梁艷媛
(廣州城市職業(yè)學院,廣州 510405)
隨著各高校加大辦學投入,公立高校無論是資產(chǎn)總額還是在校師生人數(shù)規(guī)模均日益壯大,內(nèi)部控制在公立高校日常管理中的地位和作用愈發(fā)凸顯。然而,從實際情況來看,部分公立高校的管理依然存在著一些問題,主要表現(xiàn)為內(nèi)部控制體系不健全、內(nèi)部審計不獨立、信息公開不透明等。因此,建設(shè)并完善公立高校內(nèi)部控制制度、規(guī)范公立高校財政資金支出、加強信息公開等問題已經(jīng)成為公立高校亟待解決的重要課題。
公立高校的固定資產(chǎn)主要是國有資產(chǎn),保障國有資產(chǎn)的安全完整是公立高校資產(chǎn)管理最基本的要求,同時也是保障公立高校正常運轉(zhuǎn)和維護教學科研秩序的物質(zhì)基礎(chǔ)。對公立高校的資產(chǎn)管理工作加強控制和管理,提高國有資產(chǎn)的使用效益,是確保公立高校實現(xiàn)長期、穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要保障。
內(nèi)部控制是公立高校加強內(nèi)部管理的一項重要舉措,對于保障公立高校健康有序地發(fā)展具有重要的作用,公立高校通過內(nèi)部控制可以有效降低各類風險,提高風險防范能力和規(guī)避能力。作為高等教育事業(yè)的重要組成部分,公立高校承擔著為社會培養(yǎng)人才的重要使命,要想提高自身的競爭力,就必須加強內(nèi)部控制體系的建設(shè),這也是保障公立高校健康發(fā)展的關(guān)鍵。
公立高校由國家財政提供撥款,加強內(nèi)部控制既是保障公立高校穩(wěn)健運行的要求,也是促使高校科學合理應用財政資金的要求。作為公立高校,以健全完善的內(nèi)部控制體系為依托,建立崗位約束責任機制,對財務收入和支出進行嚴格把控,做好資金收入管理,強化資金支出動態(tài)跟蹤,可以確保資金來源清晰、去向明確,如此可以在一定程度上防止財政資金使用不當。公立高校強化財務收支管控和監(jiān)督,可以促使財政資金最大限度地為教學目標實現(xiàn)服務,如此可以推動高校教學質(zhì)量和水平提升。
部分公立高校的領(lǐng)導干部和教職工內(nèi)控意識淡薄,個別公立高校領(lǐng)導干部對內(nèi)部控制認識不到位,甚至認為內(nèi)部控制是財務部門應付上級主管部門檢查的事情,與自身沒有多大關(guān)系,對內(nèi)部控制工作重視程度不夠。同時,部分公立高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要性缺乏相應的宣傳,導致全校教職工對內(nèi)部控制缺乏了解和認識。
當前,部分公立高校在開展風險評估方面還存在不足,風險評估不全面,缺少公立高校行業(yè)的專屬風險評估體系,風險分級工作也未能落實到位,未將風險評估貫穿到公立高校管理的各個方面,也不能完全將風險評估深入具體某項工作的全生命周期過程。在對公立高校進行風險評估時,往往只重視公立高校的內(nèi)部風險問題,而忽略了外部環(huán)境對公立高校帶來的風險影響。
1.收支內(nèi)控不到位
一是收入內(nèi)控不到位,如收入不及時入賬、賬外賬,收入管理存在漏洞,收入沒有按照預算收入的規(guī)定及時上繳,等等。二是支出內(nèi)控不到位,如支出預算編制不科學、執(zhí)行不嚴格,支出預算執(zhí)行不嚴格,變更或調(diào)整缺乏必要的程序,支出管理存在漏洞,等等。
2.預算內(nèi)控不到位
部分公立高校缺乏預算執(zhí)行意識,遲遲未啟動預算編制程序,或只重視經(jīng)費的增長,而沒有考慮到資金使用效益等問題,在預算編制時不夠科學和嚴謹。在預算管理方面,部分公立高校存在滯后性,即更多關(guān)注事后解決問題,未能從事前編制預算環(huán)節(jié)入手編制更為精準、科學的預算,也未注重事中環(huán)節(jié)做好預算執(zhí)行動態(tài)跟蹤管控,如此導致降低預算執(zhí)行效果。由于高校未建立起覆蓋事前、事中、事后的閉環(huán)管理體系,預算難以發(fā)揮效用,常常出現(xiàn)預算超支的情況。
3.資產(chǎn)內(nèi)控不到位
對資產(chǎn)的采購、驗收、保管等缺乏統(tǒng)一的制度規(guī)定,沒有建立有效的監(jiān)督機制;對固定資產(chǎn)沒有進行實行、動態(tài)的管理,資產(chǎn)使用效率低下,賬賬不符;未按規(guī)定辦理資產(chǎn)調(diào)撥或?qū)ν馔顿Y等審批手續(xù),導致國有資產(chǎn)流失;對無形資產(chǎn)缺乏管理,存在無形資產(chǎn)流失。
目前,我國大多數(shù)公立高校還未建立完善的內(nèi)部控制信息化系統(tǒng),系統(tǒng)都是分布在各種管理系統(tǒng)當中,呈現(xiàn)條塊化、功能單一化特點,無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和統(tǒng)一。但在大數(shù)據(jù)時代全面來臨之際,公立高校的財務、會計數(shù)據(jù)信息除傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)外,還包括大量的非結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息,這些信息難以通過ERP 系統(tǒng)進行分析,導致財務會計的信息難以及時、準確地反映單位真實財務狀況和內(nèi)部控制管理情況。
雖然大多數(shù)公立高校都建立了財務管理制度,但部分公立高校在執(zhí)行過程中僅限于財務部門內(nèi)部對經(jīng)濟活動進行監(jiān)督,無法實現(xiàn)對經(jīng)濟活動全過程的有效控制。內(nèi)部監(jiān)督問題主要體現(xiàn)在三個方面:一是對經(jīng)濟活動的監(jiān)督流于形式;二是缺乏完善的內(nèi)部審計監(jiān)督機制;三是部分公立高校內(nèi)部審計機構(gòu)不健全,無法對財務活動進行日常監(jiān)督和事前審計,多是事后進行監(jiān)督。
一是明確崗位職責。公立高校崗位設(shè)置的合理與否直接關(guān)系到內(nèi)部控制制度的執(zhí)行效果。因此,公立高校應根據(jù)自身的發(fā)展情況,建立健全各部門人員的崗位職責,并結(jié)合本單位的實際情況進行修改完善,從而使崗位職責更符合實際工作的要求。
二是規(guī)范業(yè)務流程。首先,要對各業(yè)務流程進行梳理,對各項業(yè)務流程中涉及的審批環(huán)節(jié)進行詳細劃分,并制定相應的審批手續(xù),明確各部門及相關(guān)人員在各流程中的權(quán)責,以形成以預算管理為核心的內(nèi)部控制體系。其次,要對各項業(yè)務流程進行全面的梳理和評估,并在此基礎(chǔ)上進行風險識別、分級梳理等工作,并制定相應的應對措施。
三是完善內(nèi)部控制制度體系。首先,要在公立高校內(nèi)部明確制度制定的原則和標準,以保證內(nèi)部控制制度符合國家相關(guān)政策要求;其次,要符合本校的實際情況;最后,要體現(xiàn)內(nèi)控制度執(zhí)行的可操作性、實用性和有效性等特點。
公立高校在進行風險評估時,應從公立高校的戰(zhàn)略目標及自身狀況出發(fā),按照風險管理要求,將風險管理貫穿整個管理過程中。具體可從以下方面入手。
一是對于風險評估體系而言,公立高校應將風險評估作為內(nèi)部控制工作的重要內(nèi)容。公立高校在開展風險評估時,應以內(nèi)部控制目標為導向。財務管理人員要充分了解學校的辦學目標、發(fā)展戰(zhàn)略及校園文化建設(shè)等方面的情況。在此基礎(chǔ)上,再結(jié)合公立高校內(nèi)部控制的實際情況及外部環(huán)境情況來確定風險評估的指標體系和評價方法。首先是評估指標體系,應建立健全內(nèi)部控制制度,以確保資產(chǎn)管理狀況良好,收入、支出及財務活動合法合規(guī),會計信息真實完整。其次是評估程序和方法:應制定評估方案,確定評估范圍,選擇評估方法;通過調(diào)查問卷收集信息;分析數(shù)據(jù),匯總材料;撰寫報告,做出結(jié)論;上報材料,整理歸檔;形成報告,提出建議。
二是對于風險應對策略而言,公立高校應結(jié)合學校的發(fā)展戰(zhàn)略、財務目標、經(jīng)濟形勢等制定出切實可行的風險應對策略。其中主要包括建立健全的風險預警機制、財務監(jiān)控機制及外部環(huán)境風險評估機制等。只有通過科學合理的風險評估,才能有效識別學校內(nèi)部存在的各種財務風險,并有針對性地采取相應措施予以解決。
1.強化收支內(nèi)控
公立高校的收入主要包括學費、住宿費、教材費、資料費、會議費等,收入來源主要是財政撥款和學費收入。要規(guī)范各項收支,就必須從源頭入手。
一是要根據(jù)國家有關(guān)政策規(guī)定,合理設(shè)置收費項目,實行公開制度。收費項目應事先公開,同時將收費標準在校內(nèi)公示。
二是嚴格執(zhí)行收費標準,嚴禁超標準收費。學校的各項收費必須在規(guī)定的范圍內(nèi)進行,不允許超標準收費,同時應按照有關(guān)規(guī)定實行收支兩條線管理,確保收入能及時、足額地上繳國庫或財政專戶。
三是要嚴格執(zhí)行財經(jīng)紀律,規(guī)范財務行為。公立高校的收入必須全部納入學校的預算管理范圍,并嚴格按照財政部門批復的預算執(zhí)行。公立高校在支付各項支出時必須按照規(guī)定辦理結(jié)算手續(xù),嚴禁截留、挪用、坐支收入,嚴禁私設(shè)“小金庫”,嚴禁設(shè)置“賬外賬”及資金轉(zhuǎn)移渠道。
2.做好預算內(nèi)控
公立高校預算是對未來某一時期的資源分配,是對公立高校各項收入與支出的預測。公立高校的預算管理包括收入、支出和結(jié)余等,是公立高校業(yè)務活動內(nèi)控管理的重要內(nèi)容。一是公立高校要嚴格按照國家的有關(guān)規(guī)定制定預算管理制度,明確預算編制要求,規(guī)范預算編制方法,科學合理地確定各項支出的規(guī)模和標準。二是要建立健全預算管理制度體系,公立高校要做好年度預算編制工作,并對預算執(zhí)行情況進行考核評價。三是對公立高校收支結(jié)余進行管理與控制。在編制年度預算時,要按照收支平衡原則對各項收入進行嚴格把關(guān),尤其是各項基金收入一定要與實際收支相匹配。
3.規(guī)范資產(chǎn)內(nèi)控
公立高校的資產(chǎn)主要分為固定資產(chǎn)和流動資產(chǎn),前者包括房屋、設(shè)備、家具等,后者包括專用材料、低值易耗品等。其中,固定資產(chǎn)是公立高校開展各項教學活動的基礎(chǔ),也是公立高校實現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。
一是對固定資產(chǎn)進行清查,建立健全的固定資產(chǎn)管理制度,明確國有資產(chǎn)的使用人、保管人、責任人等。
二是規(guī)范固定資產(chǎn)的使用和處置流程,制定合理、有效的處置制度,明確報廢、轉(zhuǎn)讓、出售等資產(chǎn)處置的權(quán)限和程序。
三是建立固定資產(chǎn)核算制度,制定嚴格的固定資產(chǎn)核算程序和方法,明確會計核算和賬務處理流程。
四是完善國有資產(chǎn)的監(jiān)督機制,定期或不定期地對國有資產(chǎn)展開檢查工作。
公立高校應積極推進內(nèi)部控制信息化建設(shè),將信息化建設(shè)與內(nèi)部控制相結(jié)合,以實現(xiàn)財務管理與信息技術(shù)的深度融合。
一是應建立完善的財務信息管理系統(tǒng)。以學校為單位建立財務信息管理系統(tǒng),對各部門、各單位的財務信息加強統(tǒng)計和分析。同時,應根據(jù)實際需求建立預算執(zhí)行分析系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等信息化項目,加強對預算執(zhí)行情況的動態(tài)監(jiān)控和預警分析,以及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。
二是應加強對數(shù)據(jù)的處理能力。要實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)的信息化管理,就需要提高財務數(shù)據(jù)的處理能力。通過對財務數(shù)據(jù)進行處理,可以將各種會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮討{證,實現(xiàn)電子報銷和入賬,也可以將紙質(zhì)票據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮悠睋?jù)并自動打印,提高財務數(shù)據(jù)的處理能力。
三是注意網(wǎng)絡(luò)安全。隨著公立高校辦學規(guī)模不斷擴大,教學科研任務日益繁重,人員流動頻繁,公立高校的信息系統(tǒng)安全問題日益突出。要加強信息安全管理工作,就要加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)和內(nèi)部控制制度建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)安全方面,要完善信息安全防護機制,建立健全信息安全管理制度。
為保證內(nèi)部審計監(jiān)督機制的有效性,公立高校應結(jié)合實際情況,制定科學合理的內(nèi)部審計監(jiān)督制度,對財務管理制度、預算管理制度等進行重點審計。同時,應建立健全審計監(jiān)督部門與財務部門之間的溝通協(xié)調(diào)機制,使內(nèi)部審計監(jiān)督工作更加規(guī)范和科學??赏ㄟ^建立內(nèi)部審計委員會,定期對公立高校的財務管理情況進行檢查與考核,以對公立高校的內(nèi)部控制工作進行有效監(jiān)督。公立高??赏ㄟ^開展年度內(nèi)部控制評價工作、年度經(jīng)濟責任審計工作等來對公立高校的內(nèi)部控制情況進行監(jiān)督。與此同時,還可以將內(nèi)部審計結(jié)果與年終績效考核掛鉤,以激勵公立高校財務管理人員積極配合內(nèi)部控制制度的建設(shè)工作。
公立高校的內(nèi)部控制制度是指公立高校為有效保證教育教學活動和經(jīng)濟活動的合法、合規(guī)及資產(chǎn)的安全、完整,防范舞弊和預防腐敗,提高資金使用效益,促進公立高校實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標而建立的一系列制度。為了推進新時代高等教育事業(yè)的健康快速發(fā)展,加強公立高校內(nèi)部控制建設(shè)迫在眉睫。