□ 高 娜

時(shí)光飛逝，2023 年已經(jīng)來(lái)到十月，各項(xiàng)工作都到了關(guān)鍵階段，時(shí)間緊迫，任務(wù)繁重。領(lǐng)導(dǎo)干部常常感覺(jué)時(shí)間不夠用，計(jì)劃總是被打亂，工作效率提不上去，怎么辦？

在這種快節(jié)奏多變化的工作環(huán)境中，不如轉(zhuǎn)變思維，把時(shí)間這個(gè)你所管理的“下屬”轉(zhuǎn)化為你的“朋友”，將“管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皡f(xié)同”，讓時(shí)間發(fā)揮最大的效能。

了解時(shí)間而不是控制時(shí)間

領(lǐng)導(dǎo)干部是否有這樣的困擾：計(jì)劃做了一籮筐，執(zhí)行起來(lái)不是無(wú)法按時(shí)完成，就是被突如其來(lái)的事情打斷。長(zhǎng)此以往，執(zhí)行者就會(huì)產(chǎn)生極大的挫敗感，認(rèn)為自己執(zhí)行力低下，能力不夠，對(duì)工作充滿沮喪、焦慮，甚至出現(xiàn)職業(yè)倦怠感。

為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況呢？原因是我們想管理時(shí)間，卻并不了解時(shí)間。時(shí)間就像是手里的沙子，攥得越緊，它就流失得越快，倒不如把手掌攤平，認(rèn)真地?cái)?shù)一數(shù)自己究竟擁有多少顆時(shí)間的沙粒。

蘇聯(lián)昆蟲(chóng)學(xué)家、哲學(xué)家、數(shù)學(xué)家亞歷山大·亞歷山德羅維奇·柳比歇夫是一位非常高效的科學(xué)家，每天僅工作5 個(gè)多小時(shí)，睡眠時(shí)間高到10 小時(shí)以上，卻完成了70 多部學(xué)術(shù)著作和科學(xué)論文。他為什么能夠這么高效率地工作呢？這得益于他長(zhǎng)達(dá)56 年的一項(xiàng)堅(jiān)持——堅(jiān)持記錄自己每項(xiàng)工作、每件事務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間。比如：

烏里揚(yáng)諾夫斯克。1964 年4 月7 日。分類昆蟲(chóng)學(xué)（畫(huà)兩張無(wú)名袋蛾的圖）——3小時(shí)15分。鑒定袋蛾——20 分（1.0）。

附加工作：給斯拉瓦寫(xiě)信——2小時(shí)45 分（0.5）。

社會(huì)工作：植物保護(hù)小組開(kāi)會(huì)——2 小時(shí)25 分。

休息：給伊戈?duì)枌?xiě)信——10 分；《烏里揚(yáng)諾夫斯克真理報(bào)》——10 分；列夫·托爾斯泰的《塞瓦斯托波爾故事》——1 小時(shí)25 分。

不要小看記錄后面括號(hào)中的數(shù)字，1.0 和0.5 分別表示他比預(yù)計(jì)的多花了1 小時(shí)和0.5 小時(shí)來(lái)完成這項(xiàng)工作 ，這些清晰的時(shí)間超支標(biāo)記，方便他找回時(shí)間，也便于在每個(gè)月的月底做小結(jié)。他不僅記錄自己做各項(xiàng)事情所花費(fèi)的時(shí)間，還會(huì)進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計(jì)和分析，比如：他在《論生物學(xué)中運(yùn)用數(shù)學(xué)的前景》一文的手稿最后一頁(yè)寫(xiě)道：

準(zhǔn)備（提綱、翻閱其他手稿和參考文獻(xiàn)）14 小時(shí)30 分

寫(xiě)29 小時(shí)15 分

共費(fèi)43 小時(shí)45 分

共8 天，1921 年10 月12 日 至19 日。

柳比歇夫給自己的一生建立了一本特殊的賬本：時(shí)間賬本。他把自己的每一項(xiàng)工作都精準(zhǔn)地統(tǒng)計(jì)出來(lái)，以便今后在安排類似的工作時(shí)，更加精準(zhǔn)。這樣的時(shí)間規(guī)劃才是最有效的。

如果領(lǐng)導(dǎo)干部也能在日常工作中如此了解自己的時(shí)間，面對(duì)突如其來(lái)的變化一定能夠應(yīng)付自如。比如：本來(lái)要參加一項(xiàng)活動(dòng)需要下午4 點(diǎn)從單位出發(fā)，結(jié)果因?yàn)槟撤N原因提前到3 點(diǎn)。這樣本來(lái)計(jì)劃在4點(diǎn)之前完成的A 工作，就完成不了，怎么辦呢？經(jīng)過(guò)平日對(duì)自己時(shí)間的記錄和評(píng)估，替換成一件可以在3 點(diǎn)之前完成的B 工作。這樣既不會(huì)在活動(dòng)中還記掛著沒(méi)有完成的工作，影響活動(dòng)表現(xiàn)，也不至于浪費(fèi)了活動(dòng)之前的時(shí)間毫無(wú)所得，同時(shí)還能獲得一定的成就感和對(duì)時(shí)間的掌控感。

如何做好時(shí)間統(tǒng)計(jì)和評(píng)估，柳比歇夫的兩個(gè)小方法值得領(lǐng)導(dǎo)干部借鑒：

1.開(kāi)銷日記的格式是：日期+事件+花費(fèi)時(shí)間，每天記錄5 ～7 行。

2.每個(gè)月做月度總結(jié)，年底做年度總結(jié)。

專注時(shí)間而不是焦慮時(shí)間

很多領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)自我要求甚高，工作尚在籌備階段就開(kāi)始焦慮，擔(dān)心時(shí)間到了卻拿不出像樣的成果。于是，大量的時(shí)間就在這種自我懷疑中度過(guò)，不能全身心地投入工作中，導(dǎo)致做事情千頭萬(wàn)緒，雜亂無(wú)章，常?；㈩^蛇尾，效率低下。

如何避免這樣的問(wèn)題發(fā)生呢？這就要求我們除了對(duì)時(shí)間做“了解”、做“規(guī)劃”，還要和時(shí)間這個(gè)朋友“專注”相處。

對(duì)時(shí)間的專注力，是忙碌時(shí)代最稀缺的能力，是領(lǐng)導(dǎo)干部在工作中最寶貴的資產(chǎn)。它不僅能提高工作效率，還能提升創(chuàng)造力，為社會(huì)創(chuàng)造出巨大的價(jià)值。

這種對(duì)時(shí)間的專注如何實(shí)現(xiàn)呢？以下兩個(gè)小的方法可以幫助領(lǐng)導(dǎo)干部在工作中慢慢進(jìn)入專注狀態(tài)。

1. 變被動(dòng)為主動(dòng)：有多少工作我們是被動(dòng)接受，又有多少工作是經(jīng)過(guò)我們的思考之后主動(dòng)去做的呢？這里的區(qū)別是：被動(dòng)接受工作，就一直被安排，時(shí)間難以掌控，精力自然也難以掌控，永遠(yuǎn)被時(shí)間牽著鼻子走。很多行為都是出于習(xí)慣，所做的決定不是深思熟慮地判斷。主動(dòng)工作則不一樣，是自己有意識(shí)、有覺(jué)察地去做事情，會(huì)對(duì)事情進(jìn)行深度思考、深度加工。自己決定怎么做、何時(shí)做，而不是出于日常的習(xí)慣。這種變主動(dòng)為被動(dòng)，我們稱之為“關(guān)閉自動(dòng)模式”。主動(dòng)管理注意力，越主動(dòng)效率就會(huì)越高。

2.從最難的事情開(kāi)始做：艾森豪威爾提出的四象限法則，如下圖：

為什么要先把重要緊急的事情做完呢？因?yàn)樗钅苷{(diào)動(dòng)人們的專注力。它的緊急性和重要性都會(huì)迫使我們的大腦產(chǎn)生焦慮情緒。這種適度的焦慮，會(huì)讓我們屏蔽外界的干擾，更專注于所做的目標(biāo)。一天的開(kāi)始，當(dāng)我們把最重要且緊急的事情完成了，專注力就會(huì)得到很好的鍛煉，自信心也得到提升，再去做其他的事情，效率不僅高，流程也更順暢。

享受時(shí)間而不是揮霍時(shí)間

很多領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)管理時(shí)間有個(gè)錯(cuò)誤的認(rèn)知，認(rèn)為所謂的“管理時(shí)間”就是把“休閑時(shí)間”轉(zhuǎn)化為“工作時(shí)間”，放棄休息娛樂(lè)、與家人相處的時(shí)間甚至是學(xué)習(xí)的時(shí)間，把自己變成“工作狂”。

盲目增加工作時(shí)長(zhǎng)，效果適得其反。勤勞固然重要，但適度放松、及時(shí)充電對(duì)整體工作效率的提升必不可少。勞逸結(jié)合才能事半功倍。

對(duì)于休息這件事，有的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)陷入另一種誤區(qū)：認(rèn)為只有做不動(dòng)腦筋、不花力氣的事情才是休息。比如：玩手機(jī)刷視頻。偶爾看一些有趣的視頻，大腦分泌多巴胺，的確可以讓人短時(shí)間內(nèi)得到放松。但隨著多巴胺的大量釋放，這種快樂(lè)的感覺(jué)也會(huì)讓大腦產(chǎn)生另一種反應(yīng)——上癮。當(dāng)人們沉浸在刷短視頻的短暫快感中，對(duì)時(shí)間的感知力就會(huì)大大減弱。這種“假性放松”，其實(shí)是對(duì)大腦的一種刺激，刺激多了，大腦會(huì)更加疲憊，反而得不到休息。

真正的休息是什么呢？英國(guó)的作家克勞迪婭·哈蒙德曾經(jīng)發(fā)起了一個(gè)“休息調(diào)查”。135 個(gè)國(guó)家的18000 人參與該調(diào)研，報(bào)告了他們心目中“最有助于休息的十大活動(dòng)”：

第十位，正念。在冥想、靜坐的過(guò)程中，注意所有的感官，特別是呼吸。不要評(píng)判，不要壓制，全面接受。

第九位，看電視。應(yīng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間里看適量的電視，不要讓電視阻止外出。

第八位，空想。不要老想著過(guò)去那些做錯(cuò)的事情，盡量想些未來(lái)的快樂(lè)的計(jì)劃。

第七位， 洗個(gè)舒服的熱水澡。研究表明睡前熱水淋浴可以幫助人們比平時(shí)平均快7 分鐘入睡。

第六位，舒心地出去走走。出去走走既給人們提供了獨(dú)立思考的機(jī)會(huì)，也提供了接觸大自然的機(jī)會(huì)。

第五位，什么也不做。大多數(shù)人認(rèn)為要做到“什么也不做”并不容易，因?yàn)槿藗兒苋菀紫萑霑r(shí)間被浪費(fèi)了的內(nèi)疚和恐慌中。其實(shí)休息就是最重要的。

第四位，聽(tīng)音樂(lè)。如果你壓力較小，又想休息，這種情況下聽(tīng)音樂(lè)是最佳選擇。

第三位，獨(dú)處。獨(dú)處的特別之處在于時(shí)間會(huì)變慢，有助于人們發(fā)現(xiàn)和關(guān)注自我。

第二位，走進(jìn)大自然。親近大自然是逃離城市喧囂的最常用的手段之一，是休息和放松的絕佳方式。

第一位，閱讀。人在閱讀中，尤其是深度閱讀中會(huì)進(jìn)入一種物我兩忘的狀態(tài)——心流。這種最優(yōu)心理體驗(yàn)可以帶給人幸福的感覺(jué)。