管理質(zhì)量蛻變明顯。事業(yè)單位應(yīng)該借著科技發(fā)展的東風(fēng)實現(xiàn)各個工作環(huán)節(jié)的信息化蛻變，尤其是檔案管理工作信息化蛻變，整個單位的所有工作才能有條不紊地開展[7]。一方面，需要在現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上完善現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境能夠滿足檔案存儲、查閱、歸檔等方面的需要。另一方面，需要加大對檔案室現(xiàn)代化設(shè)施的投入力度，為事業(yè)單位開展檔案信息化工作提供必要的硬件支持和保障。

（三）提高事業(yè)單位數(shù)字化辦公水平，推動信息資源共享。事業(yè)單位想要實現(xiàn)信息化辦公水平的提升，首先必須要建立健全數(shù)字化辦公制度和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系。在此基礎(chǔ)上需要做好人員培訓(xùn)工作，定期對內(nèi)部管理人員進(jìn)行相關(guān)知識技能和規(guī)章制度培訓(xùn)。同時，在工作中要注意協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，充分發(fā)揮部門之間、上下級之間等各方面關(guān)系的積極作用和功能，推動信息資源共享水平不斷提高。

（四）注重與時俱進(jìn)，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作模式。新形勢下，在進(jìn)行具體的文件管理工作時，機(jī)構(gòu)應(yīng)將現(xiàn)代的資訊技術(shù)運(yùn)用到工作中，將一些較好的信息資料進(jìn)行整合，并以這些資料為依據(jù)，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)。此外，還要經(jīng)常對有關(guān)員工進(jìn)行訓(xùn)練，讓他們了解到現(xiàn)代的資訊技術(shù)和專業(yè)的管理知識，讓他們可以更好地為機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供幫助。事業(yè)單位要以自己的具體情況為依據(jù)，對檔案管理工作中的重點給予重視，加強(qiáng)各個部門間的協(xié)作與交流，這樣才能將信息化技術(shù)和方法運(yùn)用到一個全新的機(jī)構(gòu)中去，對事業(yè)單位的檔案管理工作方式進(jìn)行創(chuàng)新。

六、結(jié)語

隨著社會的發(fā)展，我國的各個行業(yè)在工作上都有了很大的改變。與此同時，相關(guān)部門要堅決拋棄陳腐的檔案管理方式，積極接受先進(jìn)技術(shù)，朝著實現(xiàn)事業(yè)單位整體數(shù)字化的方向前進(jìn)，提高檔案管理的工作效能和工作品質(zhì)，使其能夠最大限度地利用電子信息技術(shù)在文件工作中的優(yōu)越性，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。