摘要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理需求。電子檔案系統(tǒng)的引入和應(yīng)用能夠使檔案管理更加高效、便捷、安全。同時(shí)，一系列配套標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的陸續(xù)出臺(tái)也為事業(yè)單位檔案管理提供了指導(dǎo)和支持。但是，在實(shí)踐中，由于資料過(guò)多，管理問(wèn)題頻發(fā)，事業(yè)單位檔案管理始終面臨著較大挑戰(zhàn)。因此，繼續(xù)深入事業(yè)單位檔案管理的研究意義重大。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化對(duì)策；效益分析

事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)重要的行政管理工作，包括檔案的建設(shè)、管理和利用。事業(yè)單位檔案管理具有保持檔案的完整性、真實(shí)性、可靠性的功能，良好的檔案管理可以提高工作效率，保護(hù)信息安全，也為歷史研究和文化傳承提供了重要的支持和保障。

一、事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容

（一）檔案的收集整理

事業(yè)單位每年會(huì)產(chǎn)生大量的文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案，工作人員需要定期對(duì)各部門(mén)的檔案進(jìn)行收集。收集好的檔案需要進(jìn)行分類(lèi)，錄入系統(tǒng)，還需要對(duì)目錄進(jìn)行更新。

（二）檔案的保存

事業(yè)單位的檔案資料保存期限較長(zhǎng)，大多是長(zhǎng)期保存或永久保存，為確保檔案資料保存完好，需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋４娲胧┖图夹g(shù)手段，以防止檔案遭到損壞或丟失。

（三）檔案的查詢(xún)

現(xiàn)事業(yè)單位大多是在OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公，如果是數(shù)字化檔案室，便可與OA系統(tǒng)相連接，職工可通過(guò)OA系統(tǒng)在線(xiàn)查詢(xún)，同時(shí)也要注意權(quán)限管理，防止文件泄密。

（四）檔案的利用

事業(yè)單位的檔案資料具有豐富的價(jià)值和作用，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，可對(duì)大量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析。

二、事業(yè)單位檔案管理的基本特征

（一）法制化

事業(yè)單位檔案管理體系必須是建立在國(guó)家法律法規(guī)基礎(chǔ)上，必須嚴(yán)格遵守法律規(guī)定和行政法規(guī)，依法管理檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行定期審核和鑒定。

（二）責(zé)任化

事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)落實(shí)責(zé)任制，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員必須承擔(dān)起相應(yīng)的管理職責(zé)，確保檔案管理的責(zé)任到位，監(jiān)測(cè)檔案的安全、保密和完整性。

（三）信息化

隨著數(shù)字化時(shí)代給我們帶來(lái)的更多便利，事業(yè)單位檔案管理也日漸趨向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和信息化，通過(guò)電子儲(chǔ)存和管理手段提高工作效率和質(zhì)量。

（四）服務(wù)化

事業(yè)單位檔案管理應(yīng)注重服務(wù)和應(yīng)用，積極推進(jìn)檔案信息資源共享和利用，更好地為決策、科研和服務(wù)等提供可靠數(shù)據(jù)支撐。

三、事業(yè)單位檔案管理的必要性

（一）法律法規(guī)要求

《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律文件明確了機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須按照國(guó)家和地方規(guī)定建立檔案管理制度，對(duì)辦公文件和資料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理、保存，確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。

（二）工作決策依據(jù)

事業(yè)單位的工作需要依據(jù)歷史數(shù)據(jù)和實(shí)際情況做出決策，檔案中存儲(chǔ)了大量的數(shù)據(jù)和信息，可以提供決策所需的各種數(shù)據(jù)支持，也可對(duì)過(guò)去的決策進(jìn)行評(píng)估，通過(guò)這些反饋來(lái)改進(jìn)和調(diào)整當(dāng)前和未來(lái)的決策。

（三）公共資源的保障

事業(yè)單位所創(chuàng)造的一切成果，凝結(jié)著多種資源和智力的結(jié)晶，應(yīng)該被視為公共財(cái)富，因此需要通過(guò)檔案管理將這些成果長(zhǎng)期留存，方便后人學(xué)習(xí)、研究和借鑒。

（四）經(jīng)濟(jì)效益和資源利用

檔案中蘊(yùn)含了大量有價(jià)值的信息和知識(shí)，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案可以作為知識(shí)資產(chǎn)和研發(fā)創(chuàng)新的重要依據(jù)。

四、事業(yè)單位檔案管理面臨的主要問(wèn)題

（一）檔案室環(huán)境不符合標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)大多數(shù)事業(yè)單位仍采用紙質(zhì)檔案管理方式，但部分事業(yè)單位沒(méi)有專(zhuān)用的檔案室，存放紙質(zhì)檔案的場(chǎng)所達(dá)不到 “防火、防盜、防水、防震、防塵、防蟲(chóng)、防電磁波、防靜電、防鼠咬、防毀”十防要求，影響檔案的保管安全性。沒(méi)有檔案室的單位一般將檔案資料隨意堆放在閑置空間里，無(wú)法發(fā)揮檔案的作用。

（二）缺乏專(zhuān)職檔案管理人員

事業(yè)單位受定編定崗限制，檔案這一崗位大多是由其他崗位的人員兼職管理，兼職檔案管理員一般將工作精力放在其主要工作任務(wù)上，分配給檔案管理工作的時(shí)間較少，使得檔案管理工作僅流于表面，無(wú)法發(fā)揮其本質(zhì)作用。同時(shí)，由于一些單位存在涉密的檔案資料，這就要求檔案管理員對(duì)相關(guān)保密條例及涉密資料的保管方式充分了解，兼職檔案管理員顯然對(duì)這些知識(shí)是比較匱乏的，一旦發(fā)生泄密事件，會(huì)對(duì)單位造成較大影響。

（三）缺乏規(guī)范、有效的檔案收集體系

由于對(duì)檔案管理不夠重視，很多單位沒(méi)有制定明確的收集整理流程。管理人員對(duì)各部門(mén)的檔案收集整理數(shù)量不明確，導(dǎo)致檔案資料存放到個(gè)人手中，容易造成檔案資料的殘缺或丟失等問(wèn)題，并且因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的管控方式，導(dǎo)致多人協(xié)作的檔案資料個(gè)人存放的版本不一致，在后期查閱資料時(shí)難度增大。

（四）檔案管理系統(tǒng)落后

檔案查詢(xún)、借閱采用線(xiàn)下的實(shí)體檔案借閱方式，在借閱過(guò)程中，無(wú)法對(duì)人進(jìn)行管控，只能通過(guò)線(xiàn)下聯(lián)系等方式進(jìn)行檔案的催還，使得檔案的利用率低下，也影響到員工的工作效率。單機(jī)版系統(tǒng)僅能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的基本管理需求，無(wú)法順應(yīng)數(shù)字化檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展存在一定的制約。由于網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的缺乏或并未安排專(zhuān)門(mén)的管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)，使檔案管理系統(tǒng)流于形式，對(duì)信息化檔案管理的推進(jìn)產(chǎn)生一定影響。[1]

（五）缺乏檔案管理專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)

新時(shí)期，檔案管理工作發(fā)生了巨大改變，工作內(nèi)容不僅僅是信息資料的收集與處理，還涉及信息檢索與統(tǒng)計(jì)分析。檔案管理工作日益復(fù)雜，其現(xiàn)在不僅需要各部門(mén)的合作，還需要良好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。[2]由于領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理不夠重視，投入在檔案管理上的經(jīng)費(fèi)較少，資金不足致使工作開(kāi)展難度加大。隨著各單位嚴(yán)格控制各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支出，經(jīng)費(fèi)大多投入在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作上，其他輔助性工作的經(jīng)費(fèi)大幅削減甚至直接撤銷(xiāo)該筆專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，因此檔案經(jīng)費(fèi)一直處于不穩(wěn)定狀態(tài)，無(wú)法確保檔案工作的長(zhǎng)期穩(wěn)定開(kāi)展。

五、檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案室的監(jiān)督檢查

各事業(yè)單位的上級(jí)主管部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)下屬單位檔案室運(yùn)行情況的監(jiān)督，對(duì)檔案室各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題限期整改，整改后提交整改報(bào)告，并進(jìn)行再次檢查。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題仍不整改的予以通報(bào)批評(píng)，并采取一定的懲罰措施。各單位內(nèi)部要定期開(kāi)展自我檢查，建立檢查臺(tái)賬，重點(diǎn)對(duì)檔案室防水設(shè)施、防蟲(chóng)設(shè)施、滅火器、溫度濕度、門(mén)窗等設(shè)備進(jìn)行檢查，保證正常工作狀態(tài)。

（二）招聘檔案專(zhuān)職管理人員

現(xiàn)事業(yè)單位大多采用公開(kāi)招聘統(tǒng)一考試的方式進(jìn)行人員招聘，而且普遍要求碩士學(xué)歷。因此，在專(zhuān)業(yè)選擇上應(yīng)當(dāng)偏向檔案學(xué)、圖書(shū)情報(bào)與檔案管理等，這類(lèi)專(zhuān)業(yè)人員應(yīng)當(dāng)具備豐富的檔案理論知識(shí)，更加能夠勝任檔案管理工作。不具備招聘新人員條件的單位應(yīng)當(dāng)將重點(diǎn)放在檔案崗位在崗人員的技能培訓(xùn)上面，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)提升工作水平。

（三）規(guī)范檔案管理體系

在新型的檔案管理工作體系的指導(dǎo)下，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需求，打造規(guī)范化和時(shí)效性的管理工作流程，基于相應(yīng)的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮事業(yè)單位檔案信息的實(shí)用價(jià)值。[3]首先，針對(duì)不同類(lèi)型的檔案，制定不同的收集標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性；其次，要對(duì)檔案收集進(jìn)行監(jiān)管，建立檔案審查工作機(jī)制，嚴(yán)格按照政策法規(guī)和規(guī)章制度進(jìn)行審查，根據(jù)檔案種類(lèi)設(shè)置借閱制度，規(guī)定借閱權(quán)限和借閱期限，并開(kāi)展安全防范教育和宣傳，確保檔案資料的安全可靠；最后，定期進(jìn)行檔案清理工作，及時(shí)銷(xiāo)毀無(wú)效的檔案。

（四）推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

要明確數(shù)字化建設(shè)的基本路徑和發(fā)展思路，通過(guò)建立組織架構(gòu)體系保障工作順利開(kāi)展。檔案數(shù)字化建設(shè)信息系統(tǒng)平臺(tái)極為重要，在建設(shè)過(guò)程中，要選擇安全高效、穩(wěn)定可靠、易于管理、易于操作的信息系統(tǒng)平臺(tái)。同時(shí)，還要充分考慮平臺(tái)的擴(kuò)展性和兼容性，保證單位數(shù)字化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。要制定相應(yīng)的管理規(guī)則，明確數(shù)字資源的分類(lèi)形式、存儲(chǔ)位置、備份方式、安全保障機(jī)制等，從而更好地保證數(shù)字資源安全性、可用性和可靠性。

（五）設(shè)立檔案專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)

領(lǐng)導(dǎo)層要提高對(duì)檔案管理的重視度，在編制預(yù)算時(shí)增設(shè)檔案專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，要制定檔案專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理辦法，明確經(jīng)費(fèi)的使用范圍、管理流程、審批標(biāo)準(zhǔn)等。按照相關(guān)規(guī)定，事業(yè)單位向上級(jí)主管部門(mén)申請(qǐng)?jiān)O(shè)立檔案專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，并提交預(yù)算和管理辦法等相關(guān)材料。經(jīng)費(fèi)獲得批準(zhǔn)后，事業(yè)單位要根據(jù)實(shí)際需求，合理使用檔案專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，并建立健全的資金管理制度和監(jiān)督機(jī)制，確保資金使用的透明和規(guī)范。

六、檔案管理最優(yōu)化的效益分析

（一）實(shí)現(xiàn)信息共享

事業(yè)單位經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的積累，擁有著大量珍貴的行業(yè)資料和知識(shí)信息，通過(guò)檔案信息共享，這些知識(shí)和信息可以被及時(shí)、精確、方便地傳遞和利用，為單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案信息共享使得資料更為透明、清晰，文件處理流程更加規(guī)范化，能夠有效地促進(jìn)單位內(nèi)部管理、監(jiān)督的實(shí)施和對(duì)外傳播，從而提高工作質(zhì)量。事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)不同的工作，建立檔案信息共享機(jī)制，更加能夠把握單位發(fā)展全局，緊跟時(shí)勢(shì)，系統(tǒng)謀劃工作思路。

（二）提高檔案資料利用率

事業(yè)單位是公共服務(wù)和行政管理的重要組成部分，提高檔案資料利用率能夠?yàn)楦骷?jí)領(lǐng)導(dǎo)提供更翔實(shí)、準(zhǔn)確的信息，讓他們基于事實(shí)正確決策。檔案資料是事業(yè)單位的重要信息資源，通過(guò)提高檔案資料的利用率，可以讓單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程更加高效，減少工作復(fù)雜度。當(dāng)檔案資料得到充分利用后，可以減少重復(fù)勞動(dòng)和浪費(fèi)，節(jié)省單位運(yùn)營(yíng)成本。伴隨資料利用率的提高，單位的業(yè)務(wù)能力會(huì)隨之提高，加之事業(yè)單位本身的自有屬性，所涉及的各個(gè)領(lǐng)域都有其獨(dú)特的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，可以為研究人員提供豐富的參考價(jià)值。

（三）提升工作效率

由于電子檔案管理系統(tǒng)中可保存事業(yè)單位在工作中產(chǎn)生的檔案資料，在單位定期或?qū)ｍ?xiàng)檢查活動(dòng)中都體現(xiàn)出支撐作用，對(duì)于大量檔案調(diào)閱，可利用檢索功能快速定位到需要的檔案資料，可以為員工節(jié)省時(shí)間，使其更專(zhuān)注于工作任務(wù)，加快轉(zhuǎn)化為工作效果，也使得檔案查詢(xún)、保管工作更加便捷和高效。

（四）增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制能力

事業(yè)單位的人員檔案一般由單獨(dú)的人事系統(tǒng)進(jìn)行管理，區(qū)別于其他檔案。有效的檔案管理能夠保證個(gè)人信息安全，避免因信息泄露導(dǎo)致的安全隱患。在實(shí)際工作中，也能夠防止文件的丟失或者被篡改等問(wèn)題，從而保證單位運(yùn)行的穩(wěn)定性和連續(xù)性。在現(xiàn)代社會(huì)中，信息安全問(wèn)題備受關(guān)注。好的檔案管理可以掌握單位內(nèi)部情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不規(guī)范操作，減少單位面臨的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，也有助于單位合法合規(guī)運(yùn)營(yíng)，通過(guò)檔案管理記錄下工作中的每個(gè)細(xì)節(jié)，便于監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)工作，避免出現(xiàn)法律問(wèn)題和其他不良影響。

（五）增值歷史檔案

檔案是單位歷史的見(jiàn)證，通過(guò)事業(yè)單位檔案的規(guī)范管理，可以增強(qiáng)歷史檔案的完整性和可讀性，更好地反映單位的歷史事件和變遷過(guò)程，從而提高檔案的歷史價(jià)值。對(duì)于圖書(shū)館、博物館這一類(lèi)事業(yè)單位，歷史檔案還具有一定的社會(huì)屬性。這類(lèi)單位所保存的歷史檔案不僅是歷史學(xué)家研究的重要資源，也是文化傳承的重要載體。通過(guò)事業(yè)單位檔案管理的文物保護(hù)、數(shù)字化處理等措施，可以對(duì)歷史檔案進(jìn)行保護(hù)和傳播，在社會(huì)文化發(fā)展中扮演重要角色，提升歷史檔案的文化價(jià)值。

七、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性對(duì)于事業(yè)單位的正常運(yùn)行和發(fā)展至關(guān)重要。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案管理更加需要與先進(jìn)技術(shù)相融合，以提高管理效率和服務(wù)水平。事業(yè)單位檔案管理的公開(kāi)與透明，是實(shí)現(xiàn)政府信息公開(kāi)的重要內(nèi)容，通過(guò)規(guī)范的檔案管理，也能夠提高政府管理的公信力和公共信息透明度。當(dāng)前形勢(shì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出了更高的發(fā)展要求，事業(yè)單位應(yīng)從多方面入手，切實(shí)提高管理水平，更應(yīng)該注重實(shí)際產(chǎn)出成果，在工作中不斷改進(jìn)方法，保證檔案最大化效益。同時(shí)，也保證檔案工作緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的目標(biāo)。

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作者簡(jiǎn)介： 馮婧，女，漢族，河北滄州人，碩士，助理館員，研究方向：檔案方向。