文/王小剛 徐建駿

隨著企事業(yè)單位委托檔案寄存資料的不斷積累增多，現(xiàn)有檔案寄存管理應(yīng)用實(shí)踐中存在工作負(fù)荷大、管理效率低、檔案存取不方便等突出問題。本文通過(guò)引入檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)寄存檔案分類和檔案調(diào)閱分布特點(diǎn)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，優(yōu)化發(fā)包方檔案保管庫(kù)所、檔案層架部署和運(yùn)輸路線方案，結(jié)合研究基于RFID 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案寄存的安全、高效的智能服務(wù)。

企事業(yè)單位需要委托寄存的檔案不僅種類繁雜、檔案的數(shù)量快速增加。同時(shí)，檔案委托單位由于業(yè)務(wù)需要，對(duì)寄存檔案進(jìn)行查閱和利用的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性也提出了更高的要求?，F(xiàn)有檔案寄存管理中采用智能化管理的程度較低，主要借助人工和簡(jiǎn)單的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檔案的分類編目、檔案查找和檔案調(diào)閱，存在檔案查找困難、檔案調(diào)閱實(shí)時(shí)性差等突出問題，造成檔案保管效率低、檔案調(diào)閱實(shí)時(shí)性差、檔案寄存管理費(fèi)用較高。

智能化的檔案寄存庫(kù)房與傳統(tǒng)檔案館相比具有顯著優(yōu)勢(shì)。智能控制技術(shù)是智能服務(wù)檔案庫(kù)房的核心。通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)和自動(dòng)便捷控制技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案館整個(gè)工作流程的實(shí)時(shí)掌控。智能安全保障系統(tǒng)采用多重技術(shù)保障，如人臉識(shí)別、智能身份證刷卡等措施，保證檔案不被盜竊或者被人非法拿出。多功效的內(nèi)部環(huán)境控制，包括溫度、濕度、光照度等，可使檔案資料得到完備保護(hù)。智能文件檢索計(jì)算系統(tǒng)通過(guò)高速網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的準(zhǔn)確快速檢索。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)，可實(shí)現(xiàn)檔案資料的及時(shí)更新和備份。

檔案庫(kù)房智能服務(wù)機(jī)制

檔案寄存智能服務(wù)機(jī)制包含檔案大數(shù)據(jù)、RFID 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和智能化的信息服務(wù)系統(tǒng)。通過(guò)集成這些先進(jìn)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案寄存服務(wù)的自動(dòng)化、數(shù)字化和智能化。

智慧檔案庫(kù)房架構(gòu)設(shè)計(jì)

智慧檔案庫(kù)房構(gòu)建時(shí)，通過(guò)將傳感器、RFID 標(biāo)簽等硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)相結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)管理和智能寄存。該系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期管理，無(wú)論是檔案接收、檔案運(yùn)輸還是檔案入庫(kù)、檔案本地或遠(yuǎn)程調(diào)閱等多個(gè)環(huán)節(jié)。此外，智能寄存系統(tǒng)還可以對(duì)檔案的存放環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，避免檔案濕度過(guò)高、溫度過(guò)低等情況的發(fā)生，從而保證檔案的完好性和安全性?；跈n案大數(shù)據(jù)、RFID 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以檔案寄存為研究對(duì)象，通過(guò)智能射頻技術(shù)標(biāo)簽技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建檔案寄存管理完整解決方案，對(duì)委托寄存在異地的檔案信息進(jìn)行安全傳輸和高效管理；建立寄存檔案的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總、分析和建模，實(shí)現(xiàn)檔案寄存全流程處理的可視化。

智慧檔案庫(kù)房的核心模塊包括：檔案數(shù)據(jù)的采集與整合。通過(guò)人工和自動(dòng)化手段采集檔案數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)整合到一個(gè)龐大的檔案數(shù)據(jù)集中。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律和異常；RFID 標(biāo)簽的使用。將RFID 標(biāo)簽粘貼在檔案盒子和文件夾上，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案的追蹤和管理。當(dāng)檔案進(jìn)入寄存室時(shí)，RFID 感應(yīng)器可以自動(dòng)讀取檔案信息，并將該信息傳輸?shù)街悄芊?wù)系統(tǒng)中；智能化的服務(wù)系統(tǒng)。通過(guò)大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，智能服務(wù)系統(tǒng)可以自動(dòng)處理檔案信息，對(duì)其進(jìn)行分類、編號(hào)、儲(chǔ)存、檢索和出庫(kù)等操作。系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互，提供在線查詢、文件傳遞等服務(wù)。此外，系統(tǒng)還具有智能預(yù)警功能，能夠在檔案異常情況發(fā)生時(shí)自動(dòng)報(bào)警。

檔案大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)機(jī)制

智能化的檔案存儲(chǔ)模塊可以方便地對(duì)檔案的存儲(chǔ)、檢索、共享、備份和恢復(fù)進(jìn)行管理。存儲(chǔ)模塊需要支持不同類型的文件、多語(yǔ)言版本、不同格式文件等，同時(shí)具備文件庫(kù)房分級(jí)管理、權(quán)限設(shè)置、跟蹤記錄等功能。此外，建立在線的檔案檢索系統(tǒng)，能夠快速查找到需要的檔案信息，并且具備多種檢索方式和檢索結(jié)果的導(dǎo)出功能。

通過(guò)將檔案存儲(chǔ)與大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合，可以更加高效、規(guī)范地管理檔案。大數(shù)據(jù)技術(shù)可使檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式更加規(guī)范化，提高檔案操作效率。例如，企業(yè)可采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)大量存在于不同數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案進(jìn)行檢索、篩選和匯總。在檢索檔案時(shí)，采用模糊匹配技術(shù)，將文件內(nèi)容進(jìn)行相似度比較，從而提取符合條件的目錄和檔案。通過(guò)此項(xiàng)技術(shù)的運(yùn)用，檔案工作的效率得到了極大的提升。大數(shù)據(jù)技術(shù)還可為檔案存儲(chǔ)提供高效、可靠保障。

檔案RFID 定位機(jī)制

RFID 技術(shù)是指無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)，通過(guò)檢測(cè)目標(biāo)對(duì)象攜帶的特定射頻信號(hào)，可以正確識(shí)別該目標(biāo)對(duì)象，從而獲得該目標(biāo)對(duì)象對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)信息?；赗FID 的物品識(shí)別管理技術(shù)是一種新型的無(wú)線通信技術(shù)，可以用來(lái)實(shí)現(xiàn)大規(guī)模物品的較為準(zhǔn)確的自動(dòng)識(shí)別和無(wú)線電自動(dòng)識(shí)別， 實(shí)現(xiàn)了對(duì)物品的有效監(jiān)控和控制。在檔案管理中大規(guī)模使用RFID 標(biāo)簽可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速定位、檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)控和檔案的自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)，有效提高檔案管理效率。

RFID 定位技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案位置的快速定位。在傳統(tǒng)的檔案管理中，無(wú)論是在檔案庫(kù)房或是檔案柜中，都需要消耗大量的時(shí)間和人力進(jìn)行查找。而采用RFID 定位技術(shù)后，通過(guò)在檔案上粘貼RFID 標(biāo)簽，將每個(gè)檔案的位置信息存儲(chǔ)在電腦中，當(dāng)需要查找某個(gè)檔案時(shí)，只需要在電腦上輸入該檔案的編號(hào)或關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就可以快速定位其所在位置，大大提高了工作效率。

RFID 定位技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)控。在檔案庫(kù)房或是檔案柜中，檔案的安全非常重要，而RFID 定位技術(shù)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房或柜中的檔案是否被移動(dòng)或錯(cuò)誤的取出，減少檔案無(wú)法找回、損毀的可能性，從而提高了所寄存檔案的安全性。

RFID 定位技術(shù)便于實(shí)現(xiàn)對(duì)寄存檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)分析。引入RFID 技術(shù)后，可以對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，從而可以了解檔案利用情況，快捷統(tǒng)計(jì)檔案被借出、借閱次數(shù)和使用率等，為檔案管理提供數(shù)據(jù)化的決策依據(jù)。

檔案在線借閱機(jī)制

檔案在線借閱機(jī)制通過(guò)將檔案數(shù)字化、云端存儲(chǔ)，方便用戶隨時(shí)隨地查閱檔案，主要包括在線借閱預(yù)約、檔案出入庫(kù)管理、借閱歸還跟蹤等功能。在線借閱預(yù)約過(guò)程中，首先借助在線借閱審批系統(tǒng)對(duì)檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，申請(qǐng)獲審批通過(guò)后，用戶只需在在線借閱模塊輸入所需查閱的檔案關(guān)鍵詞或篩選條件，快速地找到所需檔案，并根據(jù)需要對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)注、打印和下載等操作。

檔案在線借閱機(jī)制還提供安全管理方式。檔案管理者可以根據(jù)檔案的重要程度和保密級(jí)別進(jìn)行分級(jí)和權(quán)限管理，并對(duì)檔案進(jìn)行分類、備份、遷移，更好地應(yīng)用和維護(hù)檔案。

智慧庫(kù)房云平臺(tái)部署與應(yīng)用

平臺(tái)部署

基于檔案大數(shù)據(jù)、RFID 物聯(lián)網(wǎng)的檔案寄存云平臺(tái)主界面，提供主要寄存檔案大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、RFID 檔案管理子系統(tǒng)和檔案庫(kù)房環(huán)境實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)子系統(tǒng)。基于檔案大數(shù)據(jù)、RFID 物聯(lián)網(wǎng)的檔案寄存云平臺(tái)使用RFID 標(biāo)簽追蹤管理檔案，極大地提高了檔案管理和儲(chǔ)存的效率。同時(shí)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理和分析，實(shí)現(xiàn)檔案的分類和檢索?；谶@些技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了低成本和高效率的檔案寄存服務(wù)。用戶只需要在線提交檔案信息和儲(chǔ)存需求，就可以得到一系列自動(dòng)化的服務(wù)，包括檔案分類、編碼、儲(chǔ)存和檢索等。同時(shí)，企業(yè)還可以輕松地監(jiān)控檔案寄存過(guò)程中的任何異常情況，并能夠通過(guò)智能預(yù)警功能及早發(fā)現(xiàn)和解決問題。

部署指揮庫(kù)房云平臺(tái)時(shí)，首先將委托寄存的檔案放入寄存檔案箱，然后在每個(gè)寄存檔案箱上粘貼記錄該寄存檔案箱本身信息和所含箱內(nèi)檔案信息的RFID 電子標(biāo)簽。進(jìn)而通過(guò)檔案庫(kù)房管理人員手工或自主機(jī)器人的RFID 讀寫器正確讀取RFID 電子標(biāo)簽，所讀取內(nèi)容與智慧庫(kù)房云平臺(tái)的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行對(duì)接，從而準(zhǔn)確、高效地實(shí)現(xiàn)對(duì)所寄存檔案的查找、定位等處理。因此，智慧庫(kù)房云平臺(tái)的設(shè)計(jì)采用了RFID 識(shí)別技術(shù)和軟件技術(shù)。

以RFID 識(shí)別技術(shù)為核心的RFID 檔案管理子系統(tǒng)是平臺(tái)的重要組成部分。RFID 檔案管理子系統(tǒng)的主要硬件設(shè)備由RFID 電子標(biāo)簽、RFID 讀寫器、寄存檔案管理應(yīng)用服務(wù)器及客戶端組成。檔案箱標(biāo)簽與寄存檔案箱對(duì)應(yīng)，標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：寄存檔案箱的唯一編碼、所含檔案類別、檔案保存期限、入庫(kù)時(shí)間等。寄存檔案箱入庫(kù)上架后，需要標(biāo)識(shí)寄存檔案箱的具體存放位置，因此，需要在存放寄存檔案箱的密集架存放位置粘貼位置RFID 標(biāo)簽，標(biāo)簽中保存的信息內(nèi)容包括：存放位置編碼、上架時(shí)間等信息。RFID 讀寫器包括固定式RFID 閱讀器和手持式RFID 閱讀器。固定式RFID 閱讀器通常安裝在寄存檔案庫(kù)房的出入口，并與寄存檔案庫(kù)房的安全門禁系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，防止寄存檔案被違規(guī)拿出庫(kù)房。

智慧庫(kù)房云平臺(tái)建立了基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和智能射頻技術(shù)的檔案寄存模型，重點(diǎn)是檔案寄存、檔案查詢、檔案審批等方面都做到了智能化。成功將該模型應(yīng)用于實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)了真實(shí)檔案館內(nèi)的管理，包括檔案存儲(chǔ)、查詢、借閱管理等方面。在檔案管理工作中，該智能寄存技術(shù)已初步發(fā)揮了顯著的效果。

RFID 應(yīng)用實(shí)踐

RFID 安全防護(hù)

借助RFID 技術(shù)設(shè)計(jì)開發(fā)了檔案寄存庫(kù)房的智能安全系統(tǒng)，全面提升寄存檔案的安全防護(hù)水平。安裝RFID 技術(shù)智能安全防盜門，當(dāng)檔案借閱者進(jìn)入庫(kù)房區(qū)域時(shí)，首先進(jìn)行身份驗(yàn)證，可以刷身份證、人臉或指紋識(shí)別。當(dāng)委托寄存的檔案離開庫(kù)房時(shí)，利用安裝在庫(kù)房出入口的固定式RFID 閱讀器可以遠(yuǎn)距離檢測(cè)檔案箱所粘貼的RFID 電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)，并將所讀出的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸給智慧庫(kù)房云平臺(tái)的后臺(tái)門禁安全子系統(tǒng)。

此時(shí)，后臺(tái)門禁安全子系統(tǒng)會(huì)根據(jù)RFID 讀寫器傳輸?shù)臋n案箱標(biāo)簽信息，正確判斷當(dāng)前出庫(kù)的寄存檔案是否滿足出庫(kù)要求，例如是否已經(jīng)辦理了出庫(kù)手續(xù)。如果已經(jīng)辦理，則自動(dòng)放行檔案箱離開庫(kù)房，否則，產(chǎn)生檔案箱違規(guī)出庫(kù)的安全報(bào)警。實(shí)際部署時(shí)，還可以結(jié)合采用視頻實(shí)時(shí)監(jiān)控進(jìn)行多重安全監(jiān)控，有效解決了檔案、檔案箱的非法出庫(kù)問題。

此外，通過(guò)拓展智慧庫(kù)房云平臺(tái)功能，引入電子圍欄技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化地設(shè)定檔案出入庫(kù)的安全配置，更好地幫助庫(kù)房管理人員監(jiān)控庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案信息，可以實(shí)時(shí)掌控當(dāng)前所寄存檔案的借閱和歸還信息，并對(duì)超出規(guī)定閾值范圍的情況及時(shí)進(jìn)行提醒，從而對(duì)所管理的寄存檔案實(shí)現(xiàn)全面安全防護(hù)。

RFID 檔案盤點(diǎn)

利用RFID 技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案寄存庫(kù)房中的檔案盤點(diǎn)。實(shí)施檔案盤點(diǎn)前，先將檔案箱擬上架的位置等信息存入寄存檔案箱的RFID 電子標(biāo)簽。隨后庫(kù)房管理人員使用檔案盤點(diǎn)車掃描檔案密集架上的RFID 標(biāo)簽時(shí)，可以獲取檔案架位置信息，再通過(guò)掃描檔案箱或檔案盒上的RFID 標(biāo)簽，獲取當(dāng)前檔案信息，并與系統(tǒng)后臺(tái)保存的檔案位置和檔案信息進(jìn)行比對(duì)分析。

如果兩者信息不符，說(shuō)明存在寄存檔案的錯(cuò)架問題，需要進(jìn)行檔案的錯(cuò)架調(diào)整。如此循環(huán)往復(fù)，直到掃描該檔案庫(kù)房中的所有檔案箱或檔案，獲取庫(kù)房的檔案盤點(diǎn)結(jié)果。利用RFID 技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案盤點(diǎn)相比，采用RFID 技術(shù)可以在保障檔案數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性的同時(shí)，大大減少庫(kù)房管理人員進(jìn)行寄存檔案盤點(diǎn)中的工作負(fù)荷。如果發(fā)現(xiàn)寄存檔案箱當(dāng)前位置與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中保存的位置不一致時(shí)，RFID 檔案盤點(diǎn)子系統(tǒng)可以自動(dòng)報(bào)警，提醒庫(kù)房管理人員將檔案箱調(diào)整至正確位置。

環(huán)境監(jiān)測(cè)應(yīng)用

基于檔案大數(shù)據(jù)、RFID 物聯(lián)網(wǎng)的檔案寄存云平臺(tái)通過(guò)采集環(huán)境溫濕度、空氣質(zhì)量等數(shù)據(jù)，結(jié)合恒濕消毒凈化一體機(jī)監(jiān)測(cè)子系統(tǒng)，對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)恒溫恒濕與凈化設(shè)備進(jìn)行管理和控制，實(shí)現(xiàn)環(huán)境參數(shù)變化與設(shè)備間的智能聯(lián)動(dòng)控制。同時(shí)集成安全防范、智能燈控等子系統(tǒng)，全方位保障檔案庫(kù)房和實(shí)體檔案的安全。實(shí)時(shí)獲取庫(kù)房的環(huán)境情況、設(shè)備的實(shí)時(shí)運(yùn)行狀態(tài)皆可查可控。支持庫(kù)房設(shè)備的聯(lián)動(dòng)控制，實(shí)現(xiàn)設(shè)備間的互聯(lián)互動(dòng)，如門禁、照明、視頻監(jiān)控聯(lián)動(dòng)等。

檔案寄存云平臺(tái)支持庫(kù)房環(huán)境質(zhì)量智能告警分析，平臺(tái)針對(duì)告警可進(jìn)行智能分析，可形成多種形式的告警統(tǒng)計(jì)圖表。平臺(tái)采用模擬汽車儀表盤方式提供組態(tài)化的監(jiān)控界面，實(shí)時(shí)顯示庫(kù)房溫度、濕度和空氣質(zhì)量數(shù)值。支持告警閾值的定制配置，對(duì)于超出閾值范圍的事件實(shí)現(xiàn)多維度、多途智能告警。

庫(kù)房現(xiàn)場(chǎng)采用本地聲光報(bào)警，報(bào)警信號(hào)通過(guò)本地報(bào)警鈴聲和燈光閃爍播報(bào)。庫(kù)房遠(yuǎn)程報(bào)警可采用遠(yuǎn)程短信、電話、E-mail、微信、手機(jī)APP 等告警方式，且允許用戶按需組合，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房的全天候自動(dòng)監(jiān)測(cè)，以達(dá)到無(wú)人值守目標(biāo)。平臺(tái)支持對(duì)告警信息的統(tǒng)計(jì)、管理，支持告警信息的智能分析，形成多種形式的告警統(tǒng)計(jì)圖表。通過(guò)將歷史報(bào)警數(shù)據(jù)、操作記錄、事件日志生成各種報(bào)表進(jìn)行管理，支持對(duì)報(bào)警原因的分析和處理，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房的智能、安全監(jiān)管。

智能化的檔案館應(yīng)用給檔案工作帶來(lái)了革命性的變化，為寄存檔案的高效存儲(chǔ)、防盜追蹤及管理維護(hù)提供保障。RFID 定位技術(shù)的應(yīng)用大大提高檔案的管理效率、安全性和數(shù)據(jù)化管理水平，極大提高檔案寄存服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，隨著人工智能、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案寄存智能服務(wù)機(jī)制還有更大的發(fā)展空間。建立智能化的檔案庫(kù)房是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，未來(lái)，通過(guò)進(jìn)一步深入研究RFID 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)與云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的集成，不斷完善檔案智能寄存系統(tǒng)，并且通過(guò)對(duì)檔案大數(shù)據(jù)的分析和挖掘，實(shí)現(xiàn)更加智能化、人性化的檔案管理。