施千里 王睿

（1.福建福清核電有限公司 福清 350300；2.中國人民大學信息資源管理學院 北京 100872）

1 引言

我國2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），第三十七條對電子檔案管理提出了明確：“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。從電子檔案的法律效力來看，只有當電子檔案符合該要求時，才能“與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”，實現(xiàn)其“以電子形式作為憑證使用”的重要社會價值。電子文件是電子檔案的重要來源。從電子文件管理來看，“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”是確保電子文件實現(xiàn)合規(guī)性管理的基本要求，對電子文件管理具有重要指導價值。電子文件合規(guī)性管理是電子文件管理發(fā)展到一定階段的必然要求，主要是指電子文件依據“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求進行管理，確保電子文件具有法律意義層面的證據價值的一種管理方式。核電是重要的精密型能源產業(yè)，核電廠的生產、運營和管理過程具有嚴格的安全性要求，電子文件是合規(guī)生產經營的記錄與憑證。推進核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理，對于實現(xiàn)核電廠的安全生產、合規(guī)管理、有效運行意義重大。

2 核電行業(yè)實施電子文件合規(guī)性管理的現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

2.1 核電行業(yè)實施電子文件合規(guī)性管理的現(xiàn)狀

核電行業(yè)實施電子文件合規(guī)性管理主要體現(xiàn)在制度建設和系統(tǒng)建設兩個方面。第一，在制度標準建設方面，從國家層面來看，國家能源局針對核電行業(yè)電子文件管理、檔案管理等內容先后發(fā)布了一系列行業(yè)標準，主要包括《NB/T 20041-2011核電文檔管理系統(tǒng)功能要求》《NB/T 20042-2011核電檔案分類準則及編碼規(guī)則》《NB/T 20418-2017核電電子文件元數據》《NB/T 20523-2018核電文件檔案管理要求》等，對于核電行業(yè)電子文件管理起到了良好的指導、規(guī)范作用。從企業(yè)層面來看，核電行業(yè)頭部企業(yè)中核集團自2008年起，陸續(xù)發(fā)布《核電電子文檔移交細則》《核電項目檔案移交與接收辦法》《核電項目數碼照片檔案采集及歸檔要求》《總承包模式核電項目檔案歸檔范圍及原件歸屬管理辦法》《核電項目文檔管理評估辦法》等一系列文件，為電子文件的科學管理發(fā)揮了重要指導作用。

第二，在信息系統(tǒng)建設方面，核電行業(yè)通過信息系統(tǒng)建設加強對電子文件的合規(guī)性管理。如中核集團自2015年來先后投入使用ERP、OA、檔案管理系統(tǒng)等多個辦公類管理軟件，建立公司檔案管理系統(tǒng)，促進公司電子文件歸檔與各類檔案信息資源的收集、管理與利用，提升檔案信息開發(fā)利用與共享服務能力[1]；中核集團原子能院研發(fā)的PDM（反應堆工程技術產品數據管理）系統(tǒng)，制定、開發(fā)了文件的審簽、變更等流程，實現(xiàn)了不同責任單位間數據傳遞的全電子化管理，對業(yè)務流程中產生的設計數據、過程數據、圖紙和文檔、產品物料清單等進行全要素領域、全生命周期管控[2]；秦山核電于2017年推廣上線9臺機組N1-EAM(核電廠生產管理信息系統(tǒng))，項目形成標準藍圖文件37份，升版相應管理程序153份，完成以PIM（電廠信息查詢系統(tǒng)）報表等為代表的1030項優(yōu)化開發(fā)，標志著秦山基地不同堆型機組生產管理業(yè)務實現(xiàn)了統(tǒng)一[3]。福清核電領頭建設的企業(yè)內容管理平臺（ECM）實現(xiàn)了基于云平臺的文檔信息移動服務，并自主研發(fā)了“搜?！蔽臋n數據搜索引擎，實現(xiàn)了文檔管理、企業(yè)門戶和工作流程一體化[4]。

2.2 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理面臨的挑戰(zhàn)

電子文件合規(guī)性管理具有復雜性。一方面，檔案及業(yè)務部門面對的是過往數十年來紙質文檔的數字化產物，以及數量日趨龐大的原生于數字環(huán)境中的電子文件；另一方面，核電行業(yè)電子文件類型眾多，不同業(yè)務部門電子文件管理需求差異大，某一具體工程涉及的外部單位多，這給核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理帶來了如下幾個方面的挑戰(zhàn)。第一，管理體系挑戰(zhàn)。檔案部門需要思考的問題包括但不限于如何取得在電子文件管理方面的主動地位？如何抓準自身工作定位且保持獨特性？如何在取得主動地位后獲得業(yè)務部門支持？如何在業(yè)務部門推廣研究成果？這些問題的解決需要領導班子、檔案部門、業(yè)務部門間的協(xié)調配合。第二，業(yè)務流程挑戰(zhàn)。核電行業(yè)業(yè)務流程具有精密性和復雜性。針對業(yè)務流程中專業(yè)性極強的各類電子文件，檔案部門在深入前端的過程中可能會由于欠缺核電專業(yè)知識導致難以把制電子文件程序規(guī)范與要素合規(guī)的相關細節(jié)，進而導致電子文件管理工作的規(guī)范性不足。第三，政策制度挑戰(zhàn)。過往與核電行業(yè)電子文件管理相關的政策制度，多從檔案部門或文檔管理部門的視角出發(fā)，與業(yè)務的貼合性有待進一步提升，檔案部門迫切需要協(xié)同業(yè)務部門，在制定業(yè)務流程標準的同時對電子文件編寫、校對、審核、批準流程加以規(guī)范性說明，從而確保制定的制度、標準符合業(yè)務工作需要等。該項工作同樣需要政府機構、行業(yè)組合等的支持，通過制定更高層次的政策制度及行業(yè)標準，加強對核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理的整體規(guī)劃，促進電子文件管理的標準化，為核電行業(yè)中不同企業(yè)間可能的數據交流提供便利。

3 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理要素分析

3.1 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理要素

我國《檔案法》提出的“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，是對電子文件合規(guī)性管理主要內容的精準凝練，涵蓋了電子文件全生命周期，對核電行業(yè)電子文件管理具有重要指導意義。據此，核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理亟需遵照“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，其開展電子文件合規(guī)性管理亦應該包括電子文件來源可靠、電子文件程序規(guī)范、電子文件要素合規(guī)三個要素。

3.2 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理要素分析

第一，要確保電子文件來源可靠，應從電子文件規(guī)劃之時、形成之初就開始施以外力、加以規(guī)范，并在其后生命周期中的每一流轉環(huán)節(jié)都要保證其來源可靠，為實現(xiàn)這一目的應主要考慮與電子文件相關的活動、責任者、時間和系統(tǒng)四大要素，其中電子文件的活動為核心主線，是電子文件的直接來源，后三者作為組成元素參與到這一過程中。第二，程序規(guī)范包括業(yè)務流程的規(guī)范與法規(guī)政策的規(guī)范，前者要求電子文件生命周期流程要與業(yè)務流程相適應，可與前端控制等電子文件管理思想相結合，后者則需要國家立法機構、各級主管部門、行業(yè)協(xié)會、企業(yè)部門等共同行動，旨在通過強制性的法律或者共通共識的制度、標準，達到規(guī)范行業(yè)電子文件管理生態(tài)的效果。在構建業(yè)務流程體系時，要貫徹前端控制等思想以確保業(yè)務流程可運行、過程安全可靠、效率極優(yōu)，在構建法規(guī)政策體系時要加強法規(guī)政策的學習以及落地時的適應性調整。第三，要素合規(guī)的實現(xiàn)與電子文件的背景、內容、結構、案卷、形成過程記錄、管理過程記錄和文件效力等多方面相關，一方面需要保證電子文件正文的合規(guī)性，另一方面需要加強元數據管理，結合采標等途徑構建適合企業(yè)實際情況的元數據標準，從而更好把握電子文件的背景、結構等信息，實現(xiàn)電子文件要素合規(guī)（見圖1）。

圖1 電子文件合規(guī)性管理要素框架

4 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理體系的構建與實踐

4.1 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理體系的構建

新《檔案法》實施后，業(yè)界圍繞“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的電子檔案展開了一系列實踐探索，其中具有代表性的實踐項目有福建省檔案局、省檔案館設計的“三包兩結構一體化”電子文件與電子檔案規(guī)范管理模式，其中“三包”指的是將歸檔數據按保存、利用、管理需求分為存檔信息包、查詢信息包和管理信息包，“兩結構”指的是將電子文件元數據分為基本元數據和擴展元數據兩個基礎結構，“一體化”指的是電子文件與電子檔案的“文檔一體化”、檔案館與檔案室之間“館室一體化”[5]。綜合分析以福建省檔案主管部門建立的“三包兩結構一體化”為代表的電子文件管理模式，可以發(fā)現(xiàn)當前多數實踐項目在落地環(huán)節(jié)側重于技術的迭代更新，以及電子文檔管理系統(tǒng)功能的開發(fā)完善，較好地彌補了檔案部門過往在技術領域存在的不足。在此過程中需要注意的是，要保障電子文件管理合規(guī)，還應綜合考慮業(yè)務流程、法規(guī)政策、技術實現(xiàn)等多重維度，實現(xiàn)電子文件在其全生命周期中均符合“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”這一要求。因此，本文在前人的研究基礎上，提出采用“五步走”戰(zhàn)略來構建電子文件合規(guī)性管理體系，即劃定職能分工、規(guī)范業(yè)務流程、制定必要政策、落實重點技術、提出評估指標五步，分別對應電子文件合規(guī)性管理體系中的五個子體系，即職能體系、業(yè)務體系、政策體系、技術體系和評估體系。通過相應構建方法實現(xiàn)的五個子體系在關系上具有交互性、支持性以及一定程度上的遞進性。交互性是指體系之間互相關聯(lián)，如職能體系確定責任者及其職責，而業(yè)務體系則通過設計業(yè)務流程將責任者進行串聯(lián)；支持性是體系間交互的典型特征，如政策體系對于業(yè)務體系的建立具有指導作用；遞進性是指核電企業(yè)在構建電子文件管理體系時，可根據自身已具備的電子文件管理能力，自主選擇子體系的構建順序（圖2）。

圖2 核電行業(yè)電子文件管理體系與要素結構及其交互關系

4.2 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理體系的實踐

第一，完善核電行業(yè)電子文件管理的職能體系。所謂職能體系，是指在宏觀層面要求企業(yè)的電子文件管理部門對業(yè)務部門、檔案部門各自的職責進行劃分，在微觀層面要明晰與電子文件產生交互、發(fā)生關聯(lián)的責任者并對其職責、權限進行規(guī)定。在核電行業(yè)電子文件管理體系中，職能體系的構建主要包括兩個層面：宏觀職能體系和微觀職能體系。宏觀職能體系由國家主管部門、行業(yè)協(xié)會以及代表企業(yè)的相關人員組成，主要職責包括制定規(guī)范化的電子文件管理制度、標準，如《核電電子文件元數據》（NB/T 20418-2017）是由能源行業(yè)核電標準化技術委員會提出，由核工業(yè)標準化研究所歸口，由核工業(yè)檔案館、中廣核核電運營有限公司、中國核電工程有限公司、中廣核工程有限公司、福建福清核電有限公司負責起草，由國家能源局發(fā)布，從編制到發(fā)布，這一過程具有完整的職能規(guī)劃；同時在核電行業(yè)中對制定的制度、標準等進行推廣并提供理論、技術支持，具體形式可體現(xiàn)為編制執(zhí)行說明手冊、開展線上線下培訓等。微觀層面由企業(yè)自身構建的職能體系主要由業(yè)務部門和文檔管理部門的相關人員構成，主要對企業(yè)內具體的核電業(yè)務流程與文檔管理流程負責，一方面是更好地實施由宏觀職能體系構建的制度、方法，另一方面更是對宏觀的制度、方法進行適應性調整，以符合企業(yè)實際需求。宏觀與微觀雙層職能體系的結構，是核電行業(yè)實現(xiàn)電子文件合規(guī)性管理的基礎。為了實現(xiàn)這樣一種宏觀與微觀相結合的雙重職能體系結構，既要分別考慮對宏觀、微觀體系的建設，也要考慮二者之間的交流。對于宏觀職能體系，建議由國家能源局、國家檔案局等國家級主管部門牽頭，由中核集團、中廣核等龍頭企業(yè)主導，其他中小企業(yè)參與，多方主體配合，共同促進核電行業(yè)電子文件管理生態(tài)向好發(fā)展。而對于企業(yè)建設的微觀職能體系，可以采用成立企業(yè)電子文件管理委員會等形式，由企業(yè)領導層批準，核電業(yè)務部門、文檔管理部門、行政部門等各自派出代表參與委員會工作，并對接其來源部門，在委員會中結合電子文件合規(guī)性管理要素對企業(yè)內部的電子文件管理工作進行現(xiàn)狀摸底和整體規(guī)劃，在此基礎上統(tǒng)領電子文件相關系統(tǒng)以及對應接口的建設、管理工作，對相關的制度、標準進行學習、吸收、轉化、更新，并在其來源部門中推廣委員會構建的符合企業(yè)現(xiàn)實需求與實際情況的制度、標準，對電子文件管理流程、具備要素進行規(guī)范，即負責業(yè)務體系、政策體系、技術體系、評估體系的建設，在這一過程中實現(xiàn)文檔管理部門對電子文件的前端控制，保障電子文件來源可靠。

第二，優(yōu)化核電行業(yè)電子文件管理的業(yè)務體系。業(yè)務體系即通過對核電業(yè)務流程與文檔管理流程的整體設計與細節(jié)把握，實現(xiàn)業(yè)務流程可運行、過程安全可靠、效率極優(yōu)等規(guī)范性要求。電子文件管理業(yè)務體系是由與電子文件相關的核電業(yè)務活動、文檔管理活動以一定順序、結構組成的邏輯體系，具體包括電子文件的產生規(guī)則、流轉規(guī)則、智能歸檔方法、多元利用途徑以及核電業(yè)務流程與文檔管理流程的交互關系等內容。在實現(xiàn)方式上，一是要梳理業(yè)務模塊，以此為單位開展工作，摸底并統(tǒng)計當前企業(yè)中產出、辦理、利用電子文件的相關業(yè)務，分析業(yè)務模塊之間的關系，包括電子文件的流轉方向、流轉方式、內外部形態(tài)轉換等具體內容。梳理業(yè)務模塊間邏輯關系的同時，需要考慮如何通過新建業(yè)務環(huán)節(jié)、組合業(yè)務模塊等方式實現(xiàn)檔案部門對電子文件的前端控制，確保電子文件處于檔案部門的全流程管理狀態(tài)下，可以通過在核電業(yè)務流程中加入檔案部門可開展具有前端控制作用的業(yè)務環(huán)節(jié)。二是細化業(yè)務流程。一方面需要依據電子文件的輸入、輸出關系以及業(yè)務流程設計的科學性、核電業(yè)務需求的完備性等，對單個業(yè)務模塊進行排列和連接以形成業(yè)務流程網狀結構，由此確保業(yè)務流程是可運行的、過程是安全可靠的，并在排列組合中實現(xiàn)業(yè)務效率極優(yōu)。三是設計業(yè)務系統(tǒng)。首先是軟硬件環(huán)境的準備，這是系統(tǒng)自身可靠的基本要求；其次是在架構好的軟硬件環(huán)境上，對核電業(yè)務系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)等進行基于需求的開發(fā)，即對業(yè)務模塊梳理結果、業(yè)務流程計劃結果進行向系統(tǒng)中實際功能模塊、工作流程的映射，使得核電業(yè)務流程、文檔管理流程能在系統(tǒng)中正常運作。最后則是系統(tǒng)的評估、優(yōu)化，可參照軟件工程中的“再工程”理念，主要是對系統(tǒng)的迭代、優(yōu)化，以應對系統(tǒng)中可能出現(xiàn)的問題以及業(yè)務流程的變化。

第三，健全核電行業(yè)電子文件管理的政策體系。政策體系是指企業(yè)在遵守當前相關法律規(guī)定的基礎上，結合行業(yè)政策與各類標準，根據實際情況與業(yè)務需求構建企業(yè)專屬的政策標準體系。政策體系是在新《檔案法》對于電子文件合規(guī)性管理的綱領性要求下，結合核電行業(yè)對于電子文件管理工作的迫切需要，進行政策、制度、標準等的建設并以形成完備的體系結構為最終目的。當前國家及各級主管部門、行業(yè)協(xié)會、企業(yè)內部均產出了一定數量的與電子文件管理相關的政策制度，在實踐工作中發(fā)揮了重要作用，但仍存在政策體系不明確、政策內容不完整、政策施效不及時等問題。在此背景下，要實現(xiàn)電子文件管理政策體系合規(guī)，其一是對職能體系進行政策層面的梳理，明確企業(yè)施行的管理架構以及業(yè)務活動中各責任者及其應盡的職責，對違規(guī)行為以及獎懲措施進行規(guī)定；其二是對構建的業(yè)務體系進行固化與標準化，以政策、制度等形式記錄業(yè)務流程具體要求，并保障其實施；其三是以標準的形式對技術指標等進行規(guī)定，如確定四性檢測的具體細節(jié)、企業(yè)采用的電子文件元數據方案、設定企業(yè)相關系統(tǒng)的功能及性能要求等。

第四，加強核電行業(yè)電子文件管理的技術體系。技術體系主要針對系統(tǒng)的建設，即在保障業(yè)務流程各項功能正常實現(xiàn)的前提下，通過引入元數據智能化管理、云計算等思想以及電子簽名、區(qū)塊鏈等方法對系統(tǒng)效能進行優(yōu)化。核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理技術體系的主要內容是在政策體系的指導下，基于一定的軟、硬件配置，通過結合人工智能等技術開發(fā)相應的核電業(yè)務系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)，從而在具體工作環(huán)境中實現(xiàn)職能體系、業(yè)務體系的具象化，賦予業(yè)務流程可實施性?；趯ο到y(tǒng)的定位與功能描述，該體系主要分為三個部分，即軟硬件支撐層、業(yè)務邏輯層、技術保障層（圖3）。軟硬件支撐層由CPU、GPU、內存、硬盤等硬件設施與數據庫、操作系統(tǒng)、應用服務器、客戶端服務器等軟件設施組成的軟硬件支撐層為業(yè)務邏輯層與技術保障層提供支撐服務；業(yè)務邏輯層本質上是在系統(tǒng)中對業(yè)務流程進行功能模塊的映射，需要考慮具體的業(yè)務流程與數據流向；技術保障層是指云計算、人工智能等技術及其衍生的具體應用方向，如超量存儲、四性維護等。業(yè)務邏輯層與技術保障層之間存在“數邏交互”的關系，即通過數據與邏輯的交互，實現(xiàn)業(yè)務邏輯層與技術保障層的連接。數據的交互體現(xiàn)在業(yè)務邏輯層中涉及的數據既可以存儲在本地硬盤上，也可以存儲在云服務器中，數據的處理、流轉過程也可能需要依靠云計算、人工智能等技術力量，而處理結果又將反饋到業(yè)務邏輯層中推動業(yè)務進行。邏輯交互體現(xiàn)在業(yè)務流程與技術使用本身就是一個相互適應的過程，即針對特定的業(yè)務流程需要采用個性化技術方案以提高業(yè)務效率、增強業(yè)務效果。同樣地，特定技術也具有其獨特的應用領域和適用場景。除此之外，技術介入系統(tǒng)之后，也將一定程度上影響系統(tǒng)中的業(yè)務流程與數據流轉邏輯，如在采用電子簽名保障電子文件的真實性時，則需要在系統(tǒng)中嵌入相應的電子簽名系統(tǒng)，責任者需要在活動中對電子簽名進行操作，四性檢測環(huán)節(jié)也將增加對電子簽名可靠性、不變性的檢測。

圖3 核電行業(yè)電子文件管理技術體系框架

第五，建立核電行業(yè)電子文件管理的評估體系。評估體系則是對企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀的綜合評估，是對企業(yè)當前在該領域的優(yōu)勢、不足、未來目標等的全面分析，是企業(yè)確定電子文件管理工作未來方向的重要參考，是企業(yè)在知識資產方面實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的動力來源。評估體系主要是在關注企業(yè)電子文件管理成本以及收益的基礎上，對企業(yè)電子文件管理工作中的職能體系、業(yè)務體系、政策體系、技術體系的整體審視與把控。評估體系的存在具有鮮明的目的性，這體現(xiàn)在評估體系的最終目的是為了實現(xiàn)電子文件管理工作對企業(yè)的效益最大化。構建電子文件合規(guī)性管理體系中的評估體系，首先要明確評估主體，該主體需要具備一定的專業(yè)知識，熟悉核電業(yè)務工作、文檔管理工作，可以建立覆蓋領導部門、預算部門、業(yè)務部門、文檔管理部門的電子文件管理工作評估小組開展評估，邀請相關領域的專家學者對其工作進行指導。其次，明確評估內容。參照《核電項目文檔管理評估實施辦法》，可以將評估流程劃分為“申請-準備-評估-問題追蹤”四個階段，從管理體系、能力體系、內容管理、管理執(zhí)行力四個方面設定了詳細的評估標準與量化指標。最后，重視評估結果應用。要將分析結果及時反饋到電子文件合規(guī)性管理體系中，實現(xiàn)對該體系的正向驅動以及企業(yè)電子文件管理工作的可持續(xù)發(fā)展。