文/王小剛 徐建駿

隨著企事業(yè)單位委托檔案寄存資料的不斷積累增多，現(xiàn)有檔案寄存管理應(yīng)用實(shí)踐中存在工作負(fù)荷大、管理效率低、檔案存取不方便等突出問題。本文通過引入檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)，對寄存檔案分類和檔案調(diào)閱分布特點(diǎn)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，優(yōu)化發(fā)包方檔案保管庫所、檔案層架部署和運(yùn)輸路線方案，結(jié)合研究基于RFID 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案寄存的安全、高效的智能服務(wù)。

企事業(yè)單位需要委托寄存的檔案不僅種類繁雜、檔案的數(shù)量快速增加。同時，檔案委托單位由于業(yè)務(wù)需要，對寄存檔案進(jìn)行查閱和利用的實(shí)時性和準(zhǔn)確性也提出了更高的要求?，F(xiàn)有檔案寄存管理中采用智能化管理的程度較低，主要借助人工和簡單的檔案管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案的分類編目、檔案查找和檔案調(diào)閱，存在檔案查找困難、檔案調(diào)閱實(shí)時性差等突出問題，造成檔案保管效率低、檔案調(diào)閱實(shí)時性差、檔案寄存管理費(fèi)用較高。

智能化的檔案寄存庫房與傳統(tǒng)檔案館相比具有顯著優(yōu)勢。智能控制技術(shù)是智能服務(wù)檔案庫房的核心。通過運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)和自動便捷控制技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案館整個工作流程的實(shí)時掌控。智能安全保障系統(tǒng)采用多重技術(shù)保障，如人臉識別、智能身份證刷卡等措施，保證檔案不被盜竊或者被人非法拿出。多功效的內(nèi)部環(huán)境控制，包括溫度、濕度、光照度等，可使檔案資料得到完備保護(hù)。智能文件檢索計(jì)算系統(tǒng)通過高速網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的準(zhǔn)確快速檢索。數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，采用大容量的存儲介質(zhì)，可實(shí)現(xiàn)檔案資料的及時更新和備份。

檔案庫房智能服務(wù)機(jī)制

檔案寄存智能服務(wù)機(jī)制包含檔案大數(shù)據(jù)、RFID 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和智能化的信息服務(wù)系統(tǒng)。通過集成這些先進(jìn)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案寄存服務(wù)的自動化、數(shù)字化和智能化。

智慧檔案庫房架構(gòu)設(shè)計(jì)

智慧檔案庫房構(gòu)建時，通過將傳感器、RFID 標(biāo)簽等硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)相結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動管理和智能寄存。該系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期管理，無論是檔案接收、檔案運(yùn)輸還是檔案入庫、檔案本地或遠(yuǎn)程調(diào)閱等多個環(huán)節(jié)。此外，智能寄存系統(tǒng)還可以對檔案的存放環(huán)境進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測，避免檔案濕度過高、溫度過低等情況的發(fā)生，從而保證檔案的完好性和安全性。基于檔案大數(shù)據(jù)、RFID 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以檔案寄存為研究對象，通過智能射頻技術(shù)標(biāo)簽技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建檔案寄存管理完整解決方案，對委托寄存在異地的檔案信息進(jìn)行安全傳輸和高效管理；建立寄存檔案的大數(shù)據(jù)平臺，進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總、分析和建模，實(shí)現(xiàn)檔案寄存全流程處理的可視化。

智慧檔案庫房的核心模塊包括：檔案數(shù)據(jù)的采集與整合。通過人工和自動化手段采集檔案數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)整合到一個龐大的檔案數(shù)據(jù)集中。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律和異常；RFID 標(biāo)簽的使用。將RFID 標(biāo)簽粘貼在檔案盒子和文件夾上，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案的追蹤和管理。當(dāng)檔案進(jìn)入寄存室時，RFID 感應(yīng)器可以自動讀取檔案信息，并將該信息傳輸?shù)街悄芊?wù)系統(tǒng)中；智能化的服務(wù)系統(tǒng)。通過大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，智能服務(wù)系統(tǒng)可以自動處理檔案信息，對其進(jìn)行分類、編號、儲存、檢索和出庫等操作。系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互，提供在線查詢、文件傳遞等服務(wù)。此外，系統(tǒng)還具有智能預(yù)警功能，能夠在檔案異常情況發(fā)生時自動報警。

檔案大數(shù)據(jù)存儲機(jī)制

智能化的檔案存儲模塊可以方便地對檔案的存儲、檢索、共享、備份和恢復(fù)進(jìn)行管理。存儲模塊需要支持不同類型的文件、多語言版本、不同格式文件等，同時具備文件庫房分級管理、權(quán)限設(shè)置、跟蹤記錄等功能。此外，建立在線的檔案檢索系統(tǒng)，能夠快速查找到需要的檔案信息，并且具備多種檢索方式和檢索結(jié)果的導(dǎo)出功能。

通過將檔案存儲與大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合，可以更加高效、規(guī)范地管理檔案。大數(shù)據(jù)技術(shù)可使檔案數(shù)據(jù)存儲方式更加規(guī)范化，提高檔案操作效率。例如，企業(yè)可采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對大量存在于不同數(shù)據(jù)庫中的檔案進(jìn)行檢索、篩選和匯總。在檢索檔案時，采用模糊匹配技術(shù)，將文件內(nèi)容進(jìn)行相似度比較，從而提取符合條件的目錄和檔案。通過此項(xiàng)技術(shù)的運(yùn)用，檔案工作的效率得到了極大的提升。大數(shù)據(jù)技術(shù)還可為檔案存儲提供高效、可靠保障。

檔案RFID 定位機(jī)制

RFID 技術(shù)是指無線射頻識別技術(shù)，通過檢測目標(biāo)對象攜帶的特定射頻信號，可以正確識別該目標(biāo)對象，從而獲得該目標(biāo)對象對應(yīng)的標(biāo)識信息。基于RFID 的物品識別管理技術(shù)是一種新型的無線通信技術(shù)，可以用來實(shí)現(xiàn)大規(guī)模物品的較為準(zhǔn)確的自動識別和無線電自動識別， 實(shí)現(xiàn)了對物品的有效監(jiān)控和控制。在檔案管理中大規(guī)模使用RFID 標(biāo)簽可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速定位、檔案的實(shí)時監(jiān)控和檔案的自動化統(tǒng)計(jì)，有效提高檔案管理效率。

RFID 定位技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案位置的快速定位。在傳統(tǒng)的檔案管理中，無論是在檔案庫房或是檔案柜中，都需要消耗大量的時間和人力進(jìn)行查找。而采用RFID 定位技術(shù)后，通過在檔案上粘貼RFID 標(biāo)簽，將每個檔案的位置信息存儲在電腦中，當(dāng)需要查找某個檔案時，只需要在電腦上輸入該檔案的編號或關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就可以快速定位其所在位置，大大提高了工作效率。

RFID 定位技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時監(jiān)控。在檔案庫房或是檔案柜中，檔案的安全非常重要，而RFID 定位技術(shù)可以實(shí)時監(jiān)控庫房或柜中的檔案是否被移動或錯誤的取出，減少檔案無法找回、損毀的可能性，從而提高了所寄存檔案的安全性。

RFID 定位技術(shù)便于實(shí)現(xiàn)對寄存檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)分析。引入RFID 技術(shù)后，可以對檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，從而可以了解檔案利用情況，快捷統(tǒng)計(jì)檔案被借出、借閱次數(shù)和使用率等，為檔案管理提供數(shù)據(jù)化的決策依據(jù)。

檔案在線借閱機(jī)制

檔案在線借閱機(jī)制通過將檔案數(shù)字化、云端存儲，方便用戶隨時隨地查閱檔案，主要包括在線借閱預(yù)約、檔案出入庫管理、借閱歸還跟蹤等功能。在線借閱預(yù)約過程中，首先借助在線借閱審批系統(tǒng)對檔案借閱申請進(jìn)行審批，申請獲審批通過后，用戶只需在在線借閱模塊輸入所需查閱的檔案關(guān)鍵詞或篩選條件，快速地找到所需檔案，并根據(jù)需要對檔案進(jìn)行標(biāo)注、打印和下載等操作。

檔案在線借閱機(jī)制還提供安全管理方式。檔案管理者可以根據(jù)檔案的重要程度和保密級別進(jìn)行分級和權(quán)限管理，并對檔案進(jìn)行分類、備份、遷移，更好地應(yīng)用和維護(hù)檔案。

智慧庫房云平臺部署與應(yīng)用

平臺部署

基于檔案大數(shù)據(jù)、RFID 物聯(lián)網(wǎng)的檔案寄存云平臺主界面，提供主要寄存檔案大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、RFID 檔案管理子系統(tǒng)和檔案庫房環(huán)境實(shí)時監(jiān)測子系統(tǒng)?；跈n案大數(shù)據(jù)、RFID 物聯(lián)網(wǎng)的檔案寄存云平臺使用RFID 標(biāo)簽追蹤管理檔案，極大地提高了檔案管理和儲存的效率。同時，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行處理和分析，實(shí)現(xiàn)檔案的分類和檢索。基于這些技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了低成本和高效率的檔案寄存服務(wù)。用戶只需要在線提交檔案信息和儲存需求，就可以得到一系列自動化的服務(wù)，包括檔案分類、編碼、儲存和檢索等。同時，企業(yè)還可以輕松地監(jiān)控檔案寄存過程中的任何異常情況，并能夠通過智能預(yù)警功能及早發(fā)現(xiàn)和解決問題。

部署指揮庫房云平臺時，首先將委托寄存的檔案放入寄存檔案箱，然后在每個寄存檔案箱上粘貼記錄該寄存檔案箱本身信息和所含箱內(nèi)檔案信息的RFID 電子標(biāo)簽。進(jìn)而通過檔案庫房管理人員手工或自主機(jī)器人的RFID 讀寫器正確讀取RFID 電子標(biāo)簽，所讀取內(nèi)容與智慧庫房云平臺的后臺數(shù)據(jù)庫進(jìn)行對接，從而準(zhǔn)確、高效地實(shí)現(xiàn)對所寄存檔案的查找、定位等處理。因此，智慧庫房云平臺的設(shè)計(jì)采用了RFID 識別技術(shù)和軟件技術(shù)。

以RFID 識別技術(shù)為核心的RFID 檔案管理子系統(tǒng)是平臺的重要組成部分。RFID 檔案管理子系統(tǒng)的主要硬件設(shè)備由RFID 電子標(biāo)簽、RFID 讀寫器、寄存檔案管理應(yīng)用服務(wù)器及客戶端組成。檔案箱標(biāo)簽與寄存檔案箱對應(yīng)，標(biāo)簽上儲存的信息項(xiàng)包括：寄存檔案箱的唯一編碼、所含檔案類別、檔案保存期限、入庫時間等。寄存檔案箱入庫上架后，需要標(biāo)識寄存檔案箱的具體存放位置，因此，需要在存放寄存檔案箱的密集架存放位置粘貼位置RFID 標(biāo)簽，標(biāo)簽中保存的信息內(nèi)容包括：存放位置編碼、上架時間等信息。RFID 讀寫器包括固定式RFID 閱讀器和手持式RFID 閱讀器。固定式RFID 閱讀器通常安裝在寄存檔案庫房的出入口，并與寄存檔案庫房的安全門禁系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)動，防止寄存檔案被違規(guī)拿出庫房。

智慧庫房云平臺建立了基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和智能射頻技術(shù)的檔案寄存模型，重點(diǎn)是檔案寄存、檔案查詢、檔案審批等方面都做到了智能化。成功將該模型應(yīng)用于實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)了真實(shí)檔案館內(nèi)的管理，包括檔案存儲、查詢、借閱管理等方面。在檔案管理工作中，該智能寄存技術(shù)已初步發(fā)揮了顯著的效果。

RFID 應(yīng)用實(shí)踐

RFID 安全防護(hù)

借助RFID 技術(shù)設(shè)計(jì)開發(fā)了檔案寄存庫房的智能安全系統(tǒng)，全面提升寄存檔案的安全防護(hù)水平。安裝RFID 技術(shù)智能安全防盜門，當(dāng)檔案借閱者進(jìn)入庫房區(qū)域時，首先進(jìn)行身份驗(yàn)證，可以刷身份證、人臉或指紋識別。當(dāng)委托寄存的檔案離開庫房時，利用安裝在庫房出入口的固定式RFID 閱讀器可以遠(yuǎn)距離檢測檔案箱所粘貼的RFID 電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)，并將所讀出的數(shù)據(jù)實(shí)時傳輸給智慧庫房云平臺的后臺門禁安全子系統(tǒng)。

此時，后臺門禁安全子系統(tǒng)會根據(jù)RFID 讀寫器傳輸?shù)臋n案箱標(biāo)簽信息，正確判斷當(dāng)前出庫的寄存檔案是否滿足出庫要求，例如是否已經(jīng)辦理了出庫手續(xù)。如果已經(jīng)辦理，則自動放行檔案箱離開庫房，否則，產(chǎn)生檔案箱違規(guī)出庫的安全報警。實(shí)際部署時，還可以結(jié)合采用視頻實(shí)時監(jiān)控進(jìn)行多重安全監(jiān)控，有效解決了檔案、檔案箱的非法出庫問題。

此外，通過拓展智慧庫房云平臺功能，引入電子圍欄技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化地設(shè)定檔案出入庫的安全配置，更好地幫助庫房管理人員監(jiān)控庫房內(nèi)的檔案信息，可以實(shí)時掌控當(dāng)前所寄存檔案的借閱和歸還信息，并對超出規(guī)定閾值范圍的情況及時進(jìn)行提醒，從而對所管理的寄存檔案實(shí)現(xiàn)全面安全防護(hù)。

RFID 檔案盤點(diǎn)

利用RFID 技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案寄存庫房中的檔案盤點(diǎn)。實(shí)施檔案盤點(diǎn)前，先將檔案箱擬上架的位置等信息存入寄存檔案箱的RFID 電子標(biāo)簽。隨后庫房管理人員使用檔案盤點(diǎn)車掃描檔案密集架上的RFID 標(biāo)簽時，可以獲取檔案架位置信息，再通過掃描檔案箱或檔案盒上的RFID 標(biāo)簽，獲取當(dāng)前檔案信息，并與系統(tǒng)后臺保存的檔案位置和檔案信息進(jìn)行比對分析。

如果兩者信息不符，說明存在寄存檔案的錯架問題，需要進(jìn)行檔案的錯架調(diào)整。如此循環(huán)往復(fù)，直到掃描該檔案庫房中的所有檔案箱或檔案，獲取庫房的檔案盤點(diǎn)結(jié)果。利用RFID 技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案盤點(diǎn)相比，采用RFID 技術(shù)可以在保障檔案數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性的同時，大大減少庫房管理人員進(jìn)行寄存檔案盤點(diǎn)中的工作負(fù)荷。如果發(fā)現(xiàn)寄存檔案箱當(dāng)前位置與后臺數(shù)據(jù)庫中保存的位置不一致時，RFID 檔案盤點(diǎn)子系統(tǒng)可以自動報警，提醒庫房管理人員將檔案箱調(diào)整至正確位置。

環(huán)境監(jiān)測應(yīng)用

基于檔案大數(shù)據(jù)、RFID 物聯(lián)網(wǎng)的檔案寄存云平臺通過采集環(huán)境溫濕度、空氣質(zhì)量等數(shù)據(jù)，結(jié)合恒濕消毒凈化一體機(jī)監(jiān)測子系統(tǒng)，對庫房內(nèi)恒溫恒濕與凈化設(shè)備進(jìn)行管理和控制，實(shí)現(xiàn)環(huán)境參數(shù)變化與設(shè)備間的智能聯(lián)動控制。同時集成安全防范、智能燈控等子系統(tǒng)，全方位保障檔案庫房和實(shí)體檔案的安全。實(shí)時獲取庫房的環(huán)境情況、設(shè)備的實(shí)時運(yùn)行狀態(tài)皆可查可控。支持庫房設(shè)備的聯(lián)動控制，實(shí)現(xiàn)設(shè)備間的互聯(lián)互動，如門禁、照明、視頻監(jiān)控聯(lián)動等。

檔案寄存云平臺支持庫房環(huán)境質(zhì)量智能告警分析，平臺針對告警可進(jìn)行智能分析，可形成多種形式的告警統(tǒng)計(jì)圖表。平臺采用模擬汽車儀表盤方式提供組態(tài)化的監(jiān)控界面，實(shí)時顯示庫房溫度、濕度和空氣質(zhì)量數(shù)值。支持告警閾值的定制配置，對于超出閾值范圍的事件實(shí)現(xiàn)多維度、多途智能告警。

庫房現(xiàn)場采用本地聲光報警，報警信號通過本地報警鈴聲和燈光閃爍播報。庫房遠(yuǎn)程報警可采用遠(yuǎn)程短信、電話、E-mail、微信、手機(jī)APP 等告警方式，且允許用戶按需組合，實(shí)現(xiàn)對庫房的全天候自動監(jiān)測，以達(dá)到無人值守目標(biāo)。平臺支持對告警信息的統(tǒng)計(jì)、管理，支持告警信息的智能分析，形成多種形式的告警統(tǒng)計(jì)圖表。通過將歷史報警數(shù)據(jù)、操作記錄、事件日志生成各種報表進(jìn)行管理，支持對報警原因的分析和處理，實(shí)現(xiàn)庫房的智能、安全監(jiān)管。

智能化的檔案館應(yīng)用給檔案工作帶來了革命性的變化，為寄存檔案的高效存儲、防盜追蹤及管理維護(hù)提供保障。RFID 定位技術(shù)的應(yīng)用大大提高檔案的管理效率、安全性和數(shù)據(jù)化管理水平，極大提高檔案寄存服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，隨著人工智能、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案寄存智能服務(wù)機(jī)制還有更大的發(fā)展空間。建立智能化的檔案庫房是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，未來，通過進(jìn)一步深入研究RFID 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)與云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的集成，不斷完善檔案智能寄存系統(tǒng)，并且通過對檔案大數(shù)據(jù)的分析和挖掘，實(shí)現(xiàn)更加智能化、人性化的檔案管理。