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        水利工程項(xiàng)目檔案特點(diǎn)與新成立單位檔案管理體系的建立

        2023-11-23 03:34:50姜小惠
        蘭臺內(nèi)外 2023年31期

        摘 要:水利工程項(xiàng)目檔案是水利工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄,是工程項(xiàng)目建設(shè)的重要技術(shù)資料,也是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。水利工程項(xiàng)目檔案對了解、分析和掌握工程建設(shè)情況,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),發(fā)揮檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的積極作用,具有十分重要的意義。水利建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)政策性和專業(yè)性很強(qiáng)的工作,新成立的單位檔案管理體系建立的好壞直接影響水利工程項(xiàng)目檔案的管理水平和質(zhì)量。水利工程項(xiàng)目檔案具有不同于其他工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn),文章對其梳理總結(jié),并提出相應(yīng)的措施,旨在為新成立單位做好水利工程項(xiàng)目檔案管理工作提供參考。

        關(guān)鍵詞:水利工程項(xiàng)目;檔案特點(diǎn);檔案管理體系

        一、水利工程項(xiàng)目檔案特點(diǎn)

        水利工程項(xiàng)目檔案是水利工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄,具有很強(qiáng)的專業(yè)性、政策性和連續(xù)性。一般情況下,水利工程項(xiàng)目檔案具有以下特點(diǎn):

        1.形成周期的差異性

        水利工程項(xiàng)目檔案與普通工程項(xiàng)目檔案的形成周期有所不同,水利工程項(xiàng)目檔案從其立項(xiàng)、施工、竣工驗(yàn)收到正式運(yùn)行均需要較長時間,在這個過程中形成的檔案形成周期也有所不同。并且,水利工程項(xiàng)目建設(shè)過程中還會存在不同時期的工程變更,也會導(dǎo)致水利工程項(xiàng)目檔案的形成周期有所變化。由此可見,水利工程項(xiàng)目檔案的形成周期受到諸多因素影響,具有明顯的差異性。目前,我國水利工程項(xiàng)目建設(shè)中普遍存在對工程建設(shè)過程中的變更管理不夠規(guī)范、變更審批程序不夠完善、變更審批后執(zhí)行不力、對變更后可能存在的質(zhì)量問題重視不夠以及未建立起嚴(yán)格的變更管理制度等問題。

        2.形成過程的復(fù)雜性

        水利工程項(xiàng)目檔案是在水利工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的,其形成過程較為復(fù)雜,而且水利工程項(xiàng)目建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程,包括前期準(zhǔn)備、施工和驗(yàn)收等多個階段。此外,水利工程項(xiàng)目檔案的形成是一個長期的過程,一般需要幾年甚至更長的時間。因此,水利工程項(xiàng)目檔案形成過程的復(fù)雜性對其形成周期有很大影響。此外,文件材料的完整性和準(zhǔn)確性要求高,水利工程項(xiàng)目檔案的內(nèi)容既要體現(xiàn)工程建設(shè)的一般過程,又要反映工程建設(shè)各階段的具體要求,既要體現(xiàn)水利行業(yè)特點(diǎn),又要符合水利工程項(xiàng)目建設(shè)的一般規(guī)律。因此,水利工程項(xiàng)目檔案在內(nèi)容上具有全面性和準(zhǔn)確性要求。

        3.內(nèi)容涵蓋的豐富性、時效性和綜合性

        水利工程項(xiàng)目檔案不僅要反映建設(shè)工程的一般過程,還要反映水利工程項(xiàng)目建設(shè)的主要內(nèi)容和工作成果,包括前期工作、施工管理、監(jiān)理管理和質(zhì)量監(jiān)督管理等方面的內(nèi)容。同時,水利工程項(xiàng)目檔案還必須與水利工程項(xiàng)目建設(shè)相關(guān),具有較強(qiáng)的時效性,特別是對于一些重大水利工程項(xiàng)目而言,由于工期較長,建設(shè)過程中資料變化也較大。此外,水利工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容的綜合性還體現(xiàn)在不同方面的建設(shè)資料都必須匯集在一起,形成一個綜合報(bào)告,包括建設(shè)任務(wù)書、設(shè)計(jì)概算、施工圖、招標(biāo)投標(biāo)文件、施工方案、施工合同等文件材料以及相關(guān)單位提供的重要技術(shù)資料。

        4.規(guī)范管理的科學(xué)性

        水利工程項(xiàng)目檔案的管理既要體現(xiàn)水利行業(yè)特點(diǎn),又要符合水利建設(shè)規(guī)律,水利工程項(xiàng)目檔案管理必須堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)”的原則。同時,水利工程項(xiàng)目檔案管理必須遵循“內(nèi)容完整、歸檔及時”的原則。在水利工程項(xiàng)目檔案形成過程中,形成單位必須對所有文件材料分類整理,按照統(tǒng)一的要求歸檔。在此基礎(chǔ)上,對資料分類、組卷、編目和立卷,并按照工程建設(shè)要求,將相關(guān)資料在規(guī)定時間內(nèi)及時整理歸檔。此外,水利工程項(xiàng)目檔案管理還必須確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性,并遵循“先分類,后組卷”的原則。

        5.利用服務(wù)的社會性

        水利工程項(xiàng)目檔案是水利工程項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分,不僅可以反映水利工程項(xiàng)目建設(shè)的主要內(nèi)容,而且可以作為水利建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收的重要依據(jù)。此外,水利工程項(xiàng)目檔案還是水利行業(yè)內(nèi)部各單位之間交流學(xué)習(xí)的重要資料,特別是在水利工程項(xiàng)目建設(shè)過程中,各參與單位之間互相交流學(xué)習(xí)的機(jī)會很多。因此,水利工程項(xiàng)目檔案可以為行業(yè)內(nèi)部交流學(xué)習(xí)提供便利條件。同時,水利建設(shè)項(xiàng)目檔案管理必須確保檔案利用服務(wù)的安全性和保密性,防止泄密和失密事件發(fā)生。

        二、水利工程項(xiàng)目檔案管理中的問題

        1.水利工程檔案管理體制落后

        水利工程檔案管理的主體是工程建設(shè)單位,即建設(shè)單位負(fù)責(zé)工程的設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等單位的檔案管理工作,但建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)中往往只重視工程項(xiàng)目的投資、進(jìn)度和質(zhì)量等,對于項(xiàng)目檔案管理不夠重視。有些建設(shè)單位只保管項(xiàng)目施工中形成的資料,而對于工程竣工驗(yàn)收后形成的資料并未開展檔案管理,導(dǎo)致水利工程檔案在收集、整理過程中由于管理體制落后而使工程資料丟失嚴(yán)重。在水利工程項(xiàng)目建設(shè)過程中,部分施工單位對檔案管理不夠重視,導(dǎo)致水利工程資料丟失嚴(yán)重,使水利工程竣工后的檔案無法得到有效整理和歸檔。

        2.對水利工程檔案作用的認(rèn)知比較匱乏

        一些水利工程建設(shè)單位沒有意識到檔案管理對于水利工程建設(shè)的重要性,甚至有些水利施工單位認(rèn)為項(xiàng)目檔案只是工程竣工后對資料歸檔的一項(xiàng)工作,對于檔案管理也只停留在對其收集、整理和歸檔的層面上,導(dǎo)致水利工程檔案的作用沒有得到充分發(fā)揮。同時,由于水利工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案資料具有時效性,在工程竣工后,如果沒有及時對其整理歸檔,這些資料可能會隨著時間的推移而消失殆盡。因此,如何有效管理這些資料,充分發(fā)揮檔案的作用,是當(dāng)前水利工程建設(shè)單位迫切需要解決的問題。

        3.水利工程檔案與水利工程建設(shè)缺少一致性

        水利工程檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄,工程檔案的形成與水利工程建設(shè)是同步的,從水利工程項(xiàng)目立項(xiàng),施工單位就開始檔案資料的收集、整理和歸檔,施工完畢后也需要及時收集檔案資料,這就造成了水利工程建設(shè)與水利工程檔案管理存在脫節(jié)現(xiàn)象。水利工程項(xiàng)目竣工后,由于前期工作不到位和資料不完整等原因,導(dǎo)致施工過程中形成的資料無法得到有效收集,造成水利工程項(xiàng)目檔案與水利工程建設(shè)的不一致性。

        三、水利工程項(xiàng)目檔案管理體系建立的重要意義

        水利工程項(xiàng)目檔案是水利工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄,真實(shí)反映了水利工程建設(shè)的全過程,是工程建設(shè)、項(xiàng)目管理和工程驗(yàn)收的重要依據(jù),也是水利水電工程建設(shè)和管理、經(jīng)營與開發(fā)的重要參考資料。加強(qiáng)水利工程項(xiàng)目檔案管理,建立完善的水利工程項(xiàng)目檔案管理體系,是提高水利工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量和管理水平的需要。因此,建立完善的水利工程項(xiàng)目檔案管理體系對于促進(jìn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)范有序開展、提升工程項(xiàng)目檔案管理水平具有重要意義。

        1.統(tǒng)一思想認(rèn)識,提高政治站位

        建立完善的水利工程項(xiàng)目檔案管理體系是新成立單位落實(shí)《全國水利水電建設(shè)工程檔案管理辦法》(水建管〔2015〕157號)、《水利部關(guān)于加強(qiáng)水利工程項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)意見》(水資發(fā)〔2016〕49號)等有關(guān)規(guī)定的要求,是水利工程建設(shè)單位提高工程項(xiàng)目檔案管理水平、保障工程質(zhì)量和安全生產(chǎn)、促進(jìn)工程順利實(shí)施的有效手段,是水利工程項(xiàng)目檔案工作的重要組成部分。同時,也是新成立單位貫徹落實(shí)中央有關(guān)要求,充分發(fā)揮檔案在水利水電工程建設(shè)管理中重要作用的必然要求。新成立單位應(yīng)加強(qiáng)對水利工程項(xiàng)目檔案管理工作的宣傳,使項(xiàng)目參建各方明確認(rèn)識到水利工程項(xiàng)目檔案管理工作的重要性、必要性和緊迫性,以高度的政治責(zé)任感和使命感抓好水利工程項(xiàng)目檔案工作,為新成立單位構(gòu)建完善的水利工程項(xiàng)目檔案管理體系奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

        2.成立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

        新成立單位在組織機(jī)構(gòu)上應(yīng)充分考慮工程檔案管理工作的需要,成立由單位主要負(fù)責(zé)人牽頭的領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)工程檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,以保證工程檔案管理工作順利開展。同時,還要結(jié)合單位實(shí)際情況,設(shè)立專門的工程檔案管理機(jī)構(gòu),配備專兼職人員。工程檔案管理機(jī)構(gòu)在人員配備上應(yīng)充分考慮專業(yè)性和專門性,配備具有水利工程項(xiàng)目檔案專業(yè)知識的專職人員負(fù)責(zé)工程檔案管理工作。在職責(zé)劃分上,應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目具體情況和人員配備情況,明確各職能部門及具體責(zé)任人的職責(zé)。

        在組織領(lǐng)導(dǎo)上,要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)小組作用,定期組織召開工程檔案工作會議或?qū)n}會議,及時研究部署工程檔案管理工作任務(wù)及要求;要建立健全以單位主要負(fù)責(zé)人為組長的水利工程項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),加強(qiáng)對工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo);要制訂工作計(jì)劃和年度實(shí)施方案,建立健全檔案工作機(jī)構(gòu)和工作制度,明確檔案工作目標(biāo)、任務(wù)和要求;要落實(shí)制度、經(jīng)費(fèi)等保障措施,為工程檔案管理工作開展提供有力的組織保障。

        3.建立健全制度體系,規(guī)范工程檔案管理

        (1)建立健全相關(guān)制度

        結(jié)合單位實(shí)際情況,制定《檔案管理辦法》《檔案工作人員管理制度》等制度,進(jìn)一步明確各部門、各崗位職責(zé),做到制度健全、職責(zé)明確、責(zé)任到人。

        (2)加強(qiáng)工程檔案管理

        將水利工程項(xiàng)目檔案管理納入單位內(nèi)部管理考核范圍,健全考核評價體系,對工程檔案管理情況定期或不定期考核評價。根據(jù)水利工程項(xiàng)目檔案管理要求,建立《工程資料歸檔制度》《工程資料查閱利用制度》《工程資料檔案保管制度》等多項(xiàng)配套制度,確保工程檔案管理的規(guī)范性、完整性和準(zhǔn)確性,提高工程文件整理歸檔和利用效率。

        (3)強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)

        組織開展水利工程項(xiàng)目檔案工作培訓(xùn),學(xué)習(xí)了解《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)和工程文件歸檔、整理等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。組織學(xué)習(xí)水利工程項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、范圍和整理要求,提高單位干部職工對水利工程項(xiàng)目檔案工作重要性的認(rèn)識。同時,通過組織觀摩交流、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式,鼓勵新成立單位在水利工程項(xiàng)目檔案工作中先行先試,積極探索新經(jīng)驗(yàn)、新做法。

        四、新成立單位水利工程項(xiàng)目檔案管理體系建立措施

        1.高度重視,提高對水利工程項(xiàng)目檔案管理的認(rèn)識

        水利工程項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄,是工程建設(shè)管理的重要組成部分,是不可再生的寶貴資源,水利工程項(xiàng)目檔案管理工作在工程建設(shè)中起著重要的作用。通過對水利工程項(xiàng)目檔案資料的收集、整理和歸檔,可以為今后水利工程項(xiàng)目實(shí)施過程中項(xiàng)目管理、工程變更和工程驗(yàn)收等提供真實(shí)、可靠的依據(jù),為確保水利工程建設(shè)質(zhì)量提供可靠保證。因此,新成立單位必須高度重視水利工程項(xiàng)目檔案管理工作,提高認(rèn)識,把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要工作來抓,使領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,高度重視水利檔案資料的收集與歸檔。

        2.健全機(jī)構(gòu),為做好檔案管理提供組織保障

        新成立單位應(yīng)建立專門機(jī)構(gòu),配備專人負(fù)責(zé)水利工程項(xiàng)目檔案管理工作,及時組織學(xué)習(xí)掌握水利工程項(xiàng)目檔案管理政策,掌握《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定,并對本單位的檔案管理工作展開監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和考核。同時,要做到分工明確、職責(zé)清晰,要明確工程文件形成部門及整理歸檔部門,確保水利工程項(xiàng)目文件資料的收集、整理和歸檔工作有專人負(fù)責(zé),建立健全項(xiàng)目文件形成部門與檔案管理部門之間的協(xié)作配合機(jī)制,使水利工程項(xiàng)目檔案管理工作有序開展。

        3.建立健全制度,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

        新成立單位應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況,結(jié)合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國建筑法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》等法律法規(guī),建立健全水利工程項(xiàng)目檔案管理制度,從規(guī)章制度、人員管理、檔案收集、整理和保管等方面規(guī)范檔案資料的收集與歸檔,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地記錄水利工程項(xiàng)目建設(shè)過程,保證水利工程項(xiàng)目檔案的真實(shí)性和完整性,提高水利工程項(xiàng)目檔案管理水平。同時,要定期檢查水利工程項(xiàng)目檔案的收集情況,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正,確保水利工程項(xiàng)目檔案管理工作有序開展。

        4.完善檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)信息化管理

        水利工程項(xiàng)目檔案管理工作具有一定的特殊性,必須按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定開展管理,新成立單位應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際情況,建立完善的水利工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)水利工程項(xiàng)目檔案信息化管理,通過建立水利工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng),做到對檔案的收集、整理、歸檔和利用等工作全程跟蹤監(jiān)控,做到對水利工程項(xiàng)目檔案信息的動態(tài)跟蹤與掌控,實(shí)現(xiàn)工程文件資料的實(shí)時更新與維護(hù),能夠及時準(zhǔn)確地了解工程建設(shè)進(jìn)度及工程質(zhì)量,為以后的水利工程項(xiàng)目檔案管理工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

        5.加強(qiáng)培訓(xùn),提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

        水利工程項(xiàng)目檔案管理人員必須具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),既要精通業(yè)務(wù),又要熟悉檔案管理工作。因此,新成立單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作,通過定期組織培訓(xùn)、座談討論和經(jīng)驗(yàn)交流等方式,不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),使其掌握水利檔案管理的法律法規(guī)及水利工程項(xiàng)目檔案管理要求,明確水利工程項(xiàng)目檔案管理工作職責(zé)和要求,切實(shí)提高水利工程項(xiàng)目檔案管理水平。

        五、結(jié)語

        水利工程項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,只有在單位領(lǐng)導(dǎo)重視、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮檔案部門在項(xiàng)目建設(shè)中的參謀、助手和技術(shù)服務(wù)作用,才能提高檔案管理水平,確保水利工程項(xiàng)目檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動情況。檔案部門應(yīng)主動介入水利工程建設(shè)項(xiàng)目的全過程,并以此為契機(jī),不斷提升自身綜合素質(zhì)和專業(yè)能力,在水利建設(shè)事業(yè)中發(fā)揮更大作用,為水利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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        (作者單位:廣東省粵西水資源管理局)

        作者簡介:姜小惠(1978—),女,漢族,湖北英山人,大學(xué)本科,經(jīng)濟(jì)師,研究方向:檔案管理。

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