常煥麗

［摘 要］公立醫(yī)院為了使各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序化，保證國(guó)有資產(chǎn)的安全，減少運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高管理工作的效率，正在積極推行嵌入內(nèi)部控制機(jī)制的合同規(guī)范化管理。本文從醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的全流程展開(kāi)探析，通過(guò)健全合同管理制度和完善合同管理流程，旨在提升醫(yī)院精益管理水平，全面提升醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)效果。

［關(guān)鍵詞］經(jīng)濟(jì)合同；全流程；規(guī)范化；管理探析

［中圖分類號(hào)］F20文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理日趨復(fù)雜，大多數(shù)醫(yī)院均把經(jīng)濟(jì)合同作為優(yōu)化經(jīng)濟(jì)管理的抓手。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同是醫(yī)院與平等民事主體為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而確立、變更、終止法律關(guān)系的協(xié)議，主要包括貨物購(gòu)銷、工程建設(shè)、外包服務(wù)、貨物運(yùn)輸、財(cái)產(chǎn)租賃、借款、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)以及其他經(jīng)濟(jì)合同。由于公立醫(yī)院既有公益屬性又有市場(chǎng)主體全部特征，管理層越來(lái)越重視合同規(guī)范化管理，形成了依法依規(guī)原則、對(duì)等原則、保密原則、限制不相關(guān)人員接觸原則等。為加強(qiáng)醫(yī)院合同管理工作，本文結(jié)合合同管理實(shí)務(wù)，就簽訂收付款金額累計(jì)或單項(xiàng)1萬(wàn)元以上（根據(jù)醫(yī)院具體管理需要暫定，萬(wàn)元以下建議簡(jiǎn)化審批）的經(jīng)濟(jì)合同，從合同管理全流程逐環(huán)節(jié)探析規(guī)范化管理要點(diǎn)。

1 合同擬定

經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)的事項(xiàng)，在完成前期的論證、預(yù)算、招投標(biāo)等系列工作后，醫(yī)院與合作單位就雙方或三方商定的系列經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)簽署經(jīng)濟(jì)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。承辦部門經(jīng)辦人起草合同底稿，將合同基礎(chǔ)信息錄入合同管理信息系統(tǒng)，進(jìn)入審批流程［1］。根據(jù)合同標(biāo)的不同及管理需要將其歸口不同的職能部門，進(jìn)行分類管理。原則上需按醫(yī)院固定合同標(biāo)準(zhǔn)范本模板簽訂合同，如采用非標(biāo)準(zhǔn)范本擬定合同的，承辦部門需將電子版合同初稿發(fā)給相關(guān)職能部門（如使用部門、驗(yàn)收部門、配合部門等）、財(cái)務(wù)科、內(nèi)審科審閱達(dá)成一致后錄入合同管理信息系統(tǒng)。

2 合同審查審批

2.1 合同審查審批崗位設(shè)置及職責(zé)

財(cái)務(wù)科是經(jīng)濟(jì)合同管理的歸口管理部門，其主要職責(zé)包括：建立健全合同管理制度及流程；優(yōu)化合同管理內(nèi)部控制，協(xié)調(diào)合同管理各環(huán)節(jié)工作，開(kāi)展合同管理的培訓(xùn)；定期檢查、督導(dǎo)、評(píng)價(jià)、優(yōu)化合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)；組織制定合同標(biāo)準(zhǔn)范本模板；審查合同；組織合同履約完畢的評(píng)價(jià)、持續(xù)改進(jìn)工作等。

承辦部門（合同簽署部門）經(jīng)辦人的主要職責(zé)包括：申報(bào)項(xiàng)目預(yù)算，跟進(jìn)預(yù)算進(jìn)度；合同簽訂前期，掌握合作方的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、資信、履約能力、授權(quán)信息等，收集合同業(yè)務(wù)相關(guān)資料；協(xié)助部門負(fù)責(zé)人組織需求調(diào)研、啟動(dòng)采購(gòu)招標(biāo)流程；比對(duì)投標(biāo)書(shū)、需求調(diào)研表、調(diào)研結(jié)果等，使用合同標(biāo)準(zhǔn)范本訂立合同初稿；發(fā)起合同簽訂審批流程，根據(jù)審批意見(jiàn)修改合同初稿；根據(jù)需要辦理合同公證、鑒證及備案；合同電子化歸檔；跟進(jìn)合同履約情況、及時(shí)反饋；組織成本和質(zhì)量控制、分析評(píng)價(jià)；在合同合作方履約出現(xiàn)異常情況時(shí)需及時(shí)匯報(bào)處理，收集履約爭(zhēng)議信息，啟動(dòng)違約處理程序；承辦合同中止、終止、續(xù)期、變更、撤銷、失效、作廢事項(xiàng)［2］。

承辦部門（合同簽署部門）負(fù)責(zé)人是合同管理第一責(zé)任人，其主要職責(zé)包括：審核年度項(xiàng)目預(yù)算；制訂合同標(biāo)準(zhǔn)范本；獨(dú)立組織采購(gòu)需求調(diào)查、專家投票、需求審查工作，保證調(diào)研過(guò)程公平公開(kāi)，防止過(guò)度讓渡利益；分析標(biāo)的物價(jià)格、市場(chǎng)行情，與合作方洽談合同收付款條件；處理合同全流程中需要解決的問(wèn)題；按政府采購(gòu)相關(guān)規(guī)定完成招投標(biāo)工作；在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同、到期合同續(xù)簽；組織監(jiān)控合同履約，及時(shí)與合作方協(xié)商、與律師溝通違約處置，提請(qǐng)調(diào)解、仲裁或訴訟組織合同日后事項(xiàng)；合同臺(tái)賬管理。

相關(guān)職能部門是指與合同有主要關(guān)系的部門，即合同項(xiàng)目相關(guān)業(yè)務(wù)歸口管理部門，其主要職責(zé)包括：根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及專業(yè)知識(shí)積極提出相關(guān)建議，共同致力于合同內(nèi)容的落實(shí)，協(xié)助擬定合同條款；協(xié)同實(shí)施合同；協(xié)助解決履約異常問(wèn)題；評(píng)價(jià)合同實(shí)施效果。例如，采購(gòu)合同涉及器械科、總務(wù)科、信息科的需要業(yè)務(wù)歸口管理部門確定，歸口涉及人力資源的服務(wù)合同需要經(jīng)組織人事部確認(rèn)，大額合同續(xù)簽需主要使用科室的歸口管理部門確認(rèn)。

內(nèi)審科審核人對(duì)合同管理全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，其主要職責(zé)包括：全過(guò)程監(jiān)督合同管理實(shí)施，有權(quán)介入調(diào)查合同管理各環(huán)節(jié)，審查合同條款與市場(chǎng)調(diào)查結(jié)果一致；監(jiān)控合同簽訂、履行、收付款的時(shí)效性；審查合同簽訂審批程序的完備性、授權(quán)簽訂的效期和效力；審核合同的主體資質(zhì)、內(nèi)容合法合規(guī)、滿足需求、條款適用、權(quán)利義務(wù)對(duì)等明確、要素完備、整體思維嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?；監(jiān)督合同依法履約，及時(shí)指出并制止違反法律法規(guī)行為，及時(shí)向單位主要負(fù)責(zé)人報(bào)告［3］。

業(yè)務(wù)歸口管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)包括：根據(jù)相關(guān)部門意見(jiàn)做出審批，在授權(quán)權(quán)限內(nèi)審批及簽訂合同。

總會(huì)計(jì)師的職責(zé)包括：組織建立合同管理體系，建立健全合同管理制度及流程；參與重大經(jīng)濟(jì)合同、經(jīng)濟(jì)協(xié)議的研究、審查；會(huì)簽重大經(jīng)濟(jì)合同、經(jīng)濟(jì)協(xié)議。

院長(zhǎng)（法人代表）的職責(zé)包括：根據(jù)相關(guān)意見(jiàn)實(shí)施審批，簽訂合同或授權(quán)簽訂合同。

醫(yī)院辦公室是公章管理科室，合同生效的最后把關(guān)部門，其職責(zé)包括：建立合同使用公章制度；審核合同審批手續(xù)完備性、簽署人是否有授權(quán)，按公章使用制度落實(shí)蓋公章事宜。

2.2 合同審查審批內(nèi)容

主體審查，包括民事主體問(wèn)題、委托代理人問(wèn)題、經(jīng)營(yíng)資格問(wèn)題、特定類型合同的主體資格問(wèn)題審查。

合法性審查，包括效力合法性、內(nèi)容合法性、訂立程序合法性問(wèn)題審查。

商務(wù)審查，包括合同標(biāo)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、性能、數(shù)量、質(zhì)量、質(zhì)保期、合同價(jià)款、交貨時(shí)間、地點(diǎn)及驗(yàn)收方式、收付款條件和方式、爭(zhēng)議解決方式及違約責(zé)任約定、擔(dān)保條款等內(nèi)容審查。

表述性審查，包括體例嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容齊備、表達(dá)精準(zhǔn)、版面美觀等內(nèi)容審查。

2.3 合同分級(jí)審批路徑

重大事項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同審批程序遵循醫(yī)院“三重一大”管理制度，未納入醫(yī)院年初職代會(huì)通過(guò)的年度預(yù)算并超過(guò)×××萬(wàn)元以上的資金的合同、對(duì)外×××萬(wàn)元及以上資金的捐贈(zèng)、贊助合同等屬于“三重一大”范疇的，需經(jīng)醫(yī)院黨委會(huì)審定后執(zhí)行［4］。

一般審批流程為：承辦部門負(fù)責(zé)人—相關(guān)職能部門—內(nèi)審科—業(yè)務(wù)歸口管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)—財(cái)務(wù)科合同審核崗—財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（X萬(wàn)元及以上標(biāo)準(zhǔn)范本簽訂的合同或Y萬(wàn)元及以上非標(biāo)準(zhǔn)范本簽訂的合同）—總會(huì)計(jì)師（X萬(wàn)元及以上）—法人審批（Z萬(wàn)元及以上）。

耗材藥品采購(gòu)合同等已按既定流程遴選且使用第三方平臺(tái)模板編制的常規(guī)合同執(zhí)行簡(jiǎn)化流程，由法人授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

萬(wàn)元以下合同執(zhí)行簡(jiǎn)化流程，由法人授權(quán)的業(yè)務(wù)歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)制的科研項(xiàng)目合同審批流程為：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人—相關(guān)職能部門—科研部負(fù)責(zé)人—內(nèi)審科—業(yè)務(wù)歸口管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)—財(cái)務(wù)科合同審核崗—財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人—總會(huì)計(jì)師（X萬(wàn)元及以上）—法人審批（Z萬(wàn)元及以上）。

3 紙質(zhì)合同簽訂

涉及醫(yī)院重大經(jīng)營(yíng)決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展合作或按合同屬性規(guī)定需法人代表簽署的合同（如框架協(xié)議、融資貸款合同等），由法人簽署。其他合同可以授權(quán)簽訂（要保留正式委托授權(quán)書(shū)）。項(xiàng)目負(fù)責(zé)制的科研項(xiàng)目合同一般由授權(quán)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽訂。合同期按有關(guān)法規(guī)文件要求，經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)執(zhí)行，原則上不超過(guò)三年。特殊情況需經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論決策。

合同管理信息系統(tǒng)審批流程結(jié)束后，經(jīng)雙方有權(quán)簽字人簽署后加蓋公章（兩頁(yè)以上合同須加蓋騎縫章）后生效。經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將已蓋章的紙質(zhì)合同及附件上傳至合同管理信息系統(tǒng)。

4 合同履行

合同簽訂生效后，合同承辦部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行，及時(shí)辦理收款、付款手續(xù)，財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)賬支付的時(shí)效性進(jìn)行監(jiān)督。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒(méi)有合同條款或法律規(guī)定的，應(yīng)以貨物交清、驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無(wú)遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)［5］。

5 合同變更

涉及合同主要條款變更或在預(yù)算范圍內(nèi)需變更合同金額的需簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議審批及簽訂流程應(yīng)參照主合同執(zhí)行；若變更后合同總金額超出原審批或授權(quán)簽訂權(quán)限的，則根據(jù)變更后的合同總金額執(zhí)行審批及簽訂流程，變更增減金額應(yīng)控制在原合同金額10 %以內(nèi)，超出應(yīng)視為新項(xiàng)目重新進(jìn)行招投標(biāo)。預(yù)算外項(xiàng)目調(diào)整審批依照醫(yī)院全面預(yù)算管理實(shí)施辦法按程序先調(diào)整預(yù)算，再納入項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)作變更調(diào)整。

6 合同歸檔及后期管理

合同簽署完畢，承辦部門需將合同紙質(zhì)材料及時(shí)整理歸檔保存，合同原件應(yīng)交檔案室存檔。簽訂部門須建立科室合同管理臺(tái)賬，指定專人負(fù)責(zé)，將科室管理的合同納入臺(tái)賬進(jìn)行全生命周期管理，定期梳理履約進(jìn)度、追蹤分析履約質(zhì)量。

合同（中止）終止或履行完畢，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)維護(hù)合同狀態(tài)為中止、終止、歸檔。發(fā)現(xiàn)合同違約，承辦部門應(yīng)及時(shí)上報(bào)，對(duì)照合同違約條款追償或償付。

合同發(fā)生糾紛的，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)歸口管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院法人報(bào)告糾紛情況并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門，暫時(shí)停止一切收款、付款行為。合同糾紛處理應(yīng)堅(jiān)持維護(hù)醫(yī)院最大利益原則，加強(qiáng)與另一當(dāng)事人進(jìn)行友好協(xié)商，合情合理合法地尋求解決方案。承辦部門應(yīng)主動(dòng)收集、整理相關(guān)資料，資料包括且不限于合同、補(bǔ)充合同、往來(lái)文件、信函、文書(shū)、圖表、電報(bào)、交貨單、提貨單、托運(yùn)單、驗(yàn)收單、發(fā)票、單證、封樣、樣品、鑒定報(bào)告、對(duì)方違約證據(jù)材料以及其他與糾紛有關(guān)的資料。糾紛處理過(guò)程中，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的，應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決，并考慮有申請(qǐng)仲裁或起訴的足夠時(shí)間［6］。

7 合同時(shí)效管理

為加強(qiáng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的時(shí)效管理，提高運(yùn)行效率，規(guī)定各部門及相關(guān)人員的審批時(shí)限，要求在規(guī)定的時(shí)間完成合同的擬定及審核審批。未按要求在規(guī)定時(shí)效內(nèi)完成合同審核審批且無(wú)正當(dāng)理由的，由內(nèi)審科執(zhí)行質(zhì)控和考核，對(duì)屢次糾正仍無(wú)改觀的，移交紀(jì)檢部門處理。

按醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)范本簽訂的合同，承辦部門在中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出當(dāng)日向合同對(duì)方單位發(fā)送電子版合同模板，溝通合同條款，7天內(nèi)（大型設(shè)備如DSA、MRI、CT等涉及基建的12天內(nèi)）確定合同內(nèi)容，形成電子版合同初稿。按非標(biāo)準(zhǔn)范本簽訂的合同，承辦部門將電子版合同初稿發(fā)給相關(guān)職能部門（醫(yī)務(wù)科、器械科、信息科、基建科等）、財(cái)務(wù)科、內(nèi)審科審閱，如需修改，必須在2日內(nèi)作出修改回復(fù)（若非工作日發(fā)出的，同時(shí)需電話或短信提醒）；逾期視同無(wú)修改意見(jiàn)。如需修改，承辦部門2日內(nèi)與供應(yīng)商溝通完畢，形成電子版合同定稿。每個(gè)環(huán)節(jié)原則上要求在一個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)，能并行處理的可考慮同時(shí)進(jìn)行。各環(huán)節(jié)的工作人員需對(duì)相應(yīng)環(huán)節(jié)的處理時(shí)效性負(fù)責(zé)。

內(nèi)審科按月對(duì)執(zhí)行部門的時(shí)效性進(jìn)行質(zhì)控考核，其中有系統(tǒng)審批痕跡的環(huán)節(jié)，按系統(tǒng)審批時(shí)間為準(zhǔn)，沒(méi)有系統(tǒng)審批痕跡的以帶日期的紙質(zhì)憑證作為考核依據(jù)，由被考核科室提供，如未能提供且無(wú)合理理由視為未按時(shí)效執(zhí)行。每月5日前向相關(guān)科室反饋流程辦理超時(shí)記錄，相關(guān)科室申辯須在5日內(nèi)提交內(nèi)審科（如系統(tǒng)工作流程發(fā)起人溝通合同條款，處理爭(zhēng)議事項(xiàng)、等待供應(yīng)商紙質(zhì)資料的超時(shí)等）。如遇請(qǐng)假或公干須提供相關(guān)佐證材料（如請(qǐng)假單、相關(guān)會(huì)議通知等）。逾期未提交的視為無(wú)意見(jiàn)。

對(duì)相應(yīng)環(huán)節(jié)超時(shí)的扣罰設(shè)定為：扣罰相關(guān)責(zé)任人績(jī)效K元/次（具體分解為：經(jīng)辦人扣M元/次，經(jīng)辦人員所在科室負(fù)責(zé)人負(fù)管理責(zé)任，連帶扣N元/次）。

8 結(jié)語(yǔ)

公立醫(yī)院管理工作的改進(jìn)一直在路上，合同規(guī)范化管理能夠有效助力維護(hù)公立醫(yī)院公益性，促進(jìn)醫(yī)院改革和高質(zhì)量發(fā)展，加強(qiáng)行業(yè)行風(fēng)建設(shè)和黨風(fēng)廉政建設(shè)，提高運(yùn)行效率和效益，保障人民群眾健康權(quán)益。

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