張曉娟 潘 珂

（武漢大學信息管理學院，湖北武漢，430072）

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級[1］，檔案行業(yè)謀求智慧化轉(zhuǎn)型的迫切性不容忽視。智慧檔案館是以服務(wù)城市建設(shè)、服務(wù)社會、服務(wù)大眾為方向[2］，依托智慧技術(shù)，實現(xiàn)信息感知與服務(wù)泛在化[3］的新型檔案館。目前學術(shù)層面圍繞智慧檔案館服務(wù)能力[4］、建設(shè)主體與條件[5-6］等方面的細化研究日漸豐富，但實踐層面相對滯后。針對智慧檔案館建設(shè)困境，已有研究基于技術(shù)、制度、人才等影響因素提出對策建議[7］，但大多停留在寬泛討論層面，實證研究較少，且缺乏對多因素協(xié)同作用機制的探討。因此，本文擬從技術(shù)-組織-環(huán)境（Technology-Organization-Environment，TOE）框架出發(fā)，構(gòu)建智慧檔案館建設(shè)成效分析框架，基于國內(nèi)綜合檔案館智慧檔案館建設(shè)項目，運用模糊集定性比較分析方法，系統(tǒng)分析驅(qū)動高水平智慧檔案館建設(shè)的差異化路徑，為綜合檔案館加快智慧化轉(zhuǎn)型提供參考。

1 研究設(shè)計

1.1 研究方法與案例選取

定性比較分析方法（QCA）是一種以案例研究為導向的理論集合研究方法。模糊集定性比較分析方法（fsQCA）是QCA的操作方法之一。本文基于綜合檔案館公開招標的智慧檔案館建設(shè)項目，選取在行政層級、建設(shè)水平、地域分布方面具備差異性的24個案例，包括：青島市檔案館、蘇州市檔案館、太倉市檔案館、泰興市檔案館、張家港市檔案館、昆山市檔案館、大同市檔案館、大同市渾源縣檔案館、陽泉市礦區(qū)檔案館、唐山市檔案館、邯鄲市永年區(qū)檔案館、石家莊市行唐縣檔案館、銅陵市檔案館、阜陽市檔案館、馬鞍山市檔案館、宿州市靈璧縣檔案館、珠海市檔案館、深圳市檔案館、深圳市南山區(qū)檔案館、紹興市上虞區(qū)檔案館、麗水市檔案館、杭州市檔案館、南京市檔案館和四川省檔案館。

1.2 分析框架與變量測量

TOE框架將影響組織采納技術(shù)創(chuàng)新的因素分為技術(shù)、組織、環(huán)境3 個層面。[8］本文基于TOE框架構(gòu)建智慧檔案館建設(shè)成效分析框架（見圖1），綜合考慮數(shù)據(jù)可獲得性和案例適用性，設(shè)置變量測量指標。

圖1 智慧檔案館建設(shè)成效分析框架示意圖

（1）條件變量

技術(shù)條件，以是否開設(shè)獨立門戶網(wǎng)站/微信公眾號/APP測量。組織規(guī)模，通過檔案館2023 年度預算資金測量。項目投入，采用中標合同金額/最新年度預算資金測量。合作聯(lián)動，以檔案館是否參與跨區(qū)域檔案服務(wù)測量。政策導向，以檔案館同級政府政策文件中是否規(guī)劃智慧檔案館建設(shè)作為測量依據(jù)。行業(yè)支撐，采用2022 年檔案館所在省軟件和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)收入測量。[9］用戶需求，通過檔案館同級行政區(qū)人口密度測量。對組織規(guī)模、項目投入、行業(yè)支撐、用戶需求4 個變量，選取樣本數(shù)據(jù)的95%分位值、50%分位值、5%分位值，分別設(shè)為完全隸屬點、交叉點、完全不隸屬點，將數(shù)據(jù)校準為0～1 的集合隸屬分數(shù)。

（2）結(jié)果變量

參照國家檔案局《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》[10］，以數(shù)字檔案館建設(shè)成效間接測量智慧檔案館建設(shè)成效，構(gòu)建四值模糊集。通過“全國示范數(shù)字檔案館”測試賦值1；通過“國家級數(shù)字檔案館”測試賦值0.67；通過其他類數(shù)字檔案館測試賦值0.33；否則賦值0。

2 數(shù)據(jù)分析與實證結(jié)果

2.1 必要性分析

QCA分析首先需要對各單因素變量做必要性分析，一致性大于0.9、覆蓋度高于0.5 的因素可視為結(jié)果發(fā)生的必要條件。[11］對于高水平智慧檔案館建設(shè)這一結(jié)果，技術(shù)條件這項前因變量的一致性已超過0.9，覆蓋度高于0.6，可視作其必要條件。

2.2 條件組態(tài)分析

由于樣本容量較小，本文將一致性閾值設(shè)為0.8，案例頻數(shù)閾值設(shè)為1，得到高水平智慧檔案館建設(shè)的復雜解、中間解和簡約解。選擇復雜度適中的中間解，結(jié)合簡約解進行分析。如表1所示，共存在6種條件組態(tài)可以解釋高水平的智慧檔案館建設(shè)結(jié)果。根據(jù)核心驅(qū)動條件所屬維度，這6種組態(tài)可以簡化為4條路徑。

表1 高水平智慧檔案館建設(shè)條件組態(tài)分析

（1）綜合驅(qū)動型

該路徑對應(yīng)S1條件組態(tài)，由技術(shù)、組織、環(huán)境三重維度多個條件共同驅(qū)動。在技術(shù)方面，這類檔案館技術(shù)儲備充足，開通了多樣化的服務(wù)渠道。在組織方面，這類檔案館資金充裕，積極對外聯(lián)動，開展跨區(qū)域、跨行業(yè)合作。例如，杭州市檔案館與高校開展合作，完成“杭州市電子文件中心”項目四期建設(shè)。[12］在環(huán)境方面，這類檔案館所在地擁有發(fā)達的信息產(chǎn)業(yè)和龐大的用戶市場。例如，深圳市檔案館與星火電子、廣通軟件等深圳公司合作打造基于云計算與大數(shù)據(jù)技術(shù)的“深圳檔案文件平臺”，實現(xiàn)電子文件即時在線歸檔、檔案數(shù)據(jù)全過程監(jiān)督管理和檔案信息資源的共享利用。[13］

（2）“技術(shù)-組織”主導型

該路徑對應(yīng)S2 條件組態(tài)，對環(huán)境條件要求不高，主要由技術(shù)和組織條件主導。在技術(shù)方面，這類檔案館通過官網(wǎng)、微信公眾號、政務(wù)APP嵌入等方式提供服務(wù)，有一定技術(shù)基礎(chǔ)。在組織方面，這類檔案館的項目投入相對不足，但預算資金規(guī)模大，同時積極參與跨區(qū)域合作，可調(diào)動資源充足。例如，唐山市檔案館加入河北省民生類檔案異地跨館查詢利用平臺，支持省內(nèi)175 家檔案館20 余種民生檔案利用服務(wù)。[14］在環(huán)境方面，這類檔案館主要依靠政策引導形成外部驅(qū)動力。例如，南京市檔案局（館）于2011 年發(fā)布《南京市“智慧檔案”建設(shè)規(guī)劃》。[15］

（3）“技術(shù)-環(huán)境”主導型

該路徑對應(yīng)S3 條件組態(tài)，對組織條件要求不高，由技術(shù)條件和環(huán)境維度的行業(yè)支撐條件作為核心條件，與其他條件組合呈現(xiàn)三種形式。

S3a組態(tài)的技術(shù)和環(huán)境條件齊全，在組織維度主要依靠合作聯(lián)動條件驅(qū)動。例如，太倉市檔案館于2017年啟動智慧檔案館規(guī)劃，依托江蘇省繁榮的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，參與長三角民生檔案異地查檔便民服務(wù)項目，并接入全國檔案查詢利用服務(wù)平臺，建成智慧檔案綜合管控平臺，開發(fā)出檔案收集整理人工智能輔助等智慧應(yīng)用。[16］

S3b組態(tài)對組織維度的項目投入條件的要求比S3a更高，對環(huán)境維度的政策導向條件的要求則更低。例如，張家港市檔案館的政策指引相對模糊，但人口密度大，本省信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)增長快，外部環(huán)境良好。張家港市檔案館聯(lián)通張家港市政務(wù)網(wǎng)和蘇州市政務(wù)服務(wù)平臺提供民生檔案信息服務(wù)，同時參與長三角民生檔案異地查檔便民服務(wù)項目，技術(shù)和組織條件充足。目前，張家港市檔案館的電子檔案管理平臺已實現(xiàn)館藏檔案資源的智能化管理和開發(fā)利用。[17］

S3c組態(tài)的技術(shù)條件和環(huán)境條件齊全，但項目投入條件相對不足。例如，紹興市上虞區(qū)檔案館建設(shè)項目投入相比其資金規(guī)模較低，但2020 年已被列入浙江省檔案工作試點[18］，該省信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)發(fā)達，外部環(huán)境優(yōu)越；同時提供展廳VR、鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖集等特色服務(wù)，并關(guān)聯(lián)浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)，技術(shù)條件充分。目前，上虞區(qū)檔案館已建成智慧檔案核心業(yè)務(wù)管理平臺、綜合政務(wù)服務(wù)平臺和安全管控平臺，實現(xiàn)檔案管理智慧化。

（4）“組織-環(huán)境”主導型

該路徑對應(yīng)S4條件組態(tài)，對技術(shù)條件要求不高，由組織、環(huán)境條件主導。例如，銅陵市檔案館僅支持現(xiàn)場查檔，技術(shù)條件有限，但其環(huán)境條件較為優(yōu)越：智慧檔案館建設(shè)項目是“數(shù)字銅陵”的重要組成部分[19］；所在省份是新一代信息技術(shù)創(chuàng)新產(chǎn)業(yè)聚集地。目前，銅陵市檔案館已建設(shè)涵蓋局域網(wǎng)數(shù)字檔案館核心業(yè)務(wù)平臺、政務(wù)網(wǎng)電子檔案接收平臺和互聯(lián)網(wǎng)檔案信息服務(wù)平臺三網(wǎng)一體的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

2.3 穩(wěn)健性檢驗

將案例一致性閾值由0.8 提高至0.85 進行穩(wěn)健性檢驗。新的組態(tài)結(jié)果數(shù)量與原結(jié)果一致。在不考慮缺失條件的情況下，每條路徑的條件組合和原路徑基本一致，可視作具有穩(wěn)健性。

3 結(jié)論與建議

3.1 結(jié)論

高水平智慧檔案館建設(shè)是多因素驅(qū)動的結(jié)果。建設(shè)路徑都是技術(shù)、組織、環(huán)境三重維度多個條件的組合，表明是共同發(fā)揮作用的，單一條件無法直接決定智慧檔案館建設(shè)水平。技術(shù)條件構(gòu)成高水平智慧檔案館建設(shè)的必要條件，但不構(gòu)成充要條件。在所有高水平智慧檔案館建設(shè)路徑中，有且僅有一種組態(tài)（S4）不包含技術(shù)條件，表明技術(shù)條件是影響智慧檔案館建設(shè)水平的關(guān)鍵因素，但在技術(shù)積累不足的情況下，仍然存在建設(shè)高水平智慧檔案館的可能性。

組織條件參與所有高水平智慧檔案館建設(shè)路徑，但僅在部分路徑中構(gòu)成核心條件。其中，合作聯(lián)動在三種組態(tài)（S1、S2、S4）中構(gòu)成核心條件，在兩種組態(tài)（S3a、S3b）中構(gòu)成邊緣條件。組織規(guī)模在三種組態(tài)（S1、S2、S4）中構(gòu)成核心條件，在一種組態(tài)（S3c）中構(gòu)成邊緣條件。項目投入不構(gòu)成核心條件。這在一定程度上表明，合作聯(lián)動、組織規(guī)模、項目投入對智慧檔案館建設(shè)成效的影響依次降低。

環(huán)境條件在絕大多數(shù)高水平智慧檔案館建設(shè)路徑中構(gòu)成核心條件。其中，行業(yè)支撐在除S2 以外的所有組態(tài)中構(gòu)成核心條件。用戶需求作為邊緣條件與行業(yè)支撐同時存在，表明市場需求和市場供應(yīng)共同發(fā)揮驅(qū)動效應(yīng)，但需求方的影響較為隱蔽。政策導向不構(gòu)成任一核心條件，表明該條件的影響相對較弱。

3.2 建議

（1）技術(shù)先行，搭建智慧檔案館的數(shù)字底座

物聯(lián)網(wǎng)、云計算等智慧技術(shù)的應(yīng)用是區(qū)分智慧檔案館和數(shù)字檔案館的重要標志。智慧檔案館的技術(shù)轉(zhuǎn)型路線主要有兩種。一是重點突破單項或多項智慧技術(shù)應(yīng)用，逐步實現(xiàn)全面升級改造。在用戶端，應(yīng)對傳統(tǒng)的檔案查借閱服務(wù)和信息咨詢服務(wù)進行移動化改造。結(jié)合用戶畫像和數(shù)據(jù)分析，開發(fā)智慧服務(wù)的創(chuàng)新形式，如智能問答、精準推送等。在管理端，應(yīng)以檔案資源為核心，重點對檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行智能化改造，并與檔案數(shù)字化、智慧庫房管理等工作銜接。在此基礎(chǔ)上，可結(jié)合人工智能技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行深度挖掘，將智慧技術(shù)進一步嵌入檔案鑒定、編研。二是數(shù)字化和智慧化改造并行，實現(xiàn)服務(wù)和管理形態(tài)跨越式變革。信息化進度相對落后的綜合檔案館，可嘗試直接向智慧檔案館模式過渡。全館改造涉及經(jīng)費、人員、制度等各方資源協(xié)調(diào)，需要全面統(tǒng)籌和科學規(guī)劃。例如，銅陵市檔案館明確以“國家級示范數(shù)字檔案館”為目標，設(shè)計實施精細的智慧檔案館建設(shè)方案。此外，一些具備信息化基礎(chǔ)的檔案館可以新館建設(shè)為契機，提出智慧檔案館的全面構(gòu)想。例如，唐山市檔案館在新館規(guī)劃階段確定智慧建設(shè)方案，繞過舊館的路徑依賴問題。

（2）取長補短，打造智慧檔案館的特色范式

智慧檔案館建設(shè)需要達到技術(shù)、組織、環(huán)境條件的總體均衡，具體實施應(yīng)遵循兩項原則。一是敢想敢為，靈活借勢突破先天條件桎梏。檔案館要把握智慧轉(zhuǎn)型的浪潮，積極發(fā)揮主觀能動性，邊建設(shè)邊探索。組織條件不足的中小型檔案館，可通過爭取政策扶持、聯(lián)通區(qū)域信息化平臺等方式減少成本投入，以館際合作等方式融入智慧檔案生態(tài)網(wǎng)絡(luò)，增強組織彈性。環(huán)境驅(qū)動力不足的基層檔案館，可跳出本級政策指引和供需市場限制，依托組織資源傾斜向外、向上尋求合作。技術(shù)力量不足的檔案館，可通過服務(wù)外包、區(qū)域平臺托管等方式提高效率；也可通過人才引進、聯(lián)合創(chuàng)新等方式逐步扭轉(zhuǎn)技術(shù)劣勢。二是因地制宜，立足實際探索智慧轉(zhuǎn)型路徑，檔案館智慧轉(zhuǎn)型方案應(yīng)與自身條件相當。例如，業(yè)務(wù)范圍較窄的檔案館可選擇嵌入本地政務(wù)平臺或設(shè)置單一入口提供線上服務(wù)，而不是開發(fā)機器人提供現(xiàn)場幫助。在宏觀角度，檔案館應(yīng)服務(wù)地區(qū)建設(shè)開展智慧轉(zhuǎn)型。例如，深圳市南山區(qū)檔案館以服務(wù)大灣區(qū)發(fā)展為目標，開展智慧檔案館建設(shè)。