孫偉杰

（大慶油田電力運維分公司綜合辦公室，大慶 163000）

引 言

油田企業(yè)屬于我國的主要能源企業(yè)，對于我國的發(fā)展而言意義重大。在油田企業(yè)發(fā)展的過程中，其發(fā)展質量往往與基層辦公室的精細化管理質量有著十分密切的關系。因此，對于油田企業(yè)來說，還需要對精細化管理這一概念引起足夠的重視，并把這一理念充分融入企業(yè)基層辦公室的管理之中，積極探索精細化管理工作的重心。

一、精細化管理概念

精細化管理最初是由科學管理之父弗雷德里克·溫斯洛·泰勒（Frederick Winslow Taylor）提出的。對于我國而言，精細化管理則是在經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)這一背景下，企業(yè)發(fā)展的一個必然趨勢。這一管理理念是對傳統(tǒng)管理理念的一種補充和升級，可以有效改善傳統(tǒng)理念中的不足，并把其引向一種更為深入的思想和模式，以幫助企業(yè)獲得更為優(yōu)質的管理方式。對于油田企業(yè)來說，進行精細化管理是對基層辦公室工作的一個必然要求。油田企業(yè)基層辦公室所面臨的工作量較大，而且工作內容大多較為瑣碎，如果在工作中采取較為傳統(tǒng)的管理模式，其工作效率會有所下降。精細化管理能夠幫助基層辦公室人員對辦公室工作進行分析，及時找準工作中的關鍵問題，充分發(fā)揮出精細化管理的實際效果。與此同時，精細化管理這一理念的引入，能夠使油田企業(yè)基層辦公室的工作效率得到提升，使其工作的步驟與流程得到進一步優(yōu)化，優(yōu)勢十分顯著。

（一）油田企業(yè)基層辦公室業(yè)務的特點

油田企業(yè)基層辦公室在開展工作的過程中，往往涵蓋了信訪、公關、后勤、行政等多項內容。在開展此類工作的過程中，其特點大致可以概括為重要性特點、綜合性特點、保密性特點、服務性特點。首先，無論是在一般企業(yè)中還是在事業(yè)單位中，辦公室都是不可或缺的。而在油田企業(yè)基層辦公室中，往往會涉及黨和國家的各項發(fā)展政策，同時也從一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)領導的意圖，其重要性是不容忽視的。與此同時，油田企業(yè)基層辦公室對于企業(yè)整體的發(fā)展和運行而言，也有著一定的指導作用，并且可以對企業(yè)內各部門的工作進行統(tǒng)籌和協(xié)調，確保企業(yè)的正常運行。這在一定程度上體現(xiàn)出油田企業(yè)基層辦公室業(yè)務的重要性特點。其次，辦公室本身屬于綜合辦事機構，在日常工作的過程中，不僅包含了撰寫文稿、參與政務等職責，也包含了會議記錄、檔案管理等各項工作內容。作為企業(yè)日常工作開展過程中的中樞部門，辦公室需要對企業(yè)內部各個部門的日常工作進行統(tǒng)籌與督查，及時傳達上層的各項部署和決策，協(xié)調好各方面的關系。除此之外，油田企業(yè)基層辦公室作為企業(yè)對外聯(lián)系的窗口，要與各上級單位與從屬單位等保持密切聯(lián)系，確保整個企業(yè)的穩(wěn)定運轉。這在一定程度上體現(xiàn)出油田企業(yè)基層辦公室業(yè)務的綜合性特點。再次，辦公室本身就是企業(yè)開展各項重要工作的場所，屬于企業(yè)內部的信息樞紐，在日常工作的過程中也會涉及一些機要文件和涉密資料等。因此，對于油田企業(yè)基層辦公室而言，其保密性特點也是十分重要的。最后，油田企業(yè)基層辦公室也具有服務性特點?？梢哉f，這一特點算是基層辦公室業(yè)務特點中最為基礎的特點之一。做好后勤保障工作、為企業(yè)日常工作的開展提供優(yōu)質的服務是油田企業(yè)基層辦公室日常工作中的重點內容。具體來說，辦公室的服務內容主要包含了三個方面，即為本級領導與機關服務，為上下級領導和領導機關服務，為上下級單位與企業(yè)員工服務。

（二）油田企業(yè)基層辦公室管理的作用

1.策劃作用

油田企業(yè)基層辦公室人員和基層員工有著密切接觸，因此對于企業(yè)當中的各項信息和資料的掌握也更加全面，從而可以為企業(yè)領導層制定各項決策提供更多寶貴的意見。當然，所謂的策劃作用，不是指基層辦公室人員可以直接對企業(yè)中各項工作的開展進行決策，而是指基層辦公室人員在各項決策中所具有的輔助作用。在領導層開展決策的時候，基層辦公室人員能夠為其提供更多的信息和參考，使領導層做出的決定與企業(yè)的實際發(fā)展更加貼合，最終的決策更加科學合理。

2.協(xié)調作用

油田企業(yè)基層辦公室管理工作的開展還具有一定的協(xié)調作用。在油田企業(yè)發(fā)展的過程中，無論是部門與部門之間還是人與人之間，都是需要協(xié)調發(fā)展的。只有避免各類沖突與矛盾的發(fā)生，才能夠使企業(yè)朝著自身的戰(zhàn)略發(fā)展目標不斷前進。在這一過程中，油田企業(yè)基層辦公室可以充分發(fā)揮出自身的協(xié)調性作用，利用各種手段來調節(jié)各個部門和各類人員之間的關系，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

3.整理與管理作用

在油田企業(yè)實際運行的過程中，基層辦公室還具有一定的整理與管理作用，可以為企業(yè)各項工作的開展提供一定的基礎與保障。比如，在企業(yè)發(fā)展的過程中，往往需要使用與保存各類檔案資料，這就需要基層辦公室對其進行保存與整理，并做好詳細的分類。當企業(yè)內部人員需要查找檔案時，可以對其提供幫助。除此之外，企業(yè)在召開各項會議時，不僅需要基層辦公室人員參與其中，同時也需要他們能夠依據(jù)會議的實際需求來設置會議的流程，服務和管理參加會議的人員，保證會議的順利進行。

二、油田企業(yè)基層辦公室管理現(xiàn)狀

油田企業(yè)基層辦公室管理現(xiàn)狀主要可以從三個方面進行分析。

第一，從人員的角度進行分析。在油田企業(yè)基層辦公室中，人一直處于最為核心的位置，而人員本身的能力及其工作時的狀態(tài)，都會對工作的質量產(chǎn)生較為直接的影響。從現(xiàn)階段實際情況來看，一些油田企業(yè)基層辦公室人員本身的能力還有所欠缺，在工作的過程中安于現(xiàn)狀。另外，由于基層辦公室的人員構成比較復雜，容易出現(xiàn)人員素質不均衡的情況。例如，新入職的員工能力不足，老員工在辦事的過程中常常依據(jù)經(jīng)驗而不遵守規(guī)定，新老員工缺乏有效的交流與溝通，等等。

第二，從信息化與環(huán)境的角度進行分析。油田企業(yè)基層辦公室在開展工作的過程中，其硬件設備及工作環(huán)境等，都會對工作效率產(chǎn)生一定的影響。在一個良好的環(huán)境中工作，基層辦公室人員的身心會處于更為積極的狀態(tài)下，工作效率往往會更高。但如果基層辦公室人員沒有積極性，在工作中就難以更好地執(zhí)行工作。而隨著我國信息技術的快速發(fā)展，一些油田企業(yè)沒有意識到信息技術的重要性，依舊采取傳統(tǒng)的辦公方式，在一定程度上限制了自身的發(fā)展。

第三，從管理的角度進行分析。企業(yè)制定的管理目標及各項制度等，都可能對基層辦公室管理工作的開展產(chǎn)生一定的影響。在傳統(tǒng)的管理模式下，基層辦公室的責任劃分常常較為模糊，而企業(yè)本身的管理目標往往也不夠清晰，在制定各項制度時不夠完善，導致內部工作人員的任務分工不夠明確，責任劃分不夠清晰。要想切實提升基層辦公室的管理效果，油田企業(yè)就必須及時改變現(xiàn)有的傳統(tǒng)管理模式，朝著精細化管理的方向不斷前進。

三、油田企業(yè)基層辦公室精細化管理策略

（一）明確崗位職責

油田企業(yè)基層辦公室精細化管理的過程中，需要對崗位職責進行明確。首先，企業(yè)需要對基層辦公室管理工作的責任進行明確的劃分，確保發(fā)生問題后能夠在第一時間找到相應的負責人員，使問題得到快速的解決。在油田企業(yè)快速發(fā)展的過程中，基層辦公室的工作內容更為復雜，因此只有對工作人員的責任進行明確，才可以切實提升他們的工作質量。其次，企業(yè)需要依據(jù)企業(yè)的實際經(jīng)營特點，對現(xiàn)有的基層辦公室進行劃分。從宏觀角度來看，企業(yè)需要更為科學地規(guī)劃辦公室的各項工作職責，需要把責任和監(jiān)督管理落實到每一個工作人員的身上。最后，企業(yè)還需要加強對基層辦公室各個工作環(huán)節(jié)的把控。

（二）細化管理目標及管理內容

油田企業(yè)基層辦公室在開展工作的過程中，包含公文管理、檔案管理、會議記錄、印章管理等諸多工作內容。在進行精細化管理的過程中，基層辦公室人員需要對上述每一項工作開展精細化管理。比如：在公文管理工作中，需要做好登記與簽收，以及立卷歸檔等工作；在檔案管理工作中，需要做好檔案資料的收集、歸檔，以及過期檔案的銷毀工作；在會議管理工作中，需要對會議的目標及參會人員進行明確，并做好會議記錄及會議總結；在日常辦公用品管理過程中，需要規(guī)范各類物品的使用，避免浪費；在車輛管理工作中，需要嚴格依據(jù)企業(yè)內部的用車規(guī)定來進行審批?？偠灾吞锲髽I(yè)基層辦公室精細化管理工作的開展，涉及企業(yè)日常管理的方方面面，其中的任何一個細節(jié)都不能放過。

（三）強化協(xié)同意識，完善企業(yè)文化

油田企業(yè)基層辦公室在日常管理的過程中，需要進一步強化協(xié)同意識，完善企業(yè)文化。首先，基層辦公室只有做好各部門的協(xié)調與配合，才能夠實現(xiàn)精細化管理。基于此，基層辦公室人員需要具備比較高的協(xié)同意識，能夠在工作的過程中注重投入和產(chǎn)出的關系，嚴格控制好企業(yè)的各項成本。同時，企業(yè)也需要把精細化管理的理念融入各項管理工作之中，并對不同的管理內容進行細分，確保各個工作環(huán)節(jié)之間的銜接性。其次，對于油田企業(yè)而言，企業(yè)文化建設工作的開展是十分重要的。良好的企業(yè)文化，能夠增強員工的歸屬感?；诖耍鶎愚k公室在進行精細化管理的過程中，需要積極融入文化建設，增強基層員工的凝聚力。在日常工作中，基層辦公室也可以積極開展一些文化宣傳活動，營造良好的企業(yè)氛圍。

（四）更新管理理念

為了進一步提高工作效率，油田企業(yè)基層辦公室人員還需要具備精細化管理意識及創(chuàng)新意識，帶動基層員工更新自身的理念，使大家能夠明白創(chuàng)新的重要意義。油田企業(yè)基層辦公室開展精細化管理，不僅僅需要管理層的參與，還需要基層員工的配合。因此，基層辦公室人員需要不斷加強自我管理，把精細化管理視為一項長期工作，為油田企業(yè)的整體發(fā)展提供支持。在更新管理理念的過程中，基層辦公室還需要科學地規(guī)劃工作任務，并把精細化管理模式引入基層辦公室的日常管理中，切實提高自身的工作質量。

（五）引入信息化管理系統(tǒng)

油田企業(yè)基層辦公室要想早日實現(xiàn)精細化管理的目標，就必須依據(jù)時代的發(fā)展特點，引入信息化管理系統(tǒng)，使自身的工作效率得到提升。首先，基層辦公室人員和領導層人員通過召開例會的方式來傳達工作計劃。在這一過程中可以利用信息技術，對會議的內容進行錄音，并把音頻轉換為文字，發(fā)送到每一個員工的郵箱之中，使辦公室精細化管理的實效性得到提升。其次，基層辦公室在進行精細化管理的過程中，也可以充分利用各類現(xiàn)代化的自動辦公系統(tǒng)來增強對各個細節(jié)的管控程度。

（六）考核精細化管理

對于油田企業(yè)的整體發(fā)展而言，基層辦公室的作用是不容忽視的。而基層辦公室在開展精細化管理的過程中，其考評機制的建立又是十分關鍵的?？茖W與完善的考評機制，能夠使精細化的管理效果早日達到預期。在精細化管理考評機制的建立過程中，需要對員工日常的工作態(tài)度及崗位成就等進行綜合考量，避免以偏概全的情況發(fā)生。與此同時，還需要建立起相應的績效考核機制。比如，一些日常工作認真且表現(xiàn)十分良好的員工，可以在發(fā)放基本工資的前提下再發(fā)放一些獎金，以此全面促進油田企業(yè)基層辦公室精細化管理的效果。

（七）提高基層辦公室人員的綜合素質

在基層辦公室精細化管理的過程中，如果基層辦公室人員本身的素質較低，且專業(yè)能力不足，那么往往就會對工作的質量產(chǎn)生較為直接的影響。因此，對于油田企業(yè)來說，還需要加強基層辦公室人員的素質培訓工作，促進基層辦公室精細化管理制度的落實。首先，企業(yè)可以定期開展相關的職業(yè)技能培訓等，在提升基層辦公室人員精細化管理理念的同時，也幫助他們更好地在工作中運用這一理念，主動落實相關的精細化要求。其次，針對基層辦公室精細化管理過程中的各類問題，企業(yè)也需要定期開展相關的研討會議，加強基層辦公室人員之間的交流，并對問題進行共同商討，進一步促進企業(yè)基層辦公室精細化管理的水平。最后，油田企業(yè)需要注意人才的培養(yǎng)工作，可以在進行人才選拔時，選擇新型的辦公室管理人員。在對辦公室管理人員進行考察時，要重點考察其責任心與管理水平。

結 語

在我國經(jīng)濟社會快速發(fā)展的背景下，油田企業(yè)基層辦公室工作的開展情況會對企業(yè)自身產(chǎn)生較為直接的影響。尤其是油田企業(yè)本身就屬于能源類型的企業(yè)，基層辦公室的工作更會影響到能源傳輸?shù)男Ч?。因此，油田企業(yè)需要對基層辦公室精細化管理工作引起重視，建立起一支專業(yè)的隊伍，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供支持。