邱志雄，林憲春，張益焜，高曉東

(1. 廣東省高速公路有限公司,廣東 廣州 510623;2. 廣東東方思維科技有限公司,廣東 廣州 510199)

0 引言

近年來,我國高速公路建設(shè)步入“快車道”,《國家公路網(wǎng)規(guī)劃》(2022)提出國家公路網(wǎng)到2035年總規(guī)模將達到46.1萬km,高速公路建設(shè)改造需求約5.8萬km。

大型高速公路建設(shè)項目由于其建設(shè)周期長、參建單位多,在工程建設(shè)期間將產(chǎn)生海量的工程文件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件管理模式雖較為成熟,但存在信息傳遞不便、審核流程低效等問題,因而不能滿足當前工程項目現(xiàn)代化建設(shè)的要求。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,目前高速公路建設(shè)中越來越多地運用信息化手段輔助工程信息管理,在此背景下,廣東省率先實施了“雙套制”的檔案管理模式并取得一系列成果。

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》指出,要加快推進檔案信息化建設(shè),引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化。2021年起實施的新修訂的《中華人民共和國檔案法》提出“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具備同等效力,為新時期電子檔案建設(shè)提供了政策指引。國家檔案局已在全國開展了涉及核電、水電、交通、航空航天等領(lǐng)域三批次共計69個建設(shè)項目電子檔案管理的試點并取得了一系列成果,為提高建設(shè)項目電子檔案管理水平起到了積極作用。

隨著近年來國家對檔案管理數(shù)字化發(fā)展提出了一系列新的規(guī)劃,結(jié)合新一代信息技術(shù)的快速發(fā)展,有必要對現(xiàn)有“雙套制”檔案管理模式作進一步的完善和提升。

1 提升思路

廣東省高速公路建設(shè)項目“雙套制”檔案管理模式利用電子簽名技術(shù)解決了部分文件經(jīng)系統(tǒng)化整理后直接歸檔形成電子檔案的問題。利用電子簽章提升電子文件形成及管理過程的合規(guī)性,卷內(nèi)文件上相關(guān)責任人無需逐頁、逐項進行手工簽名即可完成業(yè)務(wù)審批,極大提高了項目檔案管理的效率。但在項目實際應(yīng)用中,電子文件的生成僅限于工程質(zhì)量業(yè)務(wù)的相關(guān)資料,其余文件仍需通過數(shù)字化掃描后歸入電子檔案管理。電子檔案管理過程所需的元數(shù)據(jù)、四性檢測、歸檔信息包等關(guān)鍵技術(shù)還未得到深度應(yīng)用,需進一步研究實現(xiàn)優(yōu)化與提升。

基于此,本文依托廣東省高速公路有限公司下屬的深汕西高速公路改擴建項目(本文簡稱深汕西項目),結(jié)合項目電子檔案管理經(jīng)驗,以完善和提升廣東省公路建設(shè)項目“雙套制”檔案管理模式為目標,提出以下優(yōu)化思路:

(1)橫向擴大電子檔案的應(yīng)用范圍,在原質(zhì)量業(yè)務(wù)電子文件歸檔范圍方面,增加項目的造價、合同、安全等業(yè)務(wù)電子文件歸檔,實現(xiàn)電子文件來源更廣泛、更全面。并建立起多個業(yè)務(wù)與檔案管理系統(tǒng)的有機聯(lián)系,實現(xiàn)不同業(yè)務(wù)間電子檔案的全面收集與協(xié)同利用,提升電子檔案管理的科學性、系統(tǒng)性、整體性。

(2)縱向加深電子檔案的應(yīng)用深度,優(yōu)化業(yè)務(wù)管理流程,在高速公路全過程業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件的歸檔要求。研究應(yīng)用形成電子檔案的關(guān)鍵優(yōu)化內(nèi)容,確保電子檔案符合相關(guān)標準和規(guī)范。

(3)提升電子檔案管理一體化水平,提出一體化的融合管理理念,從技術(shù)層面解決電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)問題。實現(xiàn)滿足“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的電子檔案從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到電子檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔和電子檔案管理全流程管理。

2 工程應(yīng)用實踐

2.1 擴大電子檔案應(yīng)用范圍

廣東省高速公路建設(shè)項目“雙套制”檔案管理模式的應(yīng)用中,各大建設(shè)項目主要對施工單位產(chǎn)生的工程資料納入到電子檔案歸檔范圍。而在項目建設(shè)過程中,業(yè)主單位和監(jiān)理單位也會產(chǎn)生相應(yīng)的文件材料,或參與部分業(yè)務(wù)的審批,因此應(yīng)擴大電子檔案的應(yīng)用主體,通過對多方項目原始數(shù)據(jù)的收集和分析,共同保障工程建設(shè)速度和質(zhì)量。

表1 文件歸檔類別

參照《廣東省交通運輸廳關(guān)于公路建設(shè)項目檔案的管理辦法》建設(shè)項目文件八大類型的分類,歸檔范圍優(yōu)化體現(xiàn)在原施工單位質(zhì)量業(yè)務(wù)電子文件歸檔范圍方面。深汕西項目增加涉及建設(shè)單位、監(jiān)理單位的造價、合同、安全等業(yè)務(wù)電子文件歸檔,實現(xiàn)對項目施工單位、監(jiān)理單位、業(yè)主單位相關(guān)文件材料的協(xié)同管理,為項目文件材料后續(xù)的電子化管理與利用奠定基礎(chǔ)。

2.2 加大電子檔案的應(yīng)用深度

針對電子文件歸檔和電子檔案管理兩個過程進行優(yōu)化(圖1)。通過對業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)補充相應(yīng)的優(yōu)化內(nèi)容,保證電子檔案管理全鏈條程序規(guī)范及各階段文件(檔案)內(nèi)容要素合規(guī)。在電子文件生成階段,應(yīng)用數(shù)字簽名留存相關(guān)責任人的審批記錄,確保文件內(nèi)容與審批流程真實有效;結(jié)合高速公路建設(shè)的特點,項目創(chuàng)新性地提出涉及造價、進度、質(zhì)量、安全等業(yè)務(wù)的元數(shù)據(jù)方案,在管理流程中記錄元數(shù)據(jù)用以描述電子文件的背景信息,強化電子文件與產(chǎn)生文件的業(yè)務(wù)活動之間的聯(lián)系。在文件傳輸過程中,對文件組織打包形式以及歸檔流程進行設(shè)計,并在電子文件歸檔和電子檔案長期保存環(huán)節(jié)進行四性檢測與元數(shù)據(jù)捕獲,有利于保障電子文件(檔案)真實可靠,確保歸檔流程合規(guī)合法。

圖1 優(yōu)化方案

2.2.1 實施數(shù)字簽名,確保真實性

為保證安全高效地生成電子文件,深汕西項目通過與具備資質(zhì)的數(shù)字證書授權(quán)機構(gòu)合作,采用第三方電子認證機構(gòu)數(shù)字簽名方案提供的數(shù)字證書和電子認證服務(wù),已為980名項目人員提供了具有法律效力的CA證書。為進一步規(guī)范數(shù)字簽名的應(yīng)用,項目在發(fā)放數(shù)字證書(Ukey)時,要求申領(lǐng)人簽訂《數(shù)字證書使用責任承諾書》,填寫《申領(lǐng)數(shù)字證書個人信息匯總表》(圖2),防止出現(xiàn)冒名領(lǐng)取數(shù)字證書、非法使用等情況,確保數(shù)字簽名應(yīng)用的真實性。

圖2 Ukey申領(lǐng)文件

2.2.2 編制元數(shù)據(jù)方案,提高可用性

元數(shù)據(jù)是描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù),是保障電子文件真實性、有效性必要的技術(shù)手段。制定行業(yè)適用的元數(shù)據(jù)方案是元數(shù)據(jù)有效利用的前提。深汕西項目參考已有規(guī)范將元數(shù)據(jù)劃分為文件實體、責任者實體、業(yè)務(wù)實體和關(guān)系實體四種類型(圖3),并對每個元數(shù)據(jù)項的約束性、可重復(fù)性、元素類型、數(shù)據(jù)類型、值域、子元素、信息來源、相關(guān)元素等進行逐一描述。為使元數(shù)據(jù)方案更切合行業(yè)實際應(yīng)用,方案結(jié)合高速公路建設(shè)項目的特點將業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)進一步分解為業(yè)務(wù)基本元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)分類元數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)拓展元數(shù)據(jù)等三種類型,增加了如單位工程、分部與分項工程等能反映高速公路建設(shè)項目特點的元數(shù)據(jù)類型(表2),提升了元數(shù)據(jù)方案的行業(yè)適用性,也為四性檢測等關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用提供了必要條件。

圖3 元數(shù)據(jù)分類

表2 業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)

元數(shù)據(jù)應(yīng)在電子檔案管理全過程的各個關(guān)鍵階段進行捕獲,系統(tǒng)可自動捕獲電子文件信息、業(yè)務(wù)實體信息、人員等背景信息的元數(shù)據(jù)。由于部分文件仍需以紙質(zhì)形式完成業(yè)務(wù)流程后再轉(zhuǎn)為電子文件進行歸檔,因此對可能存在的某些元數(shù)據(jù)無法通過系統(tǒng)自動捕獲時,保留手工著錄手段進行補充。

2.2.3 應(yīng)用歸檔信息包,提升完整性

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)、《電子檔案移交接收操作規(guī)程》(DA/T 93-2022)指出:電子檔案管理應(yīng)“推進在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求,產(chǎn)生電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具有電子文件歸檔的功能”;電子檔案移交接收的操作流程中,“電子檔案一般以件為單位進行管理”。

深汕西項目根據(jù)相關(guān)規(guī)范要求,以歸檔信息包(圖4)的形式將涉及多方的業(yè)務(wù)資料安全、有序地歸入檔案系統(tǒng)管理,實現(xiàn)前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)與后端檔案管理系統(tǒng)的無縫對接,促進電子文件歸檔和電子檔案不同階段、不同部門(業(yè)務(wù)部門、檔案室)的全過程協(xié)同管理,最大限度地提高整體管理效益。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)先進行文件整理形成包含內(nèi)部文件組織結(jié)構(gòu)信息的歸檔信息包,可避免文件因缺乏整理無序傳輸至檔案系統(tǒng)帶來的文件丟失、歸檔信息不全面及后期項目資料向檔案館移交時文件整理工作量大等問題。信息包內(nèi)部應(yīng)包括多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的預(yù)歸檔文件及其元數(shù)據(jù)文件,一方面可利用元數(shù)據(jù)反映信息包內(nèi)部的文件結(jié)構(gòu),實現(xiàn)電子文件的自包含與自描述,實現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián);另一方面歸檔信息包可作為電子檔案長期保存的有效形式,對于電子文件憑證價值的保障也具有重要意義。

圖4 歸檔信息包結(jié)構(gòu)

2.2.4 實現(xiàn)四性檢測,保證安全性

由于電子文件在歸檔過程中涉及工程參建單位各業(yè)務(wù)部門以及檔案室之間的業(yè)務(wù)交接,所以在此環(huán)節(jié)需結(jié)合管理流程對歸檔的電子文件進行嚴格把關(guān)。為進一步確保電子檔案安全可靠,深化對元數(shù)據(jù)的利用,深汕西項目在電子文件在線歸檔和電子檔案保存的過程中實施“四性檢測”(真實性、完整性、可用性和安全性)。四性檢測技術(shù)方案(圖5)覆蓋對電子檔案歸檔環(huán)節(jié)和電子檔案長期保存環(huán)節(jié)的檢測。

圖5 四性檢測方案

在檢測內(nèi)容方面,真實性是對電子文件來源、元數(shù)據(jù)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)與內(nèi)容關(guān)聯(lián)性等進行真實性檢測,確保電子文件內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時的原始狀況相一致。完整性是對電子文件數(shù)據(jù)總量、元數(shù)據(jù)、文件內(nèi)容、歸檔信息包等進行檢測,保證其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失,實現(xiàn)電子檔案對項目建設(shè)全過程、包含具體施工部位的施工過程以及特定事項的管理過程等的記錄?？捎眯缘臋z測應(yīng)包含電子信息的可識別性、存儲管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性以及存儲載體的兼容性等,保證電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)和理解。安全性的檢測是電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案的本質(zhì)不同,也是高速公路建設(shè)項目電子檔案管理的重中之重,應(yīng)保證歸檔信息包、歸檔載體、歸檔保存過程等多方面的安全,有助于規(guī)避文件傳輸與管理時產(chǎn)生的諸如信息泄露、文件非法篡改等安全風險,充分利用信息技術(shù)賦能檔案管理,實現(xiàn)管理過程可控、數(shù)據(jù)存儲可靠。

2.3 提升電子檔案管理一體化水平

深汕西項目嚴格按照規(guī)范要求,從數(shù)據(jù)采集真實性、業(yè)務(wù)審批規(guī)范性、文件歸檔自動性三個方面,提升電子檔案的管理水平。項目將高速公路建設(shè)的質(zhì)量管理、安全管理、計劃管理、造價管理等項目全生命周期的業(yè)務(wù)納入項目一體化管理范疇,擴大了電子檔案管理范圍,便于各項業(yè)務(wù)信息集中式管理,實現(xiàn)信息互聯(lián)互通。同時,項目通過多項技術(shù)方案的應(yīng)用,實現(xiàn)貫穿數(shù)據(jù)采集、業(yè)務(wù)審批、文件歸檔全鏈條的電子檔案一體化管理,如圖6所示。

2.3.1 數(shù)據(jù)采集真實性

深汕西項目通過物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)實現(xiàn)18 個試驗室、13 個標段拌合站對接,施工現(xiàn)場累計對接超過 350 臺設(shè)備。結(jié)合項目現(xiàn)場人員手機移動端數(shù)據(jù)錄入,實現(xiàn)設(shè)備的信息要素(時間、地點、用量、技術(shù)參數(shù))自動采集與相互關(guān)聯(lián)。設(shè)備生成的各項數(shù)據(jù)自動填充到相應(yīng)的報表并同步推送至業(yè)務(wù)系統(tǒng),避免因人工記錄數(shù)據(jù)、手動錄入系統(tǒng)引起的數(shù)據(jù)遺漏、失真等問題。同時,項目充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的智能化應(yīng)用,例如通過對壓力機、萬能機、水泥一體機、養(yǎng)護箱等設(shè)備數(shù)據(jù)的實時采集,同步智能與相關(guān)標準進行對比,能及時預(yù)警,實現(xiàn)工程質(zhì)量提前預(yù)防、全過程追溯管理,以數(shù)據(jù)可靠保證項目質(zhì)量可靠。

2.3.2 業(yè)務(wù)審批規(guī)范性

深汕西項目各業(yè)務(wù)部門可通過系統(tǒng)在線生成PDF/A格式文件,結(jié)合在業(yè)務(wù)流程中利用數(shù)字證書固化相關(guān)責任人的審批記錄,以保障電子文件的真實性、完整性,確保簽名人身份真實、簽名內(nèi)容不可抵賴、簽名結(jié)果法律有效。為使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)快捷集成數(shù)字簽名簽章、減少集成的復(fù)雜性,深汕西項目統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一實施數(shù)字簽名簽章方案,形成了一套高效、規(guī)范、標準的操作規(guī)程,并能以API或獨立工具的方式供業(yè)務(wù)系統(tǒng)選擇使用。

2.3.3 文件歸檔同步性

深汕西項目在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實施電子文件歸檔功能,將需要歸檔的電子文件要求前置內(nèi)嵌到業(yè)務(wù)模塊中。在預(yù)歸檔階段進行歸檔文件的預(yù)先整理,經(jīng)四性檢測后形成歸檔信息包,實現(xiàn)多業(yè)務(wù)模塊的電子文件便捷歸檔,加強文件歸檔的同步性。

3 結(jié)語

本文通過對大型高速公路工程建設(shè)項目中電子檔案“雙套制”管理模式的探索,對管理流程各環(huán)節(jié)補充相應(yīng)的優(yōu)化內(nèi)容,并在深汕西項目進行應(yīng)用實踐,拓展及加深了高速公路建設(shè)項目電子檔案的應(yīng)用廣度及深度。項目通過物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)實現(xiàn)信息要素自動采集,基于系統(tǒng)優(yōu)化實現(xiàn)不同業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門的數(shù)據(jù)安全流通。項目預(yù)期實現(xiàn)80%以上的工程資料以電子形式歸檔,進一步提升了電子檔案管理水平,也為高速公路建設(shè)項目電子檔案管理提供了工程實踐經(jīng)驗。