楊文伊
(中國(guó)昆侖工程有限公司遼寧分公司,遼寧 遼陽(yáng) 111003)
全面預(yù)算的概念及內(nèi)容,體現(xiàn)出全面預(yù)算三個(gè)突出特點(diǎn):一是預(yù)算管理涵蓋企業(yè)所有的經(jīng)營(yíng)活動(dòng),涉及企業(yè)的人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷各個(gè)環(huán)節(jié);二是預(yù)算管理是全員參與的,從企業(yè)管理層到普通員工,都要參與預(yù)算的編制和實(shí)施;三是全面預(yù)算是體現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程中的,經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的事前、事中、事后都應(yīng)納入全面預(yù)算管理,并形成動(dòng)態(tài)監(jiān)管模式。
全面預(yù)算管理內(nèi)容為經(jīng)營(yíng)預(yù)算、專門決策預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算。設(shè)計(jì)院核心業(yè)務(wù)為工程設(shè)計(jì)、咨詢和勘察,隨著市場(chǎng)要求及行業(yè)發(fā)展,當(dāng)前,許多大型設(shè)計(jì)院已經(jīng)轉(zhuǎn)型成為以工程總承包業(yè)務(wù)為主導(dǎo)業(yè)務(wù)的綜合院。隨著經(jīng)營(yíng)模式的轉(zhuǎn)變和業(yè)務(wù)量的增加,傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理已經(jīng)難以滿足管理層對(duì)企業(yè)目標(biāo)監(jiān)控和經(jīng)營(yíng)結(jié)果的考核要求。
傳統(tǒng)的預(yù)算管理流于編制形式,主要由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門編制財(cái)務(wù)預(yù)算,根據(jù)管理層年初擬定經(jīng)營(yíng)目標(biāo),編制資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表,由于很多企業(yè)管理層未將全面預(yù)算管理作為核心工作,經(jīng)營(yíng)預(yù)算、專門決策預(yù)算編制工作能力薄弱,導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí),只停留在利用已有資源開(kāi)展工作,在執(zhí)行經(jīng)營(yíng)目標(biāo)時(shí),未以企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)作為工作出發(fā)點(diǎn),特別是有些已經(jīng)成功開(kāi)拓市場(chǎng),轉(zhuǎn)型為以承接EPC工程項(xiàng)目,作為總承包管理方為業(yè)主服務(wù)的設(shè)計(jì)院,不能將企業(yè)新業(yè)務(wù)發(fā)展作為一個(gè)系統(tǒng)過(guò)程,使其持久、有序地進(jìn)行,做出的決策往往出現(xiàn)短效作用,很難持續(xù)調(diào)動(dòng)基層員工的積極性。
全面預(yù)算管理作為現(xiàn)代管理手段之一,從企業(yè)戰(zhàn)略到日常運(yùn)營(yíng),貫穿于業(yè)務(wù)鏈?zhǔn)冀K,業(yè)務(wù)鏈連接的還有設(shè)計(jì)研發(fā)、工程項(xiàng)目管理等工作,涉及如何整合企業(yè)資源、協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)進(jìn)度、調(diào)配人力資源、合理開(kāi)展投融資等各個(gè)方面,管理者能否構(gòu)建出一套以基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為出發(fā)點(diǎn),銜接業(yè)務(wù)鏈、價(jià)值鏈,將業(yè)務(wù)實(shí)際向財(cái)務(wù)成果轉(zhuǎn)化的預(yù)算管理體系,打破管理中部門之間的壁壘,借助現(xiàn)有信息化便利,提高預(yù)算管理工作的效能,拓寬預(yù)算涵蓋范圍,豐富預(yù)算數(shù)據(jù)來(lái)源,拓展業(yè)財(cái)融合深度,為管理層決策提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)來(lái)源,應(yīng)該成為全面預(yù)算管理在業(yè)務(wù)發(fā)展全過(guò)程的關(guān)鍵。
傳統(tǒng)的預(yù)算管理由各部門根據(jù)管理層下達(dá)的年度預(yù)算總目標(biāo),編制本部門本年所需資源預(yù)算,提出本部門運(yùn)行所需成本及費(fèi)用支出類預(yù)算較高;本部門需要實(shí)現(xiàn)的績(jī)效數(shù)卻往往很低,甚至不予考慮。又因?yàn)闃I(yè)務(wù)流程不明確,業(yè)務(wù)鏈中各部門存在閉門編數(shù)的情況,反映在財(cái)務(wù)預(yù)算中,就會(huì)出現(xiàn)收入與成本并不匹配,現(xiàn)金流量不能完成預(yù)算目標(biāo)的情況。即使存在部門支出預(yù)算上報(bào)較低的情況,工程項(xiàng)目預(yù)計(jì)成本也容易出現(xiàn)預(yù)估不充分,出現(xiàn)企業(yè)整體利潤(rùn)偏低情況。
全面預(yù)算管理要求業(yè)務(wù)部門編制預(yù)算時(shí),要基于企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo),深入思考本部門需要完成的分目標(biāo)及需要相關(guān)的支撐資源。同時(shí),管理層要成立預(yù)算管理委員會(huì),并出臺(tái)切實(shí)、可行的管理制度,以便協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)鏈上的各部門,進(jìn)行協(xié)同規(guī)劃目標(biāo)及配置資源,理順每一個(gè)流程及其關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)部門關(guān)系,從而形成從上至下的順暢管理流程。預(yù)算管理也要將工程總承包項(xiàng)目組、研發(fā)項(xiàng)目組納入編制預(yù)算的流程中,不能僅以業(yè)務(wù)部門作為預(yù)算責(zé)任主體,而需要將相關(guān)費(fèi)用歸口部門與業(yè)務(wù)部門合并考慮,保證預(yù)算管理不缺項(xiàng)不漏項(xiàng)。
傳統(tǒng)的預(yù)算編制一般在年末開(kāi)展,以財(cái)務(wù)部門為主導(dǎo),要求各業(yè)務(wù)部門對(duì)第二年成本費(fèi)用進(jìn)行預(yù)測(cè),匯總數(shù)據(jù)后編制財(cái)務(wù)預(yù)算,財(cái)務(wù)部門將財(cái)務(wù)預(yù)算上報(bào)管理層,而管理層側(cè)重關(guān)注財(cái)務(wù)預(yù)算中收入、利潤(rùn)數(shù)據(jù),對(duì)于與利潤(rùn)并存的風(fēng)險(xiǎn),尤其對(duì)于資金風(fēng)險(xiǎn)并未重視。預(yù)算經(jīng)過(guò)審議后,往往在第二年的2、3月才進(jìn)行下達(dá),這樣的預(yù)算對(duì)外部環(huán)境變化不敏感,不能及時(shí)對(duì)經(jīng)營(yíng)策略進(jìn)行修正,導(dǎo)致預(yù)算缺乏一定的科學(xué)性。
缺乏數(shù)據(jù)支撐也是預(yù)算編制時(shí)效性偏低的一個(gè)原因,業(yè)務(wù)部門在對(duì)預(yù)算編制時(shí),因?yàn)閷?duì)某些數(shù)據(jù)并不熟悉,某些成本預(yù)計(jì)不夠準(zhǔn)確,不能實(shí)時(shí)反映業(yè)務(wù)實(shí)際。特別是在編制工程項(xiàng)目預(yù)算時(shí),因?yàn)楣こ添?xiàng)目的特點(diǎn)是業(yè)務(wù)周期長(zhǎng),建設(shè)投資大,編制人缺乏對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和行業(yè)數(shù)據(jù)的了解,前期數(shù)據(jù)搜集并不準(zhǔn)確,編制時(shí)不能深入分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),在運(yùn)行中又并沒(méi)有專門負(fù)責(zé)預(yù)算管控的人員,無(wú)法根據(jù)市場(chǎng)及外部環(huán)境變化及時(shí)調(diào)整預(yù)算;或者在調(diào)整后沒(méi)有按照規(guī)定程序進(jìn)行上報(bào)審查,最后反映在項(xiàng)目結(jié)算時(shí)出現(xiàn)結(jié)算超出概算;或者出現(xiàn)無(wú)根據(jù)變更單,對(duì)項(xiàng)目利潤(rùn)和資金流造成較大損失。
翻模施工中,混凝土澆筑是最重要的環(huán)節(jié)?;炷恋陌韬蜕a(chǎn)、澆筑等工序應(yīng)由專人負(fù)責(zé),澆筑前應(yīng)認(rèn)真檢查模板,將模板表面清理干凈,嚴(yán)格按照對(duì)稱、均勻的原則進(jìn)行混凝土澆筑。分層振搗,確保澆筑穩(wěn)固。
預(yù)算執(zhí)行是根據(jù)審批后預(yù)算,從書面付諸實(shí)踐的過(guò)程,是預(yù)算管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),在實(shí)際應(yīng)用時(shí),傳統(tǒng)模式下的執(zhí)行并未完全按照下達(dá)的預(yù)算進(jìn)行實(shí)行,存在隨著業(yè)務(wù)進(jìn)行,在不可預(yù)見(jiàn)事件的發(fā)生的情況時(shí),預(yù)算隨意增加的情況。傳統(tǒng)的管理模式不能讓管理層及時(shí)掌握預(yù)算執(zhí)行的實(shí)際情況,不利于發(fā)現(xiàn)、分析和糾正預(yù)算執(zhí)行中的偏差。
特別在設(shè)計(jì)中出現(xiàn)重大設(shè)計(jì)變更、工程項(xiàng)目進(jìn)行中出現(xiàn)的施工方案重大變更等情況時(shí),傳統(tǒng)的預(yù)算執(zhí)行不能對(duì)突發(fā)情況進(jìn)行迅速反應(yīng),也沒(méi)有建立預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)控機(jī)制,不能保證預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果,預(yù)算工作在項(xiàng)目運(yùn)行中形同虛設(shè),更不用提及最后的預(yù)算考核。
傳統(tǒng)的預(yù)算考核注重指標(biāo)完成,某些部門為了指標(biāo)完成率,存在年底前存在突擊花錢情況,無(wú)形中卻增加了企業(yè)成本;涉及企業(yè)收入和利潤(rùn)指標(biāo)未完成時(shí),某些歸口部門一般將問(wèn)題歸咎于市場(chǎng)大環(huán)境不好而無(wú)法完成年初目標(biāo),習(xí)慣性地把外部環(huán)境變化成為通過(guò)考核的主要借口,歸口部門只損失額外的業(yè)績(jī)績(jī)效,平時(shí)基本薪酬已經(jīng)發(fā)放,這樣的考核方式不能完全激發(fā)員工的工作積極性,這種得過(guò)且過(guò)的思想十分不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
設(shè)計(jì)院應(yīng)以企業(yè)戰(zhàn)略為基礎(chǔ)建立企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo),分析并合理確定發(fā)展計(jì)劃,避免盲目開(kāi)展經(jīng)營(yíng),或出現(xiàn)只解決當(dāng)前問(wèn)題的短視行為。全面預(yù)算管理不能與財(cái)務(wù)預(yù)算管理混同,全面預(yù)算管理是經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的管理,是企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中如何做、怎樣做的規(guī)劃,同時(shí)也指揮著企業(yè)營(yíng)運(yùn)資金流動(dòng)。全面預(yù)算由業(yè)務(wù)預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算共同構(gòu)成,業(yè)務(wù)預(yù)算是描述企業(yè)營(yíng)運(yùn)活動(dòng)的預(yù)算,包含生產(chǎn)預(yù)算、采購(gòu)預(yù)算、人工成本預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算等;財(cái)務(wù)預(yù)算包含預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表、資本預(yù)算和現(xiàn)金預(yù)算。
隨著行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈,要想在行業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展,就需要企業(yè)擁有很難被替代的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì),基于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的管理理念上,需要?jiǎng)討B(tài)實(shí)施全面預(yù)算管理,以靈活、多樣的管理方式,提升管理水平和設(shè)計(jì)水平,夯實(shí)承接項(xiàng)目的基礎(chǔ)保障,實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的合理配置,提供動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的預(yù)算信息,對(duì)企業(yè)各部門的預(yù)算進(jìn)行監(jiān)督和修正,建立實(shí)時(shí)、高效的反饋體系,保障企業(yè)內(nèi)部的反饋溝通,通過(guò)建立預(yù)算信息化系統(tǒng),在全面預(yù)算管理全過(guò)程保證全員參與,有效減少信息不對(duì)稱情況,創(chuàng)造良好的管控氛圍。
全面預(yù)算管理需要建立完善的組織保障和完備的管理制度,避免出現(xiàn)預(yù)算由財(cái)務(wù)部門直接上報(bào)情況,財(cái)務(wù)部門可以將各部門數(shù)據(jù)匯總上報(bào),因?yàn)閱我坏馗鶕?jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)算編制缺乏可操作性,全面預(yù)算更多的是需要管理層與各部門通力合作,通過(guò)實(shí)施行之有效的管理制度,促使預(yù)算管理獲得更清晰的業(yè)務(wù)界面,增強(qiáng)各部門之間的溝通協(xié)調(diào),減少預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的誤解,避免預(yù)算落實(shí)不到位情況,提升企業(yè)運(yùn)行效率。全面預(yù)算管理流程應(yīng)與預(yù)算組織框架相結(jié)合相對(duì)應(yīng),組織框架的各個(gè)機(jī)構(gòu)部門,應(yīng)有明晰的管理權(quán)限及相關(guān)責(zé)任人,確保權(quán)責(zé)明確清晰,減少管理過(guò)程中相互掣肘扯皮情況發(fā)生。
當(dāng)前,主流工業(yè)設(shè)計(jì)院運(yùn)營(yíng)模式以設(shè)計(jì)咨詢?yōu)榛A(chǔ),大力發(fā)展EPC工程總承包業(yè)務(wù),某些設(shè)計(jì)院以工藝包等科技研發(fā)手段作為項(xiàng)目承攬的拳頭產(chǎn)品,將工程總承包項(xiàng)目組納入編制預(yù)算的流程中是十分必要的,并且工程總承包項(xiàng)目組在預(yù)計(jì)工程項(xiàng)目總成本時(shí),不能忽略人工成本的預(yù)計(jì);對(duì)于有研發(fā)項(xiàng)目組的企業(yè),人工成本更作為預(yù)計(jì)成本的主項(xiàng),影響整個(gè)研發(fā)預(yù)算的資源配置。
全面預(yù)算的編制要在每年年底前確定和完成,而不能出現(xiàn)某些企業(yè)在春節(jié)前甚至在下一年年中才開(kāi)展工作的情況,在編制計(jì)劃或進(jìn)行編制討論時(shí),要增加核心業(yè)務(wù)人員參與度,在傳統(tǒng)模式下,編制預(yù)算人員往往不是出于基層,對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)情況并不算熟悉,各部門之間的某些共識(shí)也很難達(dá)成。
同時(shí),加強(qiáng)信息化管理也是提高預(yù)算編制效率的必要手段,通過(guò)將流程和相關(guān)表單統(tǒng)籌發(fā)布于信息化管理平臺(tái),從信息化角度推進(jìn)業(yè)財(cái)融合管理,使業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行編制預(yù)算工作時(shí)可以參考?xì)v史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及管理層發(fā)布的相關(guān)決策,對(duì)提高預(yù)算編制的時(shí)效性和科學(xué)性具有很大的幫助。通過(guò)創(chuàng)建預(yù)算管理平臺(tái),創(chuàng)建以項(xiàng)目為預(yù)算最小單元,將業(yè)務(wù)部門、歸口部門、研發(fā)小組、工程項(xiàng)目組作為管控模塊,由業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門協(xié)同細(xì)化預(yù)算項(xiàng)目,財(cái)務(wù)部門提供歷史數(shù)據(jù),通過(guò)對(duì)項(xiàng)目前期預(yù)算模擬,中期預(yù)算分析調(diào)整,后期形成項(xiàng)目預(yù)算報(bào)告,全程對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管控,實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的基本目標(biāo),發(fā)揮預(yù)算管控的作用。
全面預(yù)算管理要避免缺乏執(zhí)行控制和量化考核手段的情況,很多企業(yè)雖然制定了管理方案,也上線了先進(jìn)的預(yù)算管理系統(tǒng),但是,在年末出具財(cái)報(bào)時(shí),實(shí)際經(jīng)營(yíng)成果卻不盡如人意。
分析出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因,主要存在以下情況:某些預(yù)算項(xiàng)目充足時(shí),不注重節(jié)約,最后發(fā)現(xiàn)整體超支;某些預(yù)算金額不夠時(shí),要求挪用其他預(yù)算項(xiàng)目,影響后續(xù)此項(xiàng)預(yù)算使用;審批程序不嚴(yán)格,使一些員工認(rèn)為只要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字就完成相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷,并不進(jìn)行預(yù)算控制等考慮。
通過(guò)建立對(duì)預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告分析和控制,以量化衡量預(yù)算執(zhí)行成果,對(duì)預(yù)算進(jìn)行過(guò)程評(píng)價(jià),是解決預(yù)算管理可控性不強(qiáng)、預(yù)算流于形式的有力手段。通過(guò)建立預(yù)算管理系統(tǒng),全程監(jiān)控預(yù)算編制、執(zhí)行、分析、調(diào)整和報(bào)告的流程,管理層可以及時(shí)掌握預(yù)算情況,包括部門預(yù)算、工程項(xiàng)目預(yù)算、研發(fā)費(fèi)用預(yù)算等。同時(shí),可以通過(guò)分析預(yù)算執(zhí)行,與項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行對(duì)比,及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目是否存在拖期、滯后情況,及時(shí)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析和解決,提高管理決策水平。財(cái)務(wù)部門可以對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析,通過(guò)同比、環(huán)比計(jì)算,基本確定本企業(yè)某些模式化固定支出,對(duì)設(shè)計(jì)項(xiàng)目、工程總承包項(xiàng)目投標(biāo)工作,提出財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支撐,推進(jìn)項(xiàng)目投標(biāo)精準(zhǔn)性;業(yè)務(wù)部門通過(guò)預(yù)算平臺(tái)查詢分析功能,可以實(shí)時(shí)掌握本部門預(yù)算完成情況,分析部門降本增效方向和內(nèi)容,為較高的利潤(rùn)空間提供保障。
預(yù)算考核首先要建立科學(xué)、客觀的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),避免為了達(dá)成預(yù)算目標(biāo),特別是收入和利潤(rùn)兩個(gè)目標(biāo),通過(guò)延遲確認(rèn)成本費(fèi)用,提前確認(rèn)收入、增加存貨等進(jìn)行業(yè)績(jī)操控情況。業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)要與預(yù)算目標(biāo)良好的銜接,避免相關(guān)部門在執(zhí)行、考核預(yù)算時(shí)不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一解決問(wèn)題。其次,要明確考核內(nèi)容,考核內(nèi)容應(yīng)分為三項(xiàng):預(yù)算目標(biāo)完成度考核、預(yù)算執(zhí)行過(guò)程考核及預(yù)算報(bào)告情況考核。預(yù)算目標(biāo)主要是考核年初分解下達(dá)給各部門經(jīng)營(yíng)指標(biāo),包括市場(chǎng)占有份額、客戶滿意度、收入、利潤(rùn)等;預(yù)算執(zhí)行過(guò)程的考核主要是考核部門預(yù)算編制準(zhǔn)確度、預(yù)算執(zhí)行的效果、預(yù)算調(diào)整是否合理合規(guī);預(yù)算報(bào)告情況考核主要考核部門預(yù)算報(bào)告,報(bào)告編寫也要自下而上逐級(jí)編制,最后由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門匯總上報(bào)預(yù)算管理委員會(huì),報(bào)告中應(yīng)包括本期預(yù)算金額、本期實(shí)際發(fā)生金額、本期差異額、累計(jì)預(yù)算金額、累計(jì)實(shí)際發(fā)生額、累計(jì)差異金額,對(duì)差異進(jìn)行分析,列出產(chǎn)生差異的原因、責(zé)任歸屬、改進(jìn)措施對(duì)策,對(duì)形成的節(jié)約款項(xiàng)也同樣要進(jìn)行分析,開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)分享。預(yù)算管理委員會(huì)根據(jù)報(bào)告中形成預(yù)算差異情況,運(yùn)用一定的方式方法,做出客觀、全面、系統(tǒng)的分析,針對(duì)出現(xiàn)的差異明晰權(quán)責(zé),提出合理的解決方案,通過(guò)分析報(bào)告,對(duì)下一個(gè)預(yù)算年度進(jìn)行相關(guān)規(guī)劃工作。
全面預(yù)算管理作為一種現(xiàn)代管理工具,經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期發(fā)展,從最初的編制計(jì)劃、協(xié)調(diào)生產(chǎn)的功能逐步發(fā)展成為具有控制、評(píng)價(jià)、激勵(lì)等全過(guò)程管控功能的先進(jìn)管理方法。圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)行預(yù)算管理,應(yīng)規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理工作,完善企業(yè)內(nèi)部控制,加強(qiáng)成本費(fèi)用管控,整合企業(yè)資源,這樣才能保障企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的順利實(shí)施,全面提升企業(yè)綜合管理水平和市場(chǎng)價(jià)值。
全面預(yù)算管理的應(yīng)用,應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況,通過(guò)編制企業(yè)年度總預(yù)算,量化分解預(yù)算目標(biāo),落實(shí)到各個(gè)業(yè)務(wù)主體,從編制、下達(dá)、執(zhí)行、調(diào)整、報(bào)告、考核、分析等流程入手,不斷提升企業(yè)的治理能力。企業(yè)管理層應(yīng)通過(guò)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程,找到管控點(diǎn),促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的順利完成;同時(shí),還應(yīng)在預(yù)算考核階段,對(duì)真正做到降本增效的項(xiàng)目及其人員進(jìn)行有效激勵(lì),充分發(fā)揮全面預(yù)算提升管理效率的作用。