文 | 江蘇省中國科學(xué)院植物研究所 張程

一、引言

傳統(tǒng)小型科研院所由于體量小，人員少，管理分散等原因，其信息化建設(shè)需求不迫切，導(dǎo)致其數(shù)字化水平一直處于滯后狀態(tài)。近年來由于科研院所內(nèi)部控制體系的建立與完善，亟需構(gòu)建OA系統(tǒng)將機(jī)構(gòu)內(nèi)控流程與信息化有效結(jié)合,利用信息化保障內(nèi)控制度的實施。

然而在需求調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)OA系統(tǒng)開發(fā)成本較高，少則幾十萬，多則上百萬，一般小型機(jī)構(gòu)難以負(fù)擔(dān)。而且其開發(fā)模式一般針對具體的業(yè)務(wù)流程設(shè)計，開發(fā)完成后更新升級比較困難。對于缺乏專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊的小型機(jī)構(gòu)而言，二次開發(fā)難度也較高。同時，由于其靈活性、開放性一般，在與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的時候難度較大，成本較高。

所以綜上考慮，本案例中選擇使用低代碼平臺構(gòu)建機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)。這是一種以實際業(yè)務(wù)場景為切入點，為小型機(jī)構(gòu)量身搭建OA系統(tǒng)的定制化平臺。隨著低代碼平臺降低了應(yīng)用開發(fā)的門檻，小型機(jī)構(gòu)不再需要依賴于專業(yè)程序員或是軟件服務(wù)商，而是可以讓一線管理人員參與OA系統(tǒng)的構(gòu)建。管理人員僅需掌握基本的平臺操作規(guī)則，即可根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求完成流程的搭建，同時在運行過程中可以根據(jù)業(yè)務(wù)變化不斷快速迭代升級流程。

二、現(xiàn)狀分析

由于長期各部門的職能分工，造成信息資源多頭采集、重復(fù)建設(shè)，大部分?jǐn)?shù)據(jù)無法共享或只能在有限范圍內(nèi)共享，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，亟需建設(shè)統(tǒng)一辦公信息系統(tǒng)（OA系統(tǒng)），連接各個信息平臺，打通信息孤島，實現(xiàn)信息利用效益的最大化。同時，辦公自動化系統(tǒng)的建立也具有以下多重意義：

（一）提高工作效率，實現(xiàn)信息共享

信息化的操作和管理與傳統(tǒng)的人工化操作相比最大的優(yōu)點就是工作效率高，并且可以實現(xiàn)信息的共享，促進(jìn)相關(guān)部門的溝通與交流?？梢詾楣芾碚咛峁┯辛Φ臄?shù)據(jù)和圖表文件，促進(jìn)正確決策的生成。

（二） 促進(jìn)相關(guān)要素的協(xié)同管理

日常的綜合管理服務(wù)分為公文管理、考勤管理、財務(wù)管理、檔案管理等，既相互獨立，又息息相關(guān)。OA系統(tǒng)在這方面的應(yīng)用可以有效兼顧多方面，促進(jìn)各個要素與部門的協(xié)同。除此之外，不同的管理過程中會產(chǎn)生的不同文件，信息系統(tǒng)的應(yīng)用能夠?qū)ζ溥M(jìn)行集成、統(tǒng)一的管理。

（三）實時監(jiān)督控制

系統(tǒng)能夠克服業(yè)務(wù)多而廣的困難，提供實時的和形象的統(tǒng)計信息，為各級管理者對日常辦公進(jìn)行實時控制，并為風(fēng)險決策分析提供依據(jù)，實現(xiàn)管理的信息化、智慧化。

（四） 保障管理制度的落地

通過本系統(tǒng)的建設(shè)，將理順管理全過程的關(guān)鍵控制點及管理鏈條中原本薄弱及缺失的環(huán)節(jié)，使各項管理制度擁有最終的數(shù)據(jù)控制點和考核基礎(chǔ)。使管理由粗放管理變?yōu)榫?xì)化管理，由定性管理變?yōu)槎抗芾怼?/p>

（五） 提高綜合管理水平

信息系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效填補人工管理的空缺點和薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)了管理的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的發(fā)展，使各管理層級、各部門、項目組的管理職責(zé)及落實情況一目了然，提高了綜合管理水平。

三、低代碼開發(fā)平臺介紹

低代碼開發(fā)平臺英文全稱為L o w-C o d e development platform。Low-Code（低代碼）這一概念最早在2014年由Forrester提出，相比傳統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)平臺，其特點為能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)應(yīng)用的快速、低成本交付。一方面，低代碼開發(fā)平臺在應(yīng)用全生命周期上的投入要更低（體現(xiàn)為代碼編寫量更少、環(huán)境部署更簡單）；另一方面，低代碼開發(fā)平臺很大程度降低了開發(fā)人員的使用門檻，非專業(yè)開發(fā)者經(jīng)過簡單的培訓(xùn)即可快速上崗，既能充分利用機(jī)構(gòu)組織現(xiàn)有的管理人員參與開發(fā)，同時也降低了對專業(yè)開發(fā)者的依賴。

基于上述的定義，低代碼開發(fā)平臺需具備三個核心能力：一是全棧可視化編程，提供端到端的可視化編程，覆蓋一個完整應(yīng)用開發(fā)所涉及的各個技術(shù)層面（UI/數(shù)據(jù)/邏輯）；二是支持全生命周期管理，即從設(shè)計階段開始，歷經(jīng)開發(fā)、測試和部署，一直到上線后的運維、運營；三是平臺擴(kuò)展能力，使用低代碼開發(fā)時，大部分情況下仍離不開代碼編寫，因此平臺必須能支持在必要時通過少量的代碼對應(yīng)用進(jìn)行靈活擴(kuò)展，比如UI定制、歷史代碼復(fù)用、非標(biāo)系統(tǒng)集成、定制邏輯流程等。

本案例中選用的低代碼平臺架構(gòu)如圖1所示，平臺中的工作流引擎提供了基于HTML的所見即所得（WYSIWYG）表單設(shè)計器，無需編寫代碼，表單一經(jīng)定義即可使用，無需編譯或發(fā)布；同時流程設(shè)計工具采用圖形拖拽方式（Drag and Draw），通過簡單的角色及流程定義即可實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程。

圖1 低代碼平臺架構(gòu)

四、業(yè)務(wù)模塊設(shè)計

本系統(tǒng)以小型科研院所信息化管理為目的，以低代碼平臺為基礎(chǔ)，構(gòu)建公文管理、人事管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、文檔管理以及移動辦公為一體的協(xié)同、集成的辦公自動化系統(tǒng)，建立高效有序的管理體系，確保本機(jī)構(gòu)的各項管理制度的實施與有效落地；在本機(jī)構(gòu)內(nèi)部實現(xiàn)信息資源共享和上下通達(dá)。有效輔助本單位管理和決策人員開展工作，提高本單位的管理和決策水平。

（一）公文管理模塊

公文管理主要實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的無紙化，其中包括收文管理和發(fā)文管理。收文管理實現(xiàn)機(jī)構(gòu)多種形式的收文審批流程，公文采用PDF形式在線瀏覽審批，主要由四個部分組成，分別為文件批辦單、請示報告單、征求意見單及文件傳閱單。發(fā)文管理實現(xiàn)機(jī)構(gòu)多種文種的發(fā)文流程，公文采用PDF形式在線瀏覽審批，分為行政發(fā)文和黨委發(fā)文。

（二）人事管理模塊

人事管理模塊主要功能是考勤管理，需實時同步考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)，采用考勤系統(tǒng)提供的Web Service完成對接。用戶可自行查詢出勤情況，進(jìn)行請假銷假。管理人員可在OA系統(tǒng)里統(tǒng)計人員出勤情況。

（三）財務(wù)管理模塊

財務(wù)管理以過程管理為核心，效益為目的，控制費用發(fā)生過程，本模塊分為預(yù)算管理和報銷管理。預(yù)算管理用于實現(xiàn)機(jī)構(gòu)各部門運轉(zhuǎn)經(jīng)費和項目的預(yù)算管理，用戶依據(jù)不同的權(quán)限實現(xiàn)預(yù)算的新建、刪除、查詢及審批等功能。報銷管理用于控制經(jīng)費的使用，具體包括報銷人員、類別、事由、金額及票據(jù)等。

（四）資產(chǎn)管理模塊

資產(chǎn)管理模塊分為固定資產(chǎn)管理和?；饭芾?。固定資產(chǎn)管理實現(xiàn)固定資產(chǎn)的分類、入庫登記、購置申請等相關(guān)功能。危化品管理對?；返牟少?、入庫、使用、報廢進(jìn)行臺賬和審批管理。

（五）文檔管理模塊

文檔管理模塊主要用于機(jī)構(gòu)知識庫的構(gòu)建，實現(xiàn)了不同類型文檔的分類管理。模塊可快速對接第三方模塊，實現(xiàn)本地Office/WPS控件調(diào)用，對文檔進(jìn)行在線編輯。同時具備全局檢索、數(shù)據(jù)加密及移動端訪問等功能。

五、結(jié)語

綜上所述，在小型科研機(jī)構(gòu)中，為提高辦公效率及有組織開展科研工作，積極應(yīng)用信息技術(shù)賦能業(yè)務(wù)流程具有重要的現(xiàn)實意義。本案例立足于低代碼平臺和業(yè)務(wù)流程對筆者機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計，并引入一線管理人員參與開發(fā)，使系統(tǒng)各項功能更貼合實際工作。但同時，OA系統(tǒng)部署后依然遇到了不同層面的問題，例如工作人員習(xí)慣于紙質(zhì)辦公環(huán)境，不能及時登錄OA系統(tǒng)處理相關(guān)流程，仍需要進(jìn)一步加強培訓(xùn)，逐漸培養(yǎng)用戶習(xí)慣；此外，一些流程相對復(fù)雜，后續(xù)將培訓(xùn)管理人員根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況不斷迭代更新流程，以提高效率為導(dǎo)向，不斷提升OA系統(tǒng)的實用性。