■ 黎富文 陳 璇 陳慧玲 林紅棉

“檔案開放，是指國(guó)家檔案館按照法定權(quán)限將形成時(shí)間達(dá)到一定年限、無需限制利用的館藏檔案經(jīng)過法定程序向社會(huì)提供利用的活動(dòng)”①。在檔案開放前，須對(duì)檔案進(jìn)行開放與否的鑒定，這一環(huán)節(jié)稱為檔案開放審核，是館藏檔案依法向社會(huì)開放前必須履行的工作程序②?；趪?guó)家檔案局2018 年業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)可知，彼時(shí)各省館開放審核比例普遍不高，制約了檔案工作真正意義上“走向開放”。本文選取實(shí)踐中面對(duì)的審核主體為切入點(diǎn)，研究減輕審核難度，加快審核進(jìn)度的措施，即引入“子檔號(hào)”概念，以期助力審核人員準(zhǔn)確、快速甄別一份檔案或開放，或控制。由此切實(shí)提升各級(jí)檔案館檔案開放率，讓檔案更多地走向社會(huì)，更好地服務(wù)人民群眾和社會(huì)各方面查檔用檔。

一、檔案開放審核方式的演變

目前，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的檔案開放審核方式經(jīng)歷了以“卷”為單位進(jìn)行開放審核到以“件”為單位進(jìn)行開放審核的歷程。

（一）“卷”為審核單位的特征

以“卷”為單位進(jìn)行開放審核是早期的開放審核方式，是基于裝訂成卷的整理方式?jīng)Q定的，且審核對(duì)象多為檔案實(shí)體，凡審核結(jié)果認(rèn)定其中一份檔案不適宜開放，則該卷檔案均不開放。以“卷”為單位進(jìn)行開放審核的方式，較大程度保證該卷檔案的內(nèi)容控制在較小知悉范圍以保證敏感內(nèi)容安全，但與檔案工作“走向開放”的時(shí)代新趨向不相符，與信息化時(shí)代要求不相適應(yīng)。

（二）“件”為審核單位的特征

隨著文件級(jí)目錄的逐步完善和信息化技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛運(yùn)用，館藏檔案數(shù)字化比例逐年提升，以“卷”為單位進(jìn)行開放審核變革為逐卷、逐件、逐頁進(jìn)行開放審核。在檔案數(shù)字化成果的基礎(chǔ)上，以“件”為單位的檔案開放審核方式既適用于以“件”為整理單位的檔案，也適用于以“卷”為整理單位的檔案。卷內(nèi)某件檔案不宜開放并不影響該卷其他檔案對(duì)社會(huì)開放，能夠大幅增加開放檔案數(shù)量，公眾可利用檔案資源可實(shí)現(xiàn)跨越式提升。

（三）存在問題

根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015》定義，“件”是歸檔文件的整理單位③。一件檔案可能由文件正本、文件處理單、發(fā)文稿紙、定稿、復(fù)制件、翻譯本等構(gòu)成。以“件”為單位的開放審核是主流方式，但鑒于文件處理過程信息的復(fù)雜性，檔案正本符合開放要求并不意味文件處理過程中產(chǎn)生的信息同樣適合開放。當(dāng)一件檔案經(jīng)開放審核后認(rèn)為正本理應(yīng)開放，但文件處理單不宜開放，則該份檔案仍否開放？該件檔案劃定為“控制”則違背信息公開原則，劃定為“開放”則可能導(dǎo)致歸檔文件形成過程的敏感信息被公眾誤讀從而產(chǎn)生不良影響。所以以“件”為單位的開放審核方式仍需解決開放一份檔案是否意味著開放該份檔案所包含所有文件的問題。如何讓檔案實(shí)現(xiàn)更科學(xué)合理的開放，這是檔案開放審核過程中面臨的問題，需要及時(shí)回應(yīng)，也亟待解決。

二、“子檔號(hào)”引入精細(xì)化開放審核

（一）解決方法

筆者認(rèn)為，以“件”為單位開放審核可嘗試精細(xì)化管理。解決的辦法可在數(shù)據(jù)化的語境下，給“件”的不同構(gòu)成部位賦予相應(yīng)的編號(hào)，即在實(shí)際的開放審核工作中，對(duì)一“件”檔案內(nèi)不同構(gòu)成部位的文件進(jìn)行區(qū)分，并明確其標(biāo)注，在該件檔案原有檔號(hào)的基礎(chǔ)上，不同構(gòu)成部位的文件末端賦予一個(gè)標(biāo)識(shí)符號(hào)，使其精細(xì)到“件”內(nèi)每一文件都有特定“身份”。例如，正本的“身份”用“A”表示，則在該件檔案的檔號(hào)后綴加上“—A”，文件處理單的“身份”則加上“—B”，定稿的“身份”則加上“—C”。如正本“A”審核意見為“開放”，文件處理單“B”審核意見為“控制”，定稿“C”審核意見為“控制”，則該份檔案僅開放正本；如果正本“A”同樣審核為“控制”，該件檔案整體劃為控制檔案，不宜開放。由此可知，開放審核精準(zhǔn)到一件檔案內(nèi)不同部位“身份”，即能很好地解決上述問題。實(shí)際工作中，與館藏檔案形成單位或者移交單位開展會(huì)同審核工作時(shí)發(fā)現(xiàn)，檔案形成單位或者移交單位認(rèn)為應(yīng)把每件檔案再加以細(xì)分，以便他們更加精準(zhǔn)地進(jìn)行開放審核，既能簡(jiǎn)化判斷條件，降低工作難度，又能提高審核效率和開放數(shù)量。而與檔案密切相關(guān)的另一角色——利用者，多數(shù)利用者基本只關(guān)注檔案的正本內(nèi)容直接體現(xiàn)的信息，只有少量研究者對(duì)文檔的背景信息或處理信息感興趣，而這種情況可以通過申請(qǐng)利用來解決。所以，賦予每件檔案內(nèi)不同構(gòu)成部位的文件單獨(dú)“身份”，能解決開放審核工作既符合信息公開原則最大程度滿足公眾對(duì)政府信息的知情權(quán)，又避免敏感的過程信息公之于眾的難題。

（二）“子檔號(hào)”概念

根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015》定義，歸檔文件一般以每份文件為一件④。在歸檔文件整理工作完結(jié)時(shí)，一件檔案可能只保留了正本，也可能包含正本、定稿、轉(zhuǎn)發(fā)文、翻譯本、文件處理單等文件齊全歸檔。在一個(gè)檔案館（室）中，檔號(hào)具有唯一性，一件檔案僅對(duì)應(yīng)唯一檔號(hào)沒有重復(fù)。所謂“子檔號(hào)”，是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果或原生電子檔案基礎(chǔ)上，逐件、逐頁對(duì)檔案進(jìn)行開放審核的過程中，人為賦予一件檔案中不同構(gòu)成部位文件的識(shí)別號(hào)，所以一件檔案只有一個(gè)檔號(hào)，可以有多個(gè)子檔號(hào)。子檔號(hào)僅用于檔案開放審核流程，不改變、不影響其原有檔號(hào)。

“檔案是過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”⑤來源、內(nèi)容、載體的多樣性意味著檔案記載的信息復(fù)雜性，各種可公開的、不宜公開的、甚至涉密的信息都可能體現(xiàn)在同一件檔案中?！白訖n號(hào)”的提出，目的是為了更精確地劃分一件檔案中不同構(gòu)成部位文件是適宜開放還是應(yīng)當(dāng)控制，從而更便于實(shí)現(xiàn)“應(yīng)開盡開”和“當(dāng)控則控”。就過程而言，能夠大批量有效識(shí)別和梳理檔案中各類信息的開放程度，提高檔案開放審核的開放比例和工作效率。

（三）“子檔號(hào)”賦予規(guī)則

子檔號(hào)僅用于檔案開放審核功能板塊，在檔案開放審核過程中標(biāo)注在檔號(hào)的末端，不影響檔號(hào)在其他功能板塊的正常使用。

如：全宗為X001 的2010 年永久保存的人事部文書檔案第3 件檔案共5 頁，其中包含正本2 頁、文件處理單1 頁、定稿2 頁。檔號(hào)與賦予子檔號(hào)的變化如下：

檔號(hào)：X001-WS·2010-Y-RSB-0003。

在檔案系統(tǒng)中閱覽每頁檔案時(shí)，檔號(hào)末尾新增一個(gè)數(shù)字，代表頁碼，新增的數(shù)字呈流水號(hào)排列：

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0001，表示該件檔案的第1 頁；

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0002，表示該件檔案的第2 頁；

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0003，表示該件檔案的第3 頁；

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0004，表示該件檔案的第4 頁；

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0005，表示該件檔案的第5 頁。

在檔案開放審核功能板塊中，需要在檔號(hào)的基礎(chǔ)上賦予子檔號(hào)，如正本子檔號(hào)為“A”，文件處理單子檔號(hào)為“B”，定稿子檔號(hào)為“C”，則子檔號(hào)在該件檔案中的表現(xiàn)形式為：

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0001-A，

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0002-A，

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0003-B，

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0004-C，

X001-WS·2010-Y-RSB-0003-0005-C。

對(duì)該件檔案進(jìn)行開放審核時(shí)，正本“A”標(biāo)記為“開放”，文件處理單“B”標(biāo)記為“控制”，定稿“C”標(biāo)記為“控制”，那么該件檔案僅開放正文，檔案內(nèi)的其他文件“控制使用”。如果正本“A”同樣審核為“控制”，該件檔案整體劃為控制檔案，不宜開放。該件檔案的所有文件全部標(biāo)記為“開放”或“控制”，則該件檔案全部開放或控制。

（四）“子檔號(hào)”賦予路徑

賦予子檔號(hào)的路徑如下：

子檔號(hào)的應(yīng)用是為了更加精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案開放審核，能夠回答和有效解決“一件檔案的部分文件可以開放部分文件不宜開放，該份檔案究竟該不該開放”的問題，在一定程度上促進(jìn)了從“卷”到“件”進(jìn)行開放審核本質(zhì)上的飛躍，推動(dòng)檔案開放審核工作的進(jìn)步。

注釋：

①國(guó)家檔案館檔案開放辦法

②劉曉春，王雁.檔案鑒定工作幾個(gè)問題的重新思考［J］.檔案學(xué)研究，2015（3）：28-32.

③歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015.

④歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015.

⑤中華人民共和國(guó)檔案法（2020 年修訂）.