任學(xué)梅

(甘肅省疏勒河流域水資源利用中心，甘肅 玉門 735211)

1 水利工程檔案資料的重要意義

水利工程檔案是指水利工程在科研、設(shè)計、實施及驗收等各建設(shè)階段過程中形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些信息資料直接或間接反映著水利工程的規(guī)劃目標(biāo)、管理過程、試運行等各階段的實施方式或質(zhì)量情況。其完整性是工程建設(shè)及竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、維修、改建和擴建的原始依據(jù)。

2 當(dāng)前水利工程項目檔案資料管理中存在的問題

2.1 建設(shè)管理不到位，管理者疏于檔案資料管理

由于水利工程受自然條件和興利用水的影響，其工期一般較長，而實際有效工期較短，因此在施工高峰期，管理者的工作重心主要在進度、投資、實體質(zhì)量和時間節(jié)點目標(biāo)把控等方面。然而，對各類質(zhì)量資料的形成和整理檢查的重視程度不夠，往往是施工完成后才進行資料的補寫，導(dǎo)致資料拖沓滯后、填寫潦草、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)寫回憶錄、拼湊等情況。此外，參建人員因工作關(guān)系調(diào)整、更換等客觀因素影響，也導(dǎo)致資料交接不規(guī)范，遺失嚴(yán)重，部分資料還出現(xiàn)代簽字的現(xiàn)象。因此，這樣的質(zhì)量資料無法對工程的驗收和質(zhì)量等級評定提供指導(dǎo)意義。

2.2 用人單位人才培養(yǎng)片面，管理人員知識架構(gòu)不平衡

項目檔案資料形成于工程建設(shè)全過程，與水利工程建設(shè)進程同步。水利工程專職的檔案人員較少，且知識層面單薄，一般都不具備工程技術(shù)專業(yè)知識，對于收集上的資料多以裝訂分卷、分冊的合理性和外觀進行評判，資料是否完整、是否符合印證關(guān)系，無法甄別。而現(xiàn)場技術(shù)人員又不具備檔案人員專業(yè)素質(zhì)，兩者對于檔案資料整編存在不同程度的偏差。對工程建設(shè)過程檔案資料形成起不到綜合性的指導(dǎo)作用。在工程建設(shè)過程中，形成的原始資料格式及書寫不規(guī)范、影像資料收集不齊全等現(xiàn)象也普遍存在，使得本應(yīng)形成的資料欠缺而后期難以補救，大幅降低歸檔資料的實際利用價值。此外，用人單位在人才培養(yǎng)方面也存在片面性，對于檔案管理方面的培訓(xùn)多以檔案管理人員為主，而工程技術(shù)培訓(xùn)多以工程技術(shù)人員為主，造成了人才知識架構(gòu)的不平衡，進而影響到項目檔案資料管理的全面開展。

2.3 現(xiàn)行的項目檔案資料管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化還有待進一步完善

近年來，國家及相關(guān)職能部門陸續(xù)發(fā)布和修訂了一些水利工程檔案資料管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的制定，使得水利工程資料的管理更加科學(xué)、統(tǒng)一、有序。但在實際運用中，一些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的可操作性受到工程實際情況的制約。尤其現(xiàn)行的水利行業(yè)質(zhì)量檢驗與評定都是紙質(zhì)表格，沒有專門的評定軟件系統(tǒng)，且許多省市不允許使用電子版打印質(zhì)量檢驗與評定資料。在工程建設(shè)高峰期，施工進度快，每天需要形成大量的評定資料，導(dǎo)致施工、質(zhì)檢、資料員需要投入大量的時間去填寫和整理資料。此外，評定資料填寫標(biāo)準(zhǔn)多以質(zhì)量監(jiān)督部門和項目法人指導(dǎo)意見為主，但也不免因管理人員崗位調(diào)整等原因，人員之間的認(rèn)識不同，對填寫標(biāo)準(zhǔn)的理解不一致，導(dǎo)致質(zhì)量檢驗與評定資料作廢率很高。這種現(xiàn)象造成了嚴(yán)重的人力、物力、財力浪費，極大地打擊了參建單位形成資料的積極性，造成資料整編工作滯后，工作量集中在驗收之前。后期修正的施工資料難免發(fā)生代寫及代簽字等弄虛作假現(xiàn)象，不得不對存檔資料的真實性提出質(zhì)疑。

3 案例分析

甘肅省昌馬大型灌區(qū)“十四五”續(xù)建配套與現(xiàn)代化改造項目(以下簡稱“昌馬大型灌區(qū)項目”)是全國大型灌區(qū)續(xù)建配套與現(xiàn)代化改造項目之一，也是甘肅省重點水利工程之一。工程主要建設(shè)內(nèi)容包括：改造渠道24條，總長136.787km，渠系建筑物318座；維修改造灌排設(shè)施防護工程；新建渠道及渠系建筑物防護欄(網(wǎng))；維修改造水管理設(shè)施；鋪設(shè)渠旁運維管理砂礫石道路；實施信息化建設(shè)。計劃分5個年度實施。該項目涉及土建、房建、金屬結(jié)構(gòu)、信息化、數(shù)字孿生灌區(qū)建設(shè)等多個領(lǐng)域，因此，與其他項目相比，該項目的檔案資料管理工作存在著更高的管理難度。為確保資料管理的順利進行，保障工程資料能真實反映項目建設(shè)的實際情況，確保工程資料與項目建設(shè)同步，昌馬大型灌區(qū)項目建設(shè)中采取了一些具體辦法：

3.1 成立項目管理專責(zé)機構(gòu)，落實項目法人首要責(zé)任

省疏勒中心在昌馬大型灌區(qū)項目管理中探索施行項目管理專責(zé)制，從全中心業(yè)務(wù)處室及灌區(qū)抽調(diào)業(yè)務(wù)能手成立項目管理專責(zé)機構(gòu)負(fù)責(zé)工程全過程建設(shè)管理；要求設(shè)計單位指派設(shè)計代表對該項目重要隱蔽(關(guān)鍵部位)工程施工進行全方位技術(shù)指導(dǎo)。參建各方落實主體責(zé)任，對工程進度及工程中存在的問題集中討論，協(xié)商解決。

3.2 加強人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提升管理人員綜合素質(zhì)

依托項目建設(shè)任務(wù)，培養(yǎng)和提升專業(yè)人員綜合技能，達到“一年跟著干，兩年獨立干，三年成骨干”的目標(biāo)，為灌區(qū)水利工程建設(shè)管理的可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。一是指派技術(shù)骨干參加國家及省級部門組織的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，以豐富和擴寬業(yè)務(wù)人員思想認(rèn)識；二是多次邀請質(zhì)量監(jiān)督部門、項目法人專業(yè)部門技術(shù)人員來現(xiàn)場指導(dǎo)資料形成，檔案資料質(zhì)量控制從源頭抓起；三是組織各參建單位開展工程技術(shù)和項目檔案資料整編觀摩學(xué)習(xí)、技術(shù)交流等活動，以溝通促學(xué)習(xí)，以交流促進步；四是建設(shè)、監(jiān)理、施工緊密配合，對工程建設(shè)形成的原始資料隨時檢查，對發(fā)現(xiàn)在問題及時糾偏，“點對點”指導(dǎo)。

3.3 實施和應(yīng)用激勵機制，調(diào)動參建單位參與積極性

一是對省疏勒河中心在建項目參建單位開展“重諾守信項目部”評選活動。將工程質(zhì)量提升、工程資料與進度同步等作為評價的重要元素；二是鼓勵參建單位質(zhì)量創(chuàng)優(yōu)爭先，對獲得先進和工程質(zhì)量等級評定為優(yōu)良的企業(yè)，在今后參與省疏勒河中心建設(shè)項目招投標(biāo)活動時，同等條件下予以適當(dāng)支持。這種正向激勵的做法可以引導(dǎo)參建單位優(yōu)質(zhì)履約、守信自律，同時也有力保障了項目檔案資料的形成和整編質(zhì)量。

3.4 工程建設(shè)中質(zhì)檢資料形成采取的一些具體措施

近年來，水利工程實行工程質(zhì)量責(zé)任終身制。質(zhì)檢資料作為實體工程施工過程的記載憑證，不僅是保證工程質(zhì)量的重要文件，也是參建人員自身的“保險單”。如果忽視質(zhì)檢資料管理，造成質(zhì)檢資料的不完整或不準(zhǔn)確，將直接影響其作用的發(fā)揮。因此，加強質(zhì)檢資料管理至關(guān)重要。

3.4.1質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)和項目劃分隨招標(biāo)順序逐次辦理

該項目由甘肅省水利廳質(zhì)安中心進行質(zhì)量監(jiān)督，項目投資大，總體工期長。工程于2021年開工建設(shè)，分年度、分批次進行招、投標(biāo)和簽訂合同文件。項目法人按照招標(biāo)的時間順序和建設(shè)內(nèi)容隨即辦理了質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)，逐批次報備質(zhì)量監(jiān)督備案資料，并按程序進行項目劃分報批。

3.4.2開工初期檢測頻次的制定

吸取部分水利建設(shè)項目在驗收中因檢測頻次達不到規(guī)范要求而不得已進行質(zhì)量等級降級評定的教訓(xùn)，昌馬大型灌區(qū)項目專責(zé)機構(gòu)在開工初期組織各參建方根據(jù)設(shè)計、合同文件、相關(guān)規(guī)范和工程質(zhì)量控制要點，分標(biāo)段制定出工程建設(shè)中所用到的原材料、中間產(chǎn)品、土工試驗、金屬結(jié)構(gòu)、設(shè)施設(shè)備等的施工復(fù)檢、監(jiān)理平行抽樣檢測、項目法人過程抽檢頻次對照表，在工程建設(shè)過程中根據(jù)施工完成的實際工程量對照檢查送檢頻率。

3.4.3開工初期的質(zhì)檢表格樣表制定

在開工初期，專責(zé)機構(gòu)組織各參建單位對已開工建設(shè)的矩形渠、鋼筋混凝土管道、各類渠系建筑物、金屬結(jié)構(gòu)等選用的質(zhì)檢表格進行討論。由于各施工單位檔案整理水平參差不齊，對同一張表格的填寫有不同的見解，各專責(zé)組鼓勵大家發(fā)言，進行群策群力的討論，以找到適合本工程實際的質(zhì)檢表格和填寫方式。最終，意見進行統(tǒng)一化，制定出統(tǒng)一的填寫質(zhì)檢表格樣表，在進一步通過質(zhì)量監(jiān)督部門審核后對質(zhì)檢樣表填寫進行集中培訓(xùn)。各參建單位項目負(fù)責(zé)人、資料員、施工員、質(zhì)檢員、監(jiān)理單位人員等均要求參訓(xùn)。進一步指導(dǎo)參建單位及時、準(zhǔn)確、規(guī)范的形成質(zhì)檢資料，有效提升質(zhì)檢資料形成質(zhì)量，并為后續(xù)客觀、公正的進行質(zhì)量等級評定提供依據(jù)，從而確保今后工程的規(guī)劃設(shè)計、維修、在建、改建得以有力的保障。

3.4.4信息化工程質(zhì)檢項目劃分及評定表的研討及制定

按照目前建設(shè)的需要和發(fā)展的趨勢，省疏勒河中心正在邁入信息化管理的現(xiàn)代化灌區(qū)，面對國家現(xiàn)行有效的規(guī)程規(guī)范對水利信息化工程暫無統(tǒng)一、規(guī)范的質(zhì)量評定表的現(xiàn)狀，通過項目建設(shè)過程參與、邀請北京慧圖科技(集團)股份有限公司現(xiàn)場授課等方式梳理信息化的特點和重點，根據(jù)本工程所涉及的不同建設(shè)內(nèi)容和不同監(jiān)測和監(jiān)控系統(tǒng)專業(yè)類別劃分分部工程，按不同站點位置劃分單元工程。組織施工、監(jiān)理、設(shè)計發(fā)揮各自優(yōu)勢，充分討論，認(rèn)為信息化項目建設(shè)除部分土建及附屬設(shè)施，大都以儀器、設(shè)備的安裝和調(diào)測試為重，質(zhì)檢表格的制定要從儀器設(shè)備規(guī)格型號是否與合同一致，是否具有齊全的檢驗合格證書和使用說明書、合格證等。安裝過程應(yīng)以安裝位置、安裝正確、牢固性等方面進行控制，安裝前要先檢驗儀器設(shè)備外觀質(zhì)量的完整性和無損性，保證儀器安裝前質(zhì)量合格，安裝后要經(jīng)各種測試、調(diào)試，確保儀器設(shè)備運行正常，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，傳輸無誤。加之信息系統(tǒng)工程從土建及附屬工程建設(shè)到完成設(shè)備調(diào)測試所用時間跨度大，存在結(jié)算難于施工評定同步等的因素制定出土建及附屬設(shè)施、設(shè)備安裝、設(shè)備調(diào)測試等單元工程類別的單元工程評定表格，并通過省質(zhì)安中心的審核，通過實際應(yīng)用證明了其探索方向的正確性和可應(yīng)用性。項目信息化表格的制定和應(yīng)用對于參與人員既是一次全新的學(xué)習(xí)和提升，也為全灌區(qū)信息化工程質(zhì)量評定指明了方向，打破了以往信息化工程質(zhì)檢資料降低標(biāo)準(zhǔn)進行驗收的困局。

3.5 項目管理資料歸檔整編中的的一些辦法

在工程開工前期，專責(zé)機構(gòu)與檔案管理部門溝通，制定檔案編制計劃，明確建設(shè)過程中應(yīng)收集和形成的資料大綱和要求，并指導(dǎo)參建單位分類別整理和保管資料。同時，實行檔案資料按年度分批移交，在本年度工程通過合同完工驗收后立即組織進行檔案資料裝訂成冊，以資料整理積極性較高、功底較深厚的施工單位作為突破口，邀請檔案室管理人員進行分類、分卷的重點指導(dǎo)，以便各參建單位逐標(biāo)段成形項目檔案資料，并達到歸檔要求。

4 建議

4.1 項目劃分與質(zhì)檢表格的選用

建議同一個項目各標(biāo)段項目劃分原則要統(tǒng)一，對渠道伸縮縫填筑、設(shè)施、設(shè)備、信息化系統(tǒng)等安裝和調(diào)試施工區(qū)間跨度大，影響施工進度與質(zhì)量評定同步性的，單獨劃分單元工程；在項目劃分的同時考慮單元工程評定表格的選用，對規(guī)范中不涉及的評定表格依據(jù)工程建設(shè)質(zhì)量控制要點進行自制，并及時報質(zhì)量監(jiān)督部門審核后使用。

4.2 加強合同管理

建設(shè)單位在與監(jiān)理、施工等單位簽訂合同協(xié)議時，應(yīng)對資料形成、整編、移交做出詳盡的約定。使工程結(jié)算與資料同步、整編進度等掛鉤，對于資料與施工進度不同步，整編工作滯后的單位可按相應(yīng)比例暫緩結(jié)算。

4.3 進一步探索信息化系統(tǒng)在水利工程質(zhì)量評定與檔案管理中的應(yīng)用

一是探索質(zhì)檢資料填寫的信息化系統(tǒng)，將原始數(shù)據(jù)進行錄入和保存，倒逼參建單位做到施工質(zhì)量評定日結(jié)月清；二是分批次進行檔案資料整編移交。根據(jù)工程的規(guī)模和工期，制定合適的檔案整編和移交計劃，對于小型項目可以一次性提交所有資料；而一些工期較長或者分年度實施的大型項目，提前擬定檔號，隨工程建設(shè)進度分項或分年度逐批次移交，避免因耗時過久造成檔案遺失、損壞等，影響檔案作用的發(fā)揮。

5 結(jié)語

“十四五”期間，昌馬大型灌區(qū)項目正在進行中。在實施中，項目管理和指導(dǎo)起到了非常有效的作用，不僅在項目檔案資料形成與施工進度上取得了同步的效果，還提升了檔案資料的歸檔質(zhì)量。這為工程的驗收打下了基礎(chǔ)，也為后期的檢查、維護、管理、使用、維修、改建和擴建提供了可靠的依據(jù)和憑證。采用專責(zé)制管理模式，不僅提高了工程建設(shè)的效率，還提高了質(zhì)量保障的水平。同時，形成的信息化質(zhì)量評定成果性文件對全灌區(qū)工程質(zhì)量管理和項目檔案管理都具有很強的指導(dǎo)作用，為同類灌區(qū)提供了可供參考借鑒的經(jīng)驗。