牟林輝

檔案管理智能化是在檔案管理數(shù)字化基礎(chǔ)上，深化利用新一代信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)加工和人工智能等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，借助數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、通訊網(wǎng)略和終端載體，實(shí)現(xiàn)檔案管理和利用的數(shù)字化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、安全化、價(jià)值化。

檔案管理智能化的內(nèi)涵應(yīng)包括五個(gè)層面：

檔案管理的數(shù)字化。是將傳統(tǒng)紙質(zhì)材料通過數(shù)字技術(shù)進(jìn)行加工處理轉(zhuǎn)化為影音文件和圖片文件，變成數(shù)字形態(tài)，廣泛在信息網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)中存儲(chǔ)和傳遞。

檔案管理的規(guī)范化。要符合《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》等國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。推進(jìn)電子化管理，可以破解傳統(tǒng)檔案面臨的時(shí)間和空間限制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的即時(shí)共享，大幅提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

檔案管理的安全化。是指原始檔案的準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)的可靠性、訪問的秘密性、傳遞的完整性。

檔案開發(fā)的價(jià)值化。檔案管理利用從一般的裝檔入庫、編輯索引、方便查找上升到相關(guān)檔案知識(shí)成果的利用，使得眾多檔案價(jià)值得以呈現(xiàn)，方便用戶不僅可以“找得想要的檔案”，還要“找得想要但想不到的檔案”。

融媒體時(shí)代，特別是隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)普及，社會(huì)產(chǎn)生的信息是海量的，并且保持指數(shù)級增長速度。檔案管理由此衍生以下特點(diǎn)和難點(diǎn)：

檔案內(nèi)容涉及面廣、規(guī)模數(shù)量巨大。融媒體檔案信息涉及人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?，呈現(xiàn)出超大規(guī)模、超多形式的特點(diǎn)，無論內(nèi)容還是形式都是復(fù)雜多樣的，包括音頻、視頻、圖片、圖表、網(wǎng)頁、文本等等。其中大量具有保存價(jià)值，鮮活反映歷史面貌和，蘊(yùn)含了時(shí)代發(fā)展規(guī)律，應(yīng)當(dāng)及時(shí)納入檔案管理使用。

檔案內(nèi)容更新速度快、處理成本高。移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代，融媒體傳播速度快，打破時(shí)間和空間限制，瞬息獲得的特點(diǎn)明顯。對檔案納統(tǒng)管理提出更快更高要求。受制于前期管理模式影響和路徑依賴，融媒體時(shí)代檔案數(shù)據(jù)存管極容易產(chǎn)生不及時(shí)、不規(guī)范的問題；并且檔案管理在存儲(chǔ)、遷移的方面承擔(dān)高昂的設(shè)備成本、物力成本和人力成本。

融媒體檔案在安全上存在天然短板。電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)和使用壽命相對較短，硬盤平均壽命是5年，固態(tài)盤也只有5年，磁帶大概10年，染層光盤可以存儲(chǔ)25年以上，但是成本較高；并且存儲(chǔ)環(huán)境要求較高，極其容易受氧化、高溫、潮濕、電磁、灰塵等因素影響和破壞，造成數(shù)據(jù)損壞或不可讀取，影響數(shù)據(jù)的完整性和安全性。在互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行環(huán)境下，電子檔案容易受電腦病毒、黑客入侵、網(wǎng)絡(luò)漏洞等制約，存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

檔案管理使用“信息孤島”現(xiàn)象明顯。檔案管理沒能實(shí)現(xiàn)跨組織、跨部門、跨系統(tǒng)的管理，依然存在“單打獨(dú)斗”“條線分割”等問題；在收集、存儲(chǔ)、管控、處理、分享和智慧加工等方面存在“缺環(huán)斷鏈”，沒有實(shí)現(xiàn)對檔案的全生命周期管理。沒有很好呈現(xiàn)檔案本身承載力，不利于對檔案數(shù)據(jù)的深度加工和價(jià)值挖掘，更不利于將檔案資源轉(zhuǎn)化為更多的知識(shí)成果。

檔案信息供給與需求錯(cuò)位。隨著我國全面建成小康社會(huì)，人民群眾生活水平顯著提高，特別是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的普及，群眾對檔案信息、檔案文化的個(gè)性化需求日益增長。在人人都是自媒體的時(shí)代，各類媒體信息呈現(xiàn)海量供給，而官方檔案管理存在信息相對封閉、檔案可用范圍窄、便捷化程度不高等問題，導(dǎo)致了社會(huì)海量冗余信息、官方有效檔案服務(wù)與群眾個(gè)性需求之間，產(chǎn)生了不對稱、不匹配的矛盾問題。在檔案管理服務(wù)上的這種供給與需求的錯(cuò)位，直接影響了群眾的感受體驗(yàn)。

樹牢檔案管理專業(yè)化思維。我國檔案法規(guī)定，各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接[1]。在融媒體時(shí)代，要突出把握數(shù)字化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、安全化、智能化的理念，融入貫穿到工作文件檔案的收集、分類整理、數(shù)字化采制到知識(shí)挖掘、借閱傳播、交互應(yīng)用、長期保存等全流程，真正做到無縫銜接、全過程管理，實(shí)現(xiàn)智能化歸檔、一體化管理、精細(xì)化服務(wù)。

把好檔案資源管控關(guān)口。電子檔案的管理應(yīng)當(dāng)按照來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的要求來執(zhí)行落實(shí)。按照融媒體運(yùn)作特點(diǎn)，深刻把握檔案生成規(guī)律和流轉(zhuǎn)規(guī)律，建立從生產(chǎn)、流程到歸檔、加工利用、安全保護(hù)等自始至終地全流程管控體系。特別是在海量信息中，及時(shí)捕捉高價(jià)值含量的關(guān)鍵信息和原始檔案，同時(shí)加強(qiáng)對實(shí)時(shí)信息的辨別剔除，避免冗余低效信息干擾。

從機(jī)制上抓好檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。要針對電子檔案實(shí)際情況，完善以電子文件歸檔管理為主的過程類、以電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)及技術(shù)、設(shè)備為主的系統(tǒng)類、以黨政機(jī)關(guān)電子公文、給予XML的電子公文和干部人事檔案為主的應(yīng)用領(lǐng)域類為依托的“四梁八柱”，形成相對完備的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范框架。同時(shí)要結(jié)合融媒體工作內(nèi)容和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，細(xì)化完善子門類的檔案管理規(guī)范，對照片、錄音錄像、視頻、網(wǎng)頁等類電子檔案在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范上要進(jìn)一步細(xì)化優(yōu)化，更新替代陳舊內(nèi)容和較低標(biāo)準(zhǔn)，以更好滿足現(xiàn)實(shí)工作需要和檔案長期保存要求。

建立共建共享工作模式。融媒體時(shí)代，檔案工作最大特征是共建共享。實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，要在組織體系、運(yùn)作模式、資源擺布上體現(xiàn)出統(tǒng)籌理念，打破人為分割、部門隔閡、行業(yè)壁壘，從而破解“信息孤島”問題。如，檔案信息資源庫建設(shè)上要鼓勵(lì)多主體、多部門、多單位參與，服務(wù)范圍上推進(jìn)公用共享，在檔案管理運(yùn)營上實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、一體化。

加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)集成挖掘。根據(jù)群眾和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需求，加強(qiáng)對融媒體檔案的數(shù)據(jù)加工挖掘，把不同來源、格式、特點(diǎn)、性質(zhì)的檔案在邏輯上或物理上有機(jī)集成起來，利用人工智能、開放網(wǎng)絡(luò)、開源軟件等技術(shù)手段，分析數(shù)據(jù)之間的邏輯聯(lián)系，形成知識(shí)圖譜或智力成果，以友好視圖形式展現(xiàn)出來，大幅提高用戶體驗(yàn)。

培養(yǎng)有專業(yè)素養(yǎng)的技能人才。一方面要選聘培養(yǎng)具有互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)等專業(yè)知識(shí)和檔案管理方面的復(fù)合型人才。另一方面要加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，立足信息化、大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)知識(shí)與檔案管理相結(jié)合，通過崗前教育、專題培訓(xùn)、競技比賽等多種形式，提高從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理智能化工作提供人才支撐。

推進(jìn)融媒體時(shí)代檔案管理智能化是一項(xiàng)重要的時(shí)代課題，也是更好服務(wù)人民群眾的重要途徑。要順應(yīng)人工智能技術(shù)發(fā)展趨勢，把新一代信息技術(shù)手段融入到檔案管理中，在專業(yè)思維、技術(shù)模式、運(yùn)營方式等方面持續(xù)探索，加大在制度建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和人力資源方面投入，打造具有中國特色的檔案管理智能化模式。（作者系濰坊日報(bào)社檔案館員）

To adapt to the development of the era of integrated med i a ， a r c h i v e s m a n a g e m e n t should move towards intelligent development. By grasping the content and features of digitization， standardization， networking， security， and values， and deeply analyzing the characteristics and difficulties of archives management in the era o f i n t e g r a t e d m e d i a ， t h i s a r t i c l e proposes countermeasures such as professional thinking， resource control， system construction， and data integration.