唐秀秀
(吉林省東坤實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司,吉林 長春 130000)
資金管理既是企業(yè)經(jīng)營活動的中心環(huán)節(jié),也是關(guān)系企業(yè)生存和發(fā)展的重要因素。加強(qiáng)對企業(yè)資本的經(jīng)營,可以有效地改善企業(yè)的財務(wù)狀況,減少經(jīng)營風(fēng)險,從而推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。企業(yè)資金的安全管理直接關(guān)系企業(yè)資金結(jié)算、資金流動的良性循環(huán)。出納是進(jìn)行資金結(jié)算、資金流轉(zhuǎn)的重要工作,與企業(yè)的運(yùn)營息息相關(guān),一旦出納過程中出現(xiàn)問題,就可能會引起一系列的負(fù)面影響,對企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此,對銀行出納安全管理中的問題及風(fēng)險進(jìn)行分析,有助于建立健全財務(wù)安全管理制度,從而提高銀行的資金安全保障能力。從出納的角度分析企業(yè)的資金管理,有助于保證企業(yè)各部門的財務(wù)安全,并能準(zhǔn)確地了解企業(yè)的資金分配、流向,為企業(yè)決策提供科學(xué)的依據(jù)。
出納主要指資金的出納?!俺觥笔侵竿度氲腻X,而“納”則是把錢收納回來。出納可以分成兩個層面,一是出納的工作,二是承擔(dān)出納工作的工作人員,即資金的收付工作和資金的管理者。通過出納的工作,可以在資金的支付上形成一道“過濾”的壁壘,可以確保其數(shù)量的有效性。出納的主要功能有三個方面:一是資金的收付,就是通過出納來進(jìn)行有關(guān)的業(yè)務(wù)活動;二是體現(xiàn)了會計的功能,出納既具有會計的功能,又可以利用現(xiàn)金、銀行的賬戶等進(jìn)行詳細(xì)的賬務(wù),從而為經(jīng)營者提供詳細(xì)、準(zhǔn)確的資金信息;三是會計監(jiān)督功能,通過對貨幣資金和有價證券進(jìn)行統(tǒng)計,為企業(yè)的財務(wù)管理提供系統(tǒng)、高效的資金信息,加強(qiáng)對資金的監(jiān)管[1]。
資金安全管理是對各種生產(chǎn)和經(jīng)營活動進(jìn)行全面安全管理和風(fēng)險管理,從而保證企業(yè)資金的安全和穩(wěn)定性。資金的安全包括現(xiàn)金的收付、銀行存款、票據(jù)、投資等。企業(yè)資金安全管理是否有效開展,會直接影響企業(yè)的經(jīng)營,改善企業(yè)的資金管理現(xiàn)狀。
出納涉及資金的收付、銀行存款、資金管理等,任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生差錯,都會給個人、單位和國家?guī)頍o法彌補(bǔ)的損失。為此,應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)資本安全管理的研究,尤其要從各方面著手,加強(qiáng)對資金的管理,以提高資金的安全管理水平。本文從出納的視角出發(fā),對我國企業(yè)資金安全管理中存在的問題進(jìn)行了剖析。
很多中小型企業(yè)往往將多種財務(wù)管理業(yè)務(wù)分派給同一個人,并讓其負(fù)責(zé)保管與資金相關(guān)的票據(jù),從而為企業(yè)資金安全管理留下安全隱患。第一,在不兼容的職位上,可能存在兼任情況。一個人同時擔(dān)任多個職務(wù),很容易導(dǎo)致監(jiān)管不力,存在挪用公款,報銷不規(guī)范情形。第二,票據(jù)遺失或管理不善。隨著企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模不斷擴(kuò)大,單一的出納人員要在很長的一段時期內(nèi)將所有的工作做好非常困難,因?yàn)楦鞣N各樣的文件數(shù)量很多,造成存檔混亂以及票據(jù)丟失,這可能給企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益造成很大損害。
許多企業(yè)往往會在不同的銀行或者同一個銀行多次開立賬戶,導(dǎo)致銀行賬戶數(shù)量過多,從而對企業(yè)的資金安全管理造成極大的威脅[2]。從出納的視角來看,與銀行的交易是企業(yè)資金安全管理的一個重要環(huán)節(jié),而企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展離不開銀行賬戶,如果一個企業(yè)的賬戶數(shù)量過多,就會造成會計工作的壓力,導(dǎo)致賬戶不能正常使用,為犯罪分子提供巨大的利益空間。
與大型企業(yè)相比,中小型企業(yè)的經(jīng)營管理水平較低,許多企業(yè)缺乏對財務(wù)安全的認(rèn)識,對內(nèi)部審計工作缺乏足夠的重視,缺乏內(nèi)部審核機(jī)制。如果不進(jìn)行現(xiàn)金盤存和對銀行賬戶的審核,就會忽視對銀行的稽核工作,從而造成銀行內(nèi)的收銀員勾結(jié)作案,使資金的安全性無法得到有效保障。此外,管理者缺乏對資金安全的了解,導(dǎo)致資金安全管理體系缺失,對出納工作缺乏有效的約束和規(guī)范,即使出納不敢違法,也可能在工作中出現(xiàn)懈怠,從而對資金的安全管理造成阻礙。
管理者和工作人員必須全面認(rèn)識出納的工作,以提高對出納工作的重視,強(qiáng)化對其管理。但現(xiàn)實(shí)工作中,許多企業(yè)對財務(wù)管理人員的重視程度不夠,對出納人員的了解不夠,會嚴(yán)重影響資金的安全管理。如果管理者不對出納的工作有所重視,那么其他員工就會認(rèn)為出納的工作不重要,有些員工會不配合出納人員做好賬目的工作,從而給企業(yè)的日常資金管理帶來負(fù)面的影響。如果出納人員沒有意識到自己的工作的重要性,就會降低對出納人員的工作要求,認(rèn)為只做好記賬、算數(shù)等工作就可以一勞永逸,不積極學(xué)習(xí)新技術(shù),沒有及時參加企業(yè)的資本運(yùn)作,給企業(yè)的資金管理帶來不良的后果。
在會計實(shí)務(wù)操作過程中,第一,許多企業(yè)對此未給予足夠的重視,未對現(xiàn)金進(jìn)行定期盤點(diǎn)。第二,未注意到白條抵庫,存在財務(wù)人員使用白條借入等現(xiàn)象,導(dǎo)致現(xiàn)金賬戶余額與實(shí)際賬戶資金不符。第三,忽略了對出納人員的監(jiān)管。在一個企業(yè)發(fā)展到一定階段,其出納工作比較分散,尤其是對于子公司的集團(tuán)性企業(yè),子公司與總部出納賬目無法達(dá)到一致,這對企業(yè)的出納管理會產(chǎn)生不利的影響。
第一,要嚴(yán)格執(zhí)行工作職責(zé),避免一個人同時承擔(dān)不能勝任的工作。資金安全管理人員的配備,直接影響資金的安全管理效果。各單位要將資金相關(guān)票據(jù)、收支憑證、債票債單等工作分派到各單位,實(shí)行專人專職。第二,實(shí)行崗位輪換制。為防止某一職務(wù)上的權(quán)力過大、話語權(quán)過大,企業(yè)可以采取崗位輪換的方式來激勵員工工作。實(shí)行崗位輪換制度,可以有效地促進(jìn)各部門之間的相互監(jiān)督和約束,防止一些人員在工作中對企業(yè)產(chǎn)生不良影響,從而加強(qiáng)內(nèi)部的監(jiān)督控制。一般而言,企業(yè)可以建立半年一次的輪班制度,并要求每位員工都有一次假期,在這一段時間內(nèi),可以對出納的工作進(jìn)行監(jiān)督。第三,對不同的資金安全管理工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的職責(zé)劃分[4]。例如,在資金使用過程中,缺少有效的資金核對與管理機(jī)制,很容易出現(xiàn)資金使用信息丟失的情況,所以,要結(jié)合崗位職責(zé),明確信息操作要求,并實(shí)現(xiàn)資金系統(tǒng)化、全面化管理,提高企業(yè)資金管理的綜合管理水平。
企業(yè)開設(shè)銀行賬戶是為滿足貸款、銀行存款、資金收款等需要,可能存在銀行賬戶數(shù)量過多情況。企業(yè)要格外注意這一問題,要及時根據(jù)自己的發(fā)展情況及時取消不常用的銀行賬戶,以免被不法分子利用,從而引發(fā)資金的安全風(fēng)險。企業(yè)要在開戶時做好注冊、登記,如果出現(xiàn)問題,應(yīng)立即向銀行報案,加強(qiáng)對企業(yè)的風(fēng)險控制,做好企業(yè)的資金安全管理。在此基礎(chǔ)上,必須強(qiáng)化財務(wù)會計和資金的內(nèi)部控制和管理,以增強(qiáng)資金的安全性。例如,在資金的安全和使用上,要實(shí)行統(tǒng)一的會計核算方法,減少“小金庫”情況的發(fā)生,并對資金的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的審查。此外,在對相關(guān)資金進(jìn)行操作與管理中,需要對資金賬號信息、資金操作流程等進(jìn)行針對性管理,提高財務(wù)人員和職工合理預(yù)算和資金安全管理的認(rèn)識,強(qiáng)化員工的配合,為企業(yè)的長期發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
第一,要建立健全內(nèi)部審計體系。企業(yè)的資本經(jīng)營與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān),因此,要加強(qiáng)內(nèi)部審計,加強(qiáng)對資金的審核和監(jiān)督,以提高資金管理的質(zhì)量。同時,定期對現(xiàn)金進(jìn)行盤存,對銀行賬戶進(jìn)行抽查,保證各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的合理、合法,及時遏制出納人員職務(wù)犯罪行為。第二,加強(qiáng)對行政執(zhí)法的監(jiān)督。要保證企業(yè)的所有的財務(wù)工作都按照規(guī)定進(jìn)行,這就需要強(qiáng)化對企業(yè)的財務(wù)監(jiān)管。一方面,企業(yè)財務(wù)部門要強(qiáng)化對會計工作的監(jiān)督,對出納工作的各個環(huán)節(jié)實(shí)行相應(yīng)的監(jiān)管,不能因本部的人而松懈。同時,內(nèi)部部門要主動開展審計監(jiān)督,以更全面的視角來看待問題,從而打破常規(guī)的工作模式,更快、更好地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。另一方面,引入外部審計機(jī)構(gòu),加強(qiáng)對企業(yè)的事后監(jiān)管,確保企業(yè)的健康發(fā)展。
加強(qiáng)對資金安全管理的關(guān)注,建立科學(xué)、合理的內(nèi)部控制體系,加強(qiáng)人力、物力管理,促進(jìn)企業(yè)規(guī)范經(jīng)營。各種內(nèi)部控制和控制體系是必不可少的。例如,在利用出納制度的過程中,需要針對貨幣資金、票據(jù)、有價證券等相關(guān)工作進(jìn)行細(xì)化,并從出、納兩個角度,對操作過程進(jìn)行信息化監(jiān)督與管理,降低出納的操作風(fēng)險,保證貨幣資金的有效應(yīng)用與透明度,這對于提高企業(yè)的出納管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。首先,企業(yè)管理者應(yīng)該積極主動地參與到企業(yè)的內(nèi)部管理控制系統(tǒng)中,讓全體員工充分認(rèn)識到資金的安全性和內(nèi)部控制的重要性,將績效考核與企業(yè)內(nèi)部管理質(zhì)量相結(jié)合,真正推動企業(yè)管理者對企業(yè)的內(nèi)部控制。其次,實(shí)行分級審批的經(jīng)費(fèi)管理和報銷。為防止企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層過分集中,企業(yè)應(yīng)積極推行分級授權(quán)的資金管理和報銷制度,使所有的員工都能參與到內(nèi)部控制之中,從而防止財務(wù)信息失真。再次,提升財會管理人員的整體素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)定期開展財務(wù)管理培訓(xùn),以增強(qiáng)財務(wù)人員的思想意識和金融業(yè)務(wù)能力,并根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部控制體系來規(guī)范自己的行為,使其在內(nèi)部會計控制中發(fā)揮應(yīng)有的作用[5]。最后,要對出納相關(guān)工作情況進(jìn)行信息整合,并結(jié)合出納頻率及需求,對出納全過程進(jìn)行信息化監(jiān)督與管理,從而提高出納的內(nèi)部控制效果。在解決這一問題的過程中,要結(jié)合出納的相關(guān)規(guī)章制度,對出納過程可能出現(xiàn)的風(fēng)險以及監(jiān)管方式等進(jìn)行優(yōu)化,從而提高出納管理的綜合水平。
第一,要建立專業(yè)化的出納團(tuán)隊(duì)。出納人員的工作不僅是單純的收付,還直接影響企業(yè)的資金管理安全,因此,應(yīng)大力提高出納人員的專業(yè)水平。根據(jù)企業(yè)的需要,聘用專職的出納人員,保證出納工作的正常進(jìn)行。同時,要加大對出納人員的培訓(xùn)力度,增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力。此外,企業(yè)還可以舉辦經(jīng)驗(yàn)交流會、出國學(xué)習(xí)、出國進(jìn)修等活動,通過交流等使出納團(tuán)隊(duì)的工作能力不斷提升。第二,成立專門的出納管理部門[6]。企業(yè)要建立一個專門的會計機(jī)構(gòu),這個機(jī)構(gòu)包括統(tǒng)計分析員、內(nèi)部稽核員、人事員等,從而提高會計人員的獨(dú)立性,防止被其他會計職位的人員所束縛,并將每一次的稽核結(jié)果都編入審計報表,提高會計的專業(yè)性。其中,統(tǒng)計分析員負(fù)責(zé)日常的統(tǒng)計和分析,并對可疑的賬目進(jìn)行及時的核對,并說明企業(yè)的日常資金流動情況;審計人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核,形成審計報告,為會計部門的考核提供參考。第三,加強(qiáng)對各種票據(jù)的審查。企業(yè)需要對所有的空白票據(jù)進(jìn)行審查,以避免丟失、失竊。對支票進(jìn)行審核,必須對有資料的支票進(jìn)行蓋章,而空白支票必須經(jīng)過審核,申請后才能蓋章。同時,要建立健全的票據(jù)管理體系,以保證各種票據(jù)的安全。
出納工作的各個流程都需要完善的管理機(jī)制的監(jiān)督,這是保證財務(wù)管理工作有章可循、有條不紊進(jìn)行的關(guān)鍵,因此,企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際發(fā)展需求,完善監(jiān)督管理體系,從而不斷提高財務(wù)出納制度執(zhí)行與應(yīng)用的綜合水平。首先,財務(wù)部門和內(nèi)審部門要加強(qiáng)對企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督。財務(wù)內(nèi)部的監(jiān)管是保證會計工作規(guī)范化進(jìn)行的重要保障,企業(yè)必須及時開展內(nèi)部審核和監(jiān)管,從而打破以往“工作定式”,找到問題、解決問題。其次,要利用外部的審核機(jī)關(guān),更加高效和專業(yè)化地對收銀員的工作進(jìn)行事后監(jiān)管。
綜上所述,本文從出納的視角出發(fā),對中小企業(yè)資金管理的安全問題進(jìn)行了分析,闡述了有效提升企業(yè)資金管理水平和抵御風(fēng)險的對策,企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)一支專業(yè)化的出納管理隊(duì)伍,建立一套科學(xué)、有效的內(nèi)部控制體系,以促進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理水平不斷提升,促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。