宋雯雯

（江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，南京 210014）

隨著“創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展”戰(zhàn)略不斷深化，“放管服”改革被列為當(dāng)今科研管理體制改革的重要內(nèi)容之一?？蒲性核鳛槲覈蒲惺聵I(yè)發(fā)展的重要領(lǐng)域，如何將“放管服”系列政策落實，如何接住、接好下放的權(quán)利，釋放科研活力已成為現(xiàn)階段科研院所管理改革的重點和難點[1]。

2019 年以來，J科學(xué)院按照“放管服”改革要求，充分貫徹《江蘇省省級財政科研項目經(jīng)費管理辦法》，相繼修訂多項科研經(jīng)費管理制度和財務(wù)管理辦法，優(yōu)化管理、簡化流程、提升效能。一系列政策還必須配套行之有效的管理加以實現(xiàn)。王釗等[2]通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有科研經(jīng)費管理中出現(xiàn)的諸多問題主要來源于流程管理問題。林彬[3]指出科研經(jīng)費管理流程過于僵化、嚴(yán)格，大大消耗了科研人員的時間和精力，不僅影響了科研人員的積極性，也影響了科學(xué)研究的進(jìn)度。因此優(yōu)化科研經(jīng)費管理流程，打通政策執(zhí)行中的“堵點”成為現(xiàn)階段的重點任務(wù)。

1 科研經(jīng)費管理的現(xiàn)狀

1.1 科研經(jīng)費管理模式

J 科學(xué)院科研經(jīng)費管理工作是在院統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，科研處、財務(wù)處、審計等職能部門各司其職，項目負(fù)責(zé)人是科研經(jīng)費直接負(fù)責(zé)人。涉及的主要職能部門的職責(zé)分工如表1所示，科研處主要負(fù)責(zé)組織項目申報，對申報材料進(jìn)行審查，配合上級部門監(jiān)督檢查項目實施和經(jīng)費使用情況，組織結(jié)題驗收和績效評價；財務(wù)處主要負(fù)責(zé)科研經(jīng)費的財務(wù)管理和會計核算；審計、紀(jì)委主要負(fù)責(zé)審計、監(jiān)督、檢查經(jīng)費使用情況。管理流程涉及經(jīng)費到賬及項目立項、預(yù)算錄入階段,主要由科研處和財務(wù)處負(fù)責(zé)；經(jīng)費核算階段，主要由財務(wù)處負(fù)責(zé)；經(jīng)費結(jié)題階段，主要由科研處、財務(wù)處、審計部門負(fù)責(zé)。

表1 科研管理職能部門主要職責(zé)分工

1.2 科研經(jīng)費管理制度和經(jīng)費管理系統(tǒng)改革

為貫徹執(zhí)行“放管服”改革要求，J 科學(xué)院修訂完善多項財務(wù)制度，縮減省級科研項目直接費用預(yù)算科目為5類，總預(yù)算不變情況下，項目負(fù)責(zé)人可自主調(diào)整直接費用全部科目預(yù)算；提高間接費用核定比例；下放部門預(yù)算項目資金報銷審批權(quán)限；改進(jìn)結(jié)余資金留用方式。同時，簡化橫向經(jīng)費入賬手續(xù)，經(jīng)費到賬經(jīng)科研處審核，憑項目合同或協(xié)議辦理經(jīng)費入賬；優(yōu)化預(yù)算調(diào)整審批手續(xù)，預(yù)算調(diào)整由項目負(fù)責(zé)人提出申請，研究所審核同意后報科研處備案。

就管理系統(tǒng)而言，科研經(jīng)費管理主要涉及科研管理系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)，前者是科研處負(fù)責(zé)的項目管理系統(tǒng)，包含立項管理、經(jīng)費管理、實施管理、費用提取等模塊[5]；后者是財務(wù)處負(fù)責(zé)的經(jīng)費管理系統(tǒng)，包含預(yù)約報賬、財務(wù)查詢、財務(wù)核算，輔助支付等部分。J 科學(xué)院基本實現(xiàn)了項目和經(jīng)費管理的全過程信息化。

2 科研經(jīng)費管理流程存在的問題

2.1 財務(wù)管理系統(tǒng)部分功能有待完善

經(jīng)過多年運(yùn)行，財務(wù)管理系統(tǒng)的預(yù)約報賬、財務(wù)核算、輔助支付等模塊已較為成熟，但是部分功能仍然有待開發(fā)。以項目到賬經(jīng)費為例，目前仍然需要人工導(dǎo)出電子表格，發(fā)送給各研究所財務(wù)助理，再由財務(wù)助理轉(zhuǎn)發(fā)至各研究所，科研人員下載表格查詢，確認(rèn)經(jīng)費到賬后，去財務(wù)處認(rèn)領(lǐng)經(jīng)費。這樣層層轉(zhuǎn)發(fā)不但影響查詢效率，還很容易造成遺漏。現(xiàn)實中科研人員仍然經(jīng)常電話或者現(xiàn)場查詢經(jīng)費到賬情況，不僅耽誤時間，也影響經(jīng)費入賬效率。再比如項目結(jié)題時，項目負(fù)責(zé)人從財務(wù)管理系統(tǒng)中查詢經(jīng)費支出明細(xì)，將數(shù)據(jù)手工填入項目決算表，再將導(dǎo)出的經(jīng)費明細(xì)表打印交財務(wù)處審核。財務(wù)人員以人工核對的方式審核項目負(fù)責(zé)人提交的材料，對于不符合要求電話告知項目負(fù)責(zé)人[6]，待修改后重新提交，直到材料符合要求為止，耗時較長[4]。

2.2 科研、財務(wù)管理系統(tǒng)間缺乏信息共享機(jī)制

科研經(jīng)費管理是一項需要多部門協(xié)同才能完成的管理工作，現(xiàn)實中，科研、財務(wù)管理系統(tǒng)各自建立起與科研人員之間的聯(lián)系，但科研管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)之間的信息孤島未能打通[7]，導(dǎo)致資源利用效率不高。項目負(fù)責(zé)人確認(rèn)經(jīng)費到賬后，在財務(wù)處取得到賬證明，憑到賬證明在科研管理系統(tǒng)進(jìn)行立項審批，再將審核后《科研項目基本信息表》交財務(wù)處，財務(wù)處根據(jù)信息表在財務(wù)管理系統(tǒng)中新設(shè)項目，并辦理經(jīng)費入賬。由于缺乏信息共享機(jī)制，部門之間主要依靠人工進(jìn)行紙質(zhì)傳遞。此外經(jīng)科研處備案的《科研項目經(jīng)費使用預(yù)算申請表》也無法通過科研管理系統(tǒng)直接傳遞到財務(wù)管理系統(tǒng)，需要通過人工傳遞，并將預(yù)算手工錄入財務(wù)管理系統(tǒng)?？蒲薪?jīng)費從經(jīng)費到賬到項目立項、經(jīng)費入賬，再到經(jīng)費達(dá)到可使用狀態(tài)相隔時間較長。

2.3 經(jīng)費報賬效率有待進(jìn)一步提升

科研經(jīng)費的核算主要由財務(wù)處負(fù)責(zé)，新型財務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)全天候預(yù)約報賬，交單后科研人員無需等待，即可在財務(wù)管理系統(tǒng)查詢單據(jù)實時物流狀態(tài)，然而這也對后續(xù)賬務(wù)處理以及資金支付工作提出了更高要求。尤其是項目集中驗收等特殊時點，收單量增加明顯，如何提高收單后的報銷效率，做到初審時應(yīng)審盡審，退單時應(yīng)告知的事項一次性詳細(xì)告知，同時提高制單、復(fù)核、支付流程的工作效率，最大限度保障項目資金及時執(zhí)行到位。筆者發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有科研人員查詢款項支付狀態(tài)，可見科研人員對財務(wù)報銷時效期望很高，財務(wù)部門的制單、復(fù)核、支付效率有待進(jìn)一步提高，縮小與科研人員期望之間差距。

3 科研經(jīng)費管理流程優(yōu)化設(shè)計

3.1 科研經(jīng)費收入流程優(yōu)化

3.1.1 經(jīng)費到賬查詢流程優(yōu)化

進(jìn)一步開發(fā)財務(wù)管理系統(tǒng)功能，建立到賬經(jīng)費查詢模塊，實現(xiàn)到賬信息實時可查，同時建立財務(wù)管理系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)。由于前期立項過程中，項目負(fù)責(zé)人已在科研管理信息填報合同信息，科研管理系統(tǒng)可根據(jù)撥款單位、金額等信息自動查找匹配，實現(xiàn)到賬項目主動推送通知[8]。核心步驟如下。

（1）財務(wù)人員及時更新銀行到款信息，上傳至財務(wù)管理系統(tǒng)到賬經(jīng)費查詢模塊。

（2）通過系統(tǒng)間連接，財務(wù)管理系統(tǒng)將到款數(shù)據(jù)推送至科研管理系統(tǒng)的經(jīng)費管理模塊。

（3）科研管理系統(tǒng)通過與前期采集的項目合同信息匹配，主動通知項目負(fù)責(zé)人；科研人員也可以直接登錄財務(wù)管理系統(tǒng)自主查詢到賬信息。

（4）一旦經(jīng)費到賬，科研人員直接在財務(wù)管理系統(tǒng)認(rèn)領(lǐng)該筆經(jīng)費，已有項目編號的，財務(wù)人員根據(jù)銀行回單、票據(jù)辦理經(jīng)費入賬。同時通過數(shù)據(jù)傳輸實時更新傳輸?shù)娇蒲泄芾硐到y(tǒng)。

優(yōu)化后的流程如圖1所示。

圖1 優(yōu)化后的到賬經(jīng)費查詢流程

3.1.2 項目立項、預(yù)算錄入流程優(yōu)化

新項目立項主要涉及科研管理系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)，通過開發(fā)系統(tǒng)間推送功能，將項目基本信息表和預(yù)算表由項目管理系統(tǒng)直接傳輸至財務(wù)管理系統(tǒng)，以數(shù)據(jù)推送代替文本傳遞，實現(xiàn)審核流程的合并[2]，減少項目和預(yù)算錄入審核環(huán)節(jié)，同時保證科研和財務(wù)管理系統(tǒng)預(yù)算數(shù)據(jù)的一致性，大大節(jié)省入賬、預(yù)算錄入的時間。

項目立項的核心步驟如下。

（1）項目負(fù)責(zé)人在財務(wù)管理系統(tǒng)查詢確認(rèn)經(jīng)費到賬，并下載經(jīng)費到賬證明。根據(jù)合同書、到賬證明，在科研管理系統(tǒng)中填報立項信息，提交科研處審核。待生成項目號后，在財務(wù)系統(tǒng)認(rèn)領(lǐng)該筆經(jīng)費。

（2）科研處將審核好的科研項目基本信息表由科研管理系統(tǒng)直接推送至財務(wù)管理系統(tǒng)。

（3）財務(wù)人員根據(jù)傳遞科研項目基本信息表在財務(wù)管理系統(tǒng)中設(shè)立新項目編號，同時根據(jù)銀行回單、票據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理，辦理新項目的經(jīng)費入賬。

預(yù)算錄入的核心步驟如下。

（1）科研經(jīng)費到賬、經(jīng)費入賬過程中，科研人員將項目預(yù)算錄入科研管理系統(tǒng)，提交研究所審核，科研處備案。

（2）科研處備案好的科研項目經(jīng)費用預(yù)算申請表數(shù)據(jù)由科研管理系統(tǒng)直接推送至財務(wù)管理系統(tǒng)。

（3）財務(wù)人員在財務(wù)管理系統(tǒng)中接收數(shù)據(jù)，審核無誤后直接導(dǎo)入項目預(yù)算。

（4）入賬和預(yù)算錄入手續(xù)全部完成后，項目達(dá)到可使用狀態(tài)，項目負(fù)責(zé)人可登錄財務(wù)管理系統(tǒng)的財務(wù)查詢模塊，查詢到項目信息。

優(yōu)化后的流程如圖2所示。

圖2 優(yōu)化后的項目立項、預(yù)算錄入流程

3.2 科研經(jīng)費支出流程優(yōu)化

科研經(jīng)費的支出基本在財務(wù)管理系統(tǒng)中實現(xiàn)，包括預(yù)約報賬、財務(wù)查詢、財務(wù)核算、輔助支付等事項，其中預(yù)約報賬模塊包括日常業(yè)務(wù)報銷、酬金業(yè)務(wù)和暫借款業(yè)務(wù)，要注重與外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接[9]，如發(fā)票查驗系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)等，保障報銷業(yè)務(wù)規(guī)范，同時內(nèi)嵌相應(yīng)管理文件要求、預(yù)算控制及審批提醒，便于科研人員在合理預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行科研經(jīng)費。財務(wù)核算和支付方面，主要以提高科研經(jīng)費的財務(wù)核算效率為方向，保障及時制單、復(fù)核，資金及時支付，優(yōu)化科研經(jīng)費核算。

科研經(jīng)費支出核算的核心步驟如下。

（1）項目負(fù)責(zé)人授權(quán)他人或自行登錄財務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)選擇日常報銷業(yè)務(wù)或酬金業(yè)務(wù)進(jìn)行填報，打印報銷單，經(jīng)辦人、項目負(fù)責(zé)人審核簽字后，連同發(fā)票、附件一起交財務(wù)處初審。

（2）初審后，財務(wù)處使用賬務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入智能憑證，完成平行記賬，制單以及復(fù)核工作。通過資金輔助支付系統(tǒng)，完成財政一體化系統(tǒng)和無現(xiàn)金系統(tǒng)的資金支付錄入工作，再人工審核完成資金支付。全過程通過財務(wù)管理系統(tǒng)財務(wù)查詢模塊實時查看支付進(jìn)展。

（3）科研人員登錄財務(wù)系統(tǒng)，查看科研項目的資金使用情況，實現(xiàn)動態(tài)實施監(jiān)管和掌控。

優(yōu)化后的流程如圖3所示。

圖3 優(yōu)化后的科研經(jīng)費支出流程

3.3 科研經(jīng)費結(jié)題流程優(yōu)化

在“放管服”背景下，轉(zhuǎn)變支出管理慣性思維，重視科研規(guī)律，創(chuàng)新經(jīng)費結(jié)題流程優(yōu)化[4]，科研處、財務(wù)處各有側(cè)重地完成經(jīng)費結(jié)題工作。優(yōu)化財務(wù)管理系統(tǒng)，根據(jù)項目負(fù)責(zé)人科研經(jīng)費結(jié)題或績效考評需要，財務(wù)管理系統(tǒng)提供查詢和打印帶有水印的經(jīng)費收支明細(xì)表或預(yù)算執(zhí)行情況表，節(jié)省財務(wù)人員再次審核時間。同時注重結(jié)題、績效考評的結(jié)果充分利用，以及審計結(jié)果共享共用。

科研經(jīng)費結(jié)題核心步驟如下。

（1）科研處根據(jù)合同或協(xié)議，組織項目結(jié)題驗收、績效評價。

（2）項目負(fù)責(zé)人登錄財務(wù)管理系統(tǒng)查詢項目經(jīng)費使用明細(xì)，根據(jù)主管部門要求填寫項目決算書和決算說明書，從財務(wù)管理系統(tǒng)中調(diào)取帶有水印的經(jīng)費收支明細(xì)表和憑證電子檔案信息，根據(jù)需要打印。

（3）財務(wù)人員對決算書、決算說明書和明細(xì)表進(jìn)行必要的程序性審核后蓋章，通知科研人員前來認(rèn)領(lǐng)。

優(yōu)化后的結(jié)題流程如圖4所示。

圖4 優(yōu)化后的科研經(jīng)費結(jié)題流程

4 科研經(jīng)費管理流程優(yōu)化的配套設(shè)計

科研經(jīng)費的流程優(yōu)化能夠提升管理服務(wù)水平，讓“放管服”政策真正落地生根。科研經(jīng)費管理流程的優(yōu)化涉及科研、財務(wù)等多個部門，首先各部門內(nèi)部要不斷加強(qiáng)自身建設(shè)，促進(jìn)各自管理系統(tǒng)不斷完善，將科研經(jīng)費管理和服務(wù)不斷延伸；其次需要建立信息共享平臺，打通跨部門之間的信息阻隔[7]，避免科研人員在不同管理系統(tǒng)上來回切換，使整個科研管理過程變得高效、透明，提高科研人員滿意度；最后，加強(qiáng)宣傳，制定清晰的辦事流程，有效告知科研人員，促進(jìn)“放管服”改革“質(zhì)”的提升。