馬木生

（福建省清流縣公安局警務服務中心，福建三明 365300）

0 引言

新時期發(fā)展背景下，各部門在開展檔案管理工作時，檔案資源開發(fā)與利用屬于其中非常重要的內(nèi)容。對于公安機關而言，檔案信息資源管理工作的科學性與檔案資源開發(fā)利用的效率之間有著非常密切的聯(lián)系。如今，公安機關在開展檔案管理工作時，高度重視信息技術的使用，并進一步加強了檔案管理信息化建設，使電子檔案數(shù)量一直呈現(xiàn)上升的趨勢，同時也為公安機關檔案資源開發(fā)提供了重要的條件。充分發(fā)揮新技術的作用，提升檔案信息資源開發(fā)與利用效率，是新時期公安機關需要重點考慮的。

1 公安機關檔案管理概念與重要性

公安機關檔案信息資料主要是指，公安機關在開展案件處理以及各類整治活動時，需要利用文字、圖片、音頻以及視頻等形式進行準確記錄，一般主要體現(xiàn)在文書檔案、業(yè)務檔案以及戶籍檔案等幾個方面。公安機關檔案管理是工作人員對檔案進行記錄、整理與分類等，貫穿于整個系統(tǒng)的全過程，其工作質(zhì)量與公安機關日常業(yè)務工作開展有著非常密切的聯(lián)系。公安機關檔案信息資料不僅準確記載著懲罰犯罪、保護人民安全利益的行為，而且還涉及案件辦理中的重要理論依據(jù)與法律條文。公安機關優(yōu)化檔案管理工作，有利于在更大程度上提升公安機關檔案管理工作效率，實現(xiàn)對檔案信息資料的充分開發(fā)與利用，在其他公安業(yè)務工作中，可以將檔案信息資料的價值充分發(fā)揮出來，更好地維護社會公平與公正，保護人民群眾與社會利益。

2 影響公安檔案資源開發(fā)與利用的外部因素

結合目前的實際情況來看，公安機關在開展檔案資源開發(fā)與利用等工作時，會受到一些外部因素影響，具體主要體現(xiàn)在了以下兩個方面。

2.1 檔案資源類型多樣化，導致檔案資源開發(fā)與利用難度較大

公安機關在開展檔案管理工作時，因為長期受傳統(tǒng)觀念影響，大部分檔案管理人員將重點放在文件檔案方面，而沒有對實物檔案足夠重視，導致實物檔案管理設施以及管理條件都比較落后，無法滿足一定的精細化要求。基于新形勢發(fā)展背景，公安機關在開展檔案管理工作時，逐漸加強了檔案信息化建設工作，在面對以往的紙質(zhì)檔案與實物檔案時，需要將其轉換為電子信息檔案之后才能進行儲存，并在此基礎上對檔案資源進行開發(fā)與利用，這種工作模式下檔案管理人員的工作總量非常大，需要將所有的檔案信息進行完整分類，并整合到檔案信息管理系統(tǒng)當中。因為涉及的檔案資源類型比較多，所以工作人員很難對檔案類別進行有效劃分，進而影響檔案信息資源完善性，增加了檔案信息資源開發(fā)與利用的難度。

2.2 檔案信息資源開發(fā)與利用技術水平有待提升

結合目前的實際情況來看，公安部門在開展檔案信息資源開發(fā)與利用工作時，所存在的主要影響因素是技術水平不高。首先，從硬件設備與軟件技術兩個角度來看，公安機關在使用檔案信息管理軟件時，技術水平還需要進一步的提高。其次，檔案管理工作人員隊伍水平有待提升，與傳統(tǒng)的檔案管理形式相比，信息化管理模式具有非常明顯的差異，主要是對于信息技術使用能力有著非常高的要求。最后，在公安機關檔案信息化建設不斷加快的背景下，檔案管理人員所具備的業(yè)務水平已經(jīng)無法滿足檔案管理工作要求。公安機關需要結合檔案管理工作實際狀況，對信息化技術使用引起高度重視，加強檔案管理隊伍建設，在更大程度上提升信息技術應用水平。

3 公安檔案資源開發(fā)利用中存在的問題

3.1 沒有認識到檔案管理的重要性

目前，在一些縣區(qū)中，公安機關領導人員仍然沒有對檔案管理工作引起重視，導致所投入的經(jīng)費與人力不足，在開展相應的檔案管理工作時，沒有將硬件設施與軟件技術之間有效結合，這不僅會降低檔案信息資源開發(fā)與使用的質(zhì)量，同時也會縮小檔案信息資源利用與開發(fā)的范圍，導致公安檔案儲存與管理工作一直沒有得到實質(zhì)性的進步。

3.2 檔案信息系統(tǒng)軟件與硬件不能效結合

在公安機關檔案信息資源開發(fā)與利用中，不僅需要使用硬件設施，同時還需要使用到軟件系統(tǒng)，只有將兩者進行有效結合，才能構建出更加完善的檔案信息系統(tǒng)。如今，公安部門雖然已經(jīng)具備了相應的檔案信息系統(tǒng)，配備了一定的硬件設施，但是在軟件方面投入不足，從而降低了公安機關檔案信息資源利用效率。

3.3 缺少完善的檔案資源開發(fā)與利用管理制度

公安機關在信息檔案資源開發(fā)與利用過程中，部分單位將重點放在了硬件設施方面，所以硬件設施發(fā)展速度比較快，但是缺少完善的管理制度，在管理內(nèi)容方面仍然存在一定的缺陷。如果公安機關不能制定出完善的檔案資源開發(fā)與利用管理制度，即便已經(jīng)采取了信息化管理模式，其他業(yè)務部門也可能繼續(xù)采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，各部門之間缺少有效的溝通與交流，會導致檔案管理人員進行非常多的重復性工作，影響檔案信息資源開發(fā)與利用工作的有效開展[1]。

3.4 檔案信息資源風險防范控制水平有待提升

如今，在檔案信息化建設進程不斷推進的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案代替，雖然在一定程度上提升了檔案信息管理工作的效率，但是也增加了電子檔案管理中的風險，使檔案資源開發(fā)與利用受到了嚴重威脅。如果檔案信息管理系統(tǒng)失效，將會對后期管理工作帶來非常嚴重的影響，甚至導致部分電子檔案資源損壞，為機關部門帶來非常嚴重的損失。結合目前的實際情況來看，公安機關檔案信息資源風險方法控制水平仍然較低，這也是目前公安檔案信息資源開發(fā)與利用中需要重點解決的問題。

3.5 檔案管理缺少責任制

結合相關的調(diào)查結果可以了解到，很多工作人員會將特殊性的檔案留在部門內(nèi)，對于沒有破案以及正在辦理中的案件，工作人員沒有在第一時間內(nèi)歸還檔案資料，而是為了方便后期工作的開展將檔案留在身邊。雖然方便了后期的工作，但是很容易導致案件遺落，甚至因為管理不當，導致案件的丟失。另外，部分檔案管理人員在工作中沒有嚴格落實自身職責，針對沒有上交儲存的文件，沒有在第一時間內(nèi)追回，因為個人疏忽導致檔案文件的丟失，長時間會對檔案管理工作開展產(chǎn)生嚴重的負面影響。

3.6 檔案的收集與管理能力有待提升

目前，部分公安機關在整理檔案文件時，往往只對上級所下發(fā)的紅頭文件進行整理，而沒有對基礎性的檔案管理工作引起重視。首先，公安機關檔案資料涉及的類型比較多，內(nèi)容非常復雜。其次，檔案收集方法與規(guī)章制度存在一定的缺陷，部分檔案管理人員沒有認識到工作的重要性，自身所具備的檔案管理能力不足，導致檔案管理工作在實施中呈現(xiàn)出了非常明顯的分散性。最后，基層民警與檔案管理人員面臨的工作任務非常多，容易忽略檔案的歸納整理。很多情況下在完成了部門所安排的工作之后，已經(jīng)沒有精力對日常檔案進行整理，特別是基層人員長期受到傳統(tǒng)觀念影響，在思想上缺少一定的創(chuàng)新性[2]。雖然公安部門工作與社會穩(wěn)定之間有著非常密切的聯(lián)系，但是由于基層工作模式比較單一，工作人員很容易產(chǎn)生枯燥感，一些新人在入職之后，缺少正確的培訓與指導，在思想上跟不上時代發(fā)展要求，從而阻礙了檔案資料的收集與管理。

3.7 缺少專業(yè)的管理人才

在公安檔案信息資源管理中，部分單位認為檔案管理與單位發(fā)展之間聯(lián)系不大，所以只安排了一位檔案管理人員，甚至會存在身兼多職的現(xiàn)象，特別是檔案開發(fā)與利用的研編人員更是少之又少。公安機關沒有明確檔案管理人員的具體職責，為檔案資源開發(fā)與利用帶來了非常多的不便。并且在公安部門不斷改革的背景下，機構和崗位設置也在不斷發(fā)生變化，當檔案管理人員發(fā)生調(diào)動之后，檔案信息資源利用與開發(fā)會受到影響。

4 新時代公安檔案信息資源開發(fā)與利用策略

4.1 提升公安機關對檔案管理的重視程度

目前，公安機關應加強對檔案信息資源的充分開發(fā)與利用，不斷提升檔案管理人員對檔案管理工作的認知，尤其是領導人員，一定要全面認識到檔案管理工作的重要性，定期對公安機關檔案室內(nèi)部情況嚴格監(jiān)督與管理，對于平時工作比較積極的檔案管理人員，應及時給予一定的獎勵，這對下級檔案管理人員也能起到一定的激勵作用。另外，可以適當提升檔案管理人員的薪資待遇，使其能夠更加積極地投入崗位工作。公安機關應加強對檔案信息資源的收集與管理，主要可以通過以下幾個方面來完成。

（1）從“量”上著手，提升公安部門的檔案儲存總量。比如，在面對比較完善的會議記錄時，需要對會議文件與計劃報告進行分類；（2）從“質(zhì)”上進行嚴格把控，公安機關在面對各類檔案信息資料時，應該將方便搜索作為目標，將方便開發(fā)作為核心，對檔案信息資料中的細節(jié)部分進行優(yōu)化，保留其核心內(nèi)容，對檔案信息進行分類時，應滿足一定的科學性與合理性，在需要使用檔案資料時，能保證第一時間內(nèi)查找到所需要的資料[3]；（3）從“新”上入手，公安機關在面對比較陳舊的檔案資料時，應優(yōu)先挑選出符合條件、發(fā)生時間比較接近的檔案資料，對這部分檔案資料進行統(tǒng)籌、管理與規(guī)劃，全面收集高質(zhì)量的檔案材料，對陳舊的檔案進行更新與利用，從“量”“質(zhì)”“新”3 個方面入手可以有效保障公安檔案信息資料的利用價值。

4.2 規(guī)劃檔案資源開發(fā)利用階段

基于新時代發(fā)展背景下，公安機關要想促進檔案信息資源開發(fā)與利用工作的順利開展，需要結合檔案信息資源管理現(xiàn)狀，規(guī)劃好檔案資源開發(fā)利用階段。檔案信息資源的開發(fā)與利用屬于一項長期性的工作，需要在推進過程中不斷優(yōu)化與完善[4]。因此，對于公安機關檔案管理部門而言，需要根據(jù)實際情況做好短期、中期與長期性的規(guī)劃方案，嚴格按照各項策略逐步實施。在開展檔案信息化建設工作時，需要升級硬件與軟件系統(tǒng)，加快庫存檔案的信息數(shù)據(jù)化處理，對檔案資源充分開發(fā)與利用，實現(xiàn)檔案信息資源開放共享，促進檔案信息資源管理目標的實現(xiàn)。

4.3 構建完善的公安部門檔案信息化管理制度

公安機關完善對檔案信息化管理制度，主要從檔案管理流程、檔案管理崗位職責、檔案格式規(guī)范、檔案人員績效考核以及檔案安全管理等各個方面來完成。檔案管理人員在面對不同的檔案信息類型時，應該采取統(tǒng)一化的管理標準，基于統(tǒng)一的檔案管理標準下，有利于提升檔案信息資源的共享性和利用率[5]。嚴格按照管理制度條例中的指導與規(guī)范要求，對工作人員操作行為嚴格規(guī)范，最大限度地提升檔案信息資源開發(fā)與利用的實效性。

4.4 提升檔案信息資源風險防控水平

從檔案信息化管理安全性方面來看，仍然存在非常多的風險問題，主要體現(xiàn)在信息傳輸、信息保存、信息分享以及信息利用等環(huán)節(jié)。為了保證公安檔案信息資源利用過程的安全性，公安機關檔案管理部門需要根據(jù)實際情況構建出完善的檔案管理制度與規(guī)定，主要包括保密制度、檔案安全管理制度以及責任問責制度等，通過各項制度的全面實施，可以嚴格規(guī)范工作人員理念以及行為等[6]。另外，在檔案室中應該安裝監(jiān)控設備，建立檔案信息資源安全防范標準，最大限度地提升信息檔案資源的完善性與安全性。

4.5 提升檔案工作人員專業(yè)水平

在新時期發(fā)展背景下，公安機關在開展檔案信息資源管理工作時，要想實現(xiàn)對檔案信息資源的充分開發(fā)與利用，滿足未來經(jīng)濟發(fā)展需求，還需要加強人才隊伍建設。檔案管理工作人員應轉變傳統(tǒng)的思想觀念，對檔案信息資源開發(fā)與利用中需要使用的技術全面掌握，同時加強對理論知識的學習。公安機關在一定的時間內(nèi)，可以針對檔案管理人員開展嚴格的培訓活動，主要是幫助檔案管理人員加強技術學習，提升檔案管理人員的技術水平[7]。另外，可以設置崗位績效考核制度，通過績效考核制度的全面實施，可以使檔案工作人員樹立較強的責任意識，更加積極地投入工作，并且在工作中不斷學習、積累經(jīng)驗，掌握更多先進的技術與方法。對現(xiàn)有的人員管理模式進行創(chuàng)新與完善，最大限度地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。

4.6 提升公安檔案信息的準確性

首先，檔案管理人員在面對檔案材料時，應對其進行電子化掃描，儲存到公安機關信息系統(tǒng)當中，對電子文件進行嚴格監(jiān)督與管理。同時工作人員在利用檔案信息資料時，應保證檔案資料的安全性與完善性。為防止紙質(zhì)檔案的磨損與丟失，應將檔案庫中的紙質(zhì)檔案逐漸轉換為電子檔案。其次，對于檔案錄入人員而言，自身應該具備較強的工作能力，在對各類檔案信息進行錄入時，應保證所錄入信息的準確性，對其中缺失的檔案需要及時進行補充，保證檔案資料的使用率能夠達到百分之百。最后，在對歷史檔案資料整合時，應將檔案轉換為數(shù)字信息，通過對網(wǎng)絡技術的充分利用，可以將各類檔案信息融合成一個系統(tǒng)的整體。

5 結語

目前在公安機關檔案管理工作中仍然還存在許多的問題，不僅會降低檔案管理工作的質(zhì)量，同時也會影響到檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。因此，在新時期發(fā)展背景下，公安機關檔案管理人員一定要轉變傳統(tǒng)的思想觀念，全面認識檔案管理工作的重要性，在不斷完善檔案管理工作的過程中，對現(xiàn)有的檔案管理方法進行創(chuàng)新與完善。將信息技術應用于檔案信息資源管理工作，進一步加強檔案信息化建設。應加強檔案管理人才隊伍建設，定期開展培訓活動，使檔案管理人員可以加強理論知識的學習，同時掌握更多先進的管理技術與方法。可以設置崗位績效考核制度，通過績效考核制度的全面實施，使檔案工作人員樹立較強的責任意識。通過加強公安機關檔案管理工作，實現(xiàn)對各類檔案信息的合理分類與管理，在公安機關開展各項業(yè)務活動時，充分發(fā)揮出檔案信息資源的使用價值。