劉麗芳

［摘 要］隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，有關(guān)部門對(duì)于殘疾人管理事業(yè)投入了更多的資金與資源，也對(duì)殘疾人管理工作提出了更高的要求。殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案作為殘疾人日常管理工作中最為基礎(chǔ)的材料，對(duì)于殘疾人員的康復(fù)、就業(yè)、扶貧、培訓(xùn)、管理等方面具有重大作用，因此，建立完善的殘疾人保障制度應(yīng)當(dāng)從殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理入手?；诖?，筆者就殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理展開研究與分析，對(duì)當(dāng)前殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理存在問題以及優(yōu)化策略展開討論，為殘聯(lián)部門完善基礎(chǔ)工作提供參考。

［關(guān)鍵詞］殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案；規(guī)范化管理；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.15.049

［中圖分類號(hào)］G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2023）15-0162-04

0? ? ?引 言

本文對(duì)殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行研究。文章分為三個(gè)部分，第一個(gè)部分就殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的重要功能進(jìn)行分析，并就殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的管理要求進(jìn)行歸納總結(jié)；第二個(gè)部分就當(dāng)前殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理方面存在的現(xiàn)實(shí)問題進(jìn)行總結(jié)，并就這些問題可能導(dǎo)致的嚴(yán)重后果展開分析；第三個(gè)部分就殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理策略展開研究與討論，希望能為殘聯(lián)部門的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)提供一定的幫助。

1? ? ?殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的具體功能與管理要求

1.1? ?殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的具體功能

殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案主要記錄兩個(gè)方面的內(nèi)容：一方面是殘障人員的康復(fù)狀況、訓(xùn)練狀況、就業(yè)狀況以及貧困幫扶政策的落實(shí)程度；另一方面是各項(xiàng)工作在各個(gè)時(shí)期的相關(guān)數(shù)據(jù)、資料和文件。殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的具體功能之一是為殘聯(lián)部門的工作提供指導(dǎo)與依據(jù)。例如，殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案會(huì)對(duì)在某一執(zhí)行政策下對(duì)工作的完成度、殘障人員的滿意度等進(jìn)行記錄，通過分析與總結(jié)，可以對(duì)該政策的可行性與現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行評(píng)估，為殘聯(lián)部門的政策執(zhí)行以及未來的運(yùn)營方向提供數(shù)據(jù)支撐與理論依據(jù)。此外，殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案對(duì)于落實(shí)各項(xiàng)助殘工作十分有利。例如，殘聯(lián)內(nèi)部針對(duì)每一位殘障人員建立單獨(dú)的檔案，并對(duì)其致殘?jiān)颉埣矤顩r、生活是否存在貧困、訓(xùn)練狀況以及就業(yè)狀況等進(jìn)行記錄，并根據(jù)殘障人員的實(shí)際狀況對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更新，不僅有利于各項(xiàng)助殘、護(hù)殘政策的落實(shí)，還能夠?yàn)槊恳晃粴堈先藛T提供恰當(dāng)?shù)姆?wù)。

1.2? ?殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理要求

對(duì)殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的主要目的是提高幫扶工作、培訓(xùn)工作以及康復(fù)工作等相關(guān)業(yè)務(wù)的實(shí)際效率，切實(shí)為每一位殘障人員提供幫助。當(dāng)前殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理要求如下：對(duì)殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行妥善保管與利用；及時(shí)對(duì)殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行記錄與更新；建立“整體—個(gè)體”模式的業(yè)務(wù)檔案管理機(jī)制，提高檔案管理的效率與科學(xué)性。殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案包括紙質(zhì)檔案，需要對(duì)其采取防盜、防火、防水、防腐蝕、防塵、防霉變等多種防護(hù)措施，可以將其保管在特制的保險(xiǎn)柜中，延長紙質(zhì)檔案的保管年限。另外，各個(gè)殘障人員的致殘?jiān)蛞约吧眢w康復(fù)狀況不盡相同，定期走訪殘障人員，并對(duì)其個(gè)人檔案信息進(jìn)行記錄與更新有利于殘聯(lián)與其他社會(huì)志愿組織幫扶措施的實(shí)行。除此之外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理信息化平臺(tái)，對(duì)每一份業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，提高管理效率與業(yè)務(wù)開展效率。

2? ? ?當(dāng)前殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

2.1? ?檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

當(dāng)前殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理存在的嚴(yán)重問題之一是檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)低下，無法妥善管理殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案。部分檔案管理人員缺乏檔案管理專業(yè)技能，在檔案管理過程中未能根據(jù)檔案內(nèi)容、檔案日期等因素進(jìn)行分類管理，導(dǎo)致殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案出現(xiàn)混亂，相關(guān)工作人員在調(diào)用紙質(zhì)檔案時(shí)，需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行查找。此外，部分檔案管理人員綜合素養(yǎng)低下，工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)，對(duì)于檔案分類與整理工作較為敷衍。例如，殘聯(lián)部門會(huì)定期探望殘障人員，對(duì)其身體狀況以及家庭貧困狀況進(jìn)行調(diào)查，走訪結(jié)束，需要業(yè)務(wù)檔案管理人員對(duì)相應(yīng)的殘障人員的檔案信息進(jìn)行填寫或更新，部分業(yè)務(wù)檔案管理人員為減少檔案查找與整理的工作量，會(huì)集中對(duì)殘障人員的業(yè)務(wù)檔案信息進(jìn)行填寫與更新，這就極有可能導(dǎo)致信息錯(cuò)漏現(xiàn)象的產(chǎn)生，這對(duì)于殘聯(lián)業(yè)務(wù)與殘障人員都是極為不負(fù)責(zé)的。除此之外，根據(jù)殘聯(lián)工作對(duì)于紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案的管理規(guī)范要求，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行防護(hù)處理，但部分檔案管理人員存在偷工現(xiàn)象，私自降低紙質(zhì)檔案的養(yǎng)護(hù)處理頻率，對(duì)紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案保護(hù)不力，導(dǎo)致部分紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案出現(xiàn)受潮、受塵、受腐蝕等問題。

2.2? ?檔案管理手段較為落后

部分區(qū)域殘聯(lián)部門的檔案管理手段較為落后，甚至將紙質(zhì)保管作為檔案管理的唯一形式，致使檔案管理工作效率低下以及殘障人員幫扶工作效率低下。紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案容易受潮、受腐蝕、被蟲子啃噬，隨著時(shí)間的推移，會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、紙質(zhì)泛黃等現(xiàn)象，十分不利于保管。紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案無法建立高效率的檢索機(jī)制，當(dāng)需要對(duì)檔案信息進(jìn)行更新時(shí)，只能建立新的表格內(nèi)容，十分不利于業(yè)務(wù)檔案的整理與更新。部分殘聯(lián)部門雖然利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，但是未建立穩(wěn)定、高效的檢索機(jī)制，檢索條件單一且信息查詢效率低下，在同一時(shí)間段對(duì)檔案進(jìn)行多次訪問時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)宕機(jī)現(xiàn)象，計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)亟待更新。

2.3? ?缺乏完善的檔案管理體系

當(dāng)前不同地區(qū)的殘聯(lián)部門未就業(yè)務(wù)檔案管理建立統(tǒng)一且完善的管理規(guī)范，致使各個(gè)地區(qū)業(yè)務(wù)檔案內(nèi)所收錄的信息項(xiàng)并不相同，當(dāng)殘障人員易地搬遷或者外出時(shí)，會(huì)產(chǎn)生諸多不便。例如，不同地區(qū)的殘聯(lián)對(duì)于殘障人員的幫扶政策有所不同，當(dāng)殘障人員的長期居住地出現(xiàn)變更時(shí)，其享受到的幫扶政策會(huì)有所不同，這會(huì)對(duì)殘障人員的實(shí)際生活狀況以及身體康復(fù)狀況產(chǎn)生直接影響，這與殘聯(lián)的創(chuàng)設(shè)理念是相違背的。由于殘聯(lián)部門對(duì)于業(yè)務(wù)檔案管理未設(shè)立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，部分地區(qū)的殘聯(lián)部門對(duì)于所有的檔案信息未經(jīng)篩選都統(tǒng)一進(jìn)行記錄，統(tǒng)一保存，導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)信息冗雜現(xiàn)象，不僅加重了檔案管理人員的業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)，還極有可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案出現(xiàn)混亂，影響調(diào)研工作與幫扶工作的開展與落實(shí)［1］。

3? ? ?殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理策略

3.1? ?對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)能力與核心素養(yǎng)

殘聯(lián)部門應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)能力與核心素養(yǎng)。首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理技術(shù)培訓(xùn)。例如，對(duì)檔案人員開展信息檢索、檔案整理、檔案信息的記錄與更新、檔案信息搜集等方面的培訓(xùn)，全面培養(yǎng)檔案管理人員的綜合能力。在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息檢索培訓(xùn)過程中，可以將首字母檢索法、時(shí)間檢索法、關(guān)鍵詞檢索法等作為主要教學(xué)內(nèi)容，并針對(duì)檔案管理人員的信息檢索效率進(jìn)行訓(xùn)練。其次，還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員就殘聯(lián)相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容展開培訓(xùn)，使其了解殘聯(lián)業(yè)務(wù)流程與殘障人員的實(shí)際困難。例如，殘聯(lián)部門在招聘檔案管理人員時(shí)，可以對(duì)其展開為期一周的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，由殘聯(lián)管理人員擔(dān)任培訓(xùn)指導(dǎo)老師，為實(shí)習(xí)人員普及殘聯(lián)相關(guān)業(yè)務(wù)以及檔案管理規(guī)范。

殘聯(lián)部門還應(yīng)當(dāng)注重提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，殘聯(lián)部門的全體工作人員應(yīng)當(dāng)將“全心全意服務(wù)與愛護(hù)殘障人員”作為職業(yè)信條，檔案管理人員也不例外。例如，殘聯(lián)部門在開展相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，可以帶領(lǐng)檔案管理人員探望殘障人員，通過近距離接觸殘障人員，能夠切實(shí)了解到殘障人員的生活境況，從內(nèi)心萌發(fā)對(duì)于殘障人員的愛護(hù)之情與責(zé)任感，在業(yè)務(wù)檔案整理與分類工作中會(huì)更加嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)。檔案管理人員還負(fù)責(zé)對(duì)檔案信息的記錄與更新，因此需要對(duì)“殘障等級(jí)”“致殘?jiān)颉薄柏毨顩r”“康復(fù)”以及“就業(yè)”等專業(yè)名詞的界定范圍充分了解，應(yīng)當(dāng)由殘聯(lián)部門鑒定人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。在培訓(xùn)期結(jié)束之后，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理實(shí)習(xí)人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行考核與鑒定，通過考核并滿足殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作要求的實(shí)習(xí)生可以獲得轉(zhuǎn)正資質(zhì)。除此之外，殘聯(lián)部門在對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整時(shí)，可以向檔案管理人員征求意見，通過讓檔案管理人員參與更高層次的檔案管理建設(shè)工作，提高其作為殘聯(lián)部門員工的歸屬感與責(zé)任感。

3.2? ?更新檔案管理手段，引進(jìn)信息化管理技術(shù)

殘聯(lián)部門應(yīng)當(dāng)更新檔案管理手段，提高檔案的保存年限與信息檢索效率。殘聯(lián)部門應(yīng)當(dāng)豐富檔案管理方式，可以將計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)作為檔案管理的主要手段，將紙質(zhì)保管作為輔助手段。例如，殘聯(lián)部門可以建立程序化業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置兩個(gè)檔案條目，其中一號(hào)檔案條目用于記錄與管理殘障人員的相關(guān)信息，檔案信息項(xiàng)包括殘障人員的姓名、年齡、致殘?jiān)颉埣驳燃?jí)、康復(fù)狀況、就業(yè)狀況以及家庭貧困狀況等，該條目下的檔案以“1”作為編號(hào)開頭數(shù)字；二號(hào)檔案條目用于記錄與管理殘聯(lián)政策的執(zhí)行進(jìn)度以及有效性，檔案信息項(xiàng)包括政策條目、政策執(zhí)行有效日期、政策受惠人員名單、支出明細(xì)等內(nèi)容，該條目下的檔案以“2”作為編號(hào)開頭數(shù)字［2］。

同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)建立業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，并將其與檔案數(shù)據(jù)庫聯(lián)通，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、填寫與更新。殘聯(lián)部門可以向軟件公司定制專門的業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備對(duì)檔案信息進(jìn)行增刪改查、頁面訪問、信息鎖定等功能，可以采用多種檢索算法提高信息查詢的效率，如采用關(guān)鍵字檢索、首字母檢索、時(shí)間段檢索以及殘疾等級(jí)檢索等。為保障業(yè)務(wù)檔案的信息安全，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理員的級(jí)別進(jìn)行授權(quán)管理，對(duì)于普通檔案管理員應(yīng)當(dāng)予以信息查詢與頁面訪問的權(quán)限；對(duì)于高級(jí)檔案管理員應(yīng)當(dāng)予以信息填寫與修改的權(quán)限，且每一次信息填寫與修改都需要生成動(dòng)態(tài)密鑰，提高殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全性。

殘障人員的親屬應(yīng)當(dāng)攜帶相關(guān)證明到殘聯(lián)部門進(jìn)行建檔，由工作人員對(duì)相關(guān)信息核實(shí)之后建立檔案，對(duì)殘障人員的相關(guān)信息進(jìn)行登記。

3.3? ?建立完善的檔案管理體系，加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)與利用

殘聯(lián)部門還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理體系進(jìn)行完善，加強(qiáng)檔案的保護(hù)與利用，切實(shí)解決殘障人員的生活困難與就業(yè)困難［3］。例如，全國殘聯(lián)部門應(yīng)當(dāng)建立較為統(tǒng)一的檔案記錄與管理規(guī)范，對(duì)業(yè)務(wù)檔案所要記錄的信息項(xiàng)以及檔案格式進(jìn)行統(tǒng)一，解決殘障人員常居地變更帶來的困難。全國殘聯(lián)部門可以采用統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)其進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)操作。例如，可以對(duì)各個(gè)地區(qū)殘聯(lián)部門的業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，將檔案管理機(jī)制調(diào)整為雙層管理機(jī)制，其中上層管理機(jī)制面向全國的殘聯(lián)部門，對(duì)殘障人員的相關(guān)信息以及幫扶政策的落實(shí)進(jìn)行記錄與管理；下層管理機(jī)制面向區(qū)域性殘聯(lián)檔案管理工作，對(duì)當(dāng)?shù)厮鶎?shí)行的幫扶政策進(jìn)行記錄，對(duì)殘障人員的康復(fù)狀況以及就業(yè)狀況進(jìn)行記錄與更新。

殘聯(lián)業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確性對(duì)于殘聯(lián)工作的開展以及具體政策的落實(shí)影響較大，因此，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)殘障人員的相關(guān)信息進(jìn)行更新。信息更新方式有兩種：殘障人員親屬攜帶相關(guān)證明到當(dāng)?shù)貧埪?lián)部門進(jìn)行更新；殘聯(lián)部門對(duì)殘障人員進(jìn)行探望，對(duì)其康復(fù)狀況、生活困難狀況以及就業(yè)狀況進(jìn)行實(shí)地考察，根據(jù)考察結(jié)果對(duì)業(yè)務(wù)檔案信息進(jìn)行更新。為了給殘障人員提供生活與就業(yè)上的幫助，殘聯(lián)部門可以將部分信息與其他部門或機(jī)構(gòu)共享。例如，可以將殘疾鑒定信息與鐵路售票部門和景區(qū)售票部門共享，為殘障人員提供購票優(yōu)惠與其他優(yōu)待服務(wù)。除此之外，部分殘障人員存在康復(fù)的可能性，應(yīng)當(dāng)建立完善康復(fù)檔案管理體系，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行落實(shí)，有利于為殘障人員提供針對(duì)性幫助。例如，殘聯(lián)部門可以和醫(yī)院建立康復(fù)檔案管理平臺(tái)，對(duì)殘疾人士的診斷狀況、治療狀況和恢復(fù)狀況等信息進(jìn)行緊密追蹤，并根據(jù)相關(guān)信息對(duì)殘障人員采取不同等級(jí)的幫扶政策，合理調(diào)配公共資源。

4? ? ?結(jié)束語

殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案對(duì)于殘疾人員的管理、康復(fù)、訓(xùn)練、就業(yè)安排以及貧困幫扶等方面具有重大作用，規(guī)范化的殘聯(lián)業(yè)務(wù)管理能夠有效提高上述工作的效率，切實(shí)為殘障人員解決醫(yī)治、復(fù)健與就業(yè)等方面的問題。在殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理研究過程中，應(yīng)當(dāng)立足于檔案管理現(xiàn)存的實(shí)際問題，注重提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力，更新檔案管理手段，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)。除此之外，還應(yīng)當(dāng)建立完善的殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理體系，對(duì)檔案進(jìn)行有效保護(hù)與利用。

主要參考文獻(xiàn)

［1］劉悅.新形勢(shì)下公立醫(yī)院干部人事檔案規(guī)范化管理對(duì)策研究［J］.品牌研究，2021（15）：117-119.

［2］李芳玲，尹達(dá).科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案規(guī)范化管理的措施研究：以淮安市為例［J］.蘭臺(tái)世界，2021（12）：102-106.

［3］李?yuàn)檴?新時(shí)期推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的研究［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（21）：150-151.

［收稿日期］2023-04-07