文/江蘇省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所 吳曉行 李文靜 王獻(xiàn)旭 丁潔瑩

當(dāng)今時(shí)代飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室行政管理模式已經(jīng)滿足不了冗雜繁復(fù)的工作需要。避免不必要的企業(yè)辦公室行政管理資源浪費(fèi)，節(jié)省企業(yè)辦公室行政管理經(jīng)費(fèi)成本勢在必行。受行政管理人員、企業(yè)辦公室環(huán)境、行政管理制度等多方面因素影響，企業(yè)辦公室行政管理工作效率低下。為了讓企業(yè)可以最大限度地利用現(xiàn)有的人力、物力以及財(cái)力資源，精細(xì)化的企業(yè)辦公室行政管理改革方向備受推崇。精細(xì)化行政管理改革在降低企業(yè)的經(jīng)營與管理成本方面效果顯著，對企業(yè)本身來說極具現(xiàn)實(shí)意義。企業(yè)行政管理精細(xì)化應(yīng)該遵循“五精四細(xì)”的原則，主要針對產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量以及運(yùn)營質(zhì)量。企業(yè)行政管理精細(xì)化可以提升行政管理工作人員的工作效率、進(jìn)度、質(zhì)量，在提升企業(yè)行政管理能力方面擁有很高的價(jià)值[1]。

一、信息化背景簡介

企業(yè)行政管理部門的硬件設(shè)施、人文環(huán)境、工作氛圍等都會對行政管理部門員工產(chǎn)生影響?！冬F(xiàn)代管理學(xué)》從規(guī)范化、個(gè)性化提煉出精細(xì)化管理概念，同時(shí)具有精準(zhǔn)定位、詳細(xì)目標(biāo)、完整考核內(nèi)容的企業(yè)行政管理工作才可以稱為精細(xì)化行政管理。行政管理部門員工是企業(yè)行政管理工作的重中之重，工作環(huán)境也成為左右工作效率的關(guān)鍵因素。行政管理部門員工的心理與生理狀況直接受到行政管理工作環(huán)境的影響。歸屬感是企業(yè)行政管理部門員工的動力源泉，缺乏企業(yè)文化的公司往往不會使員工產(chǎn)生歸屬感，缺乏歸屬感的員工往往缺乏工作自主性，只會被動地進(jìn)行企業(yè)行政管理工作。行政管理精細(xì)化能在落實(shí)好企業(yè)行政管理員工管理責(zé)任的同時(shí)，令員工產(chǎn)生歸屬感并自發(fā)性地完成企業(yè)行政管理工作。在信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理企業(yè)行政管理工作中的各類問題尤為重要。在企業(yè)行政管理向精細(xì)化方向轉(zhuǎn)型的過程中，來源于計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的信息化技術(shù)尤為重要，以專業(yè)性信息化技術(shù)為企業(yè)行政管理工作的基礎(chǔ)。企業(yè)要利用信息化技術(shù)優(yōu)越的記錄、處理信息能力，觀察企業(yè)行政管理工作過程的每一步。企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化轉(zhuǎn)型至關(guān)重要的一步就是發(fā)現(xiàn)并不斷改進(jìn)工作中的問題。除此之外，以精細(xì)操作、管理為主要特征的企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化通過信息化技術(shù)得以實(shí)施。在企業(yè)辦公室行政管理工作過程中，提高精細(xì)化程度，并利用信息化技術(shù)掌控、了解企業(yè)辦公室行政管理工作過程，使企業(yè)辦公室行政管理質(zhì)量和水平可以符合時(shí)代要求[2]。

二、企業(yè)辦公室行政管理存在的問題

（一）企業(yè)辦公室行政管理機(jī)制不健全。增強(qiáng)行政管理人員管理意識是優(yōu)化企業(yè)辦公室行政管理的基礎(chǔ)。在企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的過程中，管理意識是行政管理人員良好執(zhí)行力的前提，執(zhí)行力是完成行政管理工作預(yù)定目標(biāo)的能力，信息化技術(shù)與行政管理精細(xì)化相互配合，對企業(yè)辦公室行政管理內(nèi)容進(jìn)行制定、定期盤點(diǎn)等都是必不可少的步驟。除此之外，部分企業(yè)缺乏行政管理意識，大多數(shù)行政管理部門并沒有培養(yǎng)員工的管理意識。這種忽視員工管理意識的狀況對企業(yè)辦公室行政管理工作產(chǎn)生了消極影響，企業(yè)辦公室行政管理模式改革刻不容緩[3]。

企業(yè)的辦公室行政管理工作可以歸類為事務(wù)性工作，行政管理工作過程中會存在許多潛在隱患，主要有兩大因素：其一是企業(yè)辦公室行政管理部門員工對工作內(nèi)容理解不夠深刻，在實(shí)際工作中沒有清晰的計(jì)劃以及任務(wù)規(guī)劃，導(dǎo)致行政管理員工分配的工作缺乏公平性，影響行政管理員工的積極性，阻礙了企業(yè)辦公室行政管理任務(wù)的執(zhí)行；其二是企業(yè)辦公室行政管理過程中缺少專業(yè)性指導(dǎo)與相關(guān)部門的監(jiān)督。如果既沒有可以對行政管理員工進(jìn)行專業(yè)性指導(dǎo)的前輩，又沒有具體的監(jiān)督管理機(jī)制規(guī)范約束，行政管理部門員工的執(zhí)行力將大打折扣，工作將進(jìn)展緩慢[4]。

（二）缺少有效的監(jiān)管機(jī)制。部分企業(yè)在辦公室行政管理工作過程中管理意識淡薄，再加上企業(yè)制度等因素，使得企業(yè)辦公室行政管理具體制度規(guī)劃方面不夠精細(xì)。正常來說，企業(yè)應(yīng)該對行政管理部門員工設(shè)立具體的行政管理工作規(guī)章制度以及相應(yīng)的考核和監(jiān)督機(jī)制，這樣才能有效避免企業(yè)在行政管理工作中人力和物力資源的浪費(fèi)。目前部分企業(yè)忽視辦公室行政管理工作的重要性，缺乏有效的行政管理監(jiān)督手段，使企業(yè)在行政管理監(jiān)管方面存在疏漏[5]。

目前部分企業(yè)的辦公室行政管理工作流程復(fù)雜且煩瑣，由企業(yè)辦公室行政管理部門統(tǒng)一分配行政管理工作。但是企業(yè)并沒有統(tǒng)一的準(zhǔn)則對辦公室行政管理各部門進(jìn)行合理地資源分配。企業(yè)只有全面掌握具體的人力資源和物力資源信息，企業(yè)辦公室行政管理部門的資源分配問題才能迎刃而解。

（三）企業(yè)行政管理的執(zhí)行準(zhǔn)則缺失。在企業(yè)辦公室行政管理工作過程中使用傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理，固然存在既能保證良好工作方式方法的傳承，也能保障企業(yè)行政管理的穩(wěn)定有序的優(yōu)勢。但如果過度依賴傳統(tǒng)工作方法，也會出現(xiàn)各種各樣的問題，無法對企業(yè)辦公室行政管理工作內(nèi)容進(jìn)行改革創(chuàng)新。與此同時(shí)，實(shí)際行政管理工作環(huán)境中往往會頻繁地發(fā)生人員變動，導(dǎo)致行政管理工作進(jìn)度停滯，企業(yè)行政管理工作進(jìn)度緩慢[6]。

（四）考核評價(jià)體系不健全。有的企業(yè)會針對辦公室行政管理部門制定完善的考核評價(jià)體系，但在企業(yè)行政管理實(shí)際工作中不難發(fā)現(xiàn)，看似完善的考核評價(jià)體系可能會與企業(yè)自身情況不符，企業(yè)需要根據(jù)自身行政管理部門實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。首先，績效指標(biāo)應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況制定，不同行業(yè)、規(guī)模的企業(yè)行政管理指標(biāo)應(yīng)該不同，指標(biāo)要求過高，企業(yè)行政管理部門員工無法去實(shí)現(xiàn)，指標(biāo)要求過低，企業(yè)行政管理部門人力資源造成浪費(fèi)。其次，評估過程難以檢驗(yàn)，部分企業(yè)在績效評估過程中會參考企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意見或觀點(diǎn)。最后，是企業(yè)人事部員工因?yàn)楣ぷ髁枯^大，很少會對行政管理部門員工進(jìn)行后續(xù)跟蹤考核。

三、信息化背景下企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化改革措施

（一）建設(shè)信息化企業(yè)行政管理機(jī)制。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)辦公室行政管理工作的信息化水平應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，企業(yè)為了提升行政管理工作信息化水平，需要準(zhǔn)備充足的人力和物力資源?；ヂ?lián)網(wǎng)打破了傳統(tǒng)的單一式軟件結(jié)構(gòu)模式，穩(wěn)定有序地發(fā)展為現(xiàn)代化混合型網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模式，這種模式的轉(zhuǎn)變在極大地加快信息數(shù)據(jù)傳遞速度的同時(shí)，對數(shù)據(jù)保存時(shí)間也延長了，并且使數(shù)據(jù)的安全得到保障。將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)辦公室行政管理工作，可以有效提升企業(yè)行政管理部門的信息軟件資源共享能力，使企業(yè)辦公室行政管理部門相關(guān)決策的執(zhí)行效果得到增強(qiáng)[7]。

（二）創(chuàng)建企業(yè)行政管理有效監(jiān)管機(jī)制。在信息化時(shí)代，企業(yè)行政管理工作要考慮應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的可行性，利用信息化技術(shù)設(shè)計(jì)企業(yè)辦公室行政管理流程，對企業(yè)傳統(tǒng)的復(fù)雜冗長的行政管理流程進(jìn)行精簡與完善。因此，讓員工共同參與企業(yè)行政管理流程設(shè)計(jì)，利用前輩總結(jié)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)改造現(xiàn)有的行政管理工作流程，使行政管理工作流程合理化、規(guī)范化。具體的企業(yè)辦公室行政管理類型及流程見表1[8]：

表1 辦公室行政管理類型及流程

（三）制定企業(yè)行政管理的執(zhí)行準(zhǔn)則。在企業(yè)行政管理工作中使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，如何保證應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效提升企業(yè)辦公室行政管理工作效率，是當(dāng)代企業(yè)保證自身發(fā)展的關(guān)鍵。企業(yè)需要加快自身的信息化系統(tǒng)建設(shè)，有規(guī)劃地制定每位辦公室行政管理部門員工的工作內(nèi)容，優(yōu)化現(xiàn)有的行政管理工作方案。

（四）行政管理考核評價(jià)體系的精細(xì)化。定期考核企業(yè)辦公室行政管理人員并評估行政管理工作內(nèi)容，有利于提升員工的行政管理執(zhí)行力。同時(shí)，建立行政管理員工激勵(lì)機(jī)制，使評估結(jié)果成為企業(yè)辦公室行政管理人員的工作動力。企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化評估指標(biāo)及內(nèi)容見表2[9]：

表2 精細(xì)化評估指標(biāo)及內(nèi)容

公文管理工作內(nèi)容主要包括簽收并記錄、登記編號并保管、將文件轉(zhuǎn)到相應(yīng)部門、相應(yīng)部門查閱文件調(diào)取、建立卷宗并將文件歸檔等；檔案管理工作內(nèi)容主要包括收集檔案資料，根據(jù)檔案內(nèi)容分類，統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)分析管理，銷毀超過有效期的檔案，建立卷宗及檔案歸檔內(nèi)容范圍、歸檔時(shí)間以及歸檔制度等；會議管理工作內(nèi)容主要包括會議主體及目標(biāo)記錄、記錄參會人員名稱、職位以及具體參會時(shí)間，記錄會議演講及討論內(nèi)容并對后續(xù)執(zhí)行情況進(jìn)行記錄等；印章管理工作內(nèi)容主要是企業(yè)在承辦項(xiàng)目工程時(shí)需要頻繁使用印章，而大部分企業(yè)承辦的項(xiàng)目時(shí)間周期較長，需要根據(jù)具體工作內(nèi)容提交書面申請到辦公室行政管理部門，在行政管理部門領(lǐng)導(dǎo)同意并簽字后得到企業(yè)實(shí)物印章并使用[10]。

四、結(jié)語

隨著當(dāng)今企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷壯大，員工的職能分工也有精細(xì)化發(fā)展趨勢，企業(yè)為了順應(yīng)自身發(fā)展的需要，應(yīng)該對企業(yè)辦公室行政管理進(jìn)行改革，使企業(yè)行政管理向?qū)I(yè)化、精細(xì)化方向發(fā)展。