陳艾珂

（廣州特種機(jī)電設(shè)備檢測研究院，廣東廣州 510810）

0 引言

自廣州市頒布《廣州市既有住宅增設(shè)電梯辦法》和《廣州市既有住宅增設(shè)電梯技術(shù)規(guī)程》以來，廣州市新增電梯法定檢驗(yàn)量呈逐年線性增長的趨勢。隨著檢驗(yàn)量的不斷增大，特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)面臨檢驗(yàn)檢測任務(wù)不斷增加，檢驗(yàn)檢測人員需求持續(xù)擴(kuò)大的情況，對(duì)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器數(shù)量和質(zhì)量管理也提出了更高的要求。儀器的管理既要確保符合質(zhì)量管理體系的要求，又要滿足日常檢驗(yàn)檢測使用需求，同時(shí)還需滿足使用單位內(nèi)控管理制度（如資產(chǎn)管理制度）和各項(xiàng)巡查審計(jì)需求。因此，使用信息化手段使得儀器管理更加高效、便捷顯得尤為重要。

廣州特種機(jī)電設(shè)備檢測研究院（以下簡稱“單位”）的檢驗(yàn)種類涵蓋電梯、起重機(jī)、廠車等設(shè)備，檢驗(yàn)過程所需的儀器具有種類多、流動(dòng)性大、使用率高、損耗快、技術(shù)資料（設(shè)備檔案、計(jì)量證書等）繁多等特點(diǎn)，管理成本相對(duì)較高。為滿足日益增長的市場化檢驗(yàn)需求和質(zhì)量管理體系需要，需搭建一套動(dòng)態(tài)聯(lián)動(dòng)的管理系統(tǒng)，涵蓋儀器的全流程周期管理。

1 儀器計(jì)量送檢流程的信息化管理方式

根據(jù)TSG T7001—2021《電梯監(jiān)督檢驗(yàn)和定期檢驗(yàn)規(guī)則》第十二條規(guī)定，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備能夠滿足檢驗(yàn)要求和方法的檢驗(yàn)檢測儀器設(shè)備、計(jì)量器具和工具。因此，儀器的計(jì)量送檢流程在設(shè)備管理環(huán)節(jié)中尤為重要。為保證檢驗(yàn)檢測用儀器測量時(shí)達(dá)到要求的準(zhǔn)確度和（或）測量不確定度，用于檢驗(yàn)的儀器設(shè)備需經(jīng)具備相應(yīng)資質(zhì)的計(jì)量機(jī)構(gòu)計(jì)量并確認(rèn)合格后方能投入使用。其中，儀器計(jì)量的參數(shù)由單位技術(shù)人員根據(jù)相關(guān)儀器檢規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)，作為與計(jì)量單位簽訂協(xié)議的一部分內(nèi)容執(zhí)行。儀器計(jì)量環(huán)節(jié)具體涉及到計(jì)量計(jì)劃制定、到期提醒、預(yù)約下單、準(zhǔn)備儀器、儀器送檢、清點(diǎn)儀器、計(jì)量結(jié)果確認(rèn)、粘貼標(biāo)簽等環(huán)節(jié)。

單位對(duì)儀器設(shè)備采用三級(jí)管理的方式，相應(yīng)執(zhí)行流程由設(shè)備使用部門、院設(shè)備管理員、計(jì)量機(jī)構(gòu)三個(gè)角色根據(jù)各自權(quán)限發(fā)起。設(shè)備使用部門委派專人管理儀器，確認(rèn)計(jì)劃制定的計(jì)量清單無誤后，將清單提供給院設(shè)備管理員，并準(zhǔn)備好清單上的儀器，計(jì)量結(jié)束后清點(diǎn)儀器的完整性，并做好計(jì)量確認(rèn)和粘貼標(biāo)簽工作。單位設(shè)備管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌所有儀器的送檢工作，并將計(jì)量的清單導(dǎo)入系統(tǒng)，根據(jù)計(jì)量實(shí)際情況上傳計(jì)量結(jié)果，計(jì)量結(jié)構(gòu)根據(jù)實(shí)際管理情況配合單位的儀器計(jì)量工作，具體計(jì)量送檢流程如圖1 所示。

圖1 計(jì)量送檢流程

1.1 計(jì)量計(jì)劃/期間核查計(jì)劃

單位儀器管理人員每年根據(jù)儀器使用情況，制定在用儀器的計(jì)量計(jì)劃和期間核查計(jì)劃，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行公開發(fā)布，并將計(jì)劃清單導(dǎo)入儀器管理系統(tǒng)。每臺(tái)儀器在計(jì)量計(jì)劃到期前一個(gè)月，系統(tǒng)自動(dòng)提醒使用人員需安排送檢計(jì)量或期間核查。使用人員根據(jù)實(shí)際情況核對(duì)需送檢的儀器，并將清單反饋至管理員，如儀器因其他原因無法送檢/期間核查，需按要求填寫異常原因。

1.2 計(jì)量送檢

單位采購部門從合格供應(yīng)商目錄數(shù)據(jù)庫中挑選合適的計(jì)量機(jī)構(gòu)，確認(rèn)意向計(jì)量合作機(jī)構(gòu)，建立長期合作意向并簽訂協(xié)議。將單位儀器管理系統(tǒng)與計(jì)量機(jī)構(gòu)做數(shù)據(jù)對(duì)接。技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)GB/T 10059—2009《電梯試驗(yàn)方法》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件中關(guān)于試驗(yàn)儀器的精確度要求，建立儀器計(jì)量參數(shù)數(shù)據(jù)庫，所有送檢儀器均按照相關(guān)精確度要求進(jìn)行檢定/校準(zhǔn)。單位設(shè)備管理員每月在收到使用人員發(fā)送的計(jì)量清單后，發(fā)起下單流程通知計(jì)量機(jī)構(gòu)，并聯(lián)系使用人員準(zhǔn)備好儀器。計(jì)量機(jī)構(gòu)收到訂單后，按約定時(shí)間上門收取儀器進(jìn)行計(jì)量。儀器計(jì)量期間系統(tǒng)狀態(tài)自動(dòng)變更為計(jì)量中，并在計(jì)量結(jié)束且收到單位設(shè)備管理員確認(rèn)報(bào)告無誤后，歸還計(jì)量儀器。

1.3 計(jì)量確認(rèn)

儀器完成檢定/校準(zhǔn)后，由計(jì)量機(jī)構(gòu)系統(tǒng)匯總計(jì)量情況發(fā)送至單位設(shè)備管理員，管理員向使用人員發(fā)起計(jì)量確認(rèn)流程，并上傳檢測報(bào)告作為附件信息，由儀器使用人員對(duì)檢測報(bào)告進(jìn)行確認(rèn)，根據(jù)報(bào)告內(nèi)容判斷報(bào)告是否符合要求。如同意計(jì)量結(jié)果，點(diǎn)擊確認(rèn)后計(jì)量確認(rèn)流程結(jié)束；如對(duì)計(jì)量報(bào)告存在異議，可以點(diǎn)擊退回計(jì)量確認(rèn)單，安排送檢。計(jì)量確認(rèn)流程結(jié)束且在使用人員收到儀器后，儀器的系統(tǒng)狀態(tài)變更為在用。

1.4 儀器計(jì)量結(jié)果寫入

儀器計(jì)量結(jié)果經(jīng)使用人員確認(rèn)，經(jīng)審核人員審批后，計(jì)量確認(rèn)流程結(jié)束，直接將計(jì)量結(jié)果的數(shù)據(jù)寫入系統(tǒng)檔案信息的儀器管理模塊。計(jì)量結(jié)果的具體參數(shù)包括：校準(zhǔn)日期、下次校準(zhǔn)日期、校準(zhǔn)標(biāo)識(shí)號(hào)、使用狀態(tài)、校準(zhǔn)類型、計(jì)量機(jī)構(gòu)、確認(rèn)人員、批準(zhǔn)人員等，并根據(jù)出廠編號(hào)進(jìn)行匹配自動(dòng)導(dǎo)入計(jì)量電子報(bào)告書。

1.5 標(biāo)簽管理

檢驗(yàn)用儀器設(shè)備經(jīng)計(jì)量并由使用人員根據(jù)計(jì)量報(bào)告進(jìn)行確認(rèn)后，按照計(jì)量的結(jié)果粘貼對(duì)應(yīng)的三色標(biāo)簽。其中，綠色標(biāo)簽表示儀器已經(jīng)具備計(jì)量檢定的合格證書或校準(zhǔn)合格的報(bào)告書，現(xiàn)處于正常使用狀態(tài)；黃色標(biāo)識(shí)表示儀器的部分功能已經(jīng)喪失，但仍具備檢驗(yàn)檢測工作所使用的功能，且功能正常并檢定/校準(zhǔn)合格，現(xiàn)處于正常使用狀態(tài)；紅色標(biāo)簽表示儀器設(shè)備已經(jīng)損壞或經(jīng)校準(zhǔn)不合格，現(xiàn)處于停用狀態(tài)。相關(guān)標(biāo)簽應(yīng)粘貼在儀器清晰、明顯的位置上，但不能影響儀器的正常功能使用。

1.6 期間核查

對(duì)于使用頻率較高、經(jīng)常攜帶、流動(dòng)性較大的儀器或故障率較高的儀器，應(yīng)針對(duì)儀器使用情況進(jìn)行期間核查。應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定不同的期間核查方法，實(shí)驗(yàn)人員對(duì)核查結(jié)果進(jìn)行簽字確認(rèn)。系統(tǒng)根據(jù)期間核查計(jì)劃提醒儀器使用人發(fā)起期間核查流程，使用人根據(jù)具體儀器使用情況，進(jìn)行儀器期間核查并填寫核查記錄，流程經(jīng)由部門管理人員審核通過后，相關(guān)記錄自動(dòng)寫入儀器檔案信息。期間核查過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行存在問題，影響正常使用，應(yīng)停止使用并發(fā)起停用申請(qǐng)流程。如果設(shè)備問題可能影響檢測結(jié)果的有效性，應(yīng)對(duì)計(jì)量項(xiàng)目進(jìn)行重新檢定/校準(zhǔn)。

2 儀器檔案管理

2.1 建立信息卡片電子檔案

儀器檔案由各個(gè)儀器的資產(chǎn)信息卡片組成，每臺(tái)儀器建立獨(dú)立的信息卡片，主要包括基本信息管理、流程管理、技術(shù)資料三大模塊，具體架構(gòu)如圖2 所示。其中，基礎(chǔ)信息管理包括采購類字段信息、資產(chǎn)類字段信息、財(cái)務(wù)類字段信息，由儀器驗(yàn)收入庫時(shí)將所有基礎(chǔ)信息錄入資產(chǎn)信息卡片，包括設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、價(jià)格、采購時(shí)間、供應(yīng)商、存放地點(diǎn)、驗(yàn)收時(shí)間等基礎(chǔ)信息。儀器模塊信息在計(jì)量送檢流程后自動(dòng)寫入，具體參數(shù)見儀器計(jì)量送檢流程。技術(shù)資料模塊包括計(jì)量證書、使用說明書、操作規(guī)程、其他資料錄入等。資產(chǎn)信息卡片的表單捆綁所有流程鏈接，通過點(diǎn)擊鏈接可以調(diào)用、查閱所有相關(guān)流程。

2.2 統(tǒng)一儀器分類字段信息

為便于開展儀器的統(tǒng)計(jì)、上報(bào)等相關(guān)工作，要求對(duì)儀器錄入檔案的部分字段信息進(jìn)行規(guī)范化管理，統(tǒng)一相關(guān)的字段信息，以避免因人工輸入的字段差異，導(dǎo)致系統(tǒng)無法篩選出所有符合條件的儀器。具體字段信息包括儀器種類、存放地點(diǎn)、校準(zhǔn)類型、計(jì)量機(jī)構(gòu)等，另外可根據(jù)實(shí)際使用需求，增加使用儀器出具報(bào)告的種類等字段，如電梯類、起重類、廠車類、委托檢驗(yàn)等。不同報(bào)告種類使用不同代號(hào)進(jìn)行標(biāo)記，根據(jù)檢驗(yàn)檢測需求綁定不同的儀器數(shù)量和種類，方便信息的查詢、統(tǒng)計(jì)。

2.3 建立技術(shù)資料文件庫

技術(shù)資料檔案主要由質(zhì)量體系文件和設(shè)備檔案文件構(gòu)成，質(zhì)量體系文件具體包括特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測過程中涉及到的標(biāo)準(zhǔn)文件、作業(yè)指導(dǎo)書、原始記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量管理記錄、程序文件、質(zhì)量手冊(cè)、外來文件等。因本單位對(duì)電梯、起重等特種設(shè)備的檢驗(yàn)采用電子化原始記錄和檢驗(yàn)報(bào)告書的方式，因此相關(guān)檢驗(yàn)記錄可通過報(bào)告書出具流程直接綁定。設(shè)備檔案文件包括歷次檢驗(yàn)的計(jì)量電子證書、使用說明書、操作規(guī)程、期間核查記錄等。對(duì)相關(guān)資料可設(shè)置瀏覽和下載權(quán)限，方便單位相關(guān)人員下載查詢。對(duì)于可下載的技術(shù)類文件，系統(tǒng)自動(dòng)添加水印、防止盜用。

3 儀器使用管理

儀器的使用管理具體包括儀器的發(fā)放、歸還、調(diào)撥、維修、停用和報(bào)廢管理。相關(guān)管理均采用流程審批的方式，所有的使用變動(dòng)由儀器管理人員或儀器使用人在系統(tǒng)發(fā)起對(duì)應(yīng)流程，經(jīng)流程相關(guān)人員補(bǔ)充字段信息，審批人員審核通過后流程結(jié)束，將儀器相關(guān)狀態(tài)信息自動(dòng)寫入資產(chǎn)信息卡片，涉及到的所有使用流程可以通過卡片信息檔案調(diào)用查閱。其中，設(shè)置的審批流程應(yīng)根據(jù)單位的組織架構(gòu)盡量做到簡化、方便，以避免出現(xiàn)審批流程時(shí)間過長或流程繁瑣而影響儀器狀態(tài)信息的及時(shí)更新。

考慮使用單位的內(nèi)控管理制度（如資產(chǎn)管理辦法、采購管理辦法）和各項(xiàng)巡查審計(jì)的需要，可對(duì)儀器檔案的采購管理模塊進(jìn)行細(xì)化，在儀器驗(yàn)收建立卡片時(shí)綁定采購申請(qǐng)流程，建立合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。每年年底對(duì)合作過的供應(yīng)商進(jìn)行服務(wù)評(píng)價(jià)，相關(guān)記錄存入電子檔案。針對(duì)資產(chǎn)管理需要，建立資產(chǎn)盤點(diǎn)流程，將儀器的盤點(diǎn)記錄納入資產(chǎn)管理，盤點(diǎn)過程由使用人上傳儀器照片，并錄入儀器的狀態(tài)和歸屬信息。待流程結(jié)束，相關(guān)記錄可在信息卡片檔案中調(diào)閱。對(duì)通用儀器較常出現(xiàn)的故障問題進(jìn)行分析，建立通用儀器耗材配件庫，方便日常的維修更換。

4 儀器統(tǒng)計(jì)查詢功能

為便于開展各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)上報(bào)、總結(jié)匯報(bào)工作，系統(tǒng)管理模塊需要具備統(tǒng)計(jì)查詢、導(dǎo)入、導(dǎo)出功能。可統(tǒng)計(jì)的信息包括儀器的購入、發(fā)放、庫存等統(tǒng)計(jì)情況，儀器在某區(qū)段時(shí)間內(nèi)的維修、損壞、報(bào)廢情況，儀器的計(jì)量計(jì)劃執(zhí)行情況，儀器的期間核查執(zhí)行情況，儀器的盤點(diǎn)情況等，相關(guān)統(tǒng)計(jì)功能支持系統(tǒng)管理人員以Excel 表格的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出。

5 結(jié)束語

本文根據(jù)特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測行業(yè)使用儀器的特點(diǎn)，介紹單位儀器的信息化管理方式。通過建立儀器的卡片信息檔案，發(fā)起系統(tǒng)相關(guān)電子流程，經(jīng)流程人員填寫各類基礎(chǔ)信息，審批人員審核流程結(jié)束后，實(shí)現(xiàn)儀器信息的動(dòng)態(tài)更新。特別是對(duì)儀器計(jì)量送檢的流程控制，實(shí)現(xiàn)了各階段的全方位流程管控，并搭建計(jì)量機(jī)構(gòu)信息同步平臺(tái)，梳理檢驗(yàn)檢測類儀器的管理架構(gòu)，進(jìn)一步優(yōu)化了系統(tǒng)各項(xiàng)處理流程，滿足日益增長的使用管理需求。