文/濰坊市第二人民醫(yī)院 魏叢 郝艷

一、研究背景

數(shù)字化時(shí)代背景下信息技術(shù)高速發(fā)展，政府會(huì)計(jì)制度改革、公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展、精細(xì)化管理的要求對(duì)公立醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作、信息化建設(shè)產(chǎn)生重大沖擊。而會(huì)計(jì)檔案作為財(cái)務(wù)工作的重要物質(zhì)載體，由傳統(tǒng)以紙質(zhì)為媒介到以電子數(shù)據(jù)形態(tài)管理轉(zhuǎn)變已是必然趨勢(shì)，但在實(shí)際推行過程中仍困難重重。

（一）政策驅(qū)動(dòng)因素。在“檔案電子化”變革的浪潮中，我國不斷更新電子檔案管理制度，2015 年財(cái)政部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)文《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》肯定電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，2016 年國務(wù)院將電子會(huì)計(jì)檔案管理納入全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中，2019年國家檔案局頒布《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》對(duì)電子檔案具體工作作出指引和要求，2021 年“十四五”規(guī)劃中再次對(duì)檔案體系建設(shè)提出詳細(xì)策略與方針，公立醫(yī)院推行會(huì)計(jì)檔案電子化管理已成為必然趨勢(shì)[1]。

（二）技術(shù)驅(qū)動(dòng)因素?；ヂ?lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)的革新，催使著電子商務(wù)迅速發(fā)展，由此產(chǎn)生的電子票據(jù)應(yīng)用愈發(fā)廣泛，已成為會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，會(huì)計(jì)檔案電子化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。

（三）管理驅(qū)動(dòng)因素。隨著公立醫(yī)院運(yùn)營規(guī)模、服務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大，形成各種會(huì)計(jì)資料倍速遞增，繁冗的打印、編號(hào)、組件裝訂、建檔入庫等流程進(jìn)一步加大了辦公成本及存儲(chǔ)空間，嚴(yán)重影響信息傳遞、數(shù)據(jù)查詢、分析、實(shí)效性等方面。精細(xì)化管理及經(jīng)濟(jì)運(yùn)營管理對(duì)多維數(shù)據(jù)的需求，迫切需要建立一套適用于公立醫(yī)院發(fā)展需求的電子會(huì)計(jì)檔案管理體系。

二、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

近年來，率先實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作的企業(yè)已取得初步成效，但大量的非試點(diǎn)單位甚至沒有制定或更新會(huì)計(jì)檔案管理辦法。經(jīng)筆者在醫(yī)療系統(tǒng)內(nèi)調(diào)研訪問發(fā)現(xiàn)，諸多醫(yī)療機(jī)構(gòu)推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的意愿普遍較低。

（一）管理層重視程度不夠，管理制度不健全。由于會(huì)計(jì)檔案管理不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以容易造成管理層思想意識(shí)上的忽視，會(huì)直接影響公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理預(yù)算投入、人才培養(yǎng)、制度更新、職責(zé)權(quán)限劃分等，是阻礙會(huì)計(jì)檔案電子化管理轉(zhuǎn)型的重要因素。

（二）管理耗能大，存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)高。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理成本消耗較大，由于醫(yī)院業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)種類繁多、數(shù)量巨大，會(huì)計(jì)信息需要輸出打印形成紙質(zhì)版資料，然后進(jìn)行手工裝訂成冊(cè)、歸檔保管，繁冗的工作量占用了會(huì)計(jì)人員大量的時(shí)間與精力，超長時(shí)間的保管期限造成較大的庫房壓力。并且紙質(zhì)版資料在長期存儲(chǔ)和保管過程中極易遭受意外事故、自然災(zāi)害、人為破壞等因素的影響造成丟失或損壞，由于缺乏有效的備份機(jī)制，一旦損毀原始檔案將不可修復(fù)[2]。

（三）存在數(shù)據(jù)信息孤島，查詢使用效率低。原始的憑證數(shù)據(jù)存在于各個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)中，導(dǎo)致數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性級(jí)差。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查詢、借閱過程中定位困難，檔案信息無法形成直接關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致查詢效率較低，必要時(shí)還需要提供復(fù)印件，且檔案外借的管控能力及共享程度極易受人為因素影響而產(chǎn)生管理風(fēng)險(xiǎn)。

三、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案電子化管理機(jī)制模型構(gòu)建

本文結(jié)合現(xiàn)階段公立醫(yī)院業(yè)務(wù)特征，構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案與實(shí)物會(huì)計(jì)檔案相結(jié)合的會(huì)計(jì)檔案管理模型，搭建不同模塊相互連通的集成系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的自動(dòng)采集、整理分類、歸檔保管、查詢?cè)L問、到期鑒定銷毀全生命周期管理。

（一）電子會(huì)計(jì)檔案管理模型構(gòu)建原則與目標(biāo)。公立醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)建應(yīng)在滿足相關(guān)政策規(guī)定及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的前提下，根據(jù)醫(yī)院運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行本土優(yōu)化，利用標(biāo)準(zhǔn)接口對(duì)醫(yī)院各系統(tǒng)集成整合及對(duì)元數(shù)據(jù)自動(dòng)精準(zhǔn)采集，并采用電子簽章等安全技術(shù)，提高數(shù)據(jù)安全可靠性，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的全生命周期管理。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案框架構(gòu)建思路。本文電子會(huì)計(jì)檔案框架構(gòu)建思路如表1所示。1.模塊搭建。將分布在不同部門、不同區(qū)域的包含財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、采購、成本、預(yù)算、人事、合同等各類檔案資源及影像識(shí)別、網(wǎng)絡(luò)安全等系統(tǒng)進(jìn)行整合，實(shí)行一體化管理模式，在該模式下按需定制標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的接口，使得各模塊之間相互連通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)提取，避免重復(fù)性工作。2.業(yè)務(wù)流程。本文構(gòu)建的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程如圖1 所示，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和規(guī)范化處理后形成版式文件，對(duì)版式文件進(jìn)行電子簽章、數(shù)字水印處理后形成檔案資料，再對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理、稽核更正、條碼索引、關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)后歸檔入庫[3]。（1）電子會(huì)計(jì)檔案的自動(dòng)采集。以集成式一體化管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺(tái)，調(diào)用或傳送對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)資料的元數(shù)據(jù)或影像文件，將影像編號(hào)、單據(jù)編號(hào)等信息與同一業(yè)務(wù)各單據(jù)之間進(jìn)行精準(zhǔn)匹配。（2）電子會(huì)計(jì)檔案的分類整理。根據(jù)不同的業(yè)務(wù)模塊、數(shù)據(jù)類型進(jìn)行分類整合，并自動(dòng)生成連續(xù)的編號(hào)組卷成冊(cè)，大大提高了檔案管理的工作效率及精細(xì)化水平。另外，通過設(shè)置合理的檔案保管機(jī)制、到期提醒機(jī)制、定期備份機(jī)制，確保會(huì)計(jì)檔案的持久性和時(shí)效性。（3）歸檔保存。根據(jù)國家檔案管理規(guī)范要求，在對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行歸檔、移交及接收、長期保存等環(huán)節(jié)應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、安全、可用性進(jìn)行檢測(cè)，電子化管理系統(tǒng)應(yīng)采用數(shù)字簽名、電子簽章、數(shù)字水印、安全協(xié)議、加密傳輸及身份認(rèn)證等安全技術(shù)，防止檔案數(shù)據(jù)的違規(guī)操作及非法竊取等風(fēng)險(xiǎn)[4]，保障檔案的存儲(chǔ)、使用安全。對(duì)原始紙質(zhì)資料的數(shù)字化組件和立卷，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案電子化的轉(zhuǎn)換。（4）查詢及借閱。通過文檔條形碼建立電子檔案與實(shí)物檔案及庫房的關(guān)聯(lián)關(guān)系，提供面向檔案的案卷、文件、元數(shù)據(jù)、檔案報(bào)表等多種查詢及展示方式，個(gè)性化設(shè)置自定義查詢條件及對(duì)檔案的題名、類型、庫房信息等進(jìn)行聯(lián)合查詢。

表1 會(huì)計(jì)檔案電子化管理框架

圖1 會(huì)計(jì)檔案電子化管理流程圖

四、會(huì)計(jì)檔案電子化管理對(duì)公立醫(yī)院的應(yīng)用價(jià)值

數(shù)字化時(shí)代的會(huì)計(jì)檔案管理利用信息技術(shù)手段加快向電子化管理的轉(zhuǎn)變，已是形勢(shì)所趨，積極推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，契合新形勢(shì)下行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的需求。

（一）實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案全生命周期管理。通過電子化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的自動(dòng)采集、整理分類、歸檔保管、查詢?cè)L問、鑒定銷毀全生命周期管理及全流程閉環(huán)式管理。

（二）紙電共存管理，減少占存。通過電子化管理系統(tǒng)，減少紙張的使用，可以有效降低醫(yī)院能耗支出，減少辦公成本，緩減庫房壓力。利用條形碼技術(shù)建立電子檔案與實(shí)體檔案及庫房信息的有效關(guān)聯(lián)，能夠?qū)崟r(shí)追蹤紙質(zhì)檔案的位置和狀態(tài)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行稽查、盤點(diǎn)，對(duì)檔案實(shí)行虛擬化管理，提高會(huì)計(jì)檔案的借閱、查詢、歸檔的便捷程度。

（三）流程化、標(biāo)準(zhǔn)化程度高。電子會(huì)計(jì)檔案的成冊(cè)、移交、審核等實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化流程性操作，實(shí)現(xiàn)了電子會(huì)計(jì)資料與其他系統(tǒng)的影像文件自動(dòng)、精準(zhǔn)匹配，會(huì)計(jì)檔案自動(dòng)編號(hào)、目錄生成、快速盤點(diǎn)等，減少了人為判斷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不到位帶來的會(huì)計(jì)檔案管理漏洞。

（四）信息實(shí)時(shí)更新、精準(zhǔn)匹配。通過財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與醫(yī)院HIS 系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等對(duì)接，原始憑證、電子會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)同步，并存入電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中，使會(huì)計(jì)檔案信息更加準(zhǔn)確完整、更具時(shí)效性，也有利于醫(yī)院各層級(jí)管理人員能夠迅速對(duì)歸檔的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行查閱，及時(shí)獲取會(huì)計(jì)信息。

（五）數(shù)據(jù)安全性能高。電子化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)采用用戶認(rèn)證、秘鑰授權(quán)、影像加密、四性檢測(cè)等安全技術(shù)，保障原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全、完整、真實(shí)和可用。另外，通過嚴(yán)格的權(quán)限控制、流程控制、數(shù)據(jù)備份、離線歸檔等功能，有效防范數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。

五、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案電子化管理的難點(diǎn)及建議

（一）保管意識(shí)不足，缺乏頂層設(shè)計(jì)。由于公立醫(yī)院管理層及工作人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏對(duì)本單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃和整體設(shè)計(jì)。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層重視程度，才能從多維度進(jìn)行整體設(shè)計(jì)，推動(dòng)“業(yè)財(cái)管信”一體化融合，提升醫(yī)院的整體競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）系統(tǒng)信息化、集成化程度不高。雖然國家主管部門對(duì)檔案管理信息化建設(shè)制定了規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，但應(yīng)用服務(wù)部門的系統(tǒng)軟件開發(fā)更新不能同步于數(shù)字檔案信息化進(jìn)程。系統(tǒng)集成要求較高，多個(gè)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)必須交互利用；交叉操作流程長，操作流程長、涉及人員多、管理難度大，容易出現(xiàn)操作不規(guī)范的現(xiàn)象[5]。因此應(yīng)當(dāng)聯(lián)合軟件開發(fā)企業(yè)建立與醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營情況高度契合的會(huì)計(jì)檔案管理體系，形成標(biāo)準(zhǔn)的電子會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)流程。

（三）綜合性管理人才培養(yǎng)難度大。推行會(huì)計(jì)檔案電子化管理需要管理人員同時(shí)具備檔案管理、財(cái)務(wù)知識(shí)、電子數(shù)據(jù)處理等綜合素質(zhì)能力，而很多公立醫(yī)院管理制度、崗位限制、對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不重視等因素，嚴(yán)重缺乏對(duì)綜合性管理人才的培育。

（四）檔案安全保密體系保障不足。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用雖然會(huì)使工作流程更為便捷，但也存在黑客入侵、惡意篡改、票據(jù)造假等安全隱患，而在會(huì)計(jì)檔案電子化管理推行過程中，系統(tǒng)更新無法與檔案信息化進(jìn)程同步、規(guī)章制度不健全、監(jiān)管缺失等弊端都會(huì)使電子會(huì)計(jì)檔案的安全保密性無法得到有效保障。公立醫(yī)院應(yīng)建立“人防、物防、技防”三位一體的安全防范有效機(jī)制，強(qiáng)化技術(shù)防范，建立安全監(jiān)控系統(tǒng)，運(yùn)用加密技術(shù)、日志管理等手段防范操作失誤、病毒破壞、黑客入侵等安全問題。

六、總結(jié)

公立醫(yī)院雖然在信息化建設(shè)、會(huì)計(jì)管理方面得以有效發(fā)展，但在會(huì)計(jì)檔案管理方面仍然存在許多不足，在我國正在推行“檔案電子化”新變革浪潮中，積極探索公立醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案管理路徑，不僅是契合數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)及落實(shí)國家的政策要求，并且能夠提高會(huì)計(jì)檔案信息的利用效率，降低醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營成本，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合，有效提升醫(yī)院信息化建設(shè)及財(cái)務(wù)管理水平。