何輝平

摘 要：檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵包括九大方面：檔案利用服務(wù)提供者的“現(xiàn)代化”、檔案利用服務(wù)理念先進(jìn)、檔案利用服務(wù)制度和規(guī)則完善、檔案利用服務(wù)范圍廣、檔案利用手段和服務(wù)方式便捷、檔案利用服務(wù)水平高、檔案利用服務(wù)能力強(qiáng)、檔案開放力度大共享程度高以及檔案資源開發(fā)力度大。檔案利用體系現(xiàn)代化必須堅(jiān)持依法依規(guī)用檔、深化改革創(chuàng)新、安全底線、服務(wù)于中國(guó)式現(xiàn)代化四大工作原則。本文通過探討檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵和工作原則，希望可以為中國(guó)特色檔案事業(yè)現(xiàn)代化理論體系的構(gòu)建貢獻(xiàn)微薄力量。

關(guān)鍵詞：檔案利用體系；現(xiàn)代化；內(nèi)涵；工作原則

檔案利用體系現(xiàn)代化是檔案事業(yè)現(xiàn)代化的重要組成部分。利用體系是檔案事業(yè)四大體系之一，與資源體系、安全體系和治理體系并列，彰顯了其不可或缺的重要地位。

一、檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵

檔案利用體系指的是在檔案利用工作中所涉及的各方面、各環(huán)節(jié)、各層級(jí)的關(guān)系總和，包括檔案利用服務(wù)的提供者、檔案利用服務(wù)理念、檔案利用服務(wù)制度和規(guī)則、檔案利用服務(wù)范圍、檔案利用手段和服務(wù)方式、檔案利用服務(wù)水平、檔案利用服務(wù)能力、檔案開放力度、檔案共享程度和檔案資源開發(fā)力度等各種關(guān)系。筆者將從九個(gè)方面分析檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵。

1.檔案利用服務(wù)提供者的“現(xiàn)代化”

檔案利用服務(wù)提供者即檔案館從事檔案利用服務(wù)的工作人員?！叭恕比绾螌?shí)現(xiàn)“現(xiàn)代化”？筆者認(rèn)為，檔案利用服務(wù)提供者自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬，業(yè)務(wù)能力精湛，與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的步伐，能滿足時(shí)代和社會(huì)的需要，及時(shí)吸收并掌握新知識(shí)、新技術(shù)和新技能，做到與時(shí)代和社會(huì)同步，這就是“現(xiàn)代化”。

為了實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)提供者的“現(xiàn)代化”，必須著力加強(qiáng)檔案利用服務(wù)隊(duì)伍建設(shè)，可通過開辦檔案利用服務(wù)人員職業(yè)能力提升研修班、學(xué)習(xí)沙龍以及組織檔案工作者到國(guó)內(nèi)外學(xué)習(xí)調(diào)研并借鑒行業(yè)的最新工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提高檔案利用服務(wù)人員的工作水平。

2.檔案利用服務(wù)理念先進(jìn)

理念和思想是指導(dǎo)實(shí)踐的，先進(jìn)的理念和思想可以提升工作格局的高度?！耙匀嗣駷橹行摹钡臋n案服務(wù)理念既先進(jìn)又接地氣?！耙匀嗣駷橹行摹保礄n案利用服務(wù)提供者的所思、所想、所行需照顧到人民群眾的需要，踐行全心全意為人民服務(wù)的宗旨，真正做到以民為本。要主動(dòng)想群眾之所想、急群眾之所急、解群眾之所難，及時(shí)解決人民群眾急難愁盼問題。這樣的檔案服務(wù)理念深入人心之后，檔案利用服務(wù)水平會(huì)產(chǎn)生質(zhì)的飛躍?！耙匀嗣駷橹行摹钡臋n案服務(wù)理念有哪些具體表現(xiàn)呢？例如，各級(jí)各類檔案館向社會(huì)公眾延長(zhǎng)開放時(shí)間，乃至全年向公眾開放，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，盡量讓利用者“只跑一次”等。

作為一項(xiàng)服務(wù)事業(yè)，還應(yīng)該建立“需求導(dǎo)向型”的檔案利用服務(wù)理念。在合法合規(guī)的前提下，檔案利用服務(wù)提供者應(yīng)努力滿足利用者對(duì)檔案的使用需求。

3.檔案利用服務(wù)制度和規(guī)則完善

各級(jí)各類檔案館應(yīng)當(dāng)不斷完善檔案利用服務(wù)制度和規(guī)則，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，努力簡(jiǎn)化手續(xù)，為利用者提供便利。檔案利用服務(wù)工作的規(guī)章制度必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷修訂、完善并發(fā)布，以便更好地適應(yīng)實(shí)際工作的需要。

4.檔案利用服務(wù)范圍廣

檔案利用服務(wù)范圍廣包含兩層意思：一是服務(wù)對(duì)象范圍廣，二是提供利用的檔案范圍廣。服務(wù)對(duì)象范圍廣，指的是檔案利用服務(wù)的受益群體數(shù)量大，涵蓋不同職業(yè)、不同年齡、不同政治面貌的各類人群；提供利用的檔案范圍廣，指的是可供利用的檔案門類多且廣泛。

5.檔案利用手段和服務(wù)方式便捷

檔案利用手段和檔案利用服務(wù)方式是不同的概念，檔案利用手段類似于檔案利用形式。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第二十一條，檔案的利用，是指對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。因此，檔案利用有查閱、復(fù)制和摘錄三種形式。檔案利用服務(wù)方式可粗略分為線上、線下兩種。線上服務(wù)方式可以繼續(xù)細(xì)分為多種不同的線上服務(wù)方式，如通過郵箱、系統(tǒng)或平臺(tái)，線下服務(wù)方式一般就是指到館（現(xiàn)場(chǎng)）接受服務(wù)。要做到檔案利用手段和服務(wù)方式便捷，就要求檔案利用服務(wù)提供者在保障信息安全的前提下，盡可能精簡(jiǎn)利用者的申請(qǐng)手續(xù)，使利用者盡量少跑路就是最大的便捷。如果確需到館才能利用檔案，則盡量做到使利用者只跑一次。例如，推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)檔案查詢、檔案目錄和全文在線查閱以及提交檔案利用申請(qǐng)并獲得檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)的功能等，有條件的檔案館可以將檔案查詢利用服務(wù)融入?yún)^(qū)域內(nèi)“一網(wǎng)通辦”服務(wù)體系，推動(dòng)檔案查詢利用服務(wù)延伸到村、社區(qū)基層一線，促進(jìn)檔案服務(wù)均等化。檔案利用手段和服務(wù)方式便捷是大勢(shì)所趨，也是檔案利用體系現(xiàn)代化必然包含的內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上，各級(jí)各類檔案館還應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新服務(wù)方式。

6.檔案利用服務(wù)水平高

在先進(jìn)的檔案利用服務(wù)理念指導(dǎo)下，依靠“現(xiàn)代化”的檔案利用服務(wù)提供者，通過持續(xù)優(yōu)化檔案利用環(huán)境，強(qiáng)化服務(wù)功能等措施，可實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)水平的大幅度提升。檔案利用服務(wù)水平高的具體表現(xiàn)：第一，對(duì)于利用者的需求，能精準(zhǔn)、快速地查找到所需檔案材料，查對(duì)了、找準(zhǔn)了且沒有遺漏；第二，提高利用服務(wù)效率，盡可能地減少利用者的等待時(shí)間，使利用者能在最短的時(shí)間內(nèi)收到所需的檔案復(fù)制件或數(shù)據(jù)信息；第三，從服務(wù)對(duì)象滿意度的角度講，服務(wù)對(duì)象滿意度高，沒有收到投訴等不良意見反饋，也是檔案利用服務(wù)水平高的重要表現(xiàn)。

7.檔案利用服務(wù)能力強(qiáng)

（1）檔案資政服務(wù)能力強(qiáng)。能及時(shí)精準(zhǔn)地為各級(jí)黨委和政府決策提供參考，為國(guó)家機(jī)關(guān)制定法律法規(guī)、政策和開展有關(guān)問題研究提供支持和便利。

（2）檔案公共服務(wù)能力強(qiáng)。能為各類活動(dòng)、建設(shè)項(xiàng)目、突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)等提供檔案數(shù)據(jù)信息的調(diào)度和支撐。

（3）檔案助推科研能力強(qiáng)。能為科技攻關(guān)、產(chǎn)品研制提供積極支持。

（4）檔案助力經(jīng)濟(jì)發(fā)展。例如，通過開發(fā)檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品獲取經(jīng)濟(jì)效益，并為經(jīng)濟(jì)政策和相關(guān)措施的制定和出臺(tái)提供歷史資料以做參考。

（5）檔案服務(wù)文化教育能力強(qiáng)。包括檔案服務(wù)于教學(xué)科研、人才培養(yǎng)和宣傳教育等方面，如檔案服務(wù)于學(xué)校的校史、院史和系史研究；支撐校史校情教育；以檔案為依托，舉辦校史、校園文化講座和分享交流活動(dòng)，搭建校史文化傳播平臺(tái)；挖掘利用館藏紅色檔案資源，服務(wù)學(xué)校黨團(tuán)教育活動(dòng)；充分發(fā)揮檔案中紅色基因的育人價(jià)值，有機(jī)融入課堂教學(xué)和專業(yè)課程實(shí)踐；舉辦檔案展覽，豐富校園文化育人空間；撰寫檔案故事推文，利用某信公眾號(hào)等新媒體開展宣傳教育等。在教育系統(tǒng)里面，檔案利用工作主要是服務(wù)于立德樹人的根本任務(wù)，服務(wù)于學(xué)校的中心工作，服務(wù)于廣大師生員工。此外，也鼓勵(lì)各級(jí)各類檔案館開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動(dòng)，傳承中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。

（6）檔案服務(wù)地方發(fā)展。例如，以檔案和校史為紐帶，助力地方歷史文化展陳館、名人故居紀(jì)念館和研學(xué)基地建設(shè)等。

8.檔案開放力度大共享程度高

各層級(jí)、各門類的檔案館在確保檔案涉及的各方人員、機(jī)構(gòu)、團(tuán)體乃至社會(huì)、國(guó)家的利益和安全不受侵犯的前提下，盡可能地實(shí)現(xiàn)更多的檔案開放。為了實(shí)現(xiàn)檔案開放和共享，必須建立和完善檔案的開放和審核機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案開放審核工作法治化、規(guī)范化、常態(tài)化。檔案開放的一個(gè)重要方面是檔案解密，對(duì)于符合解密條件的涉密檔案，要及時(shí)依法依規(guī)解密。對(duì)于已開放的檔案，要及時(shí)和定期通過網(wǎng)站或其他方式向利用者公布開放的檔案目錄。

9.檔案資源開發(fā)力度大

為了充分實(shí)現(xiàn)檔案對(duì)國(guó)家和社會(huì)的價(jià)值，需要不斷“開源”，即開發(fā)和挖掘檔案資源。通過加大檔案資源的開發(fā)力度，進(jìn)入利用環(huán)節(jié)的檔案會(huì)越來越多，從而更好地助推檔案利用服務(wù)工作。此外，加大檔案資源的開發(fā)，深入挖掘館藏資源，也意味著可以拓寬檔案資源利用的方式和用途。例如，努力統(tǒng)籌館（室）藏資源，積極鼓勵(lì)社會(huì)各方參與，圍繞重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、重大紀(jì)念活動(dòng)，通過陳列展覽、新媒體傳播、編研出版、影視制作和公益講座等方式，不斷推出具有廣泛影響力的檔案文化精品，這是對(duì)檔案資源的一種較為高級(jí)的利用。如果想再進(jìn)一步，可以通過加強(qiáng)檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品開發(fā)，探索產(chǎn)業(yè)化路徑，助力經(jīng)濟(jì)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高級(jí)利用。檔案利用體系現(xiàn)代化，必然要加大檔案資源開發(fā)力度，從而最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

二、檔案利用體系現(xiàn)代化的工作原則

上文對(duì)檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵展開剖析明確了努力的目標(biāo)，檔案利用體系現(xiàn)代化必須在正確的工作原則指引下開展，從而推動(dòng)整個(gè)檔案事業(yè)走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化。筆者將根據(jù)自己的理解把檔案利用體系現(xiàn)代化的工作原則概括為四點(diǎn)。

1.檔案利用體系現(xiàn)代化必須堅(jiān)持依法依規(guī)用檔

堅(jiān)持在法治軌道上推進(jìn)檔案利用工作，不斷提高檔案利用工作法治化、規(guī)范化和科學(xué)化水平。檔案利用工作的最高指南是2021年1月1日起正式實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》和2017年3月1日后重新修正的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》。在上述法律和行政法規(guī)的指引下，各地各單位可結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況制定地方性檔案利用實(shí)施細(xì)則等。

2.檔案利用體系現(xiàn)代化必須堅(jiān)持深化改革創(chuàng)新

建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)除了需要奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)、技術(shù)基礎(chǔ)之外，還要全面推進(jìn)經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明以及其他各方面建設(shè)。這就要求檔案行業(yè)也要加強(qiáng)自身建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。為了實(shí)現(xiàn)檔案利用體系的現(xiàn)代化和檔案利用工作的高質(zhì)量發(fā)展，必然要求檔案相關(guān)部門不斷深化改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展步伐。在檔案利用體系現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)過程中，必須適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展步伐，突出創(chuàng)新引領(lǐng)，以改革精神推動(dòng)檔案利用實(shí)踐、理論和制度全面創(chuàng)新，推動(dòng)檔案利用工作與新技術(shù)深度融合，為檔案利用事業(yè)發(fā)展提供持久動(dòng)力。

3.檔案利用體系現(xiàn)代化必須堅(jiān)持安全底線

中辦國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中寫道：“貫徹總體國(guó)家安全觀，統(tǒng)籌發(fā)展和安全，堅(jiān)持底線思維，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，加強(qiáng)應(yīng)急管理，壓實(shí)安全責(zé)任，確保檔案安全?！睓n案利用體系現(xiàn)代化的安全問題很重要的一點(diǎn)是在檔案利用工作中確保檔案信息的安全。不該提供利用的檔案不予利用，對(duì)于可以提供利用的檔案，須引導(dǎo)利用往安全可控的方向發(fā)展。具體原則包括：（1）利用檔案涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人信息的，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定；（2）未經(jīng)允許不得泄露檔案材料中的個(gè)人隱私信息；（3）負(fù)責(zé)所借閱檔案材料的完整、安全、保密；（4）不向他人提供查閱的檔案信息；（5）不在檔案上添加任何標(biāo)記；（6）未經(jīng)同意不攝制、復(fù)印檔案材料，確因工作需要摘錄檔案信息的，經(jīng)檔案利用服務(wù)部門審核同意，方可摘錄許可范圍內(nèi)的信息；（7）凡經(jīng)檔案利用服務(wù)部門審核同意復(fù)制檔案的，在完成檔案利用后，須對(duì)持有的檔案復(fù)制件自行銷毀；（8）未經(jīng)同意不公開、公布檔案信息、不在出版物中引用檔案信息。在實(shí)際操作中，檔案利用服務(wù)部門除了對(duì)利用者展開必要的口頭提醒和教育之外，可以讓利用者簽訂《檔案利用保證書》，以約束利用者的行為。

與到館利用檔案相比，檔案遠(yuǎn)程利用的安全問題應(yīng)得到更多的重視。為了確保檔案遠(yuǎn)程利用工作做到安全無(wú)虞，可以從以下方面努力：提高檔案利用服務(wù)工作者的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案遠(yuǎn)程利用所依托的軟硬件建設(shè)，完善檔案遠(yuǎn)程利用制度和技術(shù)，及時(shí)消除網(wǎng)絡(luò)層面的威脅，補(bǔ)充和完善信息安全保障體系，從人防、物防、技防上全力構(gòu)筑安全屏障，建設(shè)完備的“容災(zāi)”系統(tǒng)等。

4.檔案利用體系現(xiàn)代化必須堅(jiān)持服務(wù)于中國(guó)式現(xiàn)代化

檔案利用體系現(xiàn)代化必須服務(wù)于中國(guó)式現(xiàn)代化這一中心任務(wù)，很重要的一點(diǎn)就是通過檔案利用體系的現(xiàn)代化，促進(jìn)發(fā)揮檔案在中國(guó)式現(xiàn)代化各項(xiàng)事業(yè)中應(yīng)有的作用。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案利用體系現(xiàn)代化是中國(guó)特色檔案事業(yè)現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，而中國(guó)特色檔案事業(yè)現(xiàn)代化又是中國(guó)式現(xiàn)代化的重要組成部分。在明確了檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵和工作原則之后，檔案利用體系現(xiàn)代化就有了努力的方向、目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)路徑。筆者希望通過檔案利用體系現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，開創(chuàng)與習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)相適應(yīng)的檔案利用工作新局面，為建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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（作者單位：中山大學(xué)檔案館）